Деловые совещания

     Специально  остановимся на правилах проведения деловых совещаний. Деловое совещание - это обсуждение вопросов организации  производства, управления фирмой, маркетинговой  деятельности, проводимое первым лицом  или заменяющим его специалистом. К обязательным требованиям, позволяющим  сделать деловые совещания действенным  инструментом создания команды единомышленников, относятся:

     - регулярность проведения;

     - сочетание обсуждения стратегических  и оперативных вопросов;

     - урегулирование на совещаниях  вопросов корпоративных отношений  (к таким вопросам можно отнести  изменение приоритетов внутрифирменных  отношений, уточнение функций  и полномочий исполнителей, выработка  новых идей, оценка результатов  предыдущих  программ);

     - руководителю следует помнить,  что совещание оказывает огромное  влияние на его имидж и стиль деловых отношений.

     Пиар-менам, руководителям и специалистам, готовящим  совещание, необходимо руководствоваться  общим принципами организации такого рода мероприятий (конференций, приемов,  встреч):

     - в организационной деятельности  нет мелочей;

     - техническая сторона организации  (рабочие места участников, материалы,  техническое обеспечение) должны  быть безупречными;

     - должен быть подготовлен ведущий  (предусмотрена замена, помощники  ведущего и  другой вспомогательный  персонал).

     Особенность подготовки внутреннего совещания - общение коллег по общим для  всего коллектива проблемам это  часть корпоративной культуры, поэтому, перед началом подготовки даже короткой оперативки (если это не регулярная планерка) стоит ответить на вопросы:

     -нужно  ли проводить данное совещание;

     -кто  входит в круг лиц, без которых  данное мероприятие будет невозможным;

     -какие  вопросы внести в повестку  дня;

     -нужен  ли доклад руководителя, и с  какими подразделениями или отдельными  специалистами нужно проконсультироваться  при его подготовке. Несколько  почти очевидных рекомендаций, нарушение  которых встречается почти всегда:

     -совещание  лучше проводить не в кабинете  руководителя (лучше всего, за  круглым столом, чтобы подчеркнуть  равенство участников);

     -ведущим  может быть специально подготовленный  спикер, а не руководитель;

     -руководитель  должен переключить на секретаря  все телефоны, не общаться с  лицами, не участвующими в совещании;

     -совещание  лучше проводить в дискуссионном  ключе, но если проблема неординарна,  возможно, применение "мозгового  штурма";

     -нельзя  допускать превращения интересного  выступления в "литье воды";

     -неизбежные  дискуссии не должны превращаться  в столкновение принципов или  амбиций и, тем паче, переходить "на личности", при этом, следует  уважать право на несогласие  и меньшинства, и отдельного  человека.      

     Решения, принятые на совещании, обязательно  должны выполняться. С этой целью: - проанализировать ход и результаты совещания;

     - внимательно просмотреть протокол  результатов;

     - контролировать ход и выполнение  решений;

     - создать условия для реализации  намеченных мероприятий.

     Хочется отметить также  какие  существуют приемы для оценки  и контроля за ходом делового совещания:

      1. Сохранение единства участников  совещания:

     - в случае возникновения инцидента  разрядить обстановку, сделать паузу;

      -не принимать чью-то сторону  до окончательного подведения  итогов; 
-не высказывать первым (если ты руководишь совещанием) свою точку зрения;

     2.Для  активизации участников делового  совещания:

     - иметь оптимальную стратегию  принятия решения;

     - создать условия для творческой  работы;

     -не  использовать самому и не позволять  другим оперировать деструктивной критикой;

     -не  давать участникам совещания  возможности выключаться из работы;

     -не  оставлять без внимания даже  самые незначительные предложения;

     -умело  осуществлять руководство групповым  взаимодействием в 
процессе принятия решений.

      3.Для фокусирования внимания  на обсуждаемой проблеме: актах  и веских доказательствах;

     -записывать  все вносимые предложения;

     -прогнозировать  возможность внедрения предлагаемых  идей, решений,   проектов:   наличие   времени,   ресурсов,   материально-технического обеспечения,  финансовых затрат и пр.

      4.Для активизации обсуждения  предложений:

     -задавать  основные вопросы и дополнительные  по ходу ответов на них;_

      -высказывать одобрение тем участникам  совещания, кто вносит

     конструктивные  предложения;

     -побуждать  возникновение альтернативных точек  зрения;

     - не допускать резких выпадов  в чей-либо адрес;

       -оказывайте всестороннюю поддержку  новым прогрессивным идеям; 
-будьте готовы к отрицательному исходу коллективного обсуждения вопроса;

     -если  не выработать консенсусное решение,  тогда идите на компромисс; не  подавляйте мнение меньшинства,  возможно, оно и есть перспективное.

     Вывод по этой главе следующий:

     Деловое совещание – это деятельность, связанная с принятием решения  группой заинтересованных лиц, соответственно особенности такого поведения  распределения  ролей в группе, отношения между  членами группы, групповое давление, оказывают серьезное влияние  на характер выступлений участников совещания и его результаты. В  теории управления деловое совещание  определяется как форма организованного, целенаправленного взаимодействия руководителя с коллективом посредством  обмена мнениями, а это своеобразный форум по выработке ключевых решений  и способ координации активности людей и подразделений.

     Мнение  о современной концепции проведения деловых совещаний таково. Руководителю совещания  следует оставаться на нейтральных позициях, потому что  это на 100 процентов воздействует на эмоциональное состояние присутствующих. Отклонять непродуманные решения. Только подкрепленные фактами решения должны приниматься во внимание.

     (М.А.Василик,  М.С.Вершинин, Л.Д.Козырева Паблик  рилейшнз в России 2000 с17-19,, А.Я.Кибанов,  Д.КЗахаров, В.Г.Коновалова Этика  деловых отношений 2003 с245-250,305-316,347-360, О.А.Митрошенков Эффективные переговоры 2000 с127-135,152-157,264, И.В.Грошев, А.А.Поздняков  Служебное совещание 2004 с35-52

 

     

     Заключение 

     Организации, добивающиеся успеха, отличаются от противоположных  им, главным образом тем, что имеют  более динамичное и эффективное  руководство. А значит, и успех  любого дела определяется тем, насколько  активно  и сознательно участвуют  в нем люди. Вот почему обеспечивающими  и основополагающими  для руководителя являются социально-психологические  методы менеджмента, направленные на достижение поставленной цели, влияющие на конечный результат деятельности предприятия.

     Деловое совещание – один из самых ответственных  видов деятельности руководителя и  важный фактор, влияющий на организацию  режима работы всего коллектива. Потребность  проведения совещаний очевидна. Они  необходимы для ускорения процесса принятия и повышения их обоснованности, для эффективного обмена мнениями и  опытом, для более быстрого доведения  конкретных задач до исполнителя, но самое главное, для эмоционального воздействия на участников совещания  и, как следствие, на весь коллектив.

     Совещание – процесс сложный и при  его проведении необходимо учитывать  огромное количество психологических  закономерностей и правил. Объективная  же реальность в настоящее время  заставляет всех руководителей организаций  поворачиваться лицом к проблеме повышения эффективности своей  работы, продуктивного использования  каждой минуты рабочего времени.

     Подводя итог всему вышесказанному, хотелось бы еще раз обратить внимание на актуальность распределения рабочего времени каждого руководителя организации, на его умение четко, ясно, быстро доводить информацию до своих подчиненных, получать все необходимые сведения от них, принимать своевременно правильные решения. 

     Список  использованных источников 

1 Ф.  Котлер,  Дж. Боуэн, Дж. Мейкенз  Маркетинг  Гостеприимство ТуризмУчебник  для вузов-2-ое изд. – М.:ЮНИТИ-ДАНА, 2002 с36-52

  2 Л.Е. Стровский Внешнеэкономическая деятельность предприятия. Основы. Учебник для вузов - М.: Закон и право, ЮНИТИ, 1996 с347-378

3 Дж.Уокер  Введение в гостеприимство Учебник  для вузов  2-ое изд. – М.: ЮНИТИ 2002 с468-472

4 М.А. Жукова Индустрия туризма Менеджмент организации – М.: Финансы и статистика 2004 с7-35

5 М.А.Василик, М.С. Вершинин, Л.Д. Козырева Паблик рилейшнз в России: организации и документы. СПб, 2000 с 17 – 19

6 А.Я.  Кибанов, Д.К. Захаров, В.Г.Коновалова  Этика деловых отношений –  М.: ИНФРА – 2003 с245-250, с305-316, с347-360

7 О.А.  Митрошенков Эффективные переговоры  Практическое пособие для деловых  людей 2-ое изд. Исправ. – М.: Издательский дом «ИНФРА-М» Издательство  «Весь мир» 2000 с127135, с152-157, с264

8 И.В.  Грошев, А.А.Поздняков Служебное  совещание Экономическая литература  Издание 1-ое Издательство «Питер»  2004 с-35-52

9 В.Е.  Николайчук Маркетинг и менеджмент  услуг Деловой сервис Издание  1-ое Издательство «Питер» 2004 с17-21

10 В.Н.  Лаврененко Психология и этика  делового общения  Учебник  для вузов 3-е изд., перераб.  И доп. М., ЮНИТИ-ДАНА 2000. с327-331.