Контроль в системе менеджмента

 

       Содержание 
 

       Введение                                                                            3

       1.  Понятие и сущность контроля в менеджменте            4

       2.  Этапы контроля                                                            9

       3.  Виды контроля                                                             14

            3.1.  Предварительный контроль                                 14

            3.2.  Текущий контроль                                                15

            3.3.  Итоговый контроль                                              15

            3.4.  Внутренний и внешний контроль                         16

       4.  Управление по отклонениям                                       18

       Заключение                                                                      20

       Список  используемой литературы                                  21 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

       Введение. 

       Время, в которое мы живем, - эпоха перемен. Наше общество осуществляет исключительно  трудную, во многом противоречивую, но исторически неизбежную и необратимую перестройку. В социально-политической жизни это переход от тоталитаризма к демократии, в экономике - от административно-командной системы к рынку, в жизни отдельного человека - превращение его из “винтика” в самостоятельного субъекта хозяйственной деятельности. Такие изменения в обществе, в экономике, во всем нашем жизненном укладе сложны тем, что они требуют изменения нас самих.

       Важная  часть этого изменения, как показывает мировой опыт, - постижение науки  и искусства менеджмента.

       В упрощенном понимании, менеджмент - это умение добиваться поставленных целей, используя труд, интеллект, мотивы поведения других людей. Менеджмент - по-русски “управление” - функция, вид деятельности по руководству людьми в самых разнообразных организациях. Менеджмент - это также область человеческого знания, помогающего осуществить эту функцию. Наконец, менеджмент как собирательное от менеджеров - это определенная категория людей, социальный слой тех, кто осуществляет работу по управлению.

       А управление рассматривается как  процесс, потому что работа по достижению целей с помощью других - это не какое-то единовременное действие, а серия непрерывных взаимосвязанных действий. Эти действия, каждое из которых само по себе является процессом, очень важны для успеха организации. Их называют управленческими функциями. Каждая управленческая функция тоже представляет собой процесс, потому что также состоит из серии взаимосвязанных действий. Процесс управления является общей суммой всех функций.

       Процесс управления (менеджмент) имеет четыре взаимосвязанные функции: планирование, организация, мотивация и контроль.

       Я рассмотрю в данной работе только оду из этих функций – контроль. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

  Контроль в системе менеджмента  
 

1.  Понятие и сущность контроля в менеджменте

    КОНТРОЛЬ  УПРАВЛЕНЧЕСКИЙ - одна из функций управления, без которой не могут быть реализованы в полной мере все другие функции. К.у. призван обеспечивать правильную оценку реальной ситуации и тем самым создавать предпосылки для внесения корректив в запланированные показатели развития как отдельных подразделений, так и всей фирмы. Поэтому К.у. выступает одним из главных инструментов выработки политики и принятия решений, обеспечивающих нормальное функционирование фирмы и достижение ею намеченных целей как в долгосрочной перспективе, так и в вопросах оперативного руководства.

    В функцию К.у. входят: сбор, обработка  и анализ информации о фактических  результатах деятельности всех подразделений  фирмы, сравнение их с плановыми  показателями, выявление отклонений и

анализ  причин этих отклонений; разработка мероприятий, необходимых для достижения намеченных целей. В связи с этим К.у. рассматривается не только как фиксирование отклонений, но и как анализ причин отклонений и выявление возможных тенденций развития. Наличие отклонений в одном из звеньев может потребовать принятия срочных решений, касающихся оперативной деятельности конкретного подразделения. Важной функцией К.у. является разработка стандартной системы отчетности, проверка этой отчетности и ее анализ как по результатам хозяйственной деятельности фирмы в целом, так и каждого отдельного подразделения. Поэтому осуществление функции К.у. опирается в первую очередь на организацию системы учета и отчетности, включающей финансовые и производственные показатели деятельности и проведение их анализа.

    Фирмы широко используют две формы К.у. - финансовый и административный. Финансовый контроль осуществляется путем получения от каждого хозяйственного подразделения финансовой отчетности по важнейшим экономическим показателям деятельности по стандартным формам, идентичным для местных и зарубежных дочерних компаний. Число позиций и сроки представления отчетности могут быть различными. В центре внимания находятся такие показатели, как уровень прибыли, издержки производства и их отношение к чистым продажам, эффективность капиталовложений, обеспеченность собственными средствами, финансовое состояние и др. Анализ этих показателей осуществляется отдельно по каждому центру ответственности, а также по фирме в целом.

    Повышение роли функции контроля в управлении фирмами тесно связано с использованием автоматизированных информационных систем и электронно-вычислительной техники, которые позволили оперативно и точно передавать по назначению информацию, производить ее обработку и анализ, выявлять отклонения от намеченных показателей и принимать в связи с этим срочные решения. Это дало возможность осуществлять систематический контроль за производственной и сбытовой деятельностью всех подразделений в поэтапном ее осуществлении, координировать и своевременно вносить необходимые коррективы в связи с изменением условий на рынке. Применение электронно-вычислительной техники и автоматизированных систем способствовало усилению централизации и оперативности К.у., т.е. перенесению на высший уровень руководства контроля за деятельностью компании.

    Таким образом, контроль можно определить как процесс, обеспечивающий эффективное достижение цели организации. В функцию

контроля  входят учет (сбор, обработка) и анализ информации о фактических результатах деятельности всех подразделений организации, сравнение их с плановыми показателями, выявление отклонений и анализ их причин; разработка мероприятий для достижения поставленных целей. Появление отклонений в деятельности организации от плана может потребовать срочных решений, что осуществляется через рассмотренную функцию координации и регулирования.

    Таким образом, место и значение контроля определяются тем, что он является способом организации обратных связей, благодаря  которым орган управления получает информацию о ходе выполнения его решения.

    Контроль  позволяет видеть всю действительную картину состояния производства. И потому от его эффективности, в конечном счете, зависит качество принимаемых решений и своевременное их исполнение.

    Прежде  всего, выделим два типа контроля - стратегический (или управленческий) и тактический (или административный).

    Стратегический, или управленческий, контроль направлен  на решение стратегических задач и тесно связан, естественно, со стратегическим планированием и управлением.

    Тактический, или административный, контроль призван систематически следить за обеспечением выполнения текущих задач, программ. планов.

    Выделяют  также предварительный, текущий  и заключительный контроль в организациях.

    В литературе существует целый ряд  подходов к выделению форм контроля. Так, например, выделяют четыре формы: контроль финансовых ресурсов; контроль материальных ресурсов: контроль человеческих ресурсов и контроль информационных ресурсов.

Некоторые авторы выделяют следующие формы  контроля: производственный контроль: управление запасами; контроль качества:

финансовый контроль.

Кроме того. выделяют и такие виды контроля, как финансовый, качества продукции, ценообразования, административный (текущий). Здесь присутствует как функциональный, так и ресурсный подход. Естественно, каждая методика при определенном подходе правомерна, но, на наш взгляд, они страдают некоторой узостью, однобокостью. Поэтому, наряду с вышеуказанными типами контроля, на наш взгляд, следует выделить следующие формы контроля: финансовый, производственный, маркетинговый контроль и контроль качества.

    Финансовый  контроль является основой общего управленческого контроля и осуществляется на основе получения от каждого подразделения финансовой отчетности по стандартным формам. Финансовый контроль охватывает все аспекты жизнедеятельности организации - производство, маркетинг и непосредственно само управление. Он включает в себя - бюджеты, анализ рентабельности, анализ относительных показателей и отдачу инвестиций. Производственный контроль включает в себя шесть функций:

    1. Маршрутизация, то есть последовательность операции.

    2. Загрузка, то есть распределение работ.

    3. Производственные графики, определяющие время, когда должна производиться каждая операция.

    4. Предварительная оценка стоимости выполнения работы.

    5. Диспетчирование - процесс текущего упорядочения работы.

    6. Отправка - завершающая деятельность, в которой проверяется, выполнены ли планы. Маркетинговый контроль базируется на:

    - анализе возможностей сбыта;

    - анализе доли рынка;

    - анализе соотношения между затратами на маркетинг и сбытом,

    - наблюдении за отношением клиентов.

    Контроль  качества, включая новизну, технический уровень, отсутствие дефектов при исполнении, надежность в эксплуатации, является одним из важнейших средств конкурентной борьбы, завоевания и удержания позиций на рынке.

    Процесс контроля, где бы он ни осуществлялся, может быть сведен к трем этапам:

    1. Установление норм (стандартов);

    2. Измерение соответствия выполнения этим нормам;

    3. Коррекция отклонения от норм и планов. Система контроля организации, для того чтобы быть эффективной, должна соответствовать ряду требований:

    1. Контроль должен быть всеобъемлющим. Он не является прерогативой какого-то отдельного менеджера. Каждый менеджер должен осуществлять контроль как неотъемлемую часть своих должностных обязанностей, даже если этого ему не поручали.

    2. Контроль не может быть ни целенаправленным, ни нейтральным.

    Главным в контроле является вопрос, что, а  не как контролировать. Он должен быть операционным.

    3. Контроль следует сосредоточить на результатах. Контролировать можно лишь измеряемые явления. Контроль должен быть экономичным. Суммарные затраты на него не должны превышать достигаемых с его помощью результатов. Чем меньше требуется контроля, тем эффективней он является.

    4. Система контроля должна быть простой. Избыточная сложность создает беспорядок.

    5. Контроль должен быть непрерывным во времени. В соответствии с указанными требованиями получила развитие система контроля, которая имеет название “Контроллинг”. Суть этой системы, как и маркетинга, заключается в умении мыслить с позиции клиента. Контроллинг как целостная система ориентирован на выявление всех шансов и рисков организации как внешнего, так и внутреннего характера, которые связаны с достижением стратегической цели.