Контроль в системе менеджмента

Факультет   социальной психологии

Специальность    связи с общественностью

     Курс    СО – 07 (второе высшее)

ФИО студента Чебунина Екатерина

     Сергеевна 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА 
 
 
 

Дисциплина: Современный менеджмент

Тема: «Контроль в системе менеджмента»

ФИО преподавателя: Костина Т.В. 
 
 

Дата сдачи: 5 мая 2008  г.

Результат к/р _____________________                                                    __________________

                                                                   (подпись) 
 
 
 
 
 
 
 
 

Рецензия  на контрольную работу

ФИО студента_________________________________________

Факультет____________________________________________

Специальность ________________________________________

Дисциплина __________________________________________

Тема контрольной  работы_______________________________

_____________________________________________________

Дата сдачи____________________________________________

Преподаватель________________________________________

Положительный результат______________________________

_________________________________________________

_________________________________________________

_________________________________________________

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Отрицательный результат__________________________________________

_________________________________________________________________

_________________________________________________________________ 
 
 
 

Преподаватель ________________________________

     (подпись) 
 
 
 

 

Содержание 
 

           стр.      

Сущность контроля………………………………………………………… 4

Типы контроля……………………………………………………………... 5

Этапы контроля…………………………………………………………….  8

Характеристики  эффективного контроля………………………………… 10

Список использованной литературы……………………………………… 12 

 

Сущность  контроля 

Контроль является одной из основных функций менеджмента. Контроль есть базовый элемент процесса управления. Ни планирование, ни создание организационных структур, ни мотивацию нельзя рассматривать полностью в отрыве от контроля.

Контроль, как  термин интерпретируется по-разному, в  зависимости от понимания автором  его основных черт. Так зарубежные специалисты определяют контроль как процесс обеспечения достижения организацией своих целей [3; 395].

Отечественные исследователи называют контроль одной из общих (основных) функций управления. В ходе контроля осуществляется систематическое наблюдение деятельностью отдельных работников и коллективов, целенаправленное воздействие на исполнителей, сравнение фактических результатов деятельности с заданными параметрами для выработки корректирующих воздействий на управляемые факторы [4; 135].

Руководители  начинают осуществлять функцию контроля с того самого момента, когда они  сформулировали цели и задачи и создали  организацию. Контроль очень важен, чтобы организация функционировала  успешно. Без контроля начинается хаос и объединить деятельность каких-либо групп становится невозможно. Контроль, таким образом, является неотъемлемым элементом самой сущности всякой организации. В результате контроль позволяет избежать в будущем неудовлетворительных результатов деятельности и создать необходимые предпосылки для стимулирования персонала. Одна из важнейших причин необходимости осуществления контроля состоит в том, что любая организация безусловно обязана обладать способностью вовремя фиксировать свои ошибки и исправлять их до того, как они повредят достижению целей организации. Один из важных аспектов контроля состоит в том, чтобы определить, какие именно направления деятельности организации наиболее эффективно способствовали достижению ее общих целей.

Таким образом, система контроля в организации  решает следующие задачи.

1. С помощью  контроля можно заранее обнаружить  во внутренней или внешней  среде организации факторы, которые могут оказать существенное влияние на ее функционирование и развитие и, подготовившись необходимым образом, своевременно на них отреагировать.

2. Контроль помогает  своевременно обнаружить неизбежные в деятельности любой организации нарушения, изъяны, ошибки, промахи и оперативно принять необходимые меры для их устранения.

3. Результаты  контроля служат основой оценки  работы организации и ее персонала  за определенный период, эффективности и надежности системы управления ею.

Цели контроля будут достигнуты только в том  случае, если он осуществляется в соответствии с определенными принципами.

1. Контроль должен  быть всеохватывающим, т.е. охватывать  основные сферы деятельности  организации - внешнюю ситуацию и внутренние процессы, протекающие в ней.

2. Система контроля  должна иметь стратегическую  направленность, заданную основными приоритетами развития организации.

3. Система контроля  в организации должна быть  гибкой, своевременно реагировать  на изменения в структуре организации и системе управления организацией.

4. Система контроля  должна быть экономичной, чтобы  выгоды, приносимые контролем, превышали затраты на его проведение.

5. Эффективный  контроль требует индивидуализированности,  нацеленной на конкретные процессы, результаты, людей без учета их личных качеств, должностного положения, связей в коллективе.

6. Ориентированность  на человеческий фактор требует  от контроля доброжелательности, исключения какой бы то ни  было слежки за членами организации.  Чрезмерного контроля над людьми  следует избегать, с другой стороны,  и продолжительное отсутствие контроля также является неблагоприятным признаком, свидетельствующим о безразличном отношении руководства к людям и делам организации.

7. Контроль должен  быть ориентирован на результаты, конечная цель контроля состоит  в решении задач, стоящих перед  организацией.

Таким образом, контроль - это процесс, обеспечивающий достижение целей организации. Он необходим для обнаружения и разрешения возникающих проблем раньше, чем они станут слишком серьезными, и может также использоваться для стимулирования успешной деятельности.  
 

Типы  контроля

Существует три  основных вида управленческого контроля: предварительный, текущий и заключительный. По форме осуществления все эти виды контроля схожи, так как имеют одну и ту же цель: способствовать тому, чтобы фактически получаемые результаты были как можно ближе к требуемым. Различаются они только временем осуществления.

Предварительный контроль осуществляется перед началом работы. Он предшествует активной деятельности организации, задача данного вида контроля состоит в проверке готовности организации, ее персонала, производственного аппарата, системы управления к работе. Основным средством осуществления предварительного контроля является реализация определенных правил, процедур и линий поведения. Поскольку правила и линии поведения вырабатываются для обеспечения выполнения планов, то их строгое соблюдение - это способ убедиться, что работа развивается в заданном направлении.

Можно выделить следующие направления предварительного контроля.

1. Проверка управленческой  системы на соответствие существующей  структуре организации, подготовленных  документов, их соответствие существующим требованиям, правильность оформления, степень ознакомления с ними исполнителей, усвоения ими стоящих задач.

2. Предварительный  контроль в области человеческих  ресурсов достигается в организациях за счет тщательного анализа тех деловых и профессиональных знаний и навыков, которые необходимы для выполнения тех или иных должностных обязанностей и отбора наиболее подготовленных и квалифицированных людей. Для того чтобы убедиться, что принимаемые работники окажутся в состоянии выполнить порученные им обязанности, необходимо установить минимально допустимый уровень образования или стаж работы в данной области и проверить документы и рекомендации, представляемые нанимаемым. Существенно повысить вероятность привлечения и закрепления в составе организации компетентных работников можно также путем установления справедливых размеров выплат и компенсаций, проведения психологических тестов, а также при помощи многочисленных собеседований с работником в период перед его наймом. Во многих организациях предварительный контроль человеческих ресурсов продолжается и после их найма, в ходе курса обучения. Курс предварительного обучения повышает вероятность того, что нанятые работники будут трудиться эффективно.

3. Предварительный контроль материальных ресурсов осуществляется путем выработки стандартов минимально допустимых уровней качества и проведения физических проверок соответствия поступающих материалов этим требованиям. Один из способов предварительного контроля в этой области состоит в выборе такого поставщика, который убедительно доказал свои возможности поставлять материалы, соответствующие техническим условиям. К методам предварительного контроля материальных ресурсов относится также обеспечение их запасов в организации на уровне, достаточном для того, чтобы избежать дефицита.

4. Важнейшим  средством предварительного контроля  финансовых ресурсов является  текущий финансовый план, который  позволяет осуществить функцию  планирования. Бюджет является механизмом предварительного контроля в том смысле, что он дает уверенность: когда организации потребуются наличные средства, эти средства у нее будут. Финансовый план устанавливает также предельные значения затрат и не позволяют исчерпать свои наличные средства до конца. Также проверяется надежность источников финансирования и обоснованность предстоящих расходов.

Текущий контроль проводится в ходе производственного процесса и позволяет, как можно раньше определить отклонения от заданных параметров и внести корректирующие воздействия. Он базируется на измерении фактических результатов, полученных после проведения работы, направленной на достижение поставленных целей.

Можно выделить две формы текущего контроля: оперативный и стратегический [5; 151].

Оперативный контроль ориентирован на текущую производственную и хозяйственную деятельность, контроль эффективности использования материальных, финансовых, трудовых и информационных ресурсов.

Контроль материальных ресурсов включает: их закупки и  заготовку на месте путем проверки их качества, цены, времени и объемов поставок; их инвентаризацию - сопоставление фактического уровня запасов с учетным и требуемым; контроль за оборудованием – обеспечение необходимыми инструментами, машинами, поддержание их в исправном состоянии.

Контроль финансовых ресурсов осуществляется в целях  своевременного их поступления от покупателей и заказчиков, а также определения направлений их эффективного использования в интересах организации. Контролю финансовых ресурсов, как правило, уделяется особое внимание, так как от их наличия, поступления и правильного распределения зависит использование всех других ресурсов: покупка материалов, создание благоприятных условий труда, сбор и обработка информации.

Контроль за использованием трудовых ресурсов включает правильный отбор, расстановку, обучение, оценку и оплату труда персонала в организации в соответствии с их трудовым потенциалом вкладом.

Контроль информационных ресурсов направлен на обеспечение  достоверной, своевременной и точной информацией о процессах всех заинтересованных пользователей, что  значительно облегчает принятие всех управленческих решений.

Стратегический  контроль позволяет отследить положение организации во внешней окружающей среды - это отношения с поставщиками, конкурентами, наличие и возможности внедрения новых технологий, сложившаяся социально-экономическая и политическая обстановка. Эти косвенные факторы не оказывают прямо воздействия на внутреннюю среду предприятия, тем не менее, если их не учитывать, деятельность в перспективе не будет соответствовать запросам рынка. Т.е. стратегический контроль имеет в качестве основного объекта эффективность использования ресурсов организации с точки зрения достижения ее конечных целей.