Влияние процесса коммуникаций на эффективность управления организацией

Министерство  общего и профессионального образования 

Российской  Федерации

Всероссийский заочный финансово-экономический  институт 
 
 
 
 
 
 
 

Контрольная работа

на тему

«Влияние процесса коммуникаций на эффективность

  управления организацией» 
 
 
 
 
 
 
 
 

                                          Исполнитель: Селивёрстова Е.А.

                                          Специальность: Финансы  и кредит

                                          Группа: 2

                                          № личного дела: 07ффб02786

                                          Руководитель: к. соц. н., доцент

                                          Седлецкий А.В.                  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Пенза, 2009

Содержание

Введение…………………………………………………………….    3

Функции коммуникаций…………………………………………….  4

Виды  коммуникаций………………………………………………..   4

Структура коммуникационных процессов………………………..   7

Современная информационная технология…………………………  10

Заключение………………………………………………………….  11

Список  литературы…………………………………………………  13 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Введение 

     Коммуникация как форма общения двух и более субъектов контактирования является естественной и неотъемлемой частью процесса управления. Поскольку общение подразумевает обмен информацией между людьми, целью которого является обеспечение понимания передаваемого сообщения, то можно говорить уже о коммуникационном процессе.

     Область коммуникации, таким образом, тесно  связана с теорией и практикой  менеджмента, организационными системами  и структурами, а также психологией  управления. Все эти дисциплины «работают» на теорию коммуникации, обогащая ее понятийным аппаратом, концепциями и методами исследований.

     Коммуникации  имеют огромное значение для успеха деятельности предприятий и представляют одну из сложных проблем   менеджмента. 

     Роль  коммуникаций очевидна как на малых фирмах, так и в мощных компаниях и корпорациях. От эффективности коммуникационных связей и взаимодействий зависит будущее не только предприятия, как хозяйствующего субъекта на рынке, но также людей, работающих на данном предприятии, а на глобальном уровне и благополучие всей страны в целом.

     Все это уже давно осознали зарубежные и многие отечественные менеджеры. «Как добиться эффективных коммуникаций? Как приобрести навыки и умение управлять коммуникативными процессами?» - вот главные вопросы, которые беспокоят современных российских руководителей.

     В  рамках  вышесказанного  актуальность  выбранной  темы подчеркивается опытом зарубежных и отечественных руководителей, их заинтересованностью в изучении коммуникационных связей и их эффективному развитию.

     Предметом анализа в данном случае выступают  сущность, элементы, этапы и особенности коммуникативного процесса в организациях. 

     Функции коммуникаций

     Существует  несколько функций коммуникаций:

1. информативная - передача истинных или ложных сведений;
2. интерактивная (побудительная) - организация взаимодействия между людьми (согласованность действий, распределение функций, влияние на настроение, убеждения, поведение собеседника - через внушение, приказ, просьбу, убеждение и т.д.);
3. персептивная - восприятие друг друга партнерами в ходе общения и установление на этой основе взаимопонимания;
4. экспрессивная - возбуждение или изменение характера эмоциональных переживаний.

 

     Виды  коммуникаций

     Коммуникации  в организации – это сложная  многоуровневая система, охватывающая как саму организацию и ее элементы, так и ее внешнее окружение.

      Виды коммуникаций:

1. Внешние коммуникации –обмен информацией между организацией и ее внешней средой. Любая организация существует не изолированно, а во взаимодействии со своей внешней средой и от того, какие факторы этой среды (потребители, конкуренты, органы государственного регулирования, общественное мнение и т.д.) оказывают наибольшее влияние на работу организации и ее результаты, зависят характер и способы ее коммуникаций. У организаций имеются разнообразные средства обмена информацией с основными элементами своего внешнего окружения: с помощью рекламы и других средств продвижения товаров на рынок (выставки – продажи, личные продажи и т.д.), а также проводя различные социологические опросы.
2. Внутренние коммуникации – это информационные обмены, осуществляемые между элементами организации. Внутри организации обмены информацией происходят между уровнями руководства (вертикальные коммуникации) и между подразделениями (горизонтальные коммуникации). Таким образом, внутренние коммуникации можно разделить на следующие виды:

•    Вертикальные коммуникации. С их помощью информация передается с высших уровней руководства на низшие или по нисходящей. Именно таким образом работникам организации сообщают о новых стратегических и тактических целях, изменении приоритетов, конкретных заданиях на определенный период, изменении правил, инструкций, стандартов деятельности и т.п. Параллельно с этим информационным потоком в любой организации осуществляется передача информации в противоположном направлении – с низших уровней иерархии к высшим или по восходящей. С ее помощью руководство узнает о реальном положении дел в организации, о результатах принятых решений, о возникающих трудностях, проблемах и предложениях по их разрешению.

•    Горизонтальные коммуникации. Так как организация состоит из нескольких (иногда из множества) подразделений, нуждающихся в согласованном выполнении своих задач, это вызывает у них необходимость обмениваться между собой информацией. Таким образом, в дополнении к вертикальным, организации нуждаются в горизонтальных коммуникациях. В отличие от вертикальных, основанных на отношениях руководства и подчинения, горизонтальные информационные обмены связывают равноправные элементы организации, формируя между ними отношения кооперации и координации.
•    Коммуникации между руководителем и подчиненным. Этот вид внутренних коммуникаций составляет абсолютное большинство всех информационных обменов в организации и занимает особое место в сфере межличностных отношений. Поэтому, хотя коммуникации типа руководитель – подчиненный формально являются одной из разновидностей вертикальных коммуникаций, их в силу особой значимости, принято рассматривать отдельно.
•    Коммуникации между руководителем и рабочей группой. Коммуникации с рабочей группой в целом позволяют руководителю повысить эффективность действий группы. Поскольку в обмене участвуют все члены группы, каждый имеет возможность поразмышлять о том, как следовало бы работать вместе и т.д. Кроме того, иногда рабочая группа собирается без руководителей для обсуждения проблем, усовершенствований или надвигающихся перемен.
•    Неформальные коммуникации. Неформальная структура основана на личных, неслужебных отношениях, и, соответственно, кроме информации, передаваемой по официальным, формальным каналам (формальные коммуникации), циркулирует и неформальная информация, передаваемая при помощи неформальных коммуникаций. Неформальными коммуникациями очень часто пользуются руководители, чтобы выяснить реакцию сотрудников на те или иные предполагаемые изменения. Особенности неформальных коммуникаций – очень большая скорость передачи информации, значительный объем аудитории, сравнительно меньшая достоверность передаваемых сообщений. Следует помнить, что слухи – это всегда следствие недостатка информации и большой объем сведений, распространяемых с помощью слухов, неформальных информационных обменов, свидетельствует о неблагополучии системы коммуникаций и ее не эффективности.

     Для того чтобы лучше понять сущность процесса обмена информацией и условия его эффективности, рассмотрим основные элементы и стадии коммуникационного процесса. (Рис.1)

           Формулирование идеи                  Кодирование информации                      Выбор канала связи 

             и отбор информации                   и формирование сообщения                  и передача сообщения       

           Передача ответа                   Интерпретация сообщения и                    Декодирование сообщения и

             отправителю                      формирование ответа на него                       восприятие информации 

Рис.1. Модель процесса коммуникации 

Структура коммуникационных процессов

      Эффективно  работающие руководители - это те, кто  эффективны в коммуникациях. Они представляют суть коммуникационного процесса, обладают хорошо развитым умением устного и письменного общения и понимают, как среда влияет на обмен информацией.

     Прежде  чем передать идею, отправитель должен с помощью символов закодировать ее, использовав для этого слова, интонацию и жесты (язык тела). Такое кодирование превращает идею в сообщение.

      Отправитель должен также выбрать канал, совместимый  с типом символов, использованных для кодирования. К некоторым общеизвестным каналам относятся передача речи и письменных материалов, а также электронные средства связи, включая компьютерные сети, электронную почту, видеоленты и видеоконференции. Можно разослать памятные записки, предваряющие собрания небольших групп, для обеспечения понимания сообщения и приобщения к проблеме. Если канал не слишком соответствует идее, зародившейся на первом этапе, обмен информацией будет менее эффективен.

      Выбор средства сообщения не должен ограничиваться единственным каналом. Часто желательно использовать два или большее число средств коммуникаций в сочетании. Процесс усложняется, поскольку отправителю приходится устанавливать последовательность использования этих средств и определять временные интервалы в последовательности передачи информации. Тем не менее, исследования показывают, что одновременное использование средств обмена устной и письменной информацией обычно эффективнее, чем, скажем, только обмен письменной информацией.

     Второй  этап станет более понятным, если представить  его себе как операцию упаковки. Многие действительно хорошие продукты не находят сбыта, пока не обретут такой упаковки, которую потребитель сочтет понятной и привлекательной одновременно. Подобным образом, многие люди с прекрасными идеями не в состоянии упаковать их с помощью символов и вложить в каналы, значимые и притягательные для получателя. Когда такое происходит, идея, будь она даже распрекрасной, зачастую не находит «сбыта».

     На  третьем этапе отправитель использует канал для доставки сообщения (закодированной идеи или совокупности идей) получателю. Речь идет о физической передаче сообщения, которую многие люди по ошибке и принимают за сам процесс коммуникаций.

     После передачи сообщения отправителем получатель декодирует его. Декодирование - это  перевод символов отправителя в  мысли получателя. Если символы, выбранные отправителем, имеют точно такое же значение для получателя, последний будет знать, что именно имел в виду отправитель, когда формулировалась его идея. С точки зрения руководителя, обмен информацией следует считать эффективным, если получатель продемонстрировал понимание идеи, произведя действия, которых ждал от него отправитель.

     При наличии обратной связи отправитель  и получатель меняются коммуникативными ролями. Изначальный получатель становится отправителем и проходит через все этапы процесса обмена информацией для передачи своего отклика начальному отправителю, который теперь играет роль получателя.

     Обратная  связь может способствовать значительному  повышению эффективности обмена управленческой информацией. Согласно ряду исследований двусторонний обмен информацией по сравнению с односторонним, хотя и протекает медленнее, тем не менее эффективнее снимает напряжения, более точен и повышает уверенность в правильности интерпретации сообщений.

     Обратная  связь заметно повышает шансы  на эффективный обмен информацией, позволяя обеим сторонам подавлять шум. На языке теории передача информации шумом называют то, что искажает смысл. Определенные шумы присутствуют всегда, поэтому на каждом этапе процесса обмена информацией происходит некоторое искажение смысла. Обычно мы ухитряемся преодолеть шум и передать наше сообщение. Однако высокий уровень шума определенно приведет к заметной утрате смысла и может полностью блокировать попытку установления информационного обмена. С позиций руководителя, это должно обусловить снижение степени достижения целей в соответствии с передаваемой информацией.