Анализ внутренней и внешней среды организации

       Контракт  — решение, обычно коммерческого  характера, о проведении совместных работ с указанием взаимных прав и обязательств. Контракт является подвидом соглашения. Например, контракт на поставку компьютеров, брачный контракт, контракт купли-продажи.

       Оферта  — решение, обычно коммерческого  характера, о предложении конкретному (любому) лицу заключить сделку на указанных  условиях. Оферта является одной стороной контракта. Например, оферта на оптовые  закупки холодильников для реализации, оферта на оптовую продажу бумаги.

       Акцепт  — решение о приеме предложения  о заключении сделки на предложенных в оферте условиях. Это вторая сторона контракта, оферта и акцепт составляют контракт.

       Положение — решение, представляющее собой  набор законов, правил и инструкций, регламентирующих какую-либо деятельность. Например, положение о главном инженере, положение об отделе территориального развития.

       Правила — решение, учитывающее традиции организации и представляющее набор  предлагаемых для исполнения устоявшихся  норм поведения и деятельности определенных групп работников. Например, правила внутреннего распорядка, правила дорожного движения.

       Модель  какого-либо процесса или явления  — решение, включающее набор определенных элементов и связей, который с  заданной точностью воспроизводит  реакции реального процесса или  явления на входные воздействия.

       Формы реализации — это деловая беседа, предписание, убеждение, разъяснение, принуждение, наставление, сообщение, личный пример, обучение, совет, деловые  игры (тренинги), совещание, заседания, деловое слово.

       Предписание — официальное извещение какому-либо должностному лицу об обязательном выполнении приведенного решения в определенный, установленный срок.

       Деловая беседа — специально организованная руководителем встреча с подчиненным, группой подчиненных или приглашенными  специалистами для обмена мнениями по заранее оговоренной теме, актуальной для компании. Деловая беседа является наиболее  часто используемой формой реализации управленческого решения, так как личное общение заинтересованных лиц  всегда эффективней влияет на решение поставленной задачи.

       Убеждение — деловая беседа, проводимая руководителем  с целью добиться у подчиненного требуемых прочных взглядов или  понятий по содержанию управленческого  решения для его выполнения (например, убеждение в необходимости соблюдения техники безопасности на предприятии, убеждение в необходимости использования  более современных информационных технологий при разработке управленческого  решения).

       Разъяснение — деловая беседа, проводимая руководителем  с целью объяснить, сделать более  понятным суть и содержание управленческого  решения.

       Принуждение — деловая беседа, проводимая руководителем  с целью осознанно заставить  работника выполнить управленческое решение путем угроз или повышенного  вознаграждения.

       Наставление — деловая беседа, проводимая руководителем  с целью научить, передать опыт для  успешного выполнения управленческого  решения.

       Сообщение — деловая беседа, проводимая руководителем  с целью передачи дополнительной информации, необходимой для успешного  выполнения управленческого решения.

         Личный пример — действия руководителя  в среде подчиненных по заранее  подготовленному сценарию для  развития у них эффекта подражания  авторитетам в технике выполнения  управленческого решения.

       Обучение  — деловая беседа, проводимая руководителем  с целью  дать новые знания или  информацию для выполнения управленческого  решения.

       Совет — деловая беседа, проводимая руководителем  с целью поделиться  собственными взглядами на пути выполнения управленческого  решения. Совет не является обязательным для исполнения подчиненным, однако в личных отношениях руководитель всегда будет заинтересован в подчиненном, который прислушивается к его  советам.

       Деловая игра (тренинг) — специально организованная интенсивная деятельность работников по разработке и реализации управленческих решений на основе имитационных моделей  реальных процессов. В процессе закрепляются навыки реализации управленческих решений  многократным повторением однотипных ситуаций, методов и технологий реализации управленческих решений.

       Совещания — коллективные деловые беседы, проводимые руководителем с целью  оперативного доведения до подчиненных  конкретных задач, использования коллективного  разума, обмена информацией и накопленным  опытом для выполнения важных управленческих решений.

       Заседания — узко профессиональные совещания  для решения в основном организационных  вопросов (например, заседание профкома, заседание президиума и т.д.)

       Отчет — решение специалиста о результатах  индивидуальной или коллективной проделанной  работы по выполнению управленческого  решения. Отчет может быть письменным или устным.

       Деловое слово — твердое решение руководителя, данное подчиненному в устной форме, подкрепленное авторитетом руководителя как среди подчиненных, так и  среди вышестоящего руководства.

       В качестве примера рассмотрим только одну форму реализации управленческого  решения – деловую беседу. В  деловой беседе принимают участие, с одной стороны, руководитель или  команда специалистов, с другой –  потенциальный исполнитель или  группа исполнителей. Деловая беседа включает 6 этапов: 1) создание взаимно заинтересованной обстановки беседы; 2) согласование основных целевых установок будущего задания; 3) ознакомление исполнителей с необходимой информацией; 4) обоснование задания и аргументирование неясных положений; 5) корректировка заданий с учетом предложений исполнителя; 6) принятие окончательного решения.

       Для эффективного проведения деловой беседы следует соблюдать следующие принципы: внимательно выслушивайте собеседника до конца – это не только знак внимания, но и профессиональная необходимость; избегайте недоразумений и неверных толкований; изложение должно быть ясным, наглядным, систематизированным, сжатым, простым и понятным; уважайте личность собеседника; будьте вежливыми, дружелюбными и дипломатичными; любыми способами постарайтесь облегчить собеседнику восприятие ваших предложений как не навязанных ему.

       Рассмотрим  практическое использование технологии принятия управленческого решения в ООО «СвязьПром».

       На  этом предприятии в одно время  возникла необходимость повышения  эффективности работы. Для увеличения получаемой  предприятием   прибыли  необходимо снижать себестоимость  продукции (услуг) предприятия, т. е. вводить эффективный контроль над издержками.

       Первым  шагом на этом пути является создание системы получения оперативной, точной и достоверной информации о деятельности предприятия – системы управленческой отчетности.

       Для того чтобы руководство предприятия  могло получать необходимые ему  для принятия управленческих решений  данные, нужно строить систему  отчётности «сверху вниз», формулируя потребности верхнего уровня управления и проецируя их на нижние уровни исполнения. Только такой подход обеспечивает получение. Фиксирование на самом низшем исполнительском уровне таких первичных данных, которые в обобщенном виде смогут дать руководству предприятия ту информацию, в которой оно нуждается. Важнейшими требованиями к системе управленческой отчетности являются своевременность, единообразие, точность и регулярность получения информации руководством предприятия.

       Эти требования наиболее полно могут быть реализованы с помощью автоматизированной системы. Использование технологии электронной системы учета сулило серьезные преимущества по скорости получения, обработки информации и преимущества по скорости принятия управленческих решений.

       Отдел автоматизации выполнил первую стадию принятия управленческого решения: был осуществлен сбор всей информации, касающейся данной проблемы, а именно, были изучены имеющиеся на рынке  специализированного программного обеспечения продукты, их недостатки и достоинства. Было разработано  несколько вариантов собственной  автоматизированной системы отчетности.

       В результате, на стол руководителя легли  несколько проектов. Он не стал принимать  единоличное решение, а собрал всех специалистов отделов, работавших над  данной проблемой. На совместном совещании  было выработано приемлемое для всех решение, а именно, выбран один из проектов, и отдел автоматизации разработал необходимое программное обеспечение.

       Четко прослеживаются все три стадии принятия управленческого решения: уяснение проблемы, оставление плана решения (разработка альтернативных вариантов решения) и выполнение решения.

6. Оценка  финансовых результатов  ООО «СвязьПром»

     Структура оборотных средств в отраслях производства зависит от специализации, принятой технологии, длительности производственного  цикла, организации производства и  его материально-технического снабжения  и целого ряда факторов. В ООО  «СвязьПром» структура оборотных  средств представлена следующим образом: большая их часть вложена в запасы товарно-материальных ценностей, а меньшая – в дебиторскую задолженность и денежные средства, т.е. оборотные средства в большей степени участвуют в сфере производства и в меньшей – в сфере обращения. Оборотные средства делятся на собственные и заёмные. Источниками формирования собственных оборотных средств являются: уставный фонд, прибыль от основной деятельности, бюджетные средства. ООО «СвязьПром» является прибыльным предприятием, о чем свидетельствуют данные таблицы 2.

Таблица 4 - Результаты деятельности ООО «СвязьПром»  за 2008-2010 годы

     На  величину прибыли влияют многие факторы, которые можно разделить на внешние  и внутренние. К внешним относятся  такие, как: изменение оптовых цен  на продукцию; потребляемое сырье и  материалы и др. Внутренние факторы  отражают трудовые усилия работников и эффективность производственных ресурсов. Валовая прибыль на предприятии  за период с 2008 по 2010 годы имеет некоторые  колебания. Так, в 2008 году она составила 111 774 руб., в 2009 году – 117124 руб., а в 2010 – 116586 руб. В 2010 году предприятие имеет  прибыль ниже уровня предшествующего  года. Влияние на ее величину оказали  факторы субъективного и объективного характера. Об эффективности предприятия дает возможность судить уровень его рентабельности, который отражен в таблице 5.

Таблица 5 - Рентабельность работ на ООО «СвязьПром»

     Уровень рентабельности зависит от объема произведенных  работ  и себестоимости их выполнения, рационального использования основных и оборотных средств предприятия. Анализируемый показатель рентабельности позволяет сделать вывод, что  к 2010 году он снизился в два раза и составил 1,9%. Тогда, как в 2008 и 2009 годах он составил  4,9% и 2,3% соответственно.

     На  уровень рентабельности в значительной степени оказывает влияние размер коммерческой себестоимости, которая  за последние три года имеет тенденцию  роста.  Так, в 2008 году она составила 731480 тыс. руб., в 2009 году – 942787 тыс. руб., а в 2010 году – 1051640 тыс. руб. В этой связи можно сделать вывод  о постоянном, значительном росте  себестоимости.