Моделирование бизнес-процесса. Распределение товара по торговым точкам в ООО «ДНС»

На встрече рабочей группы для оптимизации бизнес-процесса был применен метод согласования требований с результатами, согласно которому клиент и участники процесса по цепочке последовательно формулировали требования к друг другу и приводили результат своей работы в соответствие с требованиями клиента.    

 Требования клиента бизнес-процесса, которым являлся внешний потребитель, были изучены при проведении маркетинговых исследований. Согласно полученным данным клиенту нужно чтобы новинки попадали на торговую точку не позже 18:00 дня их выхода. Эти требования относились к операции "Приемка товара на торговой точке, выкладка и продажа товара", за которую отвечал коммерческий директор.    

На основе требований клиента коммерческим директором было решено, чтобы компания могла начать продавать товар не позже 18:00, нужно, чтобы отдел доставки товар доставил в компанию товар не позже 17:00. Начальника отдела доставки допускает  данный процесс если, склад сформирует поставки на торговые точки до 15:00.    

Но при этом нужно, чтобы отдел доставки доставил товар от поставщика на склад до 13:00, для того, чтобы склад успевал сформировать поставки на торговые точки до 15:00, также нужно, чтобы за день до этого отдел закупок предоставлял начальнику склада план с информацией об объеме поставок на следующий день. Это нужно для того, чтобы он мог оперативно переместить сотрудников с других складов на основной склад.    

Более того, начальник склада выдвинул еще одно требование к отделу закупок. Когда на склад поступает товар от поставщика, информация о новинках и ассортименте расположена в одних накладных. Поэтому когда склад приходует товар, приходование идет в той последовательности, в которой товар указан в накладной. Технологически не получится сначала принимать новинки, а потом ассортимент. Поэтому начальник склада требует отдел закупок обеспечит поступление от поставщика раздельных накладных на ассортимент и новинки.    

Требование своевременной доставки товара от поставщика на склад было направлено к отделу доставки, на что начальник отдела доставки решил чтобы доставили товар от поставщика на склад не позже 13:00, им нужно, чтобы отдел закупок обеспечил отгрузку товара поставщиками к 10:00.    

К отделу закупки были сформулированы три требования. Первое - предоставление за день на склад планов с информацией об объеме поставляемого товара. Начальник отдела закупки, что это просто, и со следующего дня стала их регулярно предоставлять на склад.    

Второе требование предполагало предоставление поставщиком раздельных накладных на новинки и ассортимент. Начальник отдела закупки стала сопротивляться и говорить, что поставщик на это не пойдет. По результатам рабочей встречи был подготовлен протокол, который был передан "владельцу" оптимизируемого бизнес-процесса. В данном случае "владельцем" бизнес-процесса являлся Генеральный директор. В результате переговоров "владельца" процесса с начальником отдела закупок и последующих переговоров начальника отдела закупок с поставщиком поставщик согласился удовлетворить требования компании и стал регулярно поставлять различные накладные для новинок и ассортимента. Третье требование заключалось в обеспечении готовности отгрузки поставщиком товара к 10:00. Начальник отдела закупок сказала, что это возможно.    

При этом начальник отдела закупок стала думать, а на кого же из сотрудников компании "скинуть" свои требования. И через некоторое время нашла такого человека в лице начальника отдела автоматизации. Она сказала, что, если бы информационная система была более совершенной и имела дополнительные возможности, то она смогла бы более быстро и эффективно делать заказы поставщику.     

В рабочую группу по процессу заранее был приглашен начальник отдела автоматизации, и они оперативно привели в соответствие результаты и требования. При данном согласовании оказалось, что на самом деле информационная система позволяла обеспечить требования отдела закупки, просто менеджеры отдела закупки не знали ее возможностей. Более того, при обсуждении оказалось, что год назад отделом автоматизации было разработано руководство пользователя по работе с информационной системой закупок, но из отдела закупки никто не знал о его существовании и соответственно никто его не читал.    

Интересно, что буквально в течение полутора часов проведения рабочей группы по улучшению бизнес-процесса удалось провести синхронизацию процесса, согласовав требования клиентов с результатами операций бизнес-процесса. При этом многие выработанные решения и изменения были внедрены в течение нескольких дней. С этого времени новинки стали попадать на торговые точки до 18:00 дня своего выхода.     

Данный принцип нужно постоянно применять, по крайней мере, в компаниях, в которых численность персонала достигла 50-60 человек. Уже при такой численности организации сотрудники, находясь в разных структурных подразделениях, между собой слабо взаимодействуют. При этом много времени и сил уходит на решение проблем, которые возникают из-за недостаточного взаимодействия. И если такие группы на регулярной основе собирать вместе, обсуждать проблемы и согласовывать результаты работ бизнес-процесса с требованиями клиентов, многие проблемы решаются в рабочем порядке. 

 

 

2.2. Разработка  регламента бизнес процесса «Распределение  товара по торговым точкам»

Раздел 1. НАЗНАЧЕНИЕ ДОКУМЕНТА

1.1. Настоящий  регламент процесса устанавливает  порядок выполнения «Распределение товара по торговым точкам » и предназначен для: всех работников ООО «ДНС».

1.2. Требования  настоящего регламента процесса  распространяются на все подпроцессы, выполняемые в ходе «Процесса приема ставок» на сайте ООО «ДНС», а также при взаимодействии с другими процессами компании, внешними источниками информации и потребителями.

Раздел 2. ОБЛАСТЬ ПРИМЕНЕНИЯ

2.1 Настоящий  документ обязаны знать и использовать в работе следующие должностные лица: начальник отдела закупок, отдел закупок, отдел автоматизации, отдел доставки кладовщик, генеральный директор.

Раздел 3. НОРМАТИВНЫЕ ССЫЛКИ

Раздел 3.1. Нормативные документы внешнего происхождения

При разработке данного описания процесса использованы следующие нормативные документы внешнего происхождения:

№	Наименование документа
1.	Закон «О Защите прав потребителей» от 07 января 1992 года
2.	Федеральный Закон № 381-ФЗ от 18.12.2009г. "Об основах государственного регулирования торговой деятельности в Российской Федерации"
3.	Федерального закона от 26 июля 2006 года N 135-ФЗ "О защите конкуренции"

 

Раздел 3.2. Внутренние нормативные документы.

При разработке данного описания процесса использованы следующие нормативные документы внутреннего происхождения:

 

 

№	Наименование документа	Идентификатор
1	Устав ООО «ДНС»	Устав
2	Протокол о создании ООО «ДНС»	Протокол о создании ООО
3	Правила внутреннего трудового распорядка ООО «ДНС»	Правила внутреннего трудового распорядка
4	Положение об аттестации работников ООО «ДНС»	Положение об аттестации работников
5	Должностные инструкции по каждой должности в ООО «ДНС»	Должностная инструкция «______»

 

 

Раздел 4. ОПРЕДЕЛЕНИЯ ТЕРМИНОВ, ОБОЗНАЧЕНИЯ И СОКРАЩЕНИЯ

4.1. Использованные в документе термины и определения   утверждены документом «Глоссарий ООО «ДНС».

Бизнес-процесс - последовательность действий, направленная на получение заданного результата, ценного для организации

Коммерческий директор -  это высокопоставленное должностное лицо, один из первых заместителей генерального директора в  зону ответственности которого входит стратегическое планирование финансово-экономической деятельности предприятия, анализ хода выполнения стратегических планов, анализ финансово-хозяйственных показателей деятельности предприятия.

Отдел закупок - главное подразделение, где принимаются решения о закупке товаров, заключаются контракты на поставку продукции, решаются вопросы выбора поставщика, устанавливаются требования к качеству продукции и т. д.

Склад – помещение, распределительный центр, места хранения товара на пути к конечным потребителям

Кладовщик - специалист, который руководит работой склада и лично несет ответственность за его функционирование.

Отдел доставки – подразделение, отвечающее за доставку товара по точкам.

Накладная -  документ, используемый при передаче товарно-материальных ценностей от одного лица другому.

Поставщик - любое юридическое (организация, предприятие, учреждение) или физическое лицо, поставляющие товары или услуги заказчикам.

Раздел 5. ВЛАДЕЛЕЦ ПРОЦЕССА, ВЫХОДЫ И ВХОДЫ ПРОЦЕССА

Раздел 5.1. Владелец процесса

Владелец процесса занимает следующую должность Коммерческий директор. Основные обязанности владельца процесса установлены в должностной инструкции Коммерческого директора:

- руководит в соответствии с действующим законодательством РФ производственно-хозяйственной и финансово-экономической деятельностью Общества в пределах полномочий, предоставленных ему нормативно-правовыми актами РФ, Уставом Общества, внутренними нормативными документами Общества, трудовым договором и настоящей Должностной инструкцией, неся всю полноту ответственности за последствия принимаемых решений, сохранность и эффективное использование имущества Общества, а также финансово-хозяйственные результаты его деятельности.

- принимает управленческие  решения на основе отчетной информации, поступаемой от подразделений компании.

- занимается организацией работы и эффективного взаимодействия всех структурных подразделений, направление их деятельности на развитие и совершенствование производимых работ и услуг с учетом социальных и рыночных приоритетов, повышения эффективности работы Общества, увеличения прибыли, качества и конкурентоспособности оказываемых услуг в соответствии с международными стандартами в целях завоевания отечественного и зарубежного рынка.

Раздел 5.2. Выходы Процесса Раздел

5.2.1. Выходы по управлению

Владелец процесса лично передает следующую информацию о ходе процесса и его результатах:

№		Получатель информации	Документ			3.1.1. Идентификатор
Вышестоящему руководителю
1		Генеральный директор	Отчет по проведению процесса (его преимущества недостатки возникшие в ходе проведения)			Отчет №   _дата.
Внутренним клиентам
1		Отдел закупок	Распоряжение о проведении процесса, где указаны обязанности отдела			Распоряжение_№4.
2		Склад	Распоряжение о проведении процесса, где указаны обязанности отдела			Распоряжение_№3.
3		Отдел доставки	Распоряжение о проведении процесса, где указаны обязанности отдела			Распоряжение_№2.
4		Отдел автоматизации	Распоряжение о проведении процесса, где указаны обязанности отдела			Распоряжение_№1.
Внешние клиенты
5	Банк			Счет	Счет,№, дата
6	Налоговая инспекция			Ежегодный налоговый отчет	Отчет, №, дата

Раздел 5.2.2. Выходы процесса

Выходы процесса получают следующие клиенты:

 

 

№	Клиент процесса	Выход	3.5.2. Идентификатор для документа
Внутренним клиентам
1	Формирование отчетности	Отчет	Отчет, №, дата
Внешним клиентам
1	Поставщик	Товар	Накладная, № ,дата