Разработка базы данных «Магазин компьютерной техники и оборудования» средствами Microsoft Access

• нажимаем по кнопке на панели инструментов. На экране появится окно <<Схема данных>>;
• щёлкаем по кнопке  на панели инструментов;
• в появившемся окне будет выделено название одной таблицы. Щелкаем по кнопке <Добавить>, переводим выделение на имя следующей таблицы и щелкните по кнопке <Добавить>. Аналогично добавляем оставшиеся таблицы;
• закройте окно, щелкнув по кнопке <3акрыть>;
• чтобы не выполнять все вышеописанные действия, можно  просто перетащить мышкой таблицы из окна «Базы данных Таблицы» в окно «Схема данных»;
• создадим связь между таблицами Товары и Заказы. Для этого курсором мыши перетаскиваем <<Код товара>> в таблице Товары на поле <<Код товара>> в таблицу Заказы. На экране откроется окно <<Связи>>;
• устанавливаем флажок («галочку») в свойствах Обеспечение целостности данных, Каскадное обновление связанных полей и Каскадное удаление связанных записей;
• щелкаем по кнопке <Создать>. Связь будет создана;
• аналогично создаем  связи между полем <<Код сотрудника>> в таблице Сотрудники и полем <<Код сотрудника>> в таблице Заказы, и т.д. Закрываем окно схемы данных, ответив ДА на вопрос о сохранении макета. Для связи таблиц использовалась следующая схема (см. рис. 11).

 

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Рис. 11 Реляционная  структура СУБД Access для информационной системы компьютерного магазина 
 

     Проектирование  форм, запросов и  отчетов

      В созданной базе данных существует возможность  правки, добавления, просмотра всех данных. Причем за счет связей при процессе правки одной из таблиц, будут автоматически изменяться данные в других таблицах.

      Формы служат для ввода и просмотра  данных в удобном для пользователя виде, который соответствует привычному для него документу. При выводе данных с помощью форм можно применять специальные средства оформления.

      Для создания формы нужно открыть  вкладку «Формы» окна базы данных и нажать кнопку «Создать»

      После этого в появившемся окне следует  выбрать способ создания формы «Мастер  форм» и выбрать таблицу, по которой  необходимо сделать форму, в нашем случае таблица «Товары».

     Далее при помощи кнопок (перенести все записи) или (перенести выбранную запись) нужно выбрать поля, которые будут отражены в форме (см. рис. 12). Нажимаем кнопку «Далее». 
 
 
 
 
 
 

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Рис. 12 Создание формы в режиме мастера, выбор полей для формы

Затем нужно  выбрать внешний вид формы, стиль, задать имя формы и форма готова. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Рис. 13 Готовая форма таблицы Товары

       Если автоматическое расположение полей формы нас  не устраивает, то необходимо его изменить. Перейдем в режим конструктора (кнопка на панели инструментов      ). Здесь можно менять расположение и размер полей формы по своему усмотрению: достаточно мышкой выделить интересующий объект (см. рис. 14).

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Рис. 14 Вид  формы в режиме конструктора

      В нашей форме «Товары» есть поле объекта  OLE для размещения изображений товаров. В свойствах этого поля, на вкладке «Макет» устанавливаем размеры: «Вписать в рамку» (см. рис. 15). Это позволит вставлять изображения любых размеров – Access автоматически подгонит картинку под размер поля.

        
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Рис. 15 Свойства объекта «Изображение»

     Теперь  нужно сохранить изменения макета через меню Файл→Сохранить.

      Предположим, что в базе данных накопилось довольно много товаров и вдруг срочно понадобилось найти один из них. Для  этого нужно:

      -  установить курсор в поле «Наименование  товара».

      - выполнить команду меню Правка  → Найти, или воспользоваться кнопкой панели инструментов.

      Для фильтрации данных по полям «Код поставки»:

         - выбираем необходимый код поставки (например, нам интересно, какие товары были закуплены в 3-ю поставку) ставим курсор в поле «Код доставки»  «3», и нажимаем кнопку  (или выполняем команду Записи, Фильтр, Фильтр по выделенному). В форме (или таблице) останутся только записи о товарах 3-й поставки;

      - для отмены фильтрации нажимаем  на кнопку  на панели инструментов или выполняем команду Записи, Удалить фильтр. В форме (таблице) появятся все данные. Как правило, фильтрацию удобнее использовать в табличных формах или непосредственно в самих таблицах СУБД Access.

      Режим формы позволяет производить  необходимые вычисления прямо в  поле данных.

      В моей работе СУБД для компьютерного магазина в форме Товары при заполнении поля «Стоимость закупки» в поле «Стоимость продажи» автоматически вычисляется цена для продажи товара. Для автоматизации вычислений необходимо:

      - щелкнуть правой кнопкой мыши  по интересующему полю (в нашем случае это «Стоимость продажи») и выбрать пункт «Свойства.

     - откроется окно «Поле: Стоимость  продажи». Выбираем вкладку данные  и вписываем в поле «Данные»  формулу для расчета (см. рис. 16). Нам необходимо, чтобы стоимость продажи на 50% превышала стоимость покупки.

       
 
 
 
 
 
 
 
 

Рис. 16 Ввод формулы для расчета

      - закрываем это окно и сохраняем  изменения в таблице. 

      Запросы позволяют выбирать данные из одной  или нескольких связанных таблиц. Результатом выполнения запроса  является результирующая таблица, которая наряду с другими таблицами может быть использована при обработке данных. С помощью запросов можно также обновлять, удалять или добавлять данные в таблицы. Основным назначением запросов является отбор данных по критериям поиска.

      Создадим  запросы на наличие и отсутствие товара. Для создания запроса необходимо открыть вкладку «Запросы» окна базы данных, нажать кнопку создать и в появившемся окне выбрать «Простой запрос». В этом случае будет предложено указать список таблиц и их полей. Выбираем таблицу «Товары», добавляем необходимые поля (см. рис. 17), нажимаем кнопку «Далее». На  основании этих данных будет создан запрос.

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Рис. 17 Создание запроса

      В следующем окне нажимаем «Далее». Теперь задаем имя запроса «Наличие товара»  и отмечаем галочкой пункт «Изменить макет запроса», нажимаем «Готово». Запрос откроется в режиме конструктора. Теперь в столбце «Наличие товара» в строке «Условие отбора» задаем параметр «Истина» (см. рис 18). Поскольку в нашей таблице поле «Наличие товара» логическое, значения может быть два: Истина и Ложь. «Истина» - товар в наличии, «Ложь» - товара нет в магазине. Запрос на отсутствующий товар создается также, только в параметрах указываем значение «Ложь» (см. рис. 19). 
 
 
 
 
 
 
 
 

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Рис. 18 Запрос на наличие товара в режиме конструктора

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Рис. 19 Запрос на отсутствующий товар

      При выполнении запроса (значок на панели управления) появится таблица товаров в наличии или отсутствующих в зависимости от запроса (см. рис. 20).  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Рис. 20 Наличие товара 

      Теперь  созданные запросы можно использовать в дальнейшем для отчетов по учету  товара.

       Аналогично  создаем запрос «Данные о поставщиках». Запрос будет выдавать сведения о  интересующих поставщиках и поставляемых ими товарах, а также ценах на эти товары. В запрос добавляем все поля из таблицы «Поставщики» и поля «Код товара», «Наименование товара», «Стоимость поставки» из таблицы «Товары». Переходим в режим конструктора. Условия отбора задаем согласно рисунку (см. рис. 21). 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Рис. 21 Условия отбора для запроса о поставщиках 

          Выполняем запрос. Появится окно  с предложением ввести наименование  поставщика.

В следующем  окне вводим код поставщика (см. рис. 22). Если Вы не помните наименования, при запросе существует возможность оставить одно из полей пустым (именно поэтому в условиях отбора мы указали «Или»). Запрос будем выбирать данные о поставщиках по наименованию или по коду.

 
 
 
 

 
 
 
 
 

Рис. 22 Окно запроса данных о поставщиках

      Отчёты  предназначены для формирования выходных документов и вывода их на печать. По своим свойствам и структуре отчёты во многом подобны формам. Основное их отличие заключается в том, что в отчёте отображаются все данные и в них предусмотрена возможность группировать данные по различным критериям. Отчёты в отличие от форм могут содержать специальные элементы оформления, характерные для печати документов: колонтитулы, номера страниц и т.д.

      Отчёты, так же как и формы, можно создавать  с помощью конструктора или мастера  отчётов. Используется также автоматическое создание отчётов.

      Последовательность  действий при формировании отчёта с  помощью Мастера такая же, как и при создании формы. Дополнительными являются два шага: добавление уровня группировок и задание требуемого порядка сортировки. Добавление уровня группировки позволяет выводить записи, объединённые по выбранным полям. Например, при задании уровня группировки по полю Должность записи будут сгруппированы по конкретному значению этого поля. Access автоматически сортирует данные по группирующим полям, а внутри группы можно также задать сортировку по любому из полей, входящих в группу.

      По  каждой из групп при необходимости  можно подводить итоги. Для получения  итоговых значений по числовым полям  необходимо после добавления уровня группировки в диалоговом окне Создание отчётов щелкнуть на кнопке Итоги, после чего для соответствующего числового поля выбрать требуемые функции. При выборе функции Sum (суммы) для какого-либо поля Access не только автоматически подсчитает сумму значений для каждой группы, но и подведёт итоги по всем записям выбранного поля. Программа предусматривает вывод как данных (записей) и итогов, так и только итогов. Если не задан уровень группировки, то кнопка «Итоги» становится недоступной.

      Из  режима просмотра пользователь может  скопировать отчёт в виде отдельного файла текстового редактора Word или электронной таблицы Excel. Для этого необходимо щёлкнуть на кнопке «Связи с Office», расположенной на панели инструментов «Предварительный просмотр».

      Для создания отчета следует нужно открыть  вкладку «Отчеты» в окне базы данных и нажать кнопку «Создать» в верхней части окна базы данных.

      В появившемся окне «Новый отчет» выбрать  пункт «Мастер отчетов» и указать  источник данных – таблицу или  запрос (в нашем случае это запрос на данные о поставщиках), нажать кнопку «ОК» (см. рис. 23).

 
 
 
 
 
 
 
 
 

Рис. 23 Создание отчета 

      Выбрать поля для отчета из имеющихся источников как мы это делали при создании форм и запросов. Выбираем вид представления  данных (см. рис. 24), нажимаем «Далее».