Разработка подсистемы по подбору кадров

7. Прекращение  трудового договора вследствие  нарушения установленных настоящим Кодексом или иным федеральным законом обязательных правил при заключении трудового договора. Трудовой договор прекращается вследствие нарушения установленных Трудовым кодексом или иным федеральным законом правил его заключения, если нарушение этих правил исключает возможность продолжения работы в следующих случаях: заключение трудового договора в нарушение приговора суда о лишении конкретного лица права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью; заключение трудового договора на выполнение работы, противопоказанной данному лицу по состоянию здоровья в соответствии с медицинским заключением; отсутствие соответствующего документа об образовании, если выполнение работы требует специальных знаний в соответствии с федеральным законом или иным нормативным правовым актом; в других случаях, предусмотренных федеральным законом. Прекращение трудового договора в случаях, указанных в части первой настоящей статьи, производится, если невозможно перевести работника с его письменного согласия на другую имеющуюся у работодателя работу.

1.2 Организационные аспекты предметной области

Целью разработки является:

• создание подсистемы по подбору кадров информационной системы организации, которая поможет юридически правильно оформить нового сотрудника на определенную должность;
• контроль законных прав и интересов при увольнении сотрудника;
• контроль законных прав и интересов при переводе сотрудника на другую должность или другое предприятие (организацию, учреждение);
• ускорить процесс оформления нового сотрудника на предприятие (организацию, учреждение), оснащенную проектируемой подсистемой по подбору кадров информационной системы организации;
• контроль соблюдение законных прав и интересов нового сотрудника с точки зрения Российского законодательства – Конституции РФ, Гражданского кодекса РФ, Трудового кодекса РФ и других нормативно-правовых актов);
• замена бумажных архивов более современными электронными архивами, соответствующих современным этапам компьютеризации, что позволит не только ускорить обработку информации, но и ускорить процесс доступа к ней;
• сокращение трудовых и материальных затрат на предприятии (организации, учреждении), обеспечивающих учет информации о сотрудниках;
• повышение оперативности, точности учета сведений о работниках предприятия, повышения правовой точности документов;
• повышение оперативности, надежности и правовой обоснованности оформления документации, связанной с документооборотом при заключении трудового договора между работником и работодателем;
• сокращение времени заведения, поиска и обработки необходимой информации и документов;
• упрощение доступа к информации;
• минимизация временных затрат на оформление документов;

Основные функции бакалаврской работы должны, согласно специальности, отвечать требованиям Трудового законодательства.

Функции подсистемы по подбору кадров информационной системы организации:

• контроль законности прав и интересов трудящихся при приеме, переводе и увольнении (Конституция РФ, Трудовой Кодекс РФ, Гражданский Кодекс РФ, Уголовный Кодекс РФ, указы Президента РФ, постановления правительства РФ);
• ввод и контроль входных документов;
• система ведение личных дел сотрудников предприятия (организаций, учреждений) (Трудовой Кодекс РФ, Гражданский Кодекс РФ, указы Президента РФ, постановления Правительства РФ, иные Федеральные законы);
• ведение штатного расписания;
• система планирования деятельности (подготовка приказов на поощрение, вознаграждение, пенсия) на предприятии (организации, учреждений);
• система ведение личных дел сотрудников предприятия (организаций, учреждений) (Трудовой Кодекс РФ, Гражданский Кодекс РФ, указы Президента РФ, постановления правительства РФ);
• система регистрации отпусков (Трудовой Кодекс РФ, постановления правительства РФ);
• система ведения трудовых книжек (Трудовой Кодекс РФ, Правила ведения трудовых книжек);
• система учета рабочих часов, сверхурочных часов, часов работы в ночное время (Трудовой Кодекс РФ);
• система учета накопленных отгулов (Трудовой Кодекс РФ);

Разрабатываемая подсистема по подбору кадров информационной системы организации предназначена для организаций всех организационно-правовых форм, с помощью, которой департаменту управления персоналом предоставляется возможность юридически правильно оформить, перевести или уволить работника, не нарушая при этом права и свободы ни одной из сторон (работника и работодателя). Система способна не только хранить, но и обрабатывать данные, формируя отчеты нужной формы и нужного образца, используя типы бланков, установленные законодательными актами РФ.

На предпроектной стадии был проведен анализ работы исследуемой организации на преддипломной практике, где были рассмотрены и изучены программы для хранения и обработки данных работников организации. Были изучены способы и методы их занесения и обработки, рассмотрен документооборот, используемый организацией в отношении данных работника.

«Предназначение рядового отдела кадров обычно сводится к ведению кадрового делопроизводства и подбору персонала» [4]. Отделы кадров в крупных компаниях осуществляют разработку системы кадровой политики, обучение, адаптацию, расстановку персонала, проведение тренингов, учет движения персонала внутри компании, формирование команды и корпоративной культуры, разработку схем мотивации. Функции отдела кадров включают в себя: планирование комплектования штата сотрудников компании в перспективе, исследование кадрового потенциала работающих сотрудников, планирование продвижения перспективных специалистов внутри компании. Менеджеры отдела кадров осуществляют оценку профессиональных и личностных качеств специалистов, находящихся в резерве, организуют процессы обучения и повышения квалификации, а также аттестации сотрудников. Также менеджеры отдела кадров занимаются разработкой должностных инструкций, поиском кандидатов, проведением собеседований и подбором персонала на необходимые вакансии. Психологи отдела кадров анализируют причины текучки кадров, контролируют и отслеживают состояние рабочей обстановки и соблюдение дисциплины в отделах компании, помогают найти оптимальное решение в конфликтных ситуациях возникающих между работниками. Инспектора отдела кадров оформляют документы, связанные с приемом, переводом и увольнением сотрудников в соответствии с кадровым законодательством, а также занимаются оформлением и ведением трудовых книжек, учетом личного состава предприятия. Инспектора отдела кадров также занимаются подготовкой документов для представления их в пенсионный фонд и налоговую инспекцию [3].

Кадровый учет является необходимой составляющей в организации работы предприятия.

Кадровый учет предполагает ведение следующих видов работ:

- документальное  оформление приема, перевода, увольнения  сотрудников;

- кадровый учет  личного состава, выдачу справок  о настоящей и прошлой трудовой  деятельности работников;

- заполнение  трудовых книжек, ведение установленной документации по кадрам;

- подготовка  приказов и распоряжений по  персоналу;

- организация  табельного учета, составление графика  отпусков;

- подготовка  правил внутреннего трудового  распорядка, коллективного договора, трудовых контрактов;

- составление  установленной отчетности по  работе с кадрами;

- составление  штатного расписания и замещения;

- ведение личных  карточек;

- составление  должностных инструкций;

- консультации.

Кадровый учет ведется сотрудниками кадрового отдела или человеком, отвечающим за кадровое делопроизводство.

«Кадровое делопроизводство – это комплекс методов и процессов работы с кадровыми документами, осуществляемый предприятием при выполнении им своих функций и задач. Кадровое делопроизводство является составной частью управления» [21, с. 64].

«Кадровое делопроизводство предусматривает составление и оформление документов по определенным кадровым задачам: прием на работу, увольнение, перевод, перемещение, совместительство, временный перевод для замещения отсутствующего работника, поощрение, взыскание, предоставление отпуска, командирование, аттестация и т.п. Кадровое делопроизводство регулируется нормативно-методической базой. При ведении кадрового делопроизводства необходимо учитывать требования Федеральной инспекцией труда. Кадровое делопроизводство ведется по установленным требованиям, закрепленным в инструкции. Информацию о документах, касающихся кадрового делопроизводства можно получить в специальной литературе, на специализированных семинарах, курсах. Сотрудник кадрового отдела должен своевременно знакомиться со всеми изменениями в кадровом делопроизводстве» [28, с. 40].

«Штатное расписание – организационно-распорядительный документ, содержащий перечень наименований должностей постоянных сотрудников с указанием количества одноименных должностей и размеров должностных окладов. Штатное расписание утверждается собственником предприятия, руководителем или вышестоящим органом. Стандартная форма штатного расписания содержит следующие разделы» [52]:

1. Наименование  структурного подразделения.

2. Наименование  должности.

3. Код профессии.

4. Количество  штатных единиц.

5. Месячный оклад или тарифная ставка (диапазон).

«Правильно составленное штатное расписание включает в себя название предприятия, дату составления, подпись утвердившего штатное расписание лица и печать предприятия. При возникновении необходимости в новых сотрудниках издается приказ о внесении в штатное расписание новых единиц. Особенно важно штатное расписание для бюджетных организаций (оно должно быть составлено и утверждено до начала нового календарного года, иначе финансирование будет невозможно)» [18, с. 81]. Небольшие компании могут обходиться без штатного расписания, довольствуясь списком сотрудников. Для автоматизации кадрового учета созданы специальные компьютерные программы, в которых работа со штатным расписанием облегчена и регламентирована.

В своей работе отдел кадров руководствуется:

• Трудовым кодексом Российской Федерации;
• Законодательными, нормативными и нормативно-методическими актами Правительства РФ;
• Пенсионным законодательством;
• Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей;
• Основными положениями Государственной системы документационного обеспечения управления;
• Основами делопроизводства;
• Правилами и нормами охраны труда;
• Правилами внутреннего трудового распорядка;
• Уставом и иными организационными документами организации;
• Приказами и распоряжениями организации;
• Положением об отделе кадров;
• Методическими материалами по оформлению, ведению и хранению документации, связанной с кадрами и их движением;
• Порядком формирования и ведения банка данных о персонале организации;
• Порядком составления отчетности по кадрам;
• Инструкцией о порядке учета личного состава в организации;
• Положение о кадровой службе (Таблица 6) – документ, который помогает определить место кадровой службы в структуре организации, дает возможность обозначить ее цели и задачи [52]. Для подготовки Положения о кадровой службе в организации создается специальная группа, состоящая из штатных сотрудников. Ее состав определяет руководитель организации. Как правило, в группу входит начальник отдела кадров, юрисконсульт и специалист-делопроизводитель.

Таблица 6. Характеристика разделов Положения о кадровой службе.