Анализ эффективности использования ресурсов организации

 

1.Социальная организация  и её среда

 

Организацией является институционализированная группа лиц (физических и юридических), взаимодействующих с помощью  материальных, экономических, правовых и иных условий для достижения поставленных целей. В этом и состоит  ее задача, выполняя которую организация  преобразует с помощью соответствующих  технологий материальные, информационные, трудовые ресурсы в требуемые  конечные результаты. Таким образом, она, прежде всего, представляет собой  социальный институт и может рассматриваться  одновременно и как субъект, и  как средство деятельности.      

Как социальная система организация  является открытой, ибо ее выживание  зависит от внешнего мира. Она описывается  такими основными характеристиками как внешняя и внутренняя среда, структура, цели, стратегии, технология, персонал, потенциал.

Структура организации, т. е. упорядоченная совокупность ее взаимосвязанных  элементов, бывает технической, социальной, социотехнической,  нормативно-правовой.

 Основу технической  структуры составляют материальные  объекты и процесс (помещения  и их планировка, оборудование, условия  труда и проч.). Поскольку ее  элементы неизменны, такую структуру  относят к категории жестких.

На производственном предприятии  техническая структура во многом определяет её профессионально-квалификационный состав персонала, характер и содержание трудовых операций, создает основу функциональных связей между людьми и в значительной мере влияет на их межличностные отношения.

Социальная структура  организации, которую первым проанализировал  Э. Мэйо, образуется совокупностью участников и их связей в рамках совместной деятельности. Она включает формальные и неформальные группы, ценности, интересы, полномочия и т. д. Все эти элементы организационной структуры являются «мягкими».

Социальная структура  организации обладает определенным потенциалом, который складывается из нескольких элементов: 

 потенциал общего руководства  (характеризуется уровнем его  знаний и понимания ситуации, умением выявлять и решать  проблемы и проч.);

 психологического потенциала (отражает состояние морально-психологического  климата, стабильность отношений);

 творческого потенциала (отражает способность коллектива  реагировать на изменения, предлагать  альтернативы, предприимчивость). 

Характерной чертой современной  организации является ее устойчивость, т. е. способность функционировать  и развиваться в условиях внешних  и внутренних механизмов,  вопреки  им, либо возвращаться в прежнее, либо переходить в качественно более  высокое состояние.

Еще одной особенностью современных  организаций является их сложность. Она обусловлена их масштабами, количеством  и автономностью элементов, разнообразием  функций и свойств организаций.

Организация – это систематизированное  сознательное объединение людей, преследующих определённые цели[4, c. 91].

Для того чтобы считаться  организацией, некая группа должна отвечать определённым требованиям:

наличие, по крайней мере, 2-х человек, которые считают себя частью этой группы;

наличие одной цели, которую принимают как общую все его члены;

наличие членов группы, которые  работают вместе для достижения цели.

Можно сказать, что основными  составляющими любой организации  являются входящие в неё люди, цели, для реализации которых она создана  и существует, и управление, формирующее  и приводящее в движение потенциал  организации.

Каждую организацию можно  представить как открытую систему. На входе она получает ресурсы  из внешнего мира, на выходе – отдаёт созданный продукт. Поэтому любая  организация осуществляет три процесса:

получение ресурсов из внешнего окружения;

изготовление продукции;

передача её во внешнюю  среду.

Функционирование и развитие каждой организации осуществляется в среде (внутренней и внешней).

Среда – это совокупность объективных условий, в которых  осуществляется деятельность организации[9, c. 52].

Внутренняя среда организации  является источником её жизненной силы. Заключает в себе потенциал, который  даёт возможность организации функционировать, а, следовательно, существовать и выживать в определённом промежутке времени.

Составляющие внутренней среды:

Структура – это взаимоотношения  подразделений предприятия. В основу любой структуры управления положен  принцип разделения труда.

Цели – это желаемое состояние предприятия, результат  какой-либо деятельности. Правильная их формулировка является важным фактором внутренней среды (чёткость, согласованность, реальность).

Задачи решаются для достижения поставленных целей. Основными задачами менеджмента являются: работа с персоналом, работа с предметами и средствами труда, работа с информацией.

Технология включает в  себя технические средства и способы  их комбинирования и использования  для получения конечного продукта.

Персонал – центральная  фигура в любой организации. Работа персонала в организации является сложнейшим сочетанием разнообразных  факторов, влияющих на результаты его  деятельности (потенциал человека, способности, потребители, восприятие, влияние коллектива, лидерство).

Элементы внутренней среды  находятся в тесной взаимосвязи  и взаимозависимости. Изменение  одной ведёт к изменению другой или нескольких элементов.

Внешняя среда – это  комплекс факторов, оказывающих непосредственное влияние на производственную и финансово-хозяйственную  деятельность организации.

Влияние факторов внешней  среды не одинаково, поэтому все  факторы внешней среды условно  делятся на две группы: прямого  и косвенного воздействия.

Среда прямого воздействия:

 потребители – именно  они определяют, какую продукцию  производить и по какой цене  её можно продать;

поставщики материальных, трудовых и финансовых ресурсов;

конкуренты, определяют стратегию, цели и задачи предприятия;

законы и государственные  органы формируют нормативную базу создания и функционирования предприятия;

профсоюзы решают такие вопросы, как: сокращение рабочего дня, повышение  заработной платы, улучшение условий  труда и др.

Среда косвенного воздействия:

состояние экономики включает уровень цен, инфляции, курс валюты;

НТП характеризует уровень  развития науки, и техники (спутниковая  связь, компьютеры и т. д.);

политика (политическая стабильность);

социальные факторы (традиции страны);

международные события (экспорт (импорт), совместные предприятия, вложение средств в экономику страны).

Взаимосвязь факторов внешней  среды очевидна. Например, изменение  законодательной системы может  оказать влияние на уровень конкуренции; ухудшение политической обстановки может лишить предприятие источника  дешевого сырья или рабочей силы.

2.Содержание процесса  управления и технология управления

 

Управление как  деятельность реализуется в совокупности управленческих провесов, т. е. целенаправленных решений и действий, осуществляемых менеджерами в определенной последовательности и комбинации.

Управление следует рассматривать  как процесс. Процесс управления - это совокупность непрерывных, последовательно  выполняемых, взаимосвязанных действий по формированию и использованию  ресурсов организации для достижения ею своих целей. Эти действия, весьма важные для успеха организации, называются управленческими функциями. Таким  образом, процесс управления является общей суммой всех функций.

Функции управления – это относительно самостоятельные, специализированные и обособленные виды управленческой деятельности. Для того чтобы считаться таковой, функция управления должна иметь четко выраженное содержание, разработанный механизм ее осуществления и определенную структуру, в рамках которой завершается ее организационное обособление. Под содержанием подразумеваются действия, которые должны осуществляться в рамках конкретной функции[10, c. 152].

Рассмотрим последовательно содержание каждой из функций.

Планирование.

Планирование является первой, важнейшей функцией процесса управления. Если плановые показатели недостаточно обоснованы, то, как бы хорошо организация ни работала на последующих этапах, результат будет низким. Поэтому от правильно сформулированных принципов планирования зависит качество управления.

Функция планирования призвана ответить на следующие вопросы:

где мы находимся в настоящее  время? Менеджеры должны оценить  сильные и слабые стороны организации  в основных ее областях;

куда мы хотим двигаться? Менеджеры должны определить, какими должны быть цели организации и что может помешать их достижению;

как мы собираемся сделать  это? Менеджеры решают, что должны делать члены организации для  достижения целей.

Организация.

Следующей функцией управления является организация. Задача ее - формирование структуры организации, обеспечение  ее всем необходимым. При этом важное значение имеет рациональная организация управленческих процессов. Эти процессы подразделяются на основные, вспомогательные и обслуживающие. При этом в качестве предмета труда выступают управленческое решение, информация, документы.

Мотивация.

Мотивация – процесс побуждения себя и других людей к деятельности для достижения целей организации и личных целей.

Руководители всегда мотивировали своих работников, осознавали они  это или нет. В древние времена  для этого служили хлыст и  угрозы, для избранных - награды.

Методы управленческой мотивации  можно разделить на:

методы экономической  мотивации - зарплата, премия, льготы;

методы социальной мотивации - общественное признание, благодарность, восхищение, обожествление, презрение  и т.д.;

методы психологической  мотивации - ощущение собственной значимости, безразличие, ущербность, ненужность и  проч.;

методы властной мотивации - повышение в должности и проч.;

социально-психологические  методы - повышение социальной активности, обмен опытом, критика, деловая и профессиональная этика;

методы моральной мотивации - личное или публичное признание.

Действия по мотивации  должны включать экономическое и  моральное стимулирование, обогащение самого содержания труда и создание условий для проявления творческого  потенциала работников и их саморазвития. Осуществляя эту функцию, менеджеры  должны постоянно воздействовать на факторы результативной работы членов трудового коллектива. К ним в  первую очередь относятся: разнообразие работы по содержанию, рост и расширение профессиональной квалификации работающих, удовлетворение от полученных результатов, возможности проявления инициативы и т.д.

Контроль.

Функция процесса управления - контроль - устанавливает степень  соответствия принятых решений фактическому состоянию системы.

Контроль обычно выполняется  в три этапа. На первом этапе устанавливаются  стандарты, т.е. конкретные, поддающиеся  измерению цели, имеющие временные  границы. На втором этапе при сравнении  показателей функционирования с  заданными стандартами определяется масштаб допустимых отклонений. На последнем этапе полученные результаты сравниваются с заданными стандартами, и определяется, какие действия необходимо предпринимать[12, c. 112].

Главные инструменты выполнения функции контроля — наблюдение, проверка всех сторон деятельности, учет и анализ. В общем процессе управления контроль выступает как элемент  обратной связи, так как по его  данным производится корректировка  ранее принятых решений, планов и  даже норм, нормативов. Эффективно поставленный контроль обязательно должен иметь  стратегическую направленность, ориентироваться  на результаты, быть достаточно простым.

Координация.

Функция процесса управления — координация обеспечивает его  бесперебойность и непрерывность. Главная задача координации – обеспечение взаимодействия и согласованности в работе всех звеньев организации путем установления рациональных связей (коммуникаций) между ними. Характер этих связей может быть самым различным, так как зависит от координируемых процессов. Поэтому для выполнения этой функции могут использоваться как всевозможные документальные источники (отчеты, докладные, аналитические материалы), так и результаты обсуждений возникающих проблем на совещаниях, собраниях, при интервьюировании и т.д. Большую роль при этом играют технические средства связи, помогающие быстро реагировать на отклонения в нормальном ходе работ в организации.

В отличие от рассмотренных  общих функций, которые имеют  место в любом процессе управления, функции современных организаций – это планирование, маркетинг, производство, предпринимательство, финансы, организация, инновация, информация, социальное развитие. Каждую из этих функций можно рассматривать как определенный вид работы по управлению предприятием в целом. Это относительно самостоятельные участки работы, выделившиеся в процессе разделения труда в управлении, носящего объективный характер.

Любая управленческая деятельность состоит из следующих  этапов:

получение и анализ информации;

выработка и принятие решений;

организация их выполнения;