История развития секретарского дела

  Особую  группу функций секретаря-референта  составляют референтские функции, которые  сложно однозначно определить как документные  или бездокументные. С некоторой долей условности эти функции иногда определяют как функции по информационному обеспечению деятельности руководителя. К референтской составляющей прежде всего относятся:

  - просмотр  специальной литературы и периодической  печати по профилю деятельности  фирмы, 

  - поиск  и обработка необходимой руководителю  информации,

  - знание  книг, справочников и других источников, в которых содержится необходимая  в повседневной деятельности  руководителя информация.

  Объем референтских функций в различных  организациях весьма различен, но грамотно организовать работу с информацией должен уметь каждый секретарь-референт. Секретарь-референт должен иметь всестороннюю информацию о сотрудниках фирмы (телефоны, адреса и т.д.), уметь разыскать необходимого руководителю сотрудника не только в рабочее, но и в свободное от работы время, знать о важнейших событиях в личной жизни сотрудников (юбилеях, иных торжествах).

  Кроме традиционных обязанностей помощника  и референта руководителя, сегодня  секретарю-референту делегируются разнообразные функции, которые  никогда ранее не входили в  сферу секретарской деятельности. Круг этих обязанностей достаточно широк  и разнообразен в различных фирмах.

  Часто секретарю-референту передаются отдельные  административные функции, мелкие бухгалтерские  операции. В обязанности секретаря-референта  входит прием клиентов и гостей фирмы, деятельность в рамках паблик рилейшнз (связи с общественностью), формирование архивов и т. д. Секретарь-референт просматривает корреспонденцию руководителя, направляя часть документов непосредственно специалистам и менеджерам; он фиксирует и контролирует исполнение всех поручений руководителя, как письменных, так и устных. В его ежедневнике фиксируются все факты, документы, поручения, связанные с деятельностью руководителя.

  В небольших  коммерческих организациях секретарь-референт, как правило, взаимодействует со службой безопасности, кадровой и  хозяйственными службами. При отсутствии должностей руководителей этих служб  он иногда непосредственно координирует деятельность этих подразделений. Часто  секретарям-референтам передаются отдельные  функции сотрудников, занимающихся работой с персоналом (например, документирование трудовых правоотношений). В отдельных малых фирмах обязанности  секретаря-референта сближаются с  обязанностями заместителя руководителя по общим вопросам.

  Часто в подчинении у секретаря-референта  находится сотрудник, выполняющий  обязанности младшего секретаря.

  Любой секретарь-референт должен уметь принимать  решения, давать указания и представлять своего руководителя в деловых ситуациях.

  Значение  секретарей-референтов в структуре  управления неуклонно повышается. По данным журнала "Профиль" сегодня  секретарь-референт входит в число  двадцати самых популярных профессий. Причем по степени престижности и  перспективам на ближайшие пять лет  эта профессия получила максимальную оценку. Живая и интересная работа, неплохая оплата труда (особенно в крупных  городах) делают эту профессию достаточно привлекательной. Спрос на профессиональных секретарей-референтов держится независимо от кризисов, колебаний политического  курса и курса валюты.

  Формирование  новой секретарской профессии в  равной степени основано на отечественном  и зарубежном опыте организации  секретарского обслуживания.

  Надо  отметить, что в США и странах  Западной Европы работа дипломированного секретаря давно считается достаточно уважаемой и соответственно оплачивается. Обучение секретарей производится в  специализированных учебных заведениях с высоким уровнем преподавания. Во многих странах введен специальный  экзамен на звание профессионального  секретаря, без сдачи которого невозможно рассчитывать на высокую секретарскую должность.

  Работа  секретаря-референта современной  российской фирмы имеет свою специфику:

  - большое  разнообразие задач со значительными  различиями в них по степени  сложности, важности и т. д.;

  - весьма  насыщенный рабочий день;

  - необходимость  выполнять параллельно несколько  работ; 

  - постоянные  сверхурочные, незапланированные задания,  необходимость в случае срочной  работы задерживаться после окончания  рабочего дня; 

  - особые  условия работы: телефонные звонки, вызовы и т. п. 

  Специфика и сложность секретарского труда  связана и с тем, что секретарь  всегда на виду, в центре общения  с руководством, коллегами, клиентами. Не случайно говорят, что "секретарь - лицо фирмы". Секретарь-референт - профессия  обслуживания. В отечественной практике должность секретаря-референта преимущественно  занимают женщины, которым более  свойственно реализовываться в  качестве помощника.

  В связи  с изменением места секретаря  в структуре управления современной  фирмой появились и более высокие  требования к уровню образования  секретаря-референта, его профессиональной эрудированности,

  коммуникабельности, способности решать разнообразные  деловые задачи.

  Сегодня профессия секретаря-референта требует  от человека высокой

  подготовленности, целого комплекса личностных и деловых  качеств,

  обусловленных спецификой секретарского труда.

  Обратимся к многочисленным объявлениям, приглашающим на работу секретарей-референтов. К  соискателям этой должности предъявляются  следующие требования: знание делопроизводства (подразумевается знание правил составления  и оформления основных видов управленческих документов и основные правила организации  работы с документами); навыки работы с ПК (подразумевается знание текстового редактора Microsoft World, системы электронных таблиц Microsoft Excel и общее знакомство с операционной системой Windows); знание в тех или иных пределах иностранного языка, чаще английского, реже немецкого или французского.

  В действительности квалификационные и иные требования, предъявляемые к современным  секретарям, гораздо обширней. К  сожалению, при приеме на работу секретаря  руководитель не всегда в состоянии  четко эти требования сформулировать. И должностная инструкция, там, где  она имеется, не дает полного представления  об обязанностях секретаря-референта.

  Профессиональный  секретарь-референт должен иметь определенные знания и навыки, обладать определенными  деловыми и личными качествами.

  Профессиональные  знания и навыки, необходимые современному секретарю-референту, можно условно  разделить на три группы:

  1. Знания, необходимые для документационного  и информационного обеспечения  руководства и фирмы в целом. 

  Секретарь-референт должен знать:

  - нормативно-методические  документы по документационному  обеспечению управления,

  - основные  принципы организации документооборота,

  - основы  архивного дела,

  - основные  прикладные программы, 

  - русский  язык,

  - один  или несколько иностранных языков (в зависимости от профиля деятельности  фирмы).

  На  основе этих знаний секретарь должен уметь:

  - составлять  и оформлять основные виды  и разновидности управленческих  документов;

  - рационально  организовать работу с управленческими  документами, вести архив; 

  - находить, систематизировать и хранить  информацию;

  - пользоваться  пишущей машинкой, персональным  компьютером, принтером, другими  средствами составления, изготовления, копирования документов.

  2. Знания, необходимые для коммуникативного  обеспечения деятельности фирмы  и ее администрации: 

  - правила  ведения деловой беседы;

  - принципы  организации приема посетителей,  совещаний, деловых поездок; 

  - современные  средства связи; 

  - основы  профессиональной этики. 

  На  основе этих знаний секретарь должен уметь:

  - вести  деловые беседы и телефонные  переговоры;

  - организовать  совещания, презентации, служебные  поездки; 

  - пользоваться  современными средствами связи; 

  - организовать  прием посетителей; 

  - планировать  свою работу, планировать и беречь  время руководителя.

  3. Знания, связанные с основными направлениями  деятельности фирмы, ее внутренней  структурой и внешними связями: 

  - принципы  организации управленческого труда,  правовые основы управления;

  - основы  административного, трудового и  хозяйственного права; 

  - правовые  акты и положения, регламентирующие  деятельность фирмы и ее сотрудников. 

  На  основе этих знаний секретарь должен уметь обеспечить эффективную работу руководителя.

  Дополнительно можно сказать о тех специальных  познаниях, которыми должен обладать ученый секретарь, имеющий обычно не только высшее образование, но и ученую степень.

  Ученому секретарю необходимо знать:

  - научные  проблемы соответствующей области  знаний, науки и техники; 

  - направления  развития экономики в конкретной  сфере деятельности учреждения;

  - отечественные  и зарубежные достижения в  аналогичной области знаний;

  - установленный  порядок организации, планирования, финансирования, проведения и внедрения  в жизнь научных исследований  и разработок, а также их патентование;

  - действующее  законодательство, регулирующее защиту  авторских прав и патентов;

  - методы  организации труда научных работников  и управления научными исследованиями  и разработками и др.

  Таким образом, секретарь-референт должен уметь  выполнять все виды работ: от простейших технических до творческих. Но его  работа отличается от работы других секретарей, прежде всего высочайшим профессионализмом, наличием референтских видов работ, связанных со сбором, анализом, представлением материалов и составлением документов, свободным знанием иностранных  языков и безупречным знанием  компьютерных технологий. Секретарь-референт - это высокообразованный, творчески  одаренный, высокопрофессиональный помощник руководителя, которому он всегда доверяет и на которого может полностью  положиться при выполнении поручений  любой сложности.