Контроль как функция управления

         Измерение результатов. Измерение результатов, позволяющих установить, насколько удалось соблюсти установленные стандарты, - это самый трудный и дорогостоящий элемент контроля. Для того чтобы быть эффективной, система измерения должна соответствовать тому виду деятельности, который подвергается контролю.

         Передача и распространение информации. Распространение информации играет ключевую роль в обеспечении эффективности контроля. Для того чтобы контроль был эффективным, необходимо обязательно довести до сведения соответствующих работников организации как установленные стандарты, так и достигнутые результаты. Подобная информация должна быть точной, поступать вовремя и доводится до сведения ответственных за соответствующий участок работников в виде, легко позволяющем принять необходимое решение и действия. Желательно также быть полностью уверенным, что установленные стандарты хорошо поняты сотрудниками. Это означает, что должна быть обеспечена эффективная связь между теми, кто устанавливает стандарты и теми, кто должен их выполнять.

         Оценка информации о результатах. Заключительная стадия этапа сопоставления заключается в оценке информации о полученных результатах. Менеджер должен решить, та ли, что нужно, информация получена, и важна ли она. Важная информация – это такая информация, которая адекватно описывает исследуемое явление и существенно необходима для принятия правильного решения.

        После вынесения  оценки процесс контроля переходит на третий этап. Менеджер должен выбирать одну из трёх линий поведения: ничего не предпринимать, устранить отклонение или пересмотреть стандарт. 
 
 
 
 
 
 
 
 

       Ничего  не предпринимать. Основная цель контроля состоит в том,

 чтобы  добиться такого положения, при  котором процесс управления организацией действительно заставлял бы её функционировать в соответствии с планом. Если сопоставление фактических результатов со стандартами говорит о том, что установленные цели достигаются, лучше всего ничего не предпринимать. В управлении нельзя, однако, рассчитывать на то, что случившееся один раз, повторится снова. Даже наиболее совершенные  методы должны подвергаться изменениям.

       Устранить отклонения. Система контроля, которая не позволяет устранить серьезные отклонения  прежде, чем они перерастут в крупные проблемы, бессмысленна. Проводимая корректировка должна концентрироваться на устранении настоящей причины отклонения. В идеале стадия измерений должна показать масштаб отклонения от стандартов и точно указывать его причину.

       Смысл корректировки во всех случаях состоит  в том, чтобы сразу понять причину  отклонения и добиться возвращения  организации к правильному образу действий.

       Осуществление  корректировки может быть достигнуто путем улучшения значения каких-либо внутренних перемен факторов данной организации, усовершенствования функций управления или технологических процессов.

       Пересмотр стандартов. Не все заметные отклонения от стандартов следует устранять. Иногда сами стандарты могут оказаться не реальными, потому что они основываются на планах, а планы – это лишь прогнозы будущего. При пересмотре планов должны пересматриваться и стандарты. 

       IV. Поведенческие аспекты контроля.

       Контроль  осуществляют люди и направлен он на деятельность людей. Поэтому без учета их психологии и особенностей поведения строить его систему нельзя. Существует два вида контроля: внешний и внутренний. Идея внешнего контроля заключается в том, что люди лучше выполняют свои обязанности тогда, когда их деятельность находится под постоянным контролем, и при этом точно знают, какое поощрение получит за хорошо выполненную работу и  какое наказание понесет за плохую работу. Психологи отмечают несколько причин улучшения работы при внешнем контроле: руководство использует информацию полученную после проведения работ для оценке деятельности сотрудников; повышенное внимание  контроля может означать, что данная сфера деятельности вошла в раздел важных; большинство людей любят видеть результат своего труда воочию, а контроль делает их общественно-известными.

       По  другому выглядит система внутреннего  контроля, основываясь на коллективном определение цели организации и  ее подразделений. Этот контроль служит не для того, чтобы зафиксировать ошибки, а для того чтобы предотвратить их, подсказать людям, как лучше работать. Самоконтроль возможен только в условиях преобладания здорового морально-психологического климата в коллективе. По этому чаще всего внутренний и внешний контроль используют вместе, хотя упор делается либо на одно, либо на другое.

       Чтобы найти подходящую дозировку каждого  необходимо учитывать ряд обстоятельств:

1. Насколько совместима стратегия контроля и стиль управления организацией.
2. Внешний контроль следует использовать в том случаи, когда есть возможность получить оценку выполненной работы сотрудников и на основании этого спросить с них за порученное дело.
3. При проведении контроля необходимо учитывать характер подчиненных и микроклимат коллектива, в котором они работают.

       Независимо  от того, какой контроль будет преобладать  нужно, сделать все, чтобы устранить его возможные негативные последствия. Необходимо:

• установить осмысленные стандарты воспринимаемые сотрудниками организации;
• установить двухстороннее общение;
• избегать чрезмерного контроля;
• устанавливать жесткие, но достижимые стандарты (хороший менеджер всегда чувствует разницу в потребностях и возможностях подчиненных, и устанавливает стандарты с учетом этих различий);
• вознаграждать за достижения стандартов.

       V. Характеристики эффективного контроля.

       Для того чтобы контроль мог выполнить свою истинную задачу, т.е. обеспечить достижение целей организации, он должен обладать несколькими важными свойствами.

       Контроль  является эффективным, если он имеет  стратегический характер, нацелен на достижение конкретных результатов, своевременен, гибок, прост и экономичен.

       Контроль - это непрерывный процесс, совпадающий  в своем развитии с производственным циклом.

       Характеристики  эффективного контроля:

       1.Стратегическая  направленность контроля, т.е. отражение  общих приоритетов организации  и поддержание их.

       2.Ориентация  на результаты. Конечная цель  контроля состоит не в том,  чтобы собрать информацию, установить  стандарты и выявить проблемы, а в том, чтобы решить задачи, стоящие перед организацией. В  итоге контроль можно назвать  эффективным только тогда, когда организация фактически достигает желаемых целей и в состоянии сформулировать новые цели, которые обеспечивают ее выживание в будущем.

       3.Соответствие  делу. Для того чтобы быть эффективным  контроль должен соответствовать  контролируемому виду деятельности. Он должен объективно измерять и оценивать то, что действительно важно.

       4.Своевременность  контроля заключается не в  исключительно высокой скорости или частоте его проведения, а во временном интервале между проведением измерений или оценок, который адекватно соответствует контролируемому явлению. Значение наиболее подходящего временного интервала такого рода определяется с учетом временных рамок основного плана, скорости изменений и затрат на проведение измерений и распространение полученных результатов.

       5.Гибкость  контроля. Контроль, как и планы,  должен быть достаточно гибким  и приспосабливаться к происходящим  изменениям.

       6.Простота  контроля. Наиболее эффективный  контроль - это простейший контроль с точки зрения тех целей, для которых он предназначен. Простейшие методы контроля требуют меньших усилий и более экономичны. Избыточная сложность ведет к беспорядку. Для того чтобы быть эффективным, контроль должен соответствовать потребностям и возможностям людей, взаимодействующих с системой контроля и реализующих ее.

       7.Экономичность  контроля. Любой контроль, который  стоит больше, чем он дает для  достижения целей, не улучшает  контроля над ситуацией, а направляет  работу по ложному пути, что  является еще одним синонимом  потери контроля.

       8.К  контролю необходимо привлекать весь персонал, ибо лучший контроль - это самоконтроль. Для того чтобы повысить надежность контроля, необходимо расширять границы полномочий персонала.

       Когда организации осуществляют свой бизнес на зарубежных рынках, функция контроля приобретает дополнительную степень сложности.

       Контроль  на международном масштабе является особенно трудным делом из-за большого числа различных областей деятельности и коммуникационных барьеров. Результативность контроля можно улучшить, если периодически проводить встречи ответственных руководителей в штаб-квартире организации и за границей. Особенно важно не возлагать на иностранных управляющих ответственность за решение тех проблем, которые от них не зависят.

       Заключение.

       В самом общем виде контроль есть часть управленческого процесса,  которая в содержательном плане предусматривает получение информации о результатах управленческих воздействий.

         Для осуществления процесса контроля  необходимо:

• наличие системы показателей (нормы функционирования);
• наличие способности у системы познавать реальность и сопоставлять ее с системой критериев;
• выработка корректирующих мер.      

       В контроле как функции управления можно выделить две основные стороны:  а) познавательную,  связанную с  восприятием и изучением информации и  б) воздействующую,  заключающуюся в возможности обеспечить управляющую систему данными для осуществления корректирующих мер.

       При оценке роли и места функции контроля в управлении,  следует помнить,  что контроль  занимает в управленческом цикле последнее место лишь логически,  но отнюдь не по значению.   
 
 
 
 
 

       Список  литературы:

       1. Герчикова И.Н. Менеджмент. – М.: ЮНИТИ, 2004г..

       2.  Майкл Мескон и др., Основы менеджмента, - М., 2006 г.

3. Кочкина  Н.В. Количественная оценка содержательности  труда. –          М.: Экономика, 1987.

       4.Кабушкин  Н. И. Основы менеджмента, - Новое знание  2006 г.