Оглавление

Введение - 4 -

1. Автоматизация  документооборота - 7 -

1.1. Автоматизация  задач делопроизводства - 7 -

1.3. Документооборот  на предприятии - 9 -

2. Практическая  часть - 11 -

2.1 Постановка  цели - 11 -

2.2 Моделирование  организации - 11 -

2.3 Внедрение  СЭД PayDox - 12 -

2.4 Расчет  эффективности внедрения СЭД 23

2.5 Анализ  результатов 28

Заключение 32

Список использованной литературы 35

 

Введение

 

Документированная информация составляет основу управления, его эффективность в значительной степени базируется на производстве и потреблении информации. В современном  обществе информация стала полноценным  ресурсом производства, важным элементом  социальной и политической жизни  общества. Качество информации определяет качество управления. В современных  условиях для повышения качества управления необходимо уделять достаточное  внимание совершенствованию работы с документами, так как управленческое решение всегда базируется на информации, носителем которой является документ на различных основах.

 

В последнее  время все больше предприятий  сталкиваются с проблемой улучшения  управляемости компании: улучшение  контроля и ускорение бизнес-процессов, улучшение возможности их отслеживания, оптимизация рабочего времени, экономия трудозатрат, повышение производительности труда и так далее. Единственным способом реализации подобных задач  является внедрение автоматизированной системы. Однако в настоящее время  попытка решения задачи внедрения  такой системы наталкивается  на существенные сложности.

 

В современной  организации руководитель сталкивается с необходимостью решать множество  задач в условиях дефицита рабочего времени. Среди основных источников проблем в работе современного менеджера  можно выделить следующие:

 

Большое количество процессов, в которых  задействован руководитель, исполняющий  при этом разные роли: инициатора, ответственного исполнителя, контролера.

 

Огромное  количество документов, которые требуют  согласования, уточнения, реакции, отслеживания, исполнения.

 

Необходимость контролировать своевременное исполнение заданий и отслеживание взятых на себя обязательств.

 

Постоянно растущие объемы дополнительной информации, необходимой для принятия управленческих решений.

 

С каждым днем все большее значение приобретает  оперативность в принятии решений, контроль исполнения решений, рациональное использование накопленной информации и предыдущего опыта.

 

Тема  автоматизации процессов документооборота становится в последнее время  все более и более актуальной. Все больше компаний достигает необходимого уровня зрелости, и приходит к необходимости  формализации бизнес-процессов и  внедрения средств для их автоматизации. С другой стороны к настоящему моменту компании прошли длительный путь по созданию своих информационных систем, что обеспечивает потенциальные возможности для реализации задач подобного уровня сложности. Однако менеджеры информационных систем сталкиваются с большими проблемами определении методики и выборе программного обеспечения, которое способно обеспечить адекватные средства для реализации задач данного класса.

На  рынке сложилась некоторая диспропорция: поставщики программного обеспечения пытаясь решать задачи, с которыми они сталкиваются на практике, усложняют программное обеспечение. Это приводит к дополнительным сложностям при его внедрении и, соответственно, увеличивает стоимость проекта. А покупатели систем, как правило, не готовые к такому уровню сложности, стремятся получить более легкое решение за меньшую цену. Однако опыт практических внедрений показывает, что подобное половинчатое внедрение не оправдывает ожиданий, что приводит к определенному охлаждению руководства компании к этой теме.

Рынок систем автоматизации документооборота в настоящее время находится  в стадии становления. Несмотря на весьма впечатляющий список производителей систем, в той или иной степени решающие задачи такого класса, на рынке отсутствуют  однозначные лидеры. Более того, на сегодня спрос не сформировался  достаточно четко, у потенциальных  покупателей не всегда имеется четкое представление о том, что они  хотят получить в результате. Подобная ситуация несколько упрощает появление  на рынке новых игроков и поиск  новых способов позиционирования.

Целью данной курсовой  работы является определение  эффективности внедрения системы  электронного документооборота (СЭД) на смоделированной фирме. Реализация поставленной цели обусловила необходимость  решения следующих задач:

- исследование  понятия информационных технологий, видов, специфики и способов  их внедрения с целью совершенствования  ДОУ;

- рассмотрение  структуры рынка программных  продуктов в области электронного  управления документацией;

- классификация,  сравнение и характеристика данных  продуктов;

- разработка  основных критериев выбора эффективной  автоматизированной системы управления  документацией;

- внедрение  корпоративной системы электронного  управления документацией (корпоративного  электронного документооборота) в  рамках смоделированного предприятия;

- анализ  полученных результатов.

 

 

1. Автоматизация документооборота

 

Автоматизация документооборота предполагает использование специального программного обеспечения для работы с документами  и участие электронных документов в системе информационного обмена. При этом документы, создаваемые  в ходе функционирования организации, обязательно регистрируются и хранятся в едином информационном пространстве. Обеспечивается коллективная работа с  документами, то есть над каждым из них последовательно работает несколько  сотрудников в соответствии со своими функциональными обязанностями. Сокращаются  рутинные операции по заполнению документов, минимизируется вероятность ошибок, ускоряется процесс создания и корректировки  документов, облегчается поиск, упрощается контроль исполнения, существенно возрастает оперативность работы с документами, налаживается взаимодействие с территориально удаленными подразделениями. Рынок  систем электронного документооборота активно развивается, объективной  основой этого процесса является широкое повсеместное использование  персональных компьютеров и постоянно  растущие требования к организации  бизнеса.

1.1. Автоматизация задач  делопроизводства

Делопроизводство - документационное обеспечение деятельности предприятия. Автоматизация делопроизводства и  переход к безбумажным технологиям  является основой автоматизации  документооборота (хотя зачастую четкую границу между автоматизацией делопроизводства и документооборота провести трудно).

В традиционном делопроизводстве обычно выделяют три группы задач:

• Документирование (процессы составления, оформления и согласования документов).
• Организация работы с документами (обеспечение движения документов).
• Организация хранения документов.

Составление и оформление документов должно производиться по определенным правилам. Государственными стандартами  в области делопроизводства и  документационного обеспечения  управления предусмотрены унифицированные  формы для ряда документов. Помимо этого, документы, предназначенные  для использования внутри предприятия, должны отвечать принятым корпоративным  стандартам. Все документы принято  классифицировать как организационно-распорядительные или учетные документы. К организационно-распорядительным документам относятся приказы, протоколы, справки, письма, распоряжения. ГОСТ Р 6.30-2003 ("Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно - распорядительной документации") определяет состав и расположение реквизитов организационно-распорядительных документов. Учетные документы - это счета, накладные, кассовые, платежные документы, без заполнения предусмотренных законом реквизитов они не могут являться основанием для совершения операций.

Если функции документирования выполняются автоматизированной системой, то процесс создания и регистрации  документов существенно упрощается:

• Исключаются ошибки в оформлении документа заданного типа.
• При создании нового документа система автоматически присваивает ему необходимые реквизиты или заполняет реквизиты нового документа информацией, скопированной из документа-основания.
• Каждый документ регистрируется в системе и сохраняется в единой базе данных.
• Создание нового документа может происходить по инициативе пользователя либо автоматически на определенном этапе выполнения бизнес-процесса.