Документирование трудовых правоотношений

         Личная  карточка  заполняется   в  одном  экземпляре.  Все   последующие изменения в учетных  данных,  предусмотренных  формой,  должны  своевременно отражаться в личной карточке.

        Карточка   ставится   в   алфавитную   картотеку   работающих.¹¹   При

   автоматизированной  системе данные о сотруднике могут  вводиться  в  ПЭВМ,  и затем на их  основе  при  необходимости  может  распечатываться  форма  Т-2, позволяют создавать и любые отчетно-справочные документы по личному  составу организации.¹²

        Личные  карточки  формируются   отдельно  на  работающих  и   уволенных сотрудников. Личные карточки работающих хранятся у лица,  ответственного  за кадровую документацию, до увольнения  работника.  Они  систематизируются  по структурным подразделениям, а внутри – по алфавиту фамилий.¹³

       Личные карточки уволенных выделяются  из общего массива  и   хранятся  у ответственного за кадровую документацию в  течение  года.  Внутри  дела  они располагаются строго по алфавиту фамилий, и после  окончания  текущего  года должны быть подготовлены к передаче на архивное хранение.

   3.3 Личное дело.

     Особого внимания требует ведение  личных дел.

     Личное  дело  –  совокупность  документов,   содержащих   необходимые

   сведения  о работнике и его трудовом стаже.

      Первоначально в личное  дело  помещаются  документы,  оформленные   при приеме на работу. В процессе  трудовой  деятельности  работника  его  личное дело может дополнятся другими документами, свидетельствующими  об  изменении его образования, семейного положения и др.

      Каждое личное дело формируется  в отдельной папке.  Оформление  обложки включает: № дела, фамилию, имя,  отчество  работника,  дату  поступления  на работу.

        За правильное оформление личных дел несут  ответственность  работники, ведущие кадровую документацию.¹⁴

        Для  удобства  ведения  личного   дела  и  справочной   работы   можно

   рекомендовать документы включать в дело в следующей  последовательности:

            - внутренняя опись документов  дела;

            - дополнение к анкете;

            - заявление о приеме на работу;

            - анкета с фотокарточкой;

            - трудовой договор;

            - приказ о приеме на работу (копия);

            - документы об образовании (копия);

            - характеристики или рекомендательные  письма.

         В  процессе  трудовой  деятельности  работника  в  его   дело   могут

   добавляться  документы,  подтверждающие   изменение   анкетно-биографических данных (копии дипломов, свидетельств, документов органов  ЗАГС,  аттестатные листы, копии актов ревизий и т.п.).

       Т.к. изменения  в  служебном   положении  фиксируются  в   дополнении  к анкете, где делается ссылка на соответствующий номер и дату  приказа,  копии приказов о переводе по службе в личное дело не включаются.

       Не подлежат приобщению  справки   учебных  заведений о предоставлении учебного отпуска, справки с места жительства, о состоянии здоровья.

       На документы личного дела  составляется внутренняя опись.

       Каждый  документ  личного   дела  заносится  в  опись   отдельно.  Опись

   составляется  и подписывается работником, ведущим  кадровую  документацию,  с указанием даты формирования  личного  дела.  Начальной  датой  личного  дела является дата заявления о приеме на работу, а конечной – дата увольнения.

      Личное дело ведется в одном  экземпляре.

       Работник,  ответственный  за  ведение  кадровой  документации,  обязан

   своевременно:

         - вносить записи в личное дело  об изменениях в служебном  положении

              работника,  биографических  данных,  семейном  положении,  месте

              жительства и т.п.;

          - приобщать к делу полученные  документы.

          Основанием  для  внесения  изменений  и  дополнений  в  личное   дело является:

          - о  служебном  положении   –  приказ  руководителя  организации   о

              переводе;

           - об образовании – документы учебных заведений (диплом,  аттестат,

              удостоверение, свидетельство);

          - об изменении  фамилии,  имени,  отчества  –  приказ  по  личному

              составу изданный на основании  документов органов ЗАГС.

        Внесение в документы личного  дела  изменений  и  дополнений  со  слов сотрудника не допускается.

        Изъятие документов  из  личного   дела  может  быть  проведено   лишь  с разрешения руководства организации. Вместо изъятого  документа  вкладывается справка,  подписанная  работником,   ответственным   за   ведение   кадровой документации, с указанием, с какой целью и по  чьему  распоряжению  документ изъят, кому передан.

        При  увольнении  работника   в  личное  дело  помещается  заявление  об увольнении и копия приказа об увольнении.

        Личные дела учитываются в  журнале учета личных дел,  который  является основным  учетным   документом.   Количество   номеров   в   журнал   должно соответствовать количеству имеющихся личных дел.  При  увольнении работника номер его дела используется для личного дела вновь принятого сотрудника.

       На лицевой стороне обложки   личного  дела  и  в   личной  карточке  Т-2

   проставляется номер, за которым дело учтено в журнале.

       Раз в год проводится проверка  наличия и состояния личных  дел,  о  чем

   составляется  соответствующий акт.

       Личное дело может быть выдано  во  временное  пользование   по  запросу государственных  органов  сроком  до  15  суток  с  разрешения   руководства организации.

        Выдача  личного  дела  во  временное  пользование  осуществляется  по

   контрольной  карточке,  которая  ставится  на  место   выданного   дела.   В

   контрольной карточке указывается, когда, куда и  кому выдано дело и  ставится подпись лица, получившего дело.

   3.4 Прием на работу.

       Приём на работу в  фирму   обычно  сопровождается  созданием   следующих документов: заявления; анкеты; трудового  договора  (контракта);  приказа  о приеме на работу; личной карточки (форма Т-2).

       Заявление чаще всего пишется  от руки, но  фирма  может  иметь  заранее разработанную и тиражированную трафаретную  форму,  которую  поступающий  на работу   заполнит.   В   заявлении   указывается   должность,    структурное подразделение, куда просит принять на работу  заявитель,  и  условия  приема (например, на определенный срок или на время выполнения конкретной работы  и т.п.). Оклад и дата приема на работу будут указаны  в  визах  или  резолюции руководителя. Заявление подписывается и датируется.

      Лица  в  возрасте  от  14  до  16  лет  обязаны  при оступлении на работу предъявить свидетельство о рождении.

       На практике поступающие на  работу обычно заполняют анкету (или  листок по учету кадров). Анкета является наиболее  удобным  обобщающим  документом, дающим необходимые сведения о работнике. Она заполняется  от  руки  в  одном экземпляре и должна  быть  без  помарок  и  исправлений.  Поэтому  передавая анкету для оформления, следует разъяснить порядок её заполнения.

     На заявлении о приеме на  работу проставляются визы лиц,  участвующих  в рассмотрении вопроса о приеме работника на данную должность.

        При положительном решении вопроса  с поступающим на работу  заключается трудовой договор, издается приказ о приеме на работу.

   3.5 Трудовой договор.

       Трудовой   договор   имеет   типовую   форму   в   которую   вносятся

   индивидуальные   условия   работы   сотрудника,    должность,    должностные обязанности.

       Трудовой договор есть  соглашение  между  трудящимся  и  предприятием, учреждением,  организацией,  по  которому  трудящийся  обязуется   выполнять работу  по  определенной  специальности,  квалификации   или   должности   с подчинением внутреннему трудовому  распорядку,  а  предприятие,  учреждение, организация   обязуется   выплачивать   трудящемуся   заработную   плату   и обеспечивать  условия  труда,  предусмотренные  законодательством  о  труде, коллективным договором и соглашением сторон.

       Различаются основные и дополнительные  условия трудового договора.

       К основным условиям трудового  договора относятся соглашения: о  работе по  одной  или  нескольким  специальностям   (должностям),   соответствующей квалификации; месте работ (предприятие, его  структурное  подразделение,  их местонахождение); сроке действия и виде трудового договора  (контракта);  об условиях оплаты труда.

       В соответствии со ст. 17 КЗОТ трудовые договоры заключаются:

         - на неопределенный срок, т.е.  на постоянную работу;

         - на определенный срок не более  пяти лет;

         - на время выполнения определенной  работы.

         Срочный  трудовой  договор   заключается  в  случае,  когда   трудовые

   отношения  не  могут  быть  установлены  на  неопределенный  срок  с  учетом характера предстоящей  работы  или  условий  её  выполнения,  или  интересов работника, а также в случаях, непосредственно предусмотренных законом.

        
 
 
 
 
 
 
 

   Образец трудового договора

  ТРУДОВОЙ  ДОГОВОР 

    

  г. Москва                                                                                “__” ___________ 200_ г. 

   

  Общество  с ограниченной ответственностью “____________________”, именуемое  далее Работодатель, в лице Генерального директора ______________________, действующего на основании Устава, с одной стороны, и _______________________ именуемый далее Работник, с другой стороны, заключили настоящий трудовой договор о нижеследующем:

   1. Предмет договора

   1. Работник принимается  на работу в  качестве ___________________________ (должность)  в структурное  подразделение, находящееся  по адресу: ________________________________ (место  работы), в связи  с чем Работодатель  обязуется предоставить  Работнику работу по обусловленной трудовой функции, обеспечить условия труда, предусмотренные Трудовым кодексом РФ, законами и иными нормативными правовыми актами, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, содержащими нормы трудового права, своевременно и в полном размере выплачивать работнику заработную плату, а Работник обязуется лично выполнять определенную этим соглашением трудовую функцию и соблюдать действующие в организации правила внутреннего трудового распорядка.