Роль коммуникаций в системе управления

Подчерку, что многие из этих функций взаимосвязаны. Так, например, интеграция в обществе немыслима без социального наследования, которое, в свою очередь, может быть действенным лишь при условии его упорядоченности, определенной организации, что во многом обеспечивается системой коммуникации.

Рис.3 Структуры коммуникаций  

Гл. II. Информация как фактор оптимизации системы управления

2.1.Информация как основа государственного управления.

Требования  к управленческой информации     

Сегодня во всем мире признано, что информация является важнейшим средством организации и регулирования частной и государственной деятельности, одной из форм закрепления и распространения, имеющихся и приобретаемых знаний, действенным инструментом и «материей» управления. Движение к «информационному обществу» еще более усиливает роль информации в решении любых человеческих проблем.11            

В таких условиях получение новой информации, хранение и поиск уже созданной, адекватное понимание и актуальное использование информации становятся очень трудным делом, требующим времени, сил и средств, создания специальных структур (систем), применения новейшей техники и технологии. Работа с информацией превращается в обширное и массовое занятие людей, а сама информация выступает основным источником интенсификации и гармонизации общественного развития. Перед обществом стоит проблема овладения информацией, ее организации,   каналов   движения,   способов   осмысления   и   оценки механизмов эффективного использования на практике, здесь не будут предприняты упорядочивающие меры, то общество может «утонуть» в информации, остаться только с ее «шумами», которыми и так уже переполнено так называемое информационное поле. Проявляется парадокс: обилие информации создает информационные иллюзии и лишает людей достоверной и реально нужной им информации.  

Разумеется, что информация как совокупность каких-либо сведений, данных, фактов, характеристик о соответствующих предметах, явлениях, процессах, отношениях, событиях и т.д., собранных и систематизированных в пригодную для использования форму, составляет основу государственного управления. По существу все управленческие процессы — это не что иное, как поиск, фиксация, анализ, оценка, закрепление, распространение социальной информации; т.е. той информации, которая связана с отражением, познанием и преобразованием различных форм жизнедеятельности людей. Но, и это самое важное, в управлении вообще и в государственном управлении в частности происходит взаимодействие не  всей информацией, а только с той, которая непосредственно необходима для формирования и реализации государственно-управленческих воздействий. Речь идет об управленческой информации. Управленческая информация это часть социальной информации, которая выделена из ее общего массива по критериям пригодности к обслуживанию государственно-правовых процессов формирования и реализации управляющих воздействий. Она своими «корнями» проникает в социальную информацию, однако выбирает оттуда только то, что отражает управленческие потребности, и цели людей, их совокупную властную волю, конкретные механизмы и способы управленческой организации и регулирования их сознания, поведения и деятельности.     

В практике государственных органов  об этом часто забывают и вводят в управленческую информацию много политики, идеологии, пропаганды, различных концепций и программ, обещаний и прогнозов. Порой простые управленческие требования так растворяются в массе слов, что их трудно обнаружить и уж, тем более, практически реализовать. Не всегда подобное происходит по злому умыслу, есть причины, это объясняющие, к примеру, политизация управления, но в любом случае ненужные информационные «шумы» усложняют государственное управление. Поэтому рациональность и эффективность последнего напрямую обусловливаются качеством той информации, которая обозначается термином «управленческая информация».     

Можно выделить следующие  источники, объективно порождающие управленческую информацию: 

1.Нормы законодательных и иных  актов, управомочивающие государственные органы и государственных служащих на принятие определенных управленческих решений или совершение управленческих действий в обозначенном времени и направлении (решения и действия по исполнению законов и иных нормативных правовых актов); 

2.Обращения граждан в государственные  органы по реализации своих  законных интересов и субъективных  прав (обслуживание и защита прав  и свобод граждан); 

3.Обязательные указания вышестоящих  государственных органов, подлежащие  исполнению нижестоящими и обеспечивающие реальность государственного управления (директивная управленческая информация);  

4.Факты, отношения, выявляемые в  процессах контроля, которые отражают  состояние управляемых объектов, а также уровень функционирования  управляющих компонентов (управленческая  информация об обратных связях  в процессах государственного  управления); 

5.Проблемные, конфликтные, экстремальные  и иные сложные ситуации, нуждающиеся  в оперативном и активном вмешательстве  государственных органов и должностных  лиц (управленческая информация  о кризисных состояниях процессов).       

  Информация в зависимости от источников поступления делится на внутреннюю и внешнюю.     

Внутренняя  информация возникает как результат описания состояния и деятельности организации и используется внутри ее для осуществления процессов принятия решений, оперативного управления, формирования учетно-отчетной документации, для выдачи информации во внешние организации. Использование ее характеризуется высокой степенью регламентированности как в отношении предоставления, так и использованиями.      

Внешняя информация — сведения из организаций, участвующих или активно влияющих на процесс управления. Содержательно она близка внутренней информации, описывает (отражает), ход управляющего воздействия, выступает в виде показателей сведений, регламентирована в отношении содержания и временных параметров. Этот вид информации не подвержен контролю над источником и формой сообщений, унификация и стандартизация сообщений внешней среды. Также невозможны и необходим специальный аппарат для предварительной обработки внешней информации, длительного ее хранения и многообразного использования первичных документов. Внешняя информация может быть разделена на подвиды: дескриптивная и прескриптивная (нормативная).       

 Дескриптивная информация отражает  сведения о наблюдаемых свойствах социальных, управляемых объектов. Прескриптивная информация соответствует нормативному подходу к управлению процессами и явлениями, содержит рекомендации на предмет, каким должен быть объект и какие действия нужно осуществить, чтобы его параметры соответствовали принятой норме (стандарту, традициям, ценностям). Прескриптивная информация жестко регламентирует деятельность организации, являясь для управленцев обязательной.      

При формировании системы информации для управления необходимо, прежде  всего, определить функциональную структуру деятельности учреждения, а именно: какие цели и задачи стоят перед организацией и какие виды управляющего воздействия (деятельности) она осуществляет. Зная это, можно перейти к системе критериев оценки выполнения конкретных функций, а затем и к информированию системы информации, характеризующей деятельность организации, т.е. в этом случае будет осуществлен целевой информации по объекту управления, которая позволит выйти принятие конкретных управленческих решений.      

Организация Цели и задачи             Функциональная структура      

Деятельности  Критерии оценки  Система показателей.     

Информационный цикл охватывает ряд последовательных процессов, в каждом из которых информация, представленная на начальном этапе в виде фактов, цифр, сведений, данных, т.е. сырого информационного материала. Обрабатывается и преобразуется в сообщения, значимые (имевшие смысл) для адресата, заказчика — лица, принимающего решение. В этом виде информация становится информацией в полном смысле этого понятия. 12     

Таким образом, информация как управленческая категория - это новые сведения, характеризующие управленческую ситуацию, снижающие уровень неопределенности в отношении будущего, воспринятые, понятные и оцененные как полезные для решения тех или иных задач управления. Информация в управлении - это не любые сведения, сообщения, данные, а только используемые в процессе формирования решения. Качество управленческой информации как понятие неотделимо от процедур принятия управленческих решений.     

Наряду  с качественным определением информации возникает проблема ее количественного измерения. Недостаток информации приводит к тому, что центр принятия решения реализует себя в условиях неопределенности или риска, вынужден привлекать, вести поиск к дополнительной информации или действует в соответствии с прошлым опытом, по интуиции. Вредным может оказаться и избыток информации, так как способен привести к потере целостности (гора цифр и фактов заслоняет истинную картину).    

Организационная структура объединяется в целое  посредством сети потоков информации. Между системой информационного обеспечения и организационной структурой управления имеется органическая взаимосвязь и взаимозависимость. Система информационного обеспечения выступает по отношению к организационной  как внутренняя основа. Если изменяется организационная культура управления, неизбежно меняется распределение информационных потоков. Чрезмерное дробление подразделений, нечеткая координация и связь между ними затрудняют прохождение информационных потоков, так же как частая организационная перестройка разрушает информационную управляющую систему (ИУС), мешает ее гибкости и динамизму.13     

Следовательно, информация в управлении должна удовлетворять ряду требований, т.е. быть:

• опережающей; содержать в себе элемент предвидения хода событий, постановку целей, разработку планов и программ, стратегии действий в будущем;
• своевременной, оперативной;
• надежной (основными параметрами надежности информации принято считать ее достоверность, объективность, полноту);
• оптимальной (характеристика меры в соотношении необходимой и достоверной информации);
• доступной и простой в восприятии (параметры: краткость, наглядность, выразительность). Необходимо также соблюдать соотношение между звуковой и зрительной информацией, учитывая, что скорость восприятия зрительной информации очень высока;
• логичной и лаконичной (максимальная смысловая нагрузка при минимальных размерах носителя информации, краткости временного интервала передачи сообщения);
• комплексной, системной;
• соответствующей компетенции, полномочиям субъекта управления;14

      Основные  трудности, которые  возникают на пути сбора и распространения  информации, связаны с коммуникационными проблемами. Несмотря на то, что измерения проводят компьютеры, большая часть информации обрабатывается  человеком, что может вызвать искажения информации. Здесь неизбежны субъективные оценки, опасные побуждения сотрудников выдавать непригодную информацию. Поэтому информатизация как важное направление  повышения эффективности управления должна быть осмыслена не только как технический, а главным образом – социальный процесс.      

Итак, оптимальное коммуникативное взаимодействие и информационное обеспечение – необходимые факторы эффективного управления.  

2.2. Нормативно- правовые  основы информационного  обеспечения

государственной службы РФ      

За  последние годы российское государство  уделяло немало внимания регулированию информационных отношений, Законодательство в сфере информатизации развивалось наиболее быстрыми темпами15. Информация, средства связи, научно-технические разработки в этих областях всегда привлекали внимание права. Можно утверждать, что в этой сфере законодательно урегулированы такие институты, как информационные ресурсы, системы, технологии и средства их обеспечения; средства массовой информации; информационная безопасность и защита информации и прав субъектов в области информационных процессов и информатизации.     

Правовое  обеспечение только одного из этих институтов - информационных ресурсов - по состоянию на 2005 год включает 11 федеральных законов, Градостроительный кодекс РФ, шесть указов Президента Российской Федерации, 51 постановление Правительства, 27 приказов и 12 писем министерств и ведомств, четыре постановления (Пенсионного фонда России, Госкомстата, Госкомвуза, Госстандарта) и т.д. По разным оценкам сегодня насчитывается от 300 до 1800 нормативных актов в сфере информатизации.16     

Информационное  обеспечение государственной службы регулируется множеством нормативно-правовых документов. Среди них Конституция РФ, Федеральный закон Российской Федерации от 20 февраля 1995 г. N 24-ФЗ «Об информации, информатизации и защите информации». Федеральный закон от 13 января 1995 г. N 7-ФЗ «О порядке освещения деятельности органов государственной власти в государственных средствах массовой информации», Закон РФ от 27 декабря 1991 г. N 2124-1 «О средствах массовой информации». Постановление Правительства РФ от 12 января 1996 г. N11 «Об улучшении информационного обеспечения населения Российской Федерации» и другие.17  

В Конституции Российской Федерации закреплены права граждан на получение информации, а также обязанности органов государственной службы по обеспечению этих прав. С определенной степенью условности их можно назвать - «информационными правами граждан». В числе таких прав и свобод: свобода мысли и слова (п.1 ст.29); право свободно искать, получать, передавать, производить и распространять информацию (п.4 ст.29).Свобода СМИ, запрет цензуры (п.5 ст.29); право распространять религиозные и иные убеждения (ст.28); право на получение достоверной информации о состоянии окружающей среды, о фактах, создающих угрозу жизни и здоровью людей (ст.41); свобода выбора языка общения и творчества (п.2 ст.26).     

Для обеспечения информационных прав органы государственной службы, согласно Конституции РФ, обязаны: опубликовывать законы и иные нормативные акты, затрагивающие права, свободы и обязанности человека (п. 3 ст.15); обеспечивать каждому возможность ознакомления с документами и материалами, непосредственно затрагивающими права и свободы лица (п.2 ст.24); обнародовать факты и обстоятельства, создающие угрозу для жизни и здоровья людей (п.З. ст.41).18     

Одним из первых в сфере законодательства об информатизации Российской Федерации стал Закон РФ от 27 декабря 1991 г. N 2124-1 «О средствах массовой информации». В нем определены обязанности государственной службы по информированию общества. В частности, в нем сказано, что государственные средства массовой информации обязаны публиковать сообщения и материалы федеральных органов государственной власти органов государственной власти субъектов Российской Федерации в порядке, установленном Федеральным законом «О порядке освещения деятельности органов государственной власти в государственных средствах массовой информации», который регулирует отношения, возникающие в связи с распространением государственными средствами массовой информации материалов или сообщений о деятельности органов государственной власти Российской Федерации и субъектов Российской Федерации.19