Информация и коммуникации в государственном управлении

      ОАО «МТС» имеет постоянную информацию из банков. Это необходимо для достижения наиболее благоприятных условий кредитных соглашений для того, чтобы строго соблюдать договорные обязательства, вовремя погашать займы, выплачивать проценты по займам и кредитам.

      Коммуникации  между отделами одного подразделения  строятся по принципу локальной сети типа «звезда». Начальник отдела имеет доступ к информации каждого своего подчиненного.

      Данное  соединение сделано в самой организации, компьютеры соединены в сеть. В  схеме сделана система доступа  к информации. При необходимости  можно объединять вместе несколько сетей с топологией "звезда",  при этом получаются разветвленные конфигурации сети. С точки зрения надежности эта топология не является наилучшим решением, так как выход из строя центрального узла приведет к остановке всей сети. Однако при использовании топологии "звезда" легче найти неисправность в кабельной сети.

      Помимо  сообщений по компьютеру ген. директор и все отделы осуществляют документооборот через секретаря директора, который фиксирует документооборот в журналах исходящей и входящей информации.

      От  директора исходят распоряжения, приказы, доводимые до всех начальников  служб и отделов и работников предприятия.

      От  начальников отделов директору  идут заявления, докладные записки, объяснительные, документы на подпись.

      Коммуникации  между различными службами сделаны  по принципу «кольцо», т. е. начальник  ПТО имеет информацию от Главного бухгалтера, но не имеет доступа к материальному и прочим отделам бухгалтерии. Гл. инженер может по сети связаться с коммерческим директором, но не имеет доступа по сети к конкретному цеху минуя ком. директора или его заместителя.

      Это упорядочивает схему управления организацией, т. е. каждому определен  свой уровень информативности.

      Схема доступа к информации в каждом отделе построена по принципу «сверху  вниз», например, гл. бухгалтер имеет  информацию со всех подразделений своей  службы, но, материальный отдел не может получить информацию с компьютера гл. бухгалтера, но может получить информацию со других служб, складов, кассы, и пр.

      При необходимости беседы или личного  участия, естественно, гл. инженер договаривается о встрече с коммерческим директором в его или своем кабинете, заодно привлекая к решению вопроса компетентных и заинтересованных лиц.

      Обратная  связь

      Под обратной связью понимается следующее: отправитель и получатель меняются коммуникативными ролями. Изначальный получатель становится отправителем сообщения, которое проходит через все этапы процесса обмена информацией для передачи своего отклика начальному отправителю, который теперь играет роль получателя. Обратная связь заметно повышает шансы на эффективный обмен информацией, позволяя обеим сторонам подавлять информационный шум. Эффективная обратная связь помогает быстрее реагировать на изменение ситуаций, конъюнктуры рынка и т. п.

      При решении вопроса о размещении новой линии в цехе к решению  вопроса на совещание приглашаются начальник ПТО с чертежами цеха, технолог, начальник цеха, начальник мех. цеха.

      Вариант системы обратной связи - опрос работников можно проводить с целью получения  информации от руководителей и рабочих  по многим вопросам, например, четко  ли до них доведены цели их деятельности, с какими проблемами они сталкиваются. Получают ли они точную и своевременную информацию, необходимую им для работы, информированы ли они о переменах, которые отразятся на их работе. Иногда полезно узнать мнение простых рабочих об условиях работы в цехе, зарплате и др.

      Другой  вариант системы обратной связи  предусматривает создание группы руководителей  и рядовых работников, которые  встречаются и обсуждают вопросы, представляющие взаимный интерес.

      Исследование  организационной структуры предприятия.

      Генеральный директор ОАО «МТС» имеет в своем подчинении три заместителя. Из-за небольшого размера предприятия производственный и сбытовой отделы совмещены. Особенностью организационного построения является также подчинение отдела организации труда и заработной платы заместителю генерального директора по экономике (финансовому директору). Кроме того, несмотря на то, что расчетно-вычислительный центр (РВЦ) непосредственно подчиняется генеральному директору, процедура автоматизации на предприятии в основном связана с участком работы бухгалтерии, в связи с чем, фактически РВЦ подчиняется главному бухгалтеру.

      Выделение из организационной структуры подразделений, отдельных исполнителей, отвечающих за процесс документооборота на предприятии.

      За процесс документооборота на предприятии отвечает отдел делопроизводства. Данный отдел состоит из четырех работников: работника сектора делопроизводства; работника организационного сектора и двух работников машбюро. Согласно организационной структуре ОАО «МТС» при необходимости выполнение функций секретаря и работника сектора делопроизводства может быть поручено работникам машбюро.

      Определение структуры подчиненности выделенных подразделений и разграничение  их функций по видам выполняемых  работ.

      Ниже  на рисунке 2 представлена структура подчиненности отдела делопроизводства ОАО «МТС».

      Рис. 2 – Структура  подчиненности отдела делопроизводства

      на  ОАО «МТС» 

      Ниже  в таблице 1. представлена группировка  видов документов по основным подразделениям, а также анализируется их динамика.

      Таблица 1.

      Группировка видов документов по подразделениям за 2009 и 2010 годы

      Определив основные потоки информации на предприятии, станет очевидным: какие из них необходимо в первую очередь автоматизировать.

      Критериями  отнесения документов к тому или иному  подразделению следующие:

      - для входящих документов  и приказов –  какому подразделению предназначается;

      - для исходящих  и внутренних документов  – каким подразделением  составлено. 

       Графически данная таблица представлена на рисунке 3.

      Рис. 3 – Группировка  видов документов по подразделениям ОАО  «МТС» за 2010 год 

    Как видно из таблицы 1 наибольшая доля документов приходится на бухгалтерию, производственно-сбытовой отдел, отдел материально-технического снабжения и комплектации, а также планово-экономический отдел предприятия. Очевидна высокая доля документов в бухгалтерии, так как практически каждый внутренний документ, а финансовый – обязательно, должен быть заверен в бухгалтерии для отслеживания движения финансово-материальных потоков предприятия.

     Сокращение  документооборота бухгалтерии в  основном вызвано большим вовлечением  РВЦ в работу отдела и большой долей  автоматизации ее работы.

     На  производственно-сбытовой отдел в  2010 году пришлось 695 документов или 8,6 %. Сокращение как количества обращающихся документов данного отдела, так доли в общем объеме документооборота вызвано, прежде всего, расширением штата сотрудников. Кроме того, вся работа заместителя генерального директора по производству (директора по производству) – руководителя данного подразделения – автоматизирована РВЦ, что, несомненно, ведет к сокращению документооборота в части предоставления информации отделом своему руководителю.

     Что касается отдела материально-технического снабжения и комплектации, то доля документооборота в течение года выроста с 720 до 759, что вызвано: во-первых, необходимостью дополнительной закупки  материалов и комплектующих в связи с ростом производства; во-вторых, с полным отсутствием в отделе вычислительной техники по причине отсутствия работников, владеющих персональным компьютером и нежеланием работающих обучаться.

     Большое количество документов, обращающихся в планово-экономическом отделе, вызвано тем, что помимо своих непосредственных функций на отдел наложены следующие дополнительные обязанности: ведение реестра акционеров, подготовка и проведение заседаний Совета директоров и общих собраний акционеров.

     Несмотря  на очевидную повышенную нагрузку в  планово-экономическом отделе предприятие  не получает существенной помощи от РВЦ. Не один из участков отдела в 2010 году не был автоматизирован. Это связано, прежде всего, с малым количеством (2 человека) работников расчетно-вычислительного центра.

     Группировка документов предприятия помесячно  для выявления сезонности и их анализ.

     Произведем  анализ объема документооборота в течение  одного года на примере  года (таблица 3.).

   Таблица 2

     Анализ объема  документооборота ОАО «МТС» в 2010 году помесячно