Значение и роль информации в работе менеджера

Анкетирование - один из основных методов в социологических  исследованиях. С его помощью  удобно собирать любые сведения по заранее разработанной определенной программе. В анкете текст формализован, информация расположена в строго зафиксированной последовательности. Их легко обрабатывать с помощью ЭВМ. Постоянная информация в анкете должна быть представлена в тщательно продуманных и сформулированных, с однозначным пониманием вопросах. Если вопрос может быть понят по-разному, ответы свести будет крайне сложно. В ГОСТ Р 6.30-97 указано: "При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительным падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени ("имеете", "владеете" или "были", "находились" и т.д.). Характеристики, выраженные словесно, должны согласовываться с наименованиями признаков".

Переменная информация в анкете может быть выражена заранее  подготовленным ответом типа "да-нет", развернутым ответом ,числовыми показателями.

Таблица-это  перечень сведений о чем-либо или  о числовых данных, приведенных в  определенную систему и расположенных по графам. Таблица позволяет представить информацию в наиболее компактном и наглядном виде. Требования к построению, изложению и оформлению таблиц изложены в разделе ГОСТ Р 1.5-92. Здесь указывается, что "таблицы применяют для лучшей наглядности и удобства сравнения показателей".

В таблице имеются  два уровня деления текста: вертикальный - графы и горизонтальный - горизонтальные ряды. В первом столбце (в крайней левой части таблицы) - боковике - перечисляются объекты, данные о которых приводятся в таблице. В заголовках и подзаголовках граф даются наименования показателей, которые характеризуют объект. В ячейке, образуемой на пересечении строк и граф в центральной части таблицы, помещаются конкретные показатели (данные) по характеризуемому объекту. Они могут выражаться как в виде текста, так и даваться цифрами.

Все таблицы  в тексте за исключением таблиц приложений нумеруются сквозной нумерацией арабскими  цифрами.

Таблица может  иметь заголовок, который кратко, но точно отражает ее содержание. Он пишется над таблицей посредине с прописной буквы. Головка таблицы отделяется линией от остальной части таблицы. Помещается таблица сразу под текстом, где она впервые упоминается, или на следующей странице. Можно дать таблицу и в приложениях к основному документу. Если таблица большая и ее строки или графы не помещаются на формате страницы или она переносится на другую страницу, то ее можно разделить на части, которые помещаются одна под другой. Над каждой последующей частью пишут "Продолжение таблицы..." или "Окончание таблицы...", повторяют ее головку, а при необходимости и заголовки строк.

Заголовки граф и строк таблицы пишут с  прописной буквы, подзаголовки граф - строчными, если они служат продолжением заголовка, и с прописной буквы - если они имеют самостоятельное значение

В конце заголовка  и подзаголовка таблицы точка  не ставится. Заголовки граф формулируются  в единственном числе и всегда в именительном падеже.

Часто встречающейся  ошибкой при оформлении таблиц является диагональное деление строк. Специальный  пункт ГОСТа (п. 4.5.5) указывает, что разделять заголовки боковика и граф диагональными линиями не допускается, нельзя также включать в таблицу самостоятельную графу "Номер по порядку". Если есть необходимость пронумеровать показатели, то их порядковый номер ставится в боковике таблицы непосредственно перед их наименованием

ГОСТ подробно описывает порядок обозначения  физических величин и их числового  значения, поэтому его следует  иметь под рукой каждому оформляющему такие таблицы.

Числовые значения показателя должны проставляться на уровне последней строки наименования показателя . В том случае, когда значение показателя раскрывается в виде текста, запись должна начинаться на уровне первой строки наименования показателя. При отсутствии данных в таблице ставится прочерк (знак тире).

Если повторяющийся  текст состоит из двух и более  слов, при первом повторении пишут  слова "То же" и далее ставят кавычки. Так же поступают при  повторении части фразы, добавляя дополнительные индивидуальные сведения. 

5. Основные  виды организационно – распорядительной и справочно-информационной документаций. 
 

5.1. Основные  виды  организационно –  распорядительной  документации.

Среди большого разнообразия видов документов, обращающихся на предприятиях, организационно-распорядительная документация занимает центральное место. Можно утверждать, что организационная и управленческая деятельность главным образом заключается в разработке и реализации решений, фиксируемых в организационно-распорядительной документации. Организационно-распорядительная документация является наиболее широко используемым видом документации.  
Организационно-распорядительная документация классифицируется на три группы (в скобках приведены основные разновидности документов данной группы):  
- распорядительная документация (приказы, распоряжения, постановления, решения,указания);  
- информационно-справочная документация (письма, телеграммы, телефонограммы, факсы, акты, протоколы, докладные и служебные записки и др,);  
- организационная документация (уставы, положения, правила, инструкции, штатные расписания.  
Классификация организационно-распорядительной документации позволяет обеспечить оперативный поиск, контроль исполнения, создает условия для унификации документов. 

5.2 Основные  виды  справочно-информационная  документация.

1. Отчет – это служебный документ, который содержит сообщение о деятельности лица или организации или ее итог, выполнение порученной работы, дела, обобщения сделанного и т.д. Отчеты бывают простые и сложные в зависимости от характера выполненной работы. Различают статистические и текстовые отчеты. Статистические отчеты оформляются от руки или машинописным способом на трафаретных бланках, текстовые – на общем бланке или на чистом листе бумаги (формат А4) машинописным способом или с помощью оргтехники, по большей части за схемой. Отчеты составляют о работе, выполненной на протяжении определенного периода. Они должны быть конкретными, то есть давать сжатый ответ на вопрос схемы. Реквизиты отчета: название вида документу, дата (дата подписания), заглавие к тексту (о чем отчет и за какой период), текст (вступление, основная часть, выводы и планы на перспективу), подпись, отпечаток печати (в случае необходимости).

2. Факс – это служебный документ, полученный с помощью телефакса телефонными каналами связи. Факс составляет ксерокопию переданного документа. Факс оформляют так же, как и служебное письмо. Дополнительные данные, что их автоматически проставляет аппарат – это: указание отправителя (его коду), дата и время передачи документа, номер телефакса, из которого передана информация, количество страниц. Отправитель факса (адресант) должен получить подтверждение о том, что адресат получил информацию. Главной является графа “RESULTS”, в которой в случае получения сообщения полностью и без ошибок проставляется “OK”; если были сбои, - то “NG”. Если полученные факсы содержат очень важную информацию и предназначенные для длительного пользования, то их следует скопировать, поскольку бумага, что используют для факсов, очень тонкий. По большей части переписки по коммерческим вопросам хранят 3 года. Служебную переписку с инофирмами относительно важнейших вопросов хранят не меньше 10 лет.

3. Телеграмма  – это служебный документ, который  составляет буквенно-цифровое сообщение,  переданное с помощью телеграфной  связи (телеграфом). Тексты телеграмм печатают без абзацев. Они должны быть сжатыми и недвусмысленными. Не рекомендуется употреблять предлоги , союзы, местоимения, возгласы, частицы (кроме частицы “не”). Не допускается: переносить слова текста телеграммы из одной строки на другой; делать любые исправления. В случае необходимости вместо знаков препинаний и других используют условные обозначения: КРПК, КМ., ЛПК, НР (номер), ДВК (двоеточие). Знаки “-” (минус), “+” (плюс) % (процент) пишут словами; однозначные числа – преимущественно словами , многозначительные – цифрами. Служебные телеграммы оформляют на почтовых или фирменных бланках или на чистых листах бумаги (формат А5) в двух экземплярах (первый передают к отделению связи , второй подшивают в дело. Различают инициативные телеграммы и телеграммы-ответы.  В телеграммах ответах в начале текста отмечают номер документа, на который дают ответ, а в конце – исходный номер, после чего отмечают название предприятия (сокращенно), посада (в случае потребности), фамилию лица, которое подписало телеграмму.  Оформляя служебную телеграмму, отмечают: название вида документа, категория телеграммы, вид телеграммы, телеграфный адрес получателя, номер документа, на который дают ответ, текст, исходный номер телеграммы, сокращено название предприятия, которое посылает телеграмму, должность лица, которое подписало телеграмму; почтовый адрес и название предприятия – отправителя телеграммы, подпись, дата подписания телеграммы, отпечаток печати предприятия - отправителя.

4. Телефонограмма  – это служебный документ, который составляет оперативное сообщение, переданное телефоном. Телефонограммы составляет секретарь-референт или другой работник по поручению руководителя.

Текст телефонограммы должен быть четким, сжатым (до 50 слов), с акцентом на факты, дать, время  и место проведения мероприятий. Если в тексте есть слова, которые плохо воспринимаются на слух, то нужно каждую букву передавать словами. Составленную и оформленную телефонограмму должен проверить и подписать руководитель или ответственный работник предприятия. Если телефонограмму передают нескольким адресатам, то составляют список их с номерами телефонов. Оформляя исходную телефонограмму , отмечают: название вида документу, адресата, дату подписания, индекс (входной номер), подпись, фамилию и номер телефона лица, которое пережало телефонограмму, фамилию и номер телефона лица, которое приняло телефонограмму, дату и время передачи телефонограммы. 

6. Программное обеспечение  по организации  работ с документами.

Документы и  корреспонденция, в зависимости  от источника делится на: входящие и исходящие.

Исходящие документ является своеобразной визитной карточкой  организации. Вследствие этого все  документы и вся корреспонденция  должна быть составлена и написана грамотно. В основном печать исходящих  документов находиться в ведении секретаря. Задача менеджера составить документ 
(менеджер должен составлять только те документы, которые не могут быть составлены кем-либо другим). В процессе составления документа, делового письма и другого большую помощь может оказать компьютер. Для этого достаточно вложить в память компьютера образцы деловых писем, документов и только вносить небольшие исправления.

Сложнее дело обстоит  с входящими документами. В зависимости  от размера предприятия растет количество корреспонденции, и самому менеджеру просто немыслимо просматривать всю корреспонденцию. На помощь должен прийти секретарь или специальное подразделение, в  обязанности которых входит: 
регистрация поступающей корреспонденции, сортировка в зависимости от предназначения, отбор документов, которые адресованы менеджеру или находятся в его прямой компетенции, сортировка корреспонденции по степени важности. Наиболее рациональным и приемлемым является сортировка, позволяющая менеджеру сразу оценить степень важности. Для этого можно, например, раскладывать корреспонденцию в специальные цветные папки. На столе у менеджера должен стоять специальный лоток для бумаг с несколькими отделениями, в которые он сможет класть корреспонденцию в зависимости от важности, исполнителей и другого. Менеджер, просматривая корреспонденцию в порядке важности, должен поставить резолюцию.

Хранить документы  в кабинете менеджера нет никакой  необходимости и поэтому в  обязанности секретаря или специального отдела вменяется ведение архива. Хранимые документы должны быть классифицированы по определенным признакам, по которым их легко было бы найти. С повсеместным внедрением компьютеров задачу хранения документов можно переложить на них. Это сэкономит время на их поиск и место. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Библиографический список 

1. Андреева  В.И. Делопроизводство. - М.: ЗАО "Бизнес-школа "Интел-синтез", 1998. - 435 с.
2. . Андреева В.И. Делопроизводство: актуальные задачи. // Справочник секретаря и офис-менеджера. - 2002. -- 1. с. 35 - 39.
3. Басаков М.И. Делопроизводство и корреспонденция. Ростов-на-Дону 2001 - 536 .с
4. Басаков М.И. Делопроизводство (документационное обеспечение управления). - М.: Издательско-книготорговый центр "Маркетинг", 2002. - 642 с.
5. Делопроизводство (организация и технологии документационного обеспечения управления): Учебник для вузов / Кузнецова Т.В.
6. Документы и делопроизводство: Справ. пособие / Сост. М.Т.Лихачев. - М.: Экономика, 1991. - 641 с.
7. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. - М.: Изд-во стандартов, 1998
8. Евдокимова Л. И. Еще раз о делопроизводстве. - Новосибирск: СибАГС, 2003. - 464 с.
9. Кузнецова Т.В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления). М., ЗАО "Бизнес-школа "Интел - синтез" 2002 - 384 с.
10. Палеха Ю. И Документационное обеспечение управлення. - М: "МАУП", 2004. - 521 с.
11. Санкина Л.В., Быкова Т.А.. и др.; Под ред. Т.В. Кузнецовой. - М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2003. - 482 с.
12. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно - рапорядительной документации. Требования к оформлению документов. - М.: Изд-во стандартов, 1997.
13. Чуковенков А.Ю., Янковая В.Ф. Оформление документов: Комментарий к ГОСТ Р 6.30-97 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-рапорядительной документации. Требования к оформлению документов". Серия "Управление документацией". - М.: Дело, 1999. - 325 с.