Анализ внешней и внутренней среды

1. ОБЩАЯ ХАРАКТЕРИСТИКА  ОРГАНИЗАЦИИ 

1.1. Внутренняя среда организации

 

    Внутренняя  среда организации  состоит из внутренних переменных. Внутренние  переменные - это цели, задачи, технология, люди, структура  организации.

    Теперь  рассмотрим каждую переменную подробнее.

    Каждая  организация  имеет структуру и у каждой она своя.

    Структура  организации - это логические взаимоотношения уровней управления и функциональных  областей, построенных в форме, которая позволяет наиболее  эффективно достигать целей организации, или это   упорядоченная  совокупность  ее  взаимосвязанных  частей. Структура  организации  существует в трех  формах:

      1. Техническая  структура  представлена  совокупностью  материальных  объектов и процессов (помещение,  оборудование, условия труда, технологии) которые  в единстве образуют базу остальных.  Как правило, их нельзя изменить, поэтому техническая структура является жесткой.

      В производственной организации  техническая  структура  во многом определяет профессионально-квалификационный состав персонала, влияет на характер и содержание труда, связи между людьми.

           2. Социальная структура  образует  совокупность самих  ее участников и связей  между  ними. Сюда  включают  формальные и неформальные группы, должности, служебные и личные связи, ценности, нормы  поведения,  сферы  влияния, линии подчинения и прочее.  Все элементы  социальной структуры  являются  изменчивыми, а поэтому  называются « мягкими ».

3. Социотехническая  структура - это совокупность рабочих  мест,  объединяющая работников  пространственно и технологически. Она интегрирует в себе жесткую техническую и гибкую  социальную  структуры.

       Любая  организация  задает  для своей деятельности определенные, разнообразные цели.

      Например, у организаций, которые занимаются  бизнесом (производством товаров и услуг) целью является рентабельность (прибыльность) и производительность.

      Государственные органы, учебные  заведения предоставляют конкретные  услуги в рамках определенных  бюджетных ограничений, в связи  с этим их волнуют затраты.

      Крупные организации  имеют   много целей для получения  прибыли. Например, их  интересует  доля  рынка,  разработка  новой   продукции,  качество услуг, подготовка  и подбор  руководителей, социальная  ответственность.

      Некоммерческие организации  больше уделяют  внимание  социальной  ответственности.

      В некоторых  организациях  есть подразделения. В них также  необходима  выработка  целей.

      Например, целью финансового  подразделения является  уменьшение  кредитных  потерь до 1%  от суммы  продаж.  Для  подразделения  маркетинга: сокращение  количества  жалоб  потребителей на 20% в следующем году.

      Также организация имеет задачи.

      Задача организации – это предписанная работа, серия  или часть  работы,  которая  должна быть выполнена заранее  установленным способом в заранее  оговоренные сроки.

       Технология – это сочетание квалифицированных навыков, оборудования, инфраструктуры, инструментов и соответствующих и технических знаний, необходимых для осуществления  желаемых преобразований в материалах, информации или людях.

      Технология  определяет связь между отдельными видами работ, в том числе и по управлению, последовательность их выполнения во времени и пространстве.

      Существует четыре типа технологий.

1. Складывающаяся, заключается в том, что все участники относительно независимо друг от друга работают на кого-то одного, кто создает конечный продукт. Так часто происходит при написании книг, когда каждый из авторов приносит редактору свой раздел, а тот уже компонует из них  произведение в окончательном виде.
2. Последовательная технология предполагает, что работы в организации вытекают друг из друга, и ни одна не может начаться раньше, чем закончится предыдущая. На основе такой технологии работает  конвейер.

     3.    Связанная технология означает,  что работы  взаимно обуславливают друг друга,  но при этом необязательно в строгой последовательности. Так, при строительстве дороги на одних участках  могут проводить еще земляные работы, а на других уже укладываться полотно.                                                                                                                                                                                                                                                                                                                               

      4.   Групповая технология  заключается в том что, работы выполняются на одном стационарном объекте многими участниками. Так строится судно на  стапеле.                        

     Все внутренние элементы организации взаимодействуют друг с другом. Эта взаимосвязь показана на рис. 1 .

                                                     технология

                                          

             

                                 люди                   цели          структура

 

                                                            задачи 

Взаимосвязь внутренних переменных организации

Рис. 1

   Любая организация может быть представлена как  открытая система встроенная во внешний мир. На входе организация получает ресурсы из внешнего мира, на выходе она отдает во внешний мир созданный ею продукт. Поэтому жизнедеятельность организации состоит из трех основополагающих процессов: Получение «сырья или ресурсов» из внешнего окружения.

1. Изготовление  «продукта».

2. Передача  « продукта» во внешнюю среду.

     Все три данных процесса являются жизненно важными для организации.

   И если хотя бы один из процессов прекращается, организация далее уже не может  существовать. Ключевая роль в поддержании баланса между тремя этими процессами, а так же в мобилизации ресурсов организации на осуществление этих процессов принадлежит менеджменту. Именно для решения этих задач существует управление в организации, и именно это является основной ролью, которую играет управление в организации.

      Так как менеджмент играет  столь важную роль в организации  и решает столь многоплановые  задачи, управление организации  не может быть представлено  только как особый вид деятельности по целенаправленной координации действий участников процесса совместной трудовой деятельности. Помимо функциональной характеристики управления, отвечающей на вопрос, что и как делается в управлении, очень важными аспектами рассмотрения управления являются такие аспекты, как:

1. Взаимосвязь управления и системы отношений  в организации;

2. Управление  и внешняя среда организации;

3. Лидерство.

     Так как менеджмент представляет  собой многоплановое явление,  охватывающее происходящее в  организации процессы, связанные  как с ее внутренней жизнью, так и с ее взаимодействием с окружающей средой, то его рассмотрение в зависимости от того какие процессы ставятся во главу угла, может вестись с различных точек зрения. Наиболее значимыми подходами к рассмотрению управления организацией являются следующие:

1. Рассмотрение  управления с точки зрения процессов, происходящих внутри организации;

2. Рассмотрение  управления с позиции процессов  включения организации во внешнюю  среду;

3. Рассмотрение  управления организацией с точки  зрения процесса осуществления самой этой деятельности.   

    

 
 
 
 
 
 
 

1.2. Внешняя среда организации 

     Под внешней средой организации понимаются все условия и факторы, возникающие  в окружающей среде, независимо от деятельности конкретной фирмы, но оказывающие или  могущие оказать воздействие на её функционирование и поэтому требующие принятия управленческих решений.

     Однако  набор этих факторов и оценка их воздействия на хозяйственную деятельность различны, причём не только у авторов  научных публикаций по вопросам менеджмента, но и у каждой фирмы. Обычно фирма в процессе управления фирма сама определяет, какие факторы и в какой степени могут воздействовать на результаты её деятельности в настоящий период и на будущую перспективу, вывода проводимых исследований или текущих событий сопровождаются разработкой конкретных средств и методов для принятия соответствующих управленческих решений. Причём прежде всего выявляются и учитываются факторы внешней среды, оказывающие воздействие на состояние внутренней среды, оказывающие воздействие на состояние внутренней среды фирмы.

     Внешняя среда организации является источником, питающим организацию ресурсами, необходимыми для поддержания её внутреннего  потенциала на должном уровне. Организация  находится в состоянии постоянного  обмена с внешней средой, обеспечивая тем самым себе возможность выживания. Но ресурсы внешней среды не безграничны. И на них претендуют многие другие организации, находящиеся в этой же среде. Поэтому всегда существует возможность того, что организация не сможет получить нужные ресурсы из внешней среды. Это может ослабить её потенциал и привести ко многим негативным для организации последствиям. Задача стратегического управления состоит в обеспечении такого взаимодействия организации со средой, которое позволило бы ей поддерживать её потенциал на уровне, необходимом для достижения её целей, и тем самым давало бы ей возможность выживать в долгосрочной перспективе.

     Итак, для того, чтобы определить стратегию поведения организации и провести эту стратегию в жизнь, руководство должно иметь углублённое представление как о внутренней среде организации, её потенциале и тенденции развития, так и о внешней среде, тенденциях её развития и месте, занимаемом в ней организацией. При этом и внутренняя среда и внешнее окружение изучаются стратегическим управлением в первую очередь для того, чтобы вскрывать те угрозы и возможности, которые организация должна учитывать при их достижении. И поскольку каждая фирма, действующая в условиях рыночных отношений, постоянно подвержена воздействию внешней среды, наблюдение и анализ за состоянием среды требуют постоянного внимания и ведутся на систематической основе с применением методов системного анализа и компьютерной техники.

     Классификация факторов внешней среды вследствие их многообразия довольно различна и в её основу могут быть положены различные принципы. Но в менеджменте принята, и большинство придерживаются её, классификация факторов на факторы прямого и косвенного воздействия. В среде прямого воздействия можно выделить такие как: поставщики, законы и государственные органы, потребители и конкуренты. 

     1. Поставщики.

     С точки зрения системного подхода  организация – это механизм преобразования входов и выходов. Основные разновидности  входов – это материалы, оборудование, энергия, капитал и рабочая сила. Зависимость между организацией и сетью поставщиков, обеспечивающих ввод указанных ресурсов, -один из наиболее ярких примеров прямого воздействия среды на организацию и успешность деятельности организации. Получение ресурсов из других стран может быть выгоднее с точки зрения цен, качества или количества, но одновременно опаснее усилением таких факторов подвижности среды, как колебания обменных курсов или политическая нестабильность.

     В некоторых случаях все организации  определённого региона ведут  дела с одним или практически с одним поставщиком. Поэтому все они попадают в равную зависимость от действий поставщика. Хороший пример – обеспечение энергией. Все организации получают энергию по ценам, установленным государством, и редко могут найти альтернативного поставщика, даже если организация считает, что текущее энергосбережение неадекватно или слишком дорого обходится. Такие изменения, как повышение цен поставщиком содействует на организацию в той мере, в какой она расходует энергию. Например, резкое повышение цен на бензин, значительно ощутимее отражается на фирмах, зависящих от бензина, в частности, занимающимися автомобильными и воздушными грузоперевозками и пассажироперевозками.