Организация подготовки и проведения совещаний и переговоров по конфиденциальным вопросам

     Участники совещания, замеченные в несанкционированной  аудио или видеозаписи, использовании средств связи, фотографировании, лишаются права дальнейшего присутствия на совещании. По факту составляется акт, копия которого направляется фирме, представителем которой является данное лицо, или передается первому руководителю фирмы — организатора совещания, если это лицо является сотрудником последней. Одновременно носитель несанкционированно записанной информации передается референту для учета и хранения (или уничтожения). Устройство записи возвращается владельцу. Участники совещания не могут оглашать больший объем ценных сведений, чем это было установлено при подготовке совещания, или сообщать сведения, не относящиеся к обсуждаемому вопросу. Состав оглашаемых сведений регламентируется руководителем, организовавшим совещание.

     По  окончании конфиденциального совещания  сотрудник службы безопасности осматривает помещение, запирает, опечатывает и сдает под охрану.

     Документы, принятые на совещании, оформляются, подписываются, при необходимости размножаются и рассылаются (передаются) участникам совещания в соответствии с требованиями по работе с конфиденциальными документами фирмы. Все экземпляры этих документов должны иметь гриф ограничения доступа. Рассылать документы, содержащие строго конфиденциальную информацию, не разрешается.

     При проведении переговоров по заключению, продлению или прекращению какого-либо договора (контракта) должны соблюдаться некоторые дополнительные требования, соблюдение которых контролирует референт.

     В процессе подготовки переговоров первоначально  необходимо выяснить намерения организации или фирмы, с которой предполагаются переговоры. Если это мало известная фирма, то целесообразно получить о ней подробную информацию, чтобы избежать ошибочного выбора партнера или клиента. Подготовительная работа к проведению переговоров предполагает выработку плана переговоров и определение на этой основе дозированного состава ценной информации, которую допускается использовать в общении с участниками переговоров, порядка ее оглашения и условий возникновения в этом рабочей необходимости. Сообщаемые на этом этапе сведения не должны содержать производственной или коммерческой тайны. Сотрудникам фирмы, участвующим в переговорах, не разрешается использовать в дискуссии конфиденциальную информацию и раскрывать желаемые результаты переговоров, итоги аналогичных переговоров с другими партнерами. В процессе неофициальной части переговоров обсуждение вопросов, связанных с содержанием и ходом дискуссии, не допускается.

     При ведении переговоров не следует  сразу же передавать партнеру всю запрашиваемую им информацию в полном объеме. Прежде всего следует выяснить, с какой целью ему необходимы эти сведения п как знание этих сведений отразится на ходе дальнейшего сотрудничества с ним. На этом этапе переговоров, при выяснении сути взаимных намерений, целесообразно строить дискуссию таким образом, чтобы ответы на вопросы были максимально лаконичными («да — нет», «можем — не можем»). Однако после юридического оформления взаимоотношений и подписания партнерами, клиентами обязательства о неразглашении ценных сведений они могут быть более подробно ознакомлены с предметом договора. В договоре по итогам переговоров должно найти отражение взаимное обязательство сторон о защите ценных и особенно конфиденциальных сведений, недопустимости передачи их без предварительного согласия сторон третьему лицу, необходимости ознакомления с предметом договора ограниченного числа сотрудников, которые предварительно должны подписать обязательства о сохранении в тайне полученных сведений.

     В коммерческой практике местом проведения переговоров часто становятся постоянно действующие и периодические торговые или торгово-промышленные выставки и ярмарки. Референт должен знать порядок защиты ценной информации фирмы в ходе этих переговоров, инструктировать их участников и контролировать соблюдение ими установленных правил.

     Любая выставка является, с одной стороны, отличным источником полезной для бизнеса  информации, объектом добросовестного маркетингового исследования рынка товаров, а с другой — опасным каналом несанкционированного получения конфиденциальных сведений, касающихся новых идей, технологий и продукции. Обобщенно источники ценных сведений в процессе выставочной деятельности включают в себя: экспозицию, персонал фирмы, участвующий в выставке, и рекламно-выставочные материалы. Утрата ценной информации происходит в результате общения специалистов родственных профессий, но разных фирм и наличия в выставочной экспозиции самого нового продукта. Проводимые параллельно с выставочными мероприятиями пресс-конференции, семинары, презентации фирм и товаров создают дополнительную угрозу сохранности ценной информации.

     Работа  персонала фирмы с посетителями выставки должна быть строго регламентирована, прежде всего, в части состава оглашаемых сведений о продукции, технических и технологических новшествах, заключенных в этой продукции. Обязательно учитывается, что состав этих сведений дифференцируется в зависимости от категории посетителей — массового посетителя-дилетанта («любителя») и посетителя — специалиста в данной области («эксперта»). Целесообразно использовать метод «черного ящика», при котором посетителю сообщается все, что касается назначения продукции и ее потребительских качеств, но остаются в тайне технология и способы, которыми достигнуты эти качества, функциональные возможности продукции. Поэтому персоналу, обслуживающему экспозицию фирмы, должны быть недоступны сведения о продукции, отнесенные к производственной или коммерческой тайне. В свою очередь, специалисты фирмы, осведомленные о ее секретах, не должны участвовать в работе выставочного стенда. Объясняется это тем, что специалист в процессе дискуссии с посетителем может увлечься и сообщить больший объем сведений, чем это предусмотрено. Не допускается знакомить посетителей, клиентов и партнеров с изобретателями, конструкторами, технологами, работающими над новыми идеями и новой продукцией.

     Рекламно-выставочные  материалы (проспекты, пресс-релизы, прайс-листы, брошюры и т.п.) следует рассматривать как контролируемый канал распространения ценных сведений. При этом следует помнить, что этот канал тщательно и глубоко анализируется конкурентом с целью выявления тех сведений, которые составляют тайну фирмы, издавшей рекламные материалы.

     Защита  информации в рекламно-выставочной  деятельности предусматривает заблаговременный анализ, экспертизу предназначенной для широкого оглашения любой информации о деятельности фирмы и ее продукции в целях обнаружения в содержании или элементах отображения этой информации (таблицах, формулах, рисунках, фотографиях, схемах) конфиденциальных сведении или намека на наличие таких сведений. Подобная информация должна, как правило, анализироваться от противного — с точки зрения того интереса, который будет проявлен к ней конкурентами, и объема полезных сведений, извлекаемых конкурентом из ее содержания. Материалы, не прошедшие экспертизу, публикации не подлежат. Экспертиза включает также последующий контроль всех опубликованных о фирме материалов, сообщений средств массовой информации, рекламных изданий и рекламно-выставочных проспектов. Помимо этого анализируются подобные материалы других фирм для определения возможной утраты ценных сведений. Рекламно-выставочные издания не должны сигнализировать недобросовестному конкуренту о том, что и где искать. 

     3.Как  предотвратить разглашение  ценных сведений? 

     Чтобы предотвратить разглашение ценных сведений в рекламно-выставочных материалах, следует заблаговременно:

• проанализировать множество предполагаемых к изданию и изданных материалов с точки зрения возможности извлечения из них ценных конфиденциальных сведений;
• осуществить разбиение (дробление) информации на части и распределение их между разными рекламно-выставочными материалами, предназначенными для массового посетителя и посетителей специалистов, издать серию дополнений к основному проспекту для специалистов разного профиля;
• осуществить разбиение информации по видам и средствам рекламы — традиционным бумажным изданиям, электронной рекламе, Web-странице, рекламе в средствах массовой информации и др.

     Вместе  с тем должен соблюдаться разумный баланс: рекламно-выставочные материалы не должны быть мало информативными для посетителей, все наиболее важные параметры новой продукции должны найти в них отражение. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     Заключение

     Следовательно, подготовка и проведение совещаний  и переговоров по конфиденциальным вопросам, оформление их результатов связаны с выполнением ряда обязательных процедур, необходимых для правильной организации работы организаторов и участников этих мероприятии. При несоблюдении изложенных требований возникает серьезная опасность разглашения или утечки ценных сведений и секретов фирмы, ее партнеров и клиентов. Контроль за выполнением этих требований возлагается на референта, который обеспечивает информационную безопасность деятельности фирмы, сохранение ее деловых и производственных секретов.

     Список  использованной литературы: 

    1.Степанов Е. А., Корнеев  И. К. Информационная безопасность и защита информации: Учеб. Пособие. – М.: ИНФРА – М, 2001. – с 183-191

    2. Паркинсон, С. Нортког, Рустомжи М.К. Искусство управления. Лениздат, 1992.

    3.Райсс М. Оптимальная сложность управленческих структур // Проблемы теории и практики управления. - 1994. - №5

    4.Румянцева З.П. Менеджмент организации. - М., 1997