Загальні вимоги до складання документів. Текст документа. Види документів. Основні реквізити

Міністерство освіти і науки України

ДВНЗ Кам’янець-Подільський індустріальний коледж

Спеціальність: « Маркшейдерська справа »

Бйницький Максим Олександрович

Група МС - 121

 

 

 

 

 

РЕФЕРАТ

Загальні вимоги до складання документів. Текст документа. Види документів. Основні реквізити.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

м. Кам’янець-Подільський, 2015

 

 

 

ЗМІСТ

Вступ ………………………………………………………………………... 3

Вимоги до складання документів …………………………………………. 4

Текст документа ……………………………………………………………. 6

 Види документів …………………………………………………………... 10

Основні реквізити …….…………………………………………………..... 14

Використані джерела ……………………………………………………… 15

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Вступ

В даний час обсяги інформації подвоюються кожні три роки. Суспільство переживає інформаційний бум. Будь-яка організація, так само як і кожна людина зокрема, може існувати, тільки обмінюючись інформацією. У нинішніх економічних умовах, коли дуже швидко змінюються і ситуація, і законодавство, підприємства можуть вижити тільки в тому випадку, якщо вони вчасно дізнаються, що, де, коли і за скільки. Іншими словами, хто володіє інформацією, той володіє ситуацією. 
Носієм інформації виступає документ.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Вимоги до складання документів

 

Будь-який службовий документ належить до офіційно-ділового стилю. Це означає, що у ньому мають реалізовуватися такі загальні особливості цього стилю, як стислість і нейтральність викладу. Важливими вимогами до тексту документів є також достовірність, повнота, точність, переконливість. 
 
Стислість документа забезпечується відсутністю у ньому зайвої інформації, зайвих слів тощо. Всі частини тексту мають стосуватися суті справи, що викладається у ньому. Нейтральність викладу є нормою ділового етикету і означає, що мовні засоби, використовувані у документі, не повинні вказувати на почуття та емоції автора. Нейтральність тексту створюється різними мовними засобами. На рівні лексики ця риса виявляється у використанні нейтральної, або міжстильової, лексики, а також певної термінології. Текст документів не повинен містити стилістично знижених або емоційно-експресивних слів (просторіччя, жаргонізми, діалектизми, іменники і прикметники із суфіксами суб’єктивної оцінки, вигуки тощо). На рівні синтаксису нейтральність стилю створюється використанням розповідних речень, прямого порядку слів. Якщо документ має метою вплинути певним чином на адресата, то для цього повинні використовуватися засоби логічної оцінки фактів, які не порушують беземоційності викладу. 
 
Достовірність документа означає, що викладені у ньому факти відповідають дійсності. Повним є документ, зміст якого вичерпує всі обставини справи. Точним є такий документ, в якому будь-яка фраза, будь-яке слово чи речення тлумачаться однозначно. Інакше кажучи, точність документа означає бездоганний виклад думки у ньому. Для досягнення точності у документах можуть повторюватися ті самі слова: "У разі непереказування Пайовиком коштів у встановлений договором термін Банк має право зняти кошти з рахунку Пайовика на підставі платіжної вимоги без акцепту з боку Пайовика". У всіх функціональних стилях, крім офіційно-ділового, такі повтори лексичних одиниць є неприпустимими. 
 
Переконливим є документ, здатний вплинути певним чином на адресата, – привести до прийняття пропозиції чи запрошення, виконання прохання тощо. 
 
Важливою ознакою офіційно-ділового стилю є стереотипність, використання стандартних форм висловлювання. Ця риса, як і нейтральність викладу, реалізується на різних мовних рівнях. 
 
Для лексики ділових паперів характерним є вживання стереотипних формул, штампів на зразок: довести до відома, взяти до уваги, вжити заходів, відшкодувати збитки, згідно з метою забезпечення, схвалювати пропозицію. Високою частотністю у ділових документах відзначаються віддієслівні іменники з абстрактним значенням типу: невиконання, відповідальність, зобов’язання, порушення, замовлення тощо. 
 
Для ділового стилю характерне переважання простих речень, як правило, розповідних, поширених. Із складних речень найчастотнішими є поширені безсполучникові й складнопідрядні з підрядними з’ясувальними, причиновими, умовними. Використання готових словесних формул полегшує як створення, так і сприйняття тексту документа, а отже, дозволяє діловій людині зекономити час. Стандартизація протиставляє діловий стиль усім іншим стилям. Вона не є вадою ділового мовлення, а лише його особливістю. Канцеляризми та штампи, властиві діловодству, не повинні штучно переноситися на інші сфери – побутове мовлення, публіцистику, художню літературу. Важливо навчитися використовувати засоби кожного функціонального стилю правильно й доречно. 
 
Будь-який документ складається з окремих елементів, які називаються реквізитами. Обов’язковим елементом кожного документа є текст, який містить основну інформацію. Сукупність розміщених у встановленій послідовності реквізитів називається формуляром документа. 
 
 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Текст документа

Текст - це головний реквізит службового документа, що відображає його зміст. Він має чітко й переконливо відображати причину й мету його написання, розкривати суть конкретної справи, містити докази, висновки.

Текст поділяється на взаємозумовлені логічні елементи: вступ, основну частину (доказ), закінчення. У вступі зазначається причина написання документа. В основній частині викладається суть питання, наводяться докази, пояснення, міркування. У закінченні вказують мету документа.

Складаючи текст документа, слід дотримуватися таких правил:

1) текст викладати від  третьої особи. Наприклад: Комісія  ухвалила...; Інститут просить...; Ректорат  клопочеться....

Від першої особи пишуться заяви, автобіографії, доповідні й пояснювальні записки, накази;

2) не вживати образних  висловів, емоційно забарвлених  слів і синтаксичних конструкцій;

3) уживати стійкі (стандартизовані) сполучення відповідно до, у зв 'язку з, згідно з, з метою, необхідний  для, в порядку і под.;

4) використовувати синтаксичні  конструкції на зразок: Доводимо  до Вашого відома, що...; Нагадуємо  Вам, що...; Підтверджуємо з вдячністю...; У порядку надання матеріальної  допомоги...; У порядку обміну досвідом..; У зв'язку з вказівкою...; Відповідно  до попередньої домовленості...; На  Ваше прохання...;

5) дієприслівникові звороти  вживати на початку речення: враховуючи...; беручи до уваги...; розглянувши. ..; вважаючи...;

6) використовувати мовні  засоби, що відповідають нормам  літературної мови та зрозумілі  для широкого кола читачів;

7) у реченнях застосовувати  прямий порядок слів (підмет перед  присудком; означення перед означуваними  словами; додатки після керуючого  слова; вставні слова - на початку  речення);

8) щоб не спричинити  загострення стосунків з партнером, активну форму дієслів слід  замінювати на пасивну. Наприклад: Ви не висловили своїх пропозицій - Вами ще не висловлені пропозиції....

Активну форму треба вживати лише у випадках, коли важливо вказати на конкретного виконавця: Університет не гарантує...;

9) використовувати інфінітивні  конструкції: створити комісію...; відкликати  працівників...;

10) у розпорядчих документах  дієслівні конструкції слід вживати  у формі наказового способу: Наказую...; Пропоную...;

11) використовувати скорочення  слів, складноскорочені слова й  абревіатури, які в діловодстві  пишуться за загальними правилами: р-ну обл., км, напр., канд. філол. наук;

12) віддавати перевагу  простим реченням, використовувати  форми ввічливості: шановний; високошановний; вельмишановний; високоповажний....

 

 Оформлювання сторінки

Організаційно-розпорядчі документи оформлюють на папері формату А4 (210 X 294 мм) та А5 (210 х 146 мм). Для зручності з обох боків сторінки залишають вільні береги: лівий - 30 мм, правий - 10 мм, верхній та нижній - 20мм.

Текст документів, оформлених на папері формату А4, слід друкувати через 1,5 міжрядкових інтервали, а формату А5 - через 1-1,5 міжрядкового інтервалу.

Реквізити документа (крім тексту), що складаються з кількох рядків, друкують через 1 міжрядковий інтервал. Складові частини реквізитів "Адресат", "Гриф затвердження", "Гриф погодження" відокремлюють одну від одної 1,5-2 міжрядковими інтервалами.

Наприклад: ЗАТВЕРДЖУЮ 1,5

Голова Державного комітету 1

лісового господарства України 2

Підпис Ініціал(и), прізвище 1,5

Дата

За наявності кількох грифів затвердження і погодження їх розміщують вертикально на одному рівні: перший - від межі лівого берега, другий - через 104 мм.

Інші реквізити документа відокремлюють один від одного 1,5-3 міжрядковими інтервалами.

Назву виду документа друкують великими літерами.

Максимальна довжина рядка багаторядкових реквізитів (крім тексту) - 73 мм (28 друкованих знаків).

Оформлюючи документи, слід дотримуватися таких відступів від межі лівого берега документа:

o 12,5 мм - для початку абзаців  у тексті;

o 92 мм - для реквізиту "Адресат" (16);

o 104 мм - для реквізитів *Т^>иф  затвердження" (17), "Гриф обмеження  доступу до документа" (15);

o 125 мм - для розшифрування  підпису в реквізиті "Підпис" (23);

o не відступають від  межі лівого берега, оформлюючи  реквізити "Дата документа" (11), "Заголовок до тексту документа" (19), "Текст" (21) (без абзаців); "Відмітка  про наявність додатків" (22); "Прізвище  виконавця і номер його телефону" (28); "Відмітка про виконання  документа і направлення його  до справи" (29); назви посади  у реквізиті "Підпис" (23) та "Гриф  погодження" (24); засвідчувального  напису "Згідно з оригіналом" (27); а також слів СЛУХАЛИ, ВИСТУПИЛИ, УХВАЛИШ, НАКАЗУЮ, ПРОПОНУЮ.

На бланку друкується тільки перша сторінка документа, наступні - на чистих аркушах паперу. Якщо текст документа займає більше однієї сторінки, то на другу не можна переносити один підпис, на ній має бути не менше трьох рядків тексту.

Нумерація сторінок. У документах, що займають дві і більше сторінок, нумерацію слід починати з другої.

Якщо текст документа друкується з одного боку аркуша, то номери проставляються посередині верхнього або нижнього берега арабськими цифрами на відстані не менше 10 мм від краю. Слово "сторінка" не пишеться, біля цифр не ставляться жодні позначення.

Якщо текст друкується з обох боків аркуша, то непарні сторінки проставляються у його правому верхньому чи нижньому куті, а парні - у лівому верхньому чи нижньому.

Рубрикація - це членування тексту на складові частини, графічне відокремлення однієї частини від іншої. Рубрикація є зовнішнім відображенням композиційної будови документів.

Тематика, призначення, обсяг змісту документа зумовлюють ступінь складності рубрикації. Найпростіша рубрикація-поділ тексту на абзаци.

Абзац - це відступ на початку першого рядка, яким починається виклад нової думки, а також фрагмент тексту між двома такими відступами. Абзац не повинен бути більше 6 рядків.

Як правило, абзац містить три частини:

1) зачин (формулювання мети - про що йтиметься в ньому);

2) фразу (виклад основної  інформації);

3) коментарі (підсумок усього  абзацу).

Рубрики тексту зазвичай нумеруються, що вказує на взаємозалежність певних розділів, пунктів та спрощує опрацювання документа. Розрізняють традиційну (комбіновану) й нову систему нумерації.

Традиційна (комбінована) система ґрунтується на використанні символів різних типів - римських та арабських цифр, великих та малих літер, певних слів. Уся ця система різних позначень повинна мати послідовну, логічну побудову.

Наприклад:

Розділі А. Б. В. Г. Ґ. ... Частина 1 І.II. III. IV. V. ... Пункті '^1.2.3.4.5. ... $1 1)2)3)4)5)... а)б)в)г)г)...

За новою системою у певній послідовності використовують лише арабські цифри. Застосовуючи її, слід пам'ятати:

1) окремі розділи позначаються  арабськими цифрами (7; 2; З і т. ін.);

2) номер підрозділу складається  з номера розділу й порядкового  номера підрозділу, відокремлених  крапкою (7.7; 7.2; 2.7 тощо);

3) номер пункту складається  з номера розділу, порядкового  номера підрозділу та порядкового  номера пункту, розділених крапками (7.7.7; 7.7.2; 1.1.3 і т. ін.);

4) номер підпункту складається  з номера розділу, порядкового  номера підрозділу, порядкового  номера пункту й порядкового  номера підпункту, відокремлених  крапками (7.7.7.7; 7.7.7.2; 7.7.7.ІІПОД.).

Застосування нової системи нумерації дає можливість не вживати словесних найменувань та інших символів.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Види документів та їх класифікація

 

Види документів та їх класифікація. - разділ Философия, Предмет і структура курсу Українська мова за професійним спрямуванням Відповідно До Змісту Документа, Зокрема Відношен­Ня Інформації Документа До О...

Відповідно до змісту документа, зокрема відношен­ня інформації документа до особи, структури, предмета, напрямку діяльності укладача чи адресата, за ознаками і класифікації та групами розрізняють такі документи:

1. За найменуванням:акт, протокол, інструкція, лист тощо.

2.За змістом і спеціалізацією:

— загальні;

— з адміністративних питань;

— з питань планування оперативної діяльності;

— з питань підготовки та розподілу кадрів;

— спеціалізовані з фінансово-розрахункових і комер­ційних питань, — постачально-збутові, зовнішньо­торговельні тощо.

3.За призначенням:

— щодо особового складу;

— організаційно-розпорядчі;

— кадрово-контрактові;

— довідково-інформаційні;

— господарсько-договірні;

— обліково-фінансові.

4.За походженням:

— службові (офіційні) — укладаються працівниками, які офіційно уповноважені це робити від імені уста­нови, організації для вирішення службових питань;

— особисті (приватні) — укладаються будь-якою осо­бою для вирішення індивідуальних, власних пи­тань.

5. За місцем укладення:

— внутрішні — мають чинність у межах установи, де їх укладено;

— зовнішні — виступають чинником або результатом спілкування з іншими установами, організаціями, особами.

6. За напрямком (спрямуванням):

— вхідні (надходять до установи, організації, підпри­ємства, фірми);

— вихідні (адресовані за межі установи).

7. За способом створення, структурними ознаками (формою) і  ступенем стандартизації та регламентації:

— стандартні, типові — укладаються на трафаретних, бланкових паперах із захисними символами в суво­ро регламентованій послідовності (паспорт, свідоц­тво, атестат, диплом, військовий квиток тощо);

— нестандартні, нерегламентовані — в яких певна частина даних готується заздалегідь (типовий лист, довідка, перепустка, положення, інструкція тощо);

— індивідуальні — укладаються за загальними прин­ципами й формою, але автор довільно добирає та компонує мовні засоби залежно від конкретної си­туації (автобіографія, звіт, протокол, оголошення, запрошення тощо).

8. За ступенем складності:

—прості (односкладові) — відображають одне питан­ня, факт;

—складні — відображають два й більше питань, фактів.

9. За стадіями відтворення:

— оригінали;

— копії, витяги, дублікати.

10. За терміном виконання:

— звичайні безстрокові (нетермінові) — виконуються (опрацьовуються) в порядку загальної черги;

— термінові — укладаються за завчасно визначеним терміном виконання, а також телеграми, телефо­нограми тощо;

— дуже термінові — зі спеціальною позначкою термі­ну виконання.

11. За ступенем секретності (гласності):

— звичайні (несекретні) — для загального користу­вання;

— для службового користування (ДСК);

— таємні (Т);

— цілком таємні (ЦТ).

 

12. За юридичною силою:

— справжні — чинні, нечинні;