Эффективное использование времени менеджерами

• работать только над действительно важными и необходимыми  задачами

-     решать  вопросы в соответствии с их  неотложностью

• концентрироваться на выполнении только одной задачи
• укладываться в установленные сроки
• исключить дела, которые могут быть выполнены другими
• не оставлять невыполненными задачи, которые вам действительно по силам
• получить больше удовлетворения от рабочего дня и результатов работы
• избежать стрессовых перегрузок

 

Очередность выполнения задач можно определять, пользуясь следующими критериями и методами :

• Принцип Парето ( соотношение 80:20)

   “Внутри данной группы отдельные  малые части обнаруживают намного  большую значимость, чем это соответствует  их относительному удельному весу в этой группе”.

Исходя  из этой закономерности, можно сделать  вывод применительно к рабочей ситуации руководителя: в процессе работы за первые 20 % расходуемого времени достигается 80% результатов. Это  означает, что не следует сразу браться за самые легкие, интересные или требующие минимальных затрат времени дела. Необходимо приступать к вопросам, сообразуясь с их значением и важностью.  

• Установление  приоритетов с  помощью анализа  АБВ.

  Техника этого анализа исходит из опыта, что доли в процентах более  важных и менне важных дел в сумме остаются неизменными. С помощью букв А, Б и В задачи подразделяются на три группы, в соответствии с их значимостью (важнейшие, важные и несущественные(менее важные). Анализ АБВ основывается на трёх закономерностях:

• Важнейшие задачи составляют примерно 15% всего количества дел, которыми занимается руководитель. Вклад этих задач для достижения цели составляет около 65%.
• На важные задачи приходится около 20% общего числа дел, значимость которых также около 20%.
• Менее важные и несущественные задачи составляют около 65% всех дел, а значимость их составляет всего лишь примерно 15%.

 

  Чтобы применить анализ АБВ, необходимо следовать следующим пунктам:

• составить список всех предстоящих задач
• систематизировать их по степени важности и установить очерёдность
• оценить  задачи в соответствии с категориями А,Б,В
• задачи категории А руководитель должен выполнять сам
• задачи категории Б следует перепоручить
• оставшиеся задачи самые маловажные и подлежат обязательному перепоручению.

 

• Ускоренный  анализ по принципу Эйзенхауера

  Этот  принцип является простым вспомогательным  средством в случаях, когда необходимо быстро принять решение относительно того, какой задаче отдать предпочтение. Приоритеты устанавливаются по таким критериям как срочность и важность дела. Все дела подразделяются на 4 группы:

1. Срочные/ важные дела – их необходимо выполнять самому руководителю
2. Срочные/менее важные дела   - их следует делегировать
3. Менее срочные/важные задачи – их необязательно выполнять сразу, но выполнять их надо самому.
4. Менее срочные/ менее важные дела – от их выполнения следует воздержаться

 

  Делегирование является ключевой деятельностью управляющего. Под делегированием в общем смысле понимается передача задач своему подчинённому из сферы деятельности самого руководителя, но при этом начальник сохраняет за собой ответственность за руководство, которая не может быть делегирована. Передача задача или деятельности может осуществляться на длительный срок или ограничиваться разовыми поручениями.

  Отказ от делегирования приводит к перегрузке руководителя, сокращает время, необходимое  для выполнения своих непосредственных обязанностей.

  Делегирование помогает руководителю высвободить время для важных задач и немного разгрузиться, а также  способствует использованию профессиональных знаний и навыков работников, положительно воздействует на мотивацию труда сотрудников.

  Для того, чтобы успешно осуществлять делегирование необходимо подобрать подходящих сотрудников, четко распределить сферы ответственности, координировать выполнение порученных задач и осуществлять контроль рабочего процесса и результатов, пресекать попытки обратного или последующего делегирования. Не менее важно стимулировать и консультировать подчинённых, давать им оценку.

  Делегировать  следует рутинную работу, специализированную деятельность, частные вопросы и подготовительную работу. Ни в коем случае нельзя делегировать такую работу, как определение целей, руководство сотрудниками, задачи высокой степени риска. 

4.   РЕАЛИЗАЦИЯ И ОРГАНИЗАЦИЯ

 

  Предполагает составление распорядка дня и организация трудового процесса в целях достижения поставленных целей. Организация своего рабочего дня должна соответствовать основному принципу: “Работа должна подчиняться мне, а не наоборот”. Существует 23 правила, которые можно разделить на 3 группы: правила начала дня, основной части дня и конца дня.

Правила начала дня:

1. начинать день с позитивным настроением;
2. начинайте работу по возможности в одно и то же время;
3. перепроверка плана дня, составленного накануне
4. вначале – ключевые задачи;
5. приступать без раскачки;
6. согласовать план дня с секретарём (он будет эффективнее работать и сможет оградить руководителя от ненужных помех);
7. утром заниматься сложными и важными делами, т.к. потом менеджер обычно бывает занят текущими делами;

Правила основной части дня:

8. Хорошая подготовка  работы;
9. Влиять на фиксацию сроков в собственных интересах;
10. Перепроверять все акции с точки зрения их необходимости;
11. Отклонять дополнительно возникающие неотложные проблемы;
12. Избегать незапланированных импульсивных действий;
13. Своевременно делать паузы и соблюдать размеренный темп;
14. Небольшие однородные задачи выполнять сериями ( при этом только один раз проводится подготовка и в течение определенного времени руководитель занимается однородной деятельностью; благодаря непрерывности и концентрированности процесса достигается экономия времени);
15. Рационально завершать начатое (отвлечение и последующее возвращение к работе требует некоторого времени, поэтому начатое дело нужно либо доводить до конца, либо прерывать в целесообразном месте)
16. Использовать незапланированные временные промежутки для подготовительной или рутинной деятельности;
17. Работать антициклично ( т.е. в начале дня целесообразно заниматься важнейшими задачами, а в более беспокойный период - делами менее важными);
18. Выкраивать спокойный час;
19. Контролировать время и планы;

Правила завершения рабочего дня:

20. Завершить начатые небольшие дела;
21. Контроль за результатами и самоконтроль;
22. План на следующий день;
23. Каждый день должен иметь свою кульминацию.

  Помимо  этих правил также важно соблюдать  естественный дневной ритм.

  У разных людей разная психология и  организм. Вследствие этого работоспособность людей различна в различные периоды времени. Некоторые люди продуктивнее работают утром, некоторые днём, а некоторые вечером. Но при этом нельзя сказать, что одни из них работают лучше, а другие хуже. Просто пик работоспособности у этих людей приходится на разные периоды дня. Абсолютные значения пика и спада продуктивности индивидуально различаются, но что одинаково для всех людей – так это относительные, ритмичные колебания. Все это необходимо учитывать в своей работе. 
 
 
 

3.5 КОНТРОЛЬ 

   Контроль  над результатами служит улучшению, а в идеальном случае – оптимизации трудового процесса. Все вышеперечисленные функции самоменеджмента будут не столь эффективными, если не будет проводиться соответствующий контроль. Контроль охватывает три задачи:

• осмысление физического состояния
• сравнение запланированного с достигнутым
• корректировка по установленным отклонениям

 

  Необходимо  регулярно, через равные промежутки времени проверять свои планы и организацию труда, анализировать свою деятельность и своё время и составлять листок дневных помех.

  Контроль  над результатами труда  должен в  любом случае производиться после  выполнения задачи. В конце рабочего дня необходимо контролировать и отражать не только выполнение поставленных целей, но и личную ситуацию.

  “Тот  кто хочет себя по-настоящему разгрузить не может отказаться от самоконтроля”. 

3.6 ИНФОРМАЦИЯ И КОММУНИКАЦИИ

   Это самая важная фаза, т.к. все остальные  фазы нуждаются в ней.

   Информация  и коммуникация составляет сердцевину самоменеджмента, вокруг которой постоянно  вращаются другие функции. На руководителя каждый день обрушивается поток информации с которым ему приходится справляться. В реальной жизни руководитель обрабатывает намного больше информации, чем это необходимо. Для того чтобы экономить своё время руководителю необходимо разработать рациональный подход к обладанию информацией.

• Рациональное чтение

 Это важно для руководителя, поскольку  рационализация чтения помогает ликвидировать потери времени на бессистемное чтение.

 Независимо  от скорости чтения, можно путём  целенаправленного, селективного чтения сэкономить массу времени. Рациональное чтение предполагает, прежде всего, определение того, надо ли этот материал читать вообще, и если надо, то в каком объёме. Чтобы чтение было результативным, при просмотре и чтении надо думать о том, какую информацию из него нужно получить; перед тем, как начать читать, надо просмотреть название глав и разделов, пробежать глазами краткое содержание, а также предисловие и введение и выяснить, что необходимо  прочитать более интенсивно.

 Читать  можно быстрее, если избавиться от вредных привычек и отвлекающих факторов и совершенствовать методику чтения. Важные тексты нужно не только читать, но и обрабатывать после чтения. Желательно разработать свою систему маркировок и делать пометки, указывающие на важность или качество того или иного абзаца. Можно выписывать важные идеи и мысли, но лишь самое важное и в кротчайшей форме. 

• Рациональное  проведение совещаний.

  Совещания отбирают у руководителя и у подчинённых  очень большую часть рабочего дня. Поэтому желательно провести анализ точных затрат  совещания с учётом издержек на подготовку, заработка участников, дополнительных индивидуальных расходов, накладных расходов, командировочных расходов и потерянного времени.

  Повестку  дня рационально составлять с  указанием времени, необходимого для обсуждения отдельных тем. Для каждого пункта намечать время в соответствии с его значимостью.

  После совещания необходимо контролировать, выполняются ли принятые решения всеми, кого они касаются. Невыполненные задачи и нерешённые проблемы должны быть первым пунктом следующей повестки дня. 

• Переговоры  по телефону

  Телефон является наиболее часто используемым средством коммуникации и наиболее частым источником помех. Чтобы не тратить слишком много времени на телефонные переговоры, перед тем, как звонить, нужно наметить ход беседы. Если же звонят не по делу, нужно как можно скорее окончить разговор. Телефон также можно и использовать в виде инструмента рациональной информации и коммуникации.