Методы повышения эффективности управления организацией (на примере ООО «Галактика» сети магазинов «Норд»)

    Но  к цели нужно проложить путь –  определённые направления действий организации. Путь к долгосрочной цели состоит из множества переходных этапов. Пошаговый переход от одного этапа к другому планируется  с учётом возможностей организации, состояния рынка и влияния конкурентов. Это и есть стратегический план развития.

    Затем организацию нужно провести по выбранному пути к желанной цели как можно  быстрее с наименьшими затратами. Это уже задачи оперативно-тактического управления.

    Эффективность тактического управления предприятием (организацией).

    Когда есть  стратегическое видение и стратегический план, то организацию нужно провести по выбранному пути к желанной цели. Для того чтобы силы и ресурсы организации были направлены на решение стратегических задач необходимо ежедневно и ежечасно правильно управлять ресурсами – человеческими, финансовыми, материальными, временными. Долгосрочные стратегические цели достигаются посредством ежедневных усилий множества рядовых работников. Один большой шаг организации состоит из множества маленьких шагов её рядовых работников. Когда работники шагают слаженно в нужном направлении, то это говорит о том, что люди их организовывающие – хорошие управленцы и в целом эффективность управления предприятием (организацией) находится на достаточно высоком уровне.

    Об  эффективности управления предприятием можно судить по тому, как рядовые  работники понимают и воспринимают информацию о целях и задачах, умеют принимать правильные решения  на своём уровне, действуют адекватно  обстановке, нацелены на решение задач  предприятия; какие возникают конфликтные ситуации, как они разрешаются; как скоординированы действия работников и подразделений, как подкреплены своевременным выделением ресурсов и так далее.

    В таблице приведены некоторые  индикаторы эффективности управления и влияющие на них области управления предприятием (организацией)¹¹: 

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

3. Современные подходы к повышению эффективности торговой организации

 

     Кризисные явления заставили руководителей  предметно заняться оптимизацией управления производством. В первую очередь, скрытые  резервы начали искать в сфере  управления человеческими ресурсами: уменьшается численность персонала, изменяется режим работы и уровень оплаты труда. Не секрет, что во многих компаниях практически прекратили выплачивать премии; иногда речь идет о прямом сокращении заработной платы, не говоря уже о массовой практике сокращенной рабочей недели, отправке сотрудников во внеочередные неоплачиваемые отпуска… Однако это меры временные, часто недостаточно системные и обоснованные, тогда как реальная ситуация требует серьезного анализа и на его основе — целенаправленной, планомерной и системной работы по повышению производительности труда.

     Рассмотрим основные современнее подходы к повышению эффективности торговой организации на примере  ООО «Галактика» (сети магазинов НОРД»)

     Так, производственно-хозяйственная деятельность каждой организации, ее права и обязанности регулируются законами о предпринимательской деятельности.

     Управление в организации осуществляется в соответствии с Уставом. ООО «Галактика» является юридическим лицом, пользуется соответствующими правами и выполняет обязанности, связанные с его деятельностью.

     Управление организацией должно осуществляться на базе определенной организационной структуры. Структура организации и ее подразделений определяется Генеральным директором. При разработке организационной структуры ООО «Галактика» необходимо было обеспечить эффективное распределение функций по подразделениям. При этом требовалось выполнить следующие условия:

• решение одних и тех же вопросов не должно находиться в ведении разных подразделений;
• на данное подразделение не должно возлагаться решение вопросов, которые эффективнее решать в другом подразделении.

     Мы рассматриваем ООО «Галактика» (принадлежащую сети магазинов «НОРД»)

     Между отдельными подразделениями ООО «Галактика» существуют как вертикальные, так и горизонтальные связи.

     В основу структуры управления организацией положена линейно-функциональная система управления. Т.е. нижестоящие подразделения административно подчинены вышестоящим и функционально подчинены ряду подразделений, решающих отдельные вопросы управления - технические, плановые, финансовые и т.п. В этом случае нижестоящим подразделениям поступают более квалифицированные указания, а задача согласовать очередность их выполнения с вышестоящими подразделениями лежит на руководителях нижестоящих подразделений.

     Каждый сотрудник организации и каждое структурное подразделение имеют свои зоны ответственности.

     Генеральный директор отвечает за стратегическое планирование развития бизнеса и оперативное управление организацией в целом.

     Зона ответственности административного отдела заключается в обеспечении комфорта работы всех остальных сотрудников.

     Офис-менеджер отвечает за своевременный и правильный документооборот, распределение входящих звонков, входящей и исходящей документации, административно-хозяйственное обеспечение работы офиса. Менеджер по персоналу обеспечивает компанию новыми сотрудниками, ведет кадровое делопроизводство, осуществляет решение оперативных вопросов, возникающих у сотрудников. Уборщица отвечает за чистоту офисных помещений. Линейное управление данным отделом осуществляет менеджер по персоналу, функциональное – руководители всех остальных подразделений.

     Зоной ответственности бухгалтерии является правильный и оперативный учет хозяйственных операций организации, своевременная отчетность перед контролирующими органами. Линейное управление данным отделом осуществляет главный бухгалтер, функциональное – директор по маркетингу и сбыту, генеральный директор, менеджер по персоналу, начальник технического отдела.

     ОРГАНИЗАЦИОННАЯ СТРУКТУРА ООО «Галактика»

 Зона ответственности отдела сбыта и маркетинга и отделов продаж заключается в продвижении товаров и услуг организации, получении прибыли для ООО. Директор по продажам осуществляет тактическое планирование деятельности подразделения и оперативное управление бренд-менеджером и руководителями отделов продаж, контроль их работы. Бренд-менеджер отвечает за продвижение новой для компании торговой марки путем подготовки рекламной продукции, участием в выставках, получением максимальной информации от производителя по данному продукту и проведением внутрифирменного обучения специалистов по продажам техническим характеристикам продукта. Руководители отделов продаж осуществляет постановку планов продаж для своих подчиненных, наставничество (каждый в своем отделе), сбор отчетности по продажам, решение ситуаций с клиентами, превышающих полномочия специалистов по продажам. Специалисты по продажам несут ответственность за принесение прибыли ООО «Галактика» путем реализации клиентам товаров и услуг, предоставляемых организацией.

     Зоной ответственности отдела логистики является заказ товаров у поставщиков, своевременная доставка их клиентам, оформление необходимых документов на перевозку товаров, учет товаров на складе организации. Специалист по закупкам отвечает за правильный заказ товара у поставщиков. Специалист по логистике отвечает за своевременную доставку товара (до склада организации или до клиентов). Кладовщик несет ответственность за прием, размещение на складе и отгрузку товара. Линейным руководителем для данного отдела является управляющий директор, функциональное руководство осуществляют директор по продажам и маркетингу (по заказу и доставке товаров, проданных менеджерами) и начальник технического отдела (по заказу и доставке запчастей для работы технического отдела)

     Зоной ответственности технического отдела является монтаж и сервисное обслуживание оборудования, продаваемого ООО. Начальник тех. отдела координирует деятельность сотрудников, контролирует качество и время выполняемых работ. Диспетчер тех. отдела отвечает за документооборот, работу с клиентами и заказ запчастей и инструмента для работы. Задача сервисных инженеров – осуществить качественный и быстрый монтаж (ремонт) оборудования у клиентов. Линейным руководителем для технического отдела является начальник тех.отдела, а функциональное руководство периодически осуществляют сотрудники отдела продаж, в связи с продажами оборудования, которое требует монтажа и/или гарантийного и послегарантийного обслуживания и ремонта. Функциональное управление сервисными инженерами также осуществляет диспетчер тех.отдела, т.к. именно он распределяет заявки клиентов между сервисными инженерами и отслеживает их график работы и местонахождение.

     На данный момент в «Норд» в целом применяются и административные, и экономические, и социально-психологические методы повышения эффективности управления.

     В организации разработаны чёткие Правила внутреннего трудового распорядка (ПТТР), в соответствии с Трудовым кодексом РФ. Это позволяет формализовать корпоративную культуру, привести к единому стандарту форму одежды сотрудников (деловой стиль для офисных работников и спецодежда для сервисных инженеров и кладовщика, сменная обувь зимой). Каждый сотрудник при приеме на работу в обязательном порядке (до подписания трудового договора) изучает ПВТР, что дает ему подробную информацию об организации, в которую он пришел работать, правилах поведения в коллективе и с клиентами, информацию о поощрениях и взысканиях, применяемый в организации, правилах проведения корпоративных мероприятий и т.п. ПВТР позволяют поддерживать наиболее комфортную обстановку в организации, исключая такие случаи, как появление сотрудника на работе в слишком открытой одежде, смущающей других сотрудников; использование ненормативной лексике в общении с коллегами; растерянность нового сотрудника при желании отметить свой День рождения на рабочем месте (как лучше это сделать) и т.п.

     Наличие чёткой штатной структуры и её регулярная корректировка в связи с изменениями условий деятельности организации позволяет чётко распределить функциональные обязанности между подразделениями (отдельными сотрудниками): чтобы избежать дублирования в выполнении одной и той же работы; чтобы все функции, необходимые для нормальной работы организации, были распределены между сотрудниками, и ни одна функция не оказалась «ничьей». Этому же способствует наличие чётких должностных инструкций с определением функциональных особенностей работника, его полномочий и ответственности за выполняемую работу.

     Наличие должностной инструкции позволяет сотруднику чётко понимать свою роль в работе ООО, зону своей ответственности, правильно распределить рабочее время на выполнение своих функциональных обязанностей. Так же должностные инструкции позволяют избежать «сваливания друг на друга» вины за допущенные ошибки в работе. Четко прописанные зоны ответственности, закрепленные за каждым работником, позволяют быстро найти виновного и провести с ним разъяснительную работу или подвергнуть взысканию, чтобы данная ошибка впредь не повторялась. И, соответственно, возложить на него обязанности по устранению последствий данной ошибки.

     В ООО обычно применяется издание чётких приказов с указанием состояния вопроса, мероприятий, ресурсов, сроков и ответственных за их исполнение. И ознакомление с данными приказами всех сотрудников, кого они касаются, под роспись с рассылкой копии приказа по e-mail этим сотрудникам. Вследствие этого устраняется «человеческий фактор» («я забыл», «мне никто не говорил» и т.п.) в выполнении работниками распоряжений руководителей.

     Увольнение работников в ООО по инициативе администрации происходит только в случае грубого нарушения внутренних нормативных документов: нахождение на работе в нетрезвом виде, несоблюдение техники безопасности и т.п.

     Также в организации исключительно редко используются методы наказания сотрудников (выговор или строгий выговор, лишение части премии и т.п.). Менеджеры организации склонны поощрять отличившихся сотрудников и разбирать ошибки и недоработки в личной беседе с сотрудником. Это, несомненно, делает управление более эффективным, а доверие к руководителям – более полным.

     Генеральный директор ООО является большим сторонником формализации работы организации. Наверное, поэтому в компании регулярно используются методы административного управления, что очень облегчает работу каждого сотрудника в частности и всей организации в целом. Ведь когда четко всё прописано, кто за что отвечает, какие функции выполняет и т.п., не нужно тратить время на выяснение всех этих вопросов и ненужные объяснения одного и того же каждому сотруднику.