Лекция 1. Классификация  и виды документов

Вопросы:

1. Введение. Современное делопроизводство: цели, задачи и основные принципы.
2. Место делопроизводства в структуре управленческого труда.
3. Государственная структура управления делопроизводством, документооборотом и архивами Республики Беларусь.

 

1.Современное делопроизводство: цели, задачи и основные принципы.

     Делопроизводство – вид управленческой деятельности, охватывающий процесс создания документов и организацию работы с ними.

     Цели  делопроизводства:

      создание  текстовых документов в сфере управления (фиксирование информации);

      организация работы с документами (создание условий, обеспечивающих движение, поиск, хранение документов в процессе делопроизводства).

      Информационные  связи организации могут осуществляться письменными и устными средствами.

     К средствам письменной (документированной) связи относятся:

      деловые письма, договоры, соглашения;

      доклады, отчеты;

      телеграммы, факсы, телефонограммы и др.;

     Устная  связь осуществляется при помощи:

      устных  переговоров, совещаний;

      телефонных  переговоров;

      переговорных  устройств и громкоговорящей связи;

      телеконференций и т.п.

     Большая часть информации, используемая для  управления, фиксируется в различных  документах. Составной частью управления любой организации является делопроизводство, которое означает организацию информационного сопровождения дел.

     Главная цель делопроизводства – информационное обеспечение управления организацией или документационное обеспечение управления (ДОУ).

     Из  главной цели делопроизводства вытекают основные задачи:

      создание  документов, т.е. фиксация их на каком-либо носителе (бумажном, электронном и др.);

      регистрация документов;

      передача документов для их последующего исполнения или принятия по ним решения;

      передача документов для их последующего решения;

      систематизация документооборота в организации.

     Достижения  в науке, быстрый рост производства требуют изменений в сфере  управления. С целью повышения  эффективности управления совершенствуется делопроизводство. Современное делопроизводство характеризуется внедрением в процесс работы с документами компьютерной, организационной техники (модемов, факсов, множительной и сканирующей техники), телекоммуникационных технологий, интернета.

     Основными принципами современного делопроизводства являются:

      оперативность в составлении и прохождении документов;

      высокое качество документов;

      оптимальность документооборота (целесообразность документов, недопустимость их дублирования, волокиты при прохождении и т.п.);

      применение  безбумажных технологий обмена информацией.

     Реализации  этих принципов в управлении способствуют организационные меры:

      оптимальное распределение обязанностей между  сотрудниками;

      оснащение рабочих мест компьютерами и оргтехникой;

      создание  компьютерных сетей и сетевых  технологий;

      применение  специализированного программного обеспечения.

2. Место делопроизводства  в структуре управления.

     Процесс управления состоит из сравнительно небольшого числа сложных логических или творческих операций – оценки ситуации, прогнозирования, планирования и принятия решений. Значительно  большее количество составляют технические операции и действия по составлению, согласованию, регистрации, контролю исполнения подготовленных документов.

     Делопроизводство  представляет собой часть технологии управления и обработки документов.

     Процесс труда с документами можно подразделить на технические (делопроизводственные), логические и творческие операции:

      к техническим относится обработка поступающей документации: вскрытие конвертов, регистрация, печатание документов, перемещение документа, контроль исполнения, подписание документов и др.;

      логические – включают ознакомление  с документом, подбор необходимой информации, проведение необходимых подсчетов, согласование, визирование, контроль и др.;

      творческие  – определяют специфику труда руководителя, состоят из определения состава оптимального решения, документирования принятого решения и пр.

     Ответственность за организацию делопроизводства, соблюдения установленных правил и порядка работы с документами в организации, их сохранность возлагаются на руководителя организации. Приказом руководителя назначаются ответственные за ведение делопроизводства в структурных подразделениях. Работники должны быть ознакомлены с установленным порядком работы с документами в организации, изложенными в инструкции по делопроизводству. Работники несут персональную ответственность за выполнение требований инструкции по делопроизводству, сохранность находящихся у них служебных документов. 

3. Государственная структура управления делопроизводством,          документооборотом и архивами Республики Беларусь.

     Управление  делопроизводством, бумажным и электронным документооборотом в Республике Беларусь осуществляет Государственный комитет по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь (Белкомархив), созданный в 1991 году. Белкомархив руководит работой 6 республиканских, 9 областных, 16 зональных, и более 100 городских архивов.

     Вопросами научного использования документов занимаются два научно-исследовательских института:

      Белорусский научно-исследовательский институт документоведения и архивного делопроизводства (Бел НИИДАД);

      Белорусский научно-исследовательский центр  электронной документации (БелНИИЦЭД).

     Организация и осуществление государственного надзора за выполнением требований законодательства по архивному делу в части организации хранения и обеспечения сохранности документов, ведению делопроизводства в организациях предприятиях всех форм собственности осуществляет Государственная инспекция архивов и делопроизводства Республики Беларусь (Госархивнадзор) в структуре Министерства юстиции Республики Беларусь. 

Раздел 1. Документирование управленческой

деятельности

тема 1.1. виды и классификация документов

Вопросы:

1. Общие понятия о документе.
2. Классификация документов.
3. Основные виды документов.
4. Электронные документы.

 

1. Общие понятия о документе.

     Документ  – это материальный носитель с зафиксиронной на ней информацией. В качестве носителя может быть бумага, фото- и кинопленка, электромагнитные носители и др.

     Деятельность  организаций^* характеризует совокупность документов, составляющих систему документации, в том числе систему организационно-распорядительной документации (далее ОРД).

     Документы служат основанием для принятия решений, справочно-информационной работы, учета, средством общения между организациями, организациями и гражданами, способом доказательства, т.к. имеют юридическую силу.

2. Классификация документов.

     Классификация документов – это деление документов на классы по наиболее общим признакам сходства и различия, их унификации. Классификация документов приведена в Приложении А.

     Документы классифицируются по следующим признакам:

1. . Служебные и личные.

     Личные  – документы, созданные отдельными гражданами (заявления, резюме, автобиография и др.).

     Служебные документы исходят от имени предприятий, организаций или представляющих их должностных лиц. Служебные документы включают в себя три группы ОРД:

1. организационные – устав и структура предприятия, положения о структурных подразделениях предприятия, правила внутреннего трудового распорядка, должностные инструкции работников;
2. распорядительные – указы, постановления, решения, приказы, указания, распоряжения;
3. справочно-информационные – акты, письма, докладные и объяснительные записки, справки и др.
2. По содержанию документы подразделяются на организационно-распорядительные, по личному составу, финансово-расчетные и т.д.
3. По способу фиксации информации документы делятся на письменные, графические, фото- и кинодокументы, электромагнитные.
4. По наименованию – приказы, письма, инструкции и т.п.
5. По видам документов: типовые, примерные, трафаретные.

     Типовые документы разрабатываются вышестоящими органами для подведомственных организаций и носят обязательный характер.

     Примерные документы разрабатываются вышестоящими органами, но носят рекомендательный характер. На их основании разрабатываются документы для внутреннего пользования в организации.

     Трафаретные документы изготавливаются типографским способом и содержат постоянную часть, отпечатанную типографским способом и переменную – заполняемую составителем. Например, личный листок по учету кадров.

6. По стадиям создания документы подразделяются на подлинники (оригиналы) и копии (отпуск, дубликат, выписка).

     Подлинники  – первоначальный документ, содержащий исходную информацию и надлежащим образом оформленный.

     Копия – документ, точно повторяющий оригинал. В правом верхнем углу поля проставляется слово «копия» и заверяется соответствующим образом.

     Различают разновидности копий:

     Отпуск – полная копия исходящего документа, оставшаяся у отправителя, изготавливаемая одновременно с подлинником на обычном листе бумаги и заверенная соответствующим образом.

     Дубликат – второй экземпляр документа, выданный в замен подлинника, в связи с его утратой. Дубликат и подлинник имеют одинаковую юридическую силу.

     Выписка из документа – копия части документа.

7. По срокам хранения документы подразделяются на три основных группы:
1. постоянного срока хранения;
2. долговременного (свыше 10 лет);
3. временного (до 10 лет).

     Классификация документов производится на этапе группировки  их в дела.

     Дело  – это совокупность документов по одному вопросу, помещенные в твердую обложку, оформленную соответствующим образом. 

3. Основные  виды документов.

     В управленческой деятельности организаций  наиболее часто применяются следующие  виды документов:

1. Приказ – правовой акт, издаваемый в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед организацией.
2. Распоряжение – правовой акт, издаваемый единолично руководителем в целях решения оперативных вопросов касающихся узкого круга должностных лиц.
3. Указание – правовой акт, издаваемый организацией по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций, информационно-методического характера.
4. Протокол – документ фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов.
5. Письмо –  обобщенное название различных по содержанию документов на бумажном носителе и пересылаемых по почте.
6. Справка –  документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов или событий.
7. Докладная записка – документ, содержащий обстоятельное изложение какой-либо информации, с выводами и предложениями составителя.
8. Объяснительная записка – документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, проекта, отчета) или объясняющий причины какого-либо события, факта, поступка.
9. План –  документ, устанавливающий точный перечень намечаемых к выполнению мероприятий или работ, их последовательность, сроки, объем и конкретных исполнителей.
10. Отчет – документ, содержащий сведения о выполнении плана, задания, поручений и мероприятий организации или должностному лицу.