Внедрение системы внутреннего документооборота на примере Национального книжного издательства «Бичик»

 

САНКТ-ПЕТЕРБУРГСКИЙ ГУМАНИТАРНЫЙ

УНИВЕРСИТЕТ ПРОФСОЮЗОВ

Якутский филиал

__________________________________________________________________

Заочное отделение

Факультет культуры

 

 

 

 

ПРОЕКТ

По дисциплине:

«Практикум по информационному менеджменту»

По теме:

«Внедрение системы внутреннего документооборота на примере Национального книжного издательства «Бичик»»

 

 

 

 

Выполнил: студент 5-го курса

группы К-08-А

Никифоров Н.Г.

                                              Проверил: 

 

 

 

 

 

 

 

Якутск - 2013

 

1.Описание деятельности Национального Книжного Издательства «Бичик»

 

Характеристика НКИ «Бичик»

НКИ «Бичик» работает на рынке с 1994 года. За свою более чем десятилетнюю историю компания выполняет социально-значимые проекты, направленные на возрождение духовных, нравственных и патриотических традиций нашего общества.

Организация  предоставляет  услуги по:

-    выпуску юбилейных изданий; 

-    выпуску книг  «под заказ»;

- предпечатной подготовке, художественному оформлению и  выпуску: книг, брошюр, альбомов, буклетов, проспектов, постеров, каталогов, календарей, дипломов, грамот, приглашений, открыток, представительской и  рекламной продукции.

Одной из главных задач управления является установление целей, ради достижения которых формируется, функционирует  и развивается организация как целостная система.

Целевая функция начинается с установки  миссии предприятия, выражающей философию  и смысл его существования. В  ней обычно детализируется статус предприятия, декларируются принципы его работы, заявления и действительные намерения руководства, дается определение самых важных характеристик организации.

Центральным моментом миссии является ответ на вопрос: «Какова главная  цель организации?» На первом месте  стоят интересы, ожидания и ценности потребителя (заказчиков и покупателей  произведенной продукции), причем не только в настоящее время, но и в перспективе.

Миссия НКИ «Бичик» заключается в предоставлении заказчикам различных видов издательских услуг высокого качества, которое соответствует профессиональным стандартам и требованиям клиентов, что позволяет обеспечивать постоянную прибыль фирмы и справедливое отношение к своим сотрудникам.

Хотя миссия, несомненно, представляет чрезвычайное значение для организации, нельзя недооценивать отпечаток, накладываемый  на фирму ценностями, нормами и целями высшего руководства – культурной организации. Вряд ли возможно привести какой-либо обобщенный перечень корпоративных ценностей, поскольку организационная культура почти всегда является оригинальной смесью ценностей, отношений, норм, привычек, традиций, форм поведения и ритуалов, присущих только данной организации. Стремление к общим ценностям способно объединить людей в группы, создавая мощную силу в достижении поставленной цели.

Организационная культура НКИ «Бичик» сочетает в себе как формальную, так и неформальную структуру взаимоотношений руководства с подчиненными, т.е. предполагает товарищеские отношения с ними, но с учетом субординации. Работа всего коллектива строится на основе взаимоподдержки и взаимовыручки. Работники фирмы в короткие сроки и в полном объеме информируются об изменениях в компании, о результатах работы, для чего еженедельно проводятся общие собрания, на которых анализируются успехи и неудачи, обсуждаются предложения по улучшению качества продукции и по увеличению объема продаж.

Принципы (правила) фирмы:

• гарантия высокого качества;
• порядочность персонала;
• командный дух коллектива;
• компания верит в компетентных работников на всех уровнях, которые могут самостоятельно предпринять соответствующие действия и принять эффективные решения в ответ на быстро меняющиеся условия;
• поддержание благоприятной рабочей обстановки, которая способствует самоуважению, личному развитию и успеху.
• вознаграждение работников в зависимости от их работы и личных вкладов в полученные результаты (премии, поощрения и т.п.)

Цели фирмы формируются на основе миссии организации и тех ценностей, на которые ориентируется высшее руководство:

- ввести в организационную структуру  управления предприятием отдел  стратегического управления;

- создать отдел качества;

- составить программу развития  предприятия на ближайшие 5 лет.

- развитие и усовершенствование  существующей политики,  и освоение  новых направлений деятельности.

- освоение новых регионов

- постоянное завоевание доверия  и уважения наших клиентов  и работников;

- расширение фирмы.

 

Анализ проблемного  поля

На основе проведённых  исследований и анализа текущей  ситуации в НКИ «Бичик» были выявлены следующие проблемные факторы: скорость выполнения услуги, стоимость услуги, качество исполнения. Все эти проблемы являются следствием ряда причин:

- достаточно большое  количество сбоев в работе, вызванных  человеческим фактором (например, забывчивостью  персонала);

- зависимость доступности  документов от нахождения конкретного  специалиста на рабочем месте; 

- не достаточная оперативность исполнения распоряжений руководства;

- большая вероятность  утраты документов, следствием чего  является создание большого количества  резервных копий документов;

- большие затраты на  расходные материалы: при согласовании  документов их требуется распечатывать;

-  отсутствие контроля  сроков выполнения работ, следствием  чего является не выполнение  работы в установленные сроки  (при таком сложном производственном  процессе задержка выполнения  одной работы приводит к существенной  задержке всего процесса, например, при несвоевременной передаче рукописи на следующий этап специалист может быть занят выполнением другой работы и выполнение переданной работы может либо  отложиться и появится цепная реакция, либо сотрудник будет ее выполнять внерабочее время, что приведет к увеличению затрат);

- отсутствие паспорта  заказа, что приводит к большему  числу ошибок при работе;

- большие непроизводительные  затраты рабочего времени сотрудников;

- большие финансовых  потери, связанные с несвоевременным  получением либо утратой документов, а также утечкой коммерческой информации;

- чрезвычайно большой объем  документов для ручной обработки.

При устранении данных причин будут решены и проблемные факторы.

 

 

2.Разработка  проекта внедрения системы электронного  документооборота NauDoc

Для устранения проблемных факторов необходим комплексный подход к решению, состоящий из двух фаз:

1. Стабилизация процесса, введение его в управляемое  состояние, путем составления  карт прохождения заказа.

2. Внедрение системы электронного документооборота NauDoc.

 

 

 

Разработка системы  показателей внутреннего контроля

Для улучшения качества технологического процесса был составлен график прохождения заказа. График позволяет:

- контролировать весь производственный  процесс, путем составления графика  на каждое издание;

- определить время всего цикла  прохождения заказа;

- отслеживать выполнения работ.

Далее был составлен бланк паспорта заказа. Основными пунктами данного документа являются: заказчик; автор;  технические параметры книги; потенциальная аудитория потребителей; временные рамки заказа; выбор типографии; стоимость заказа.

Появление данного документа систематизировало  информацию об издании. Вследствие чего упростилась работа по каждому виду издания: уменьшился риск расхождения  технических характеристик на разных этапах прохождения заказа, уменьшилось время согласования характеристик книги на разных уровнях, появилась возможность наглядной сравнительной характеристики разных типографий по ценовому и качественному признаку.

Также был составлен акт сдачи книги в типографию. Целью создания данного бланка является подробная проверка разными руководителями отделов технических характеристик, соответствие текстового и иллюстративного материала. Данный документ позволяет разграничить сферы ответственности начальников отделов.

Все эти меры направлены на улучшение  качества издания, а также производственного  процесса, путем его стабилизации.

 

3.Внедрение системы автоматизации бизнес процессов и электронного документооборота NauDoc

Система NauDoc предназначена для современного успешного управления компанией и корпоративными знаниями.

 

Описание отличий  системы NauDoc от других систем

Отличие системы NauDoc от других систем заключается в следующем:

- полноценный web-интерфейс, обеспечивающий удаленную работу и облегчающий внедрение системы;

- отсутствие затрат на дополнительные компоненты сторонних производителей: в ценах указана полная стоимость всего программного обеспечения, включая сервер приложений, базу данных и пр.;

- работа на большинстве платформ: Windows, Linux/Unix, Solaris, FreeBSD;

- поставка с полным набором исходных кодов;

- значительный опыт реализованных проектов и полный спектр услуг по обучению и поддержке обеспечивают успешное внедрение и качественное сопровождение системы.

Технологии внедрения программных продуктов NauDoc

Корпоративная система  электронного документооборота NauDoc позволяет  автоматизировать:

- документооборот и  делопроизводство;

- работу с распоряжениями: назначение, контроль сроков, анализ  результатов, исключение возможности утраты;

- процессы прохождения  документов;

- управление знаниями;

- управление нормативной  документацией в соответствии  с требованиями ISO 9001:2000; 

- надежное и сравнительно  дешевое хранение информации;

- управление внешними  и внутренними web-сайтами компании;

- интеграцию с другими  приложениями, уже работающими в  компании.

Жизненный цикл проекта  по внедрению системы электронного документооборота NauDoc

Разработка и реализация инвестиционного проекта может быть представлена в виде цикла, состоящего из трех отдельных фаз: прединвестиционной, инвестиционной и эксплуатационной. Каждая из этих фаз, в свою очередь, подразделяется на стадии.

Очень важно до принятия решения об осуществлении проекта рассмотреть все аспекты его реализации на протяжении всего периода жизненного цикла. Такой подход страхует как от принятия проектов, дающих быструю отдачу, но неэффективных во времени, так и от предубеждения против проектов, медленно набирающих силу, но приносящих существенные долгосрочные выгоды.

Как только исследования инвестиционных возможностей определили надежные, признаки жизнеспособности проекта, начинаются этапы содействия инвестициям и планирования их осуществления. Чтобы уменьшить потоки ограниченных ресурсов, необходимо осуществить планирование последовательности действий при разработке инвестиционного проекта — от концептуальной стадии до эксплуатационной фазы.

Рассмотрим подробнее  содержание каждого шага управления проектом, находящимся в прединвестиционной фазе.

Управление проектом на любой фазе его жизненного цикла  состоит из нескольких шагов. В прединвестиционной фазе имеет место несколько видов деятельности, которые частично распространяются и на следующую, инвестиционную фазу.

Задачи контроля на прединвестиционной фазе состоят в том, чтобы получив фактические данные  по проекту, сопоставить их с запланированными характеристиками и выявить отклонения.

После этого переходят  к следующему шагу — осуществлению  регулирования.

На прединвестиционной фазе этот шаг очень короткий. Основная задача регулирования — определить являются ли отклонения, выявленные на предыдущем шаге настолько значительными, что необходимо принятие соответствующих решений. Если отклонения не могут оказать значительного воздействия на дальнейший ход работ по реализации проекта, то функция регулирования сводится к инициализации следующего этапа управления. Если же отклонения предоставляют угрозу для успешного осуществления проекта, то все работы по текущему проекту необходимо свернуть и приступить к анализу альтернативного с повторением полного цикла управления.

Далее рассмотрим управление на инвестиционной фазе, которая состоит из следующих этапов:

1. Заключение контракта на приобретение лицензии;
2. Оценка состояния предприятия.