Кадровая статистика, её сущность

Когда четкое представление  о кандидате уже сформировано, следующий шаг публикация объявления о работе.

При этом нужно принимать  во внимание следующие главные факторы.

Убедитесь, что реклама  составлена и изложена таким образом, что привлекает тех, кто потенциально может выполнять эту работу и  исключает тех, кто этого не может. Нет смысла тратить впустую время ни работника отдела кадров, ни кандидатов, рассматривая тех, кто не подходит для этой работы. Реклама работы должна быть нацелена не на большое количество ответов, а на один разумный выбор из соответствующих ответов.

В рекламе должен быть указан оклад или его размер, потому что это дает один из лучших ориентиров о масштабе и уровне работы.

В ней должно быть указано название компании, если нет  какой-нибудь веской причины не делать этого. Данные свидетельствуют, что  указание лишь почтовых ящиков приводит к сокращению ответов на рекламу названной организации вдвое. Нужно также выбрать и соответствующее средство информации. Это определяется резервом потенциальных претендентов и, по всей вероятности , тем средством информации, из которого они эту рекламу могут почерпнуть. Канцелярскую работу например, следует предлагать в конкретном районе, где это требуется, а должность главного управляющего - рекламировать в масштабе всей страны. Газета всегда остается самым лучшим выбором. Агентства занятости, радио и телевидение все могут сыграть свою роль в рекламе. Определяющим фактором будет доступность потенциальным претендентам, а также цена.

В банковском деле многие рабочие места заполняются посредством  набора служащих внутри самого банка, а внутренняя реклама в принципе мало чем отличается от обычной. Больше внимания уделяется доскам объявлений и циркулярам. В некоторых компаниях система аттестаций (на определенных уровнях) привлекает внимание работников кадров к тем, кого можно соответственно рассматривать как претендентов для той или иной вакансии. 

ПЛАН  ИЗ 8 ПУНКТОВ

Как только начался  поиск претендентов, сведения о них  поступают из разных источников: заявлений, рекомендаций, собеседований, тестов и  т.д. План из 8 пунктов представляется полезным средством суммирования информации по мере того, как она собирается на каждого претендента под одними и теми же заголовками, что и квалификационные требования. Таким образом, в конце этого процесса можно легко сделать выбор, сравнив квалификационные требования с планом, состоящим из 8 пунктов (См. Приложение).

Посредством сравнения  квалификационных требований к персоналу  и материала, обобщаемого планом из 8 пунктов, мы можем исключить  тех, кто имеет противопоказания, и выбрать тех, кто отвечает всем необходимым требованиям, для их последующего изучения. Если этот краткий перечень содержит большое количество претендентов с желательными параметрами, мы можем исключить как обладающих необходимыми чертами, так и противопоказаниями для этой работы. Цель подготовить список претендентов для процесса непосредственного отбора , включив в него тех, кто по письменным данным может выполнять эту работу. 

ОСНОВНЫЕ  ИСТОЧНИКИ ИНФОРМАЦИИ О ПРЕТЕНДЕНТЕ

ЗАЯВЛЕНИЕ

Из заявления обычно становятся известными первые сведения, его польза будет зависеть от того, как оно составлено. Формы заявлений дают работникам отдела кадров информацию, которая, по их мнению, необходима и позволяет сравнивать детали, относящиеся к претендентам. Формы заявлений должны быть тщательно составлены, чтобы не исключать мнения претендентов, их чувства, ожидания и амбиции, если это будет иметь значение для будущей работы. Иногда заявление-письмо более полезно, чем форма, если, например, вы хотите проверить способность претендента к письменному выражению мыслей. Если же важен голос, то предпочтительнее, чтобы претендент больше разговаривал по телефону, чем писал (по крайней мере вначале), для выяснения того, какое влияние он может оказывать на других, разговаривая по телефону. Иными словами, заявление следует составлять таким образом, чтобы оно могло предоставить самую полезную информацию о претенденте.

РЕКОМЕНДАЦИИ  И ОТЗЫВЫ

Другие источники  письменных сведений включают рекомендации (для претендентов со стороны) или  результаты аттестации (для своих). Отрицательной стороной письменных рекомендаций является то, что пристрастия, мотивы и уровень требований арбитра (того, кто их пишет) неизвестны, аналогичные проблемы возникают с ежегодными аттестациями в крупных организациях. Но как рекомендации, так и отзывы могут быть дополнены или заменены разговором по телефону, который, возможно, может быть более полезным. 

ОКОНЧАТЕЛЬНЫЙ ВЫБОР

Собеседования и/или  объективные тесты самые распространенные методы, используемые для окончательного выбора. Их точное соотношение должно быть выработано в соответствии с их возможностями обеспечить самую полезную информацию о претендентах. Сложность и точность процесса отбора зависят от цены ошибки, допускаемой при этом. Если цена ошибки высокая и имеется очень мало претендентов для выбора, то тогда должно быть использовано самое точное сочетание тестов и собеседований, Если же стоимость ошибки не значительна , не стоит вкладывать слишком много денег в процесс отбора, так как эту ошибку можно легко исправить.

ОБЪЕКТИВНЫЕ ТЕСТЫ

Ко всем тестам нужно подходить внимательно. При использовании любого теста нужно соблюдать следующие принципы.

(1) Качество, которое  оценивает тест, должно быть четко  определено. Например, умение печатать  на машинке нельзя определить  словами "печатает хорошо", нужно выразить оценку этого умения с позиций точности, скорости, правильности понимания, орфографии, расположения материала, способности печатать в шумной комнате.

(2) Тест должен  быть стандартизированным, т.е.  он должен быть апробирован  на какой-то группе людей, аналогичных тем, кого нужно тестировать. Результаты должны быть:

(а)надежными, т.е. они должны повторяться, а очки должны отделять нужных претендентов от ненужных;

(б)достоверными, т.е, высокие очки, полученные при выполнении теста, должны соответствовать высокой производительности труда и наоборот (например, некоторые машинистки хорошо выполняют тест в тихой комнате, но они беспомощны в напряженной атмосфере);

(в)Тест должен проводиться в стандартных условиях. Если тест дается в различных условиях различным людям, тогда нужно давать каждому различный тест (например, если каждому претенденту на работу машинистки давать различные инструкции о пунктуации это сделает любую попытку сравнить их способности в области пунктуации несостоятельной).

ТИПЫ  ТЕСТОВ

Их можно разделить  на 5 групп.

(1) Тесты на определение способностей. Один из самых известных в этой группе тест на определение интеллекта, при помощи которого пытаются оценить общую способность мыслить, выражать мысли вслух, оперировать цифрами и ориентироваться в пространственных отношениях . Другие тесты предназначаются для определения технических способностей и умений что-то делать вручную, а также творческих способностей, умения писать орфографически правильно, логично рассуждать и т.д. Эти тесты должны составляться профессионально. В настоящее время ряд организаций предоставляют услуги по тестированию. Они либо предлагают обучить персонал составлению и применению стандартизированных тестов, либо сами разрабатывают тесты, специально предназначенные для определенных целей.

(2) Квалификационные тесты. Они разрабатываются для тестирования уже приобретенных навыков. В основном они используются для проведения собеседований с секретарями, чтобы проверить скорость стенографирования и умение печатать на машинке. Но их можно использовать и на других уровнях. Краткий письменный отзыв руководителя, анализ бухгалтером данных о затратах, проведение краткого урока преподавателем могут выявить наличие конкретной способности. Если необходимо, претендентам можно дать время подготовиться или можно попросить их принести образцы уже выполненных работ.

(3) Тесты на проверку личных качеств. Традиционно к этим тестам относились с подозрением, но сейчас они приобретают все большее значение. Многие консультанты и крупные организации используют эти тесты для характеристики личности, особенно при отборе кандидатов для управленческой работы. Эти тесты страдают от недостатка - трудно точно выявить отличительные черты личности из ответов на анкету. Есть еще одна проблема, заключающаяся в определении сочетания личностных черт, которое может привести к наиболее успешной работе на данной должности. В континентальной Европе графиология рассматривается как полезный источник предоставления сведений о личностных качествах. Но в Соединенном Королевстве она широко не используется.

(4) Медицинские тесты. На врача следует смотреть как на члена команды по набору кадров, он должен иметь четкое представление о характере работы и квалификационных требованиях к персоналу, чтобы знать, что искать.

(5) Тест для отбора группы. Групповой выбор полезен при оценке определенных свойств, которые трудно определить на индивидуальной основе. Особые аспекты личности, имеющие значение для работы (например, способность справляться с напряжением или неопределенностью , способность руководить), или способность работать эффективно в качестве члена команды. Основной принцип заключается в том, что группе дается задание с нечеткими или точными инструкциями в зависимости от цели, наблюдатели же оценивают индивидуальную работу каждого. Возможно, этот подход имеет определенную достоверность, хотя и неясно, какая связь существует между поведением в условиях тестирования и поведением в реальной жизни. Как и любой метод отбора, он сам но себе недостаточен и должен разрабатываться и использоваться также, как и любой тест (т.е четкая цель, стандартизация, стандартные условия использования). 

СОБЕСЕДОВАНИЕ С ЦЕЛЬЮ ОТБОРА ПРЕТЕНДЕНТОВ

Собеседование все  еще сохраняет свою популярность как один из самых важных элементов  процесса отбора персонала.

Проведение собеседований  критиковалось на том основании, что оно носит характер субъективности. Утверждалось также, что степень  его достоверности невысока. Профессор Айзенк предположил, что, если бы 2 преподавателя проводили собеседование с 100 учениками, претендующими на 20 мест в средней классической школе, они бы не пришли к согласию по 11 кандидатурам и остановились бы только на 9. Нет сомнений, что общий уровень проведения собеседования низкий, а результаты часто неудовлетворительны. Однако так не должно быть. Если проводящий собеседование как следует обучен и достаточно готовился к нему, уровень проведения собеседования может быть значительно повышен. Более того, какими бы полезными ни были объективные тесты, они оценивают только отдельные стороны личности, в то время как собеседование, если оно проводится надлежащим образом, позволяет оценить личность претендента в целом.

Собеседование является средством коммуникации, таким, как выступление, проведение собрания или написание доклада, оно должно подчиняться тем же самым общим правилам.

ЦЕЛЬ  СОБЕСЕДОВАНИЯ

При выборочном собеседовании  цель ясна: определить способности  претендента на эту должность. Нужно помнить и о двух дополнительных целях. Во время собеседования должно быть выделено время для претендентов, чтобы они узнали как можно больше о работе, чтобы могли решить, хотят ли они работать там, где предлагают. Помните, что вовремя проведения отборочных собеседований в тесные отношения с вашим банком вступит большое количество людей, и то, как вы с ними будете обращаться, на долгое время определит их отношение к вашей организации. Другими словами, у вас есть возможность сформировать хорошее или плохое впечатление о своей фирме, в зависимости от того, насколько хорошо будут относиться в нем к претендентам. Удивительно, но иногда самые элементарные вещи не принимаются во внимание. Претендентов часто извещают о времени и дате собеседования непосредственно перед его проведением. В течение значительного периода времени их заставляют ждать своей очереди в неудобной обстановке. Собеседование проводится быстро и никогда не приводит к удовлетворительному выводу, а претендентов заставляют ждать неделями перед тем, как сообщат результаты. Иногда этого не делают совсем.

ПОДГОТОВКА

Второй этап успешного  проведения собеседования - тщательная подготовка так, чтобы проводящий собеседование  встретил претендента, имея четкий план.

Хорошим источником сведений о претенденте служит форма или письмо-заявление. Они должны быть изучены внимательно, чтобы помочь установить основную направленность вопросов. Что означает, например, тот факт, когда кто-то говорит, что работал руководителем? Какие у него были полномочия для принятия решений? Насколько большой был коллектив, которым он руководил? Какой управленческий опыт приобрел он на этой работе? Если у него было продвижение по службе, то можно ли его объяснить, или оно происходило случайно? Какая у него была квалификация? Как он приобрел эту квалификацию? Учился на дневном, вечернем отделении или заочно? Ответы на эти и другие вопросы становятся очевидными в результате изучения заявлений претендентов.

Для того, чтобы собеседование  было успешным, претенденты должны чувствовать себя уверенно и легко. Тогда, вероятно, они будут отвечать на вопросы откровенно и полно. Первые несколько минут собеседования имеют важное значение для установления конфиденциальности и доверия между проводящим собеседование и претендентом. Другой причиной изучения формы-заявления является попытка проводящего собеседование найти что-то общее с претендентом, чтобы собеседование можно было бы начать непринужденно, при помощи установления взаимной симпатии.