Контрольная работа по "Менеджменту"

ВАРИАНТ № 3

Задание 1. Функция управленческого контроля в экономическом механизме менеджмента.

   Одна  из функций управления - управленческий  контроль, без которой не могут  быть реализованы в полной  мере другие функции управления: планирование, организация, руководство  и мотивация. Планирование должно  постоянно учитывать реальные  возможности и изменяющиеся условия  функционирования и развития  фирм. Контроль призван обеспечивать  правильную оценку реальной ситуации  и тем самым создавать предпосылки  для внесения корректив в запланированные  показатели развития как отдельных подразделений, так и всей фирмы. Поэтому контроль выступает одним из главных инструментов выработки политики и принятия решений, обеспечивающих нормальное функционирование фирмы и достижение ею намеченных целей как в долгосрочной перспективе, так и в вопросах оперативного руководства.

В функцию  контроля входят: сбор, обработка и  анализ информации о фактических  результатах хозяйственной деятельности всех подразделений фирмы, сравнение  их с плановыми показателями, выявление  отклонений и анализ причин этих отклонений; разработка мероприятий, необходимых  для достижения намеченных целей. В  связи с этим контроль рассматривается  не только как фиксирование отклонений, но и как анализ причин отклонений и выявление возможных тенденций  развития. Наличие отклонений в одном  из звеньев может потребовать  принятия срочных решений, касающихся оперативной деятельности конкретного  подразделения.

Важная  функция управленческого контроля - разработка стандартной системы  отчетности, проверка этой отчетности и ее анализ как по результатам  хозяйственной деятельности фирмы  в целом, так и каждого отдельного подразделения. Поэтому функция  контроля основана в первую очередь  на организации системы учета  и отчетности, включающей финансовые и производственные показатели деятельности и проведение их анализа.

Фирмы широко используют две формы контроля: финансовый (как основа общего управленческого контроля) и административный.

Финансовый контроль осуществляется путем получения от каждого хозяйственного подразделения финансовой отчетности по важнейшим экономическим показателям деятельности по стандартным формам, идентичным для местных и зарубежных дочерних компаний. Число позиций и сроки представления отчетности могут быть различны. Как правило, более детальная отчетность представляется крупными дочерними фирмами и компаниями, находящимися на важнейших рынках. Она и служит основой сравнения фактических показателей с планируемыми. При этом в центре внимания такие показатели, как уровень прибыли, издержки производства и их отношение к чистым продажам, эффективность капиталовложений, обеспеченность собственными средствами, финансовое состояние (платежеспособность и ликвидность) и др. Анализ этих показателей осуществляется отдельно по каждому центру ответственности (производственно-хозяйственной группе, производственному отделению, дочерней компании), а также по фирме в целом.

Организационно  финансовый контроль осуществляется через  подразделения на разных уровнях  управления. В высшем звене управления он ведется через аппарат контролера (центральная служба). Контроль за деятельностью  производственных отделений и дочерних компаний осуществляется через их бухгалтерию, финансовую службу, систему планирования, которые собирают и обрабатывают информацию, характеризующую фактические (в основном финансовые) результаты деятельности за определенный истекший период, отклонения от плановых показателей  и в особенности от показателей по прибыли и затратам. Они также анализируют степень выполнения планов и причины отклонения. Поскольку система отчетности отделений и дочерних компаний обычно строится по такой же форме, что и система планирования, это облегчает осуществление контроля за выполнением плановых показателей.

Повышение роли функции контроля в управлении фирмами тесно связано с использованием автоматизированных информационных систем и электронно-вычислительной техники, которые позволили оперативно и  точно передавать по назначению информацию, производить ее обработку и анализ, выявлять отклонения от намеченных показателей  и принимать в связи с этим срочные решения. Это дало возможность  осуществлять систематический контроль за производственной и сбытовой деятельностью  всех подразделений в поэтапном  ее осуществлении, координировать и  своевременно вносить необходимые  коррективы в связи с изменением условий на рынке. Применение электронно-вычислительной техники и автоматизированных систем способствовало усилению централизации  и оперативности контроля в управлении, т.е. перенесению на высший уровень  руководства контроля за деятельностью компании.

Большое влияние на усиление контроля в глобальном масштабе оказало использование  современных средств транспорта и связи. Так, современное авиасообщение позволяет осуществлять в целях контроля регулярные поездки представителей высшего звена управления и центральных служб на заграничные дочерние компании, т.е. поддерживать личные контакты с целью контроля. Многие крупные фирмы имеют внутрифирменные системы связи, которые позволяют набирать телефонный номер любой заграничной дочерней компании и осуществлять повседневный контроль за их оперативной деятельностью. Все это способствует усилению централизованного контроля за деятельностью каждого подразделения фирмы независимо от его местоположения и соответственно ведет к ограничению автономности заграничных компаний. Иначе говоря, появились материальные предпосылки и основа для объединения территориально разобщенных многочисленных дочерних компаний в единый механизм.

Система централизованного контроля позволяет  поддерживать определенное сочетание  централизации и децентрализации  в управлении, поскольку предусматривает  передачу контроля за оперативной деятельностью низовых звеньев (производственных отделений, дочерних компаний, заводов) руководителям соответствующих подразделений.

На этом уровне осуществляется контроль за соответствием  хозяйственных результатов показателям, запланированным в текущем бюджете; производится сравнение объема фактических  и планируемых продаж; анализируются  изменение доли фирмы на рынке как в целом, так и по отдельным продуктам и сегментам рынка, состояние портфеля заказов. Такой контроль обычно называют оперативным контролем (а также административным, или тактическим) в отличие от общего, стратегического контроля. Оперативный контроль призван систематически следить за обеспечением выполнения намеченной текущим планированием производственной программы, поэтому его, как правило, объединяют с планированием в единую функцию оперативного управления. В то же время общий управленческий контроль направлен на решение стратегических задач и достижение намеченных целей путем наиболее эффективного использования имеющихся ресурсов и тесно связан с перспективным планированием. Поэтому общий управленческий контроль требует централизации, в то время как оперативный контроль - децентрализации.

Вместе  с тем система контроля дает возможность  использовать преимущества как самостоятельности подразделений, так и эффективного руководства из центра. Функция контроля, так же как и функция планирования, служит важнейшим средством централизации управления со стороны высшего руководства фирмы и одновременно позволяет достигать оптимального сочетания централизации и децентрализации в управлении фирмой в целом.

Задание 2. Информационное обеспечение менеджмента. Управленческие решения, их виды и реализация.

  В современных условиях важной областью стало информационное обеспечение, которое состоит в сборе и переработке информации, необходимой для принятия обоснованных управленческих решений. Передача информации о положении и деятельности фирмы на высший уровень управления и взаимный обмен информацией между всеми взаимосвязанными подразделениями фирмы осуществляются на базе современной электронно-вычислительной техники и других технических средств связи.

В деятельности крупных фирм, в особенности ТНК, представляющих собой комплексы  большого числа повседневно связанных  и взаимодействующих предприятий, расположенных в разных странах, передача информации является непременным  и первостепенным фактором нормального  функционирования фирмы. При этом особое значение приобретает обеспечение оперативности и достоверности сведений. Для многих фирм внутрифирменная система информации решает задачи организации технологического процесса и носит производственный характер. Это касается прежде всего процессов обеспечения предприятий кооперированной продукцией, поступающей со специализированных предприятий. Здесь информация играет важную роль в предоставлении сведений для принятия управленческих решений и является одним из факторов, обеспечивающих снижение издержек производства и повышение его эффективности. Особую роль играет прогнозирование рыночных процессов.

Важное  значение имеет информация о возникновении  в ходе производства отклонений от плановых показателей, требующих принятия оперативных решений.

Существенную  роль в принятии решений играет научно-техническая  информация, содержащая новые научные  знания, сведения об изобретениях, технических  новинках своей фирмы и фирм-конкурентов. Это непрерывно пополняемый общий  фонд и потенциал знаний и технических  решений, практическое и своевременное  использование которого обеспечивает фирме высокий уровень конкурентоспособности.

Информация  служит основой для подготовки соответствующих  докладов, отчетов, предложений для  выработки и принятия управленческих решений.

Содержание  каждой конкретной информации определяется потребностями управленческих звеньев  и вырабатываемых управленческих решений. К информации предъявляются определенные требования:

краткость, четкость формулировок, своевременность  поступления;

удовлетворение  потребностей конкретных управляющих;

точность  и достоверность, правильный отбор  первичных сведений, оптимальность  систематизации и непрерывность  сбора и обработки сведений.

   Для  современных условий характерно  применение высокоэффективной внутрифирменной  системы информации, основанной  на использовании новейших технических  средств автоматизированной обработки  цифровой и текстовой информации, объединенных в единую внутрифирменную  сеть посредством системы связи.

Управленческая  внутрифирменная информационная система  представляет собой совокупность информационных процессов для удовлетворения потребности  в информации разных уровней принятия решений.

Информационная  система состоит из компонентов  обработки информации, внутренних и  внешних каналов ее передачи (связей), собственно информации.

Управленческие  информационные системы последовательно  реализуют принципы единства производственного  процесса, информации и организации  путем применения технических средств сбора, накопления, обработки и передачи информации в сочетании с использованием аналитических методов математической статистики и моделей прогнозно-аналитических расчетов.

В производственно-хозяйственном  подразделении фирмы обеспечивается обобщение информации "снизу вверх", а также конкретизация информации "сверху вниз".

Информационный  процесс, направленный на получение  научно-технической, плановой, контрольной, учетной и аналитической информации, в информационных системах унифицирован и базируется на электронно-вычислительной технике.

Повышение эффективности использования информационных систем достигается путем сквозного  построения и совместимости информационных систем, что позволяет устранить  дублирование и обеспечить многократное использование информации, установить определенные интеграционные связи, ограничить количество показателей, уменьшить  объем информационных потоков, повысить степень использования информации. Информационное обеспечение предполагает распространение информации, т.е. предоставление пользователям информации, необходимой  для решения научно-производственных задач; создание наиболее благоприятных  условий для распространения  информации, т.е. проведение административно-организационных, научно-исследовательских и производственных мероприятий, обеспечивающих ее эффективное  распространение.

Информация  и особенно ее автоматизированная обработка - важные факторы повышения эффективности  производства.

Важную  роль в использовании информации играют способы ее регистрации, обработки, накопления и передачи; систематизированное  хранение и выдача информации в требуемой  форме; производство новой числовой, графической и иной информации.

В 80-е  годы произошел переход от отдельных  управленческих информационных систем к созданию единой внутрифирменной  системы сбора, обработки, хранения и представления информации (ВСИ). Произошла переориентация всей деятельности в сфере обработки информации на обеспечение ее конечной цели: удовлетворение потребностей в информации руководителей  на всех уровнях внутрифирменного управления. В связи с этим главное внимание уделяется точному формулированию вопросов, возникающих в сфере  оперативного управления, и получению  информации в кратчайшие сроки для  принятия необходимых решений. В  зависимости от характера и содержания требуемой информации определяются соответствующие технические средства и методы обработки информации.

В современных  условиях в крупных промышленных фирмах созданы и эффективно действуют  информационные системы, обслуживающие  процесс подготовки и принятия управленческих решений и решающие следующие  задачи: обработка данных; обработка  информации; обработка знаний; реализация интеллектуальной деятельности.

Для определения  эффективности внутрифирменной  системы управления во многих фирмах в учете и отчетности стали  использовать показатель - отношение  получаемой прибыли к затратам на технические средства и обеспечение  функционирования внутрифирменной  системы информации.