Совершенствование организации делопроизводства в медицинских организациях стоматологического профиля

з) передачу рабочих экземпляров документа соответствующим должностным лицам (структурным подразделениям) для применения в практической деятельности;

и) помещение контрольного экземпляра документа в дело;

к) последующее хранение и работу с документом (до передачи его в архив или на уничтожение).

Образец журнала регистрации внутренних документов [1] представлен в Приложении 3.

Существенное влияние на надлежащее исполнение документов оказывает хорошая организация контроля над этим процессом. Контролю подлежит исполнение всех зарегистрированных документов. Организационно-распорядительные документы контролирует служба документационного обеспечения учреждения; документы других видов – руководители или сотрудники соответствующих подразделений.

Контроль исполнения включает: постановку документа на контроль: проверку своевременного доведения документа до исполнителя, проверку и регулирование хода исполнения документов, информирование руководителя.

Сроки исполнения документов могут быть типовыми или индивидуальными.

Типовые сроки устанавливаются актами высших органов государственной власти и управления – центральных отраслевых органов управления.

Индивидуальные сроки исполнения документов устанавливаются руководителем учреждения. Конечная дата указывается в тексте документа или резолюции руководителя.

Изменение типового срока производится принятием нового акта. Для переноса срока исполнения по просьбе исполнителя необходимо наличие докладной записки на имя руководителя с указанием уважительных причин. Срок исполнения для большинства документов не должен превышать 10 дней. Служба контроля проводит в установленные дни предварительную проверку и получает информацию от исполнителей о ходе и результатах исполнения документов.

Документ считается исполненным и снимается с контроля после выполнения задания и сообщения результатов заинтересованным лицам и организациям (подготовка ответа, проведение деловой встречи и т.д.). На документе оформляется реквизит «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело». Такая же отметка делается в журнале регистрации.

Управление невозможно без ведения управленческой, или, как её иначе называют, организационно-распорядительной документации. Кроме того, руководитель сестринской службы является непосредственным исполнителем ряда работ, в ходе которых обязательно образуются самые разные документы (различные требования, планы, акты, журналы учета и др.).

Качество управленческой документации – отражает качество управленческого процесса. Грамотное управление рождает грамотные документы. При этом внешние проверки управления лечебно-профилактическим учреждением основываются на оценке управленческой документации – планов, отчетов, протоколов, справок т.п.

И наоборот, качество документов часто влияет на конкретные действия персонала: чем грамотнее документ, тем эффективнее деятельность. Не менее важна четкая работа с документами в ходе исполнения конкретных действий.

В современном обществе документы выполняют очень важные функции, такие как информационная, социальная, коммуникативная, правовая, управленческая, функция учета, функция исторического источника. В управленческой функции документы выступают как средство управленческой деятельности. Эту функцию выполняют документы, созданные для целей управления и в процессе его реализации. Управленческие документы отражают стадии, звенья, циклы управления и сами оказывают воздействие на сферу управления, выступая регулятором различных сторон деятельности организации или учреждения [10].

Именно поэтому вопросам документоведения и работе с документами должно уделяться большое внимание.

Каждая медицинская сестра должна иметь на своем рабочем месте четкую инструкцию по делопроизводству [17], в которой должны быть:

• перечень документов, за ведение которых она отвечает;
• образцы этих документов;
• инструкция по ведению каждого из этих документов.

Только при наличии такой инструкции главная медицинская сестра может требовать от медицинских сестер правильного заполнения многочисленных журналов и форм, за ведение которых они отвечают.

По мнению многих авторов [5,8,9,13], без внедрения современных технологий в процессе управления здравоохранением, в т.ч. сестринских служб, освоения прогрессивных методов работы средним медицинским персоналом, автоматизации деятельности сотрудников на современном этапе невозможно обеспечить высокое качество медицинской помощи населению России.

Изучение организации работы со служебными документами ЛПУ целесообразно начать с рассмотрения сущности документооборота. Под документооборотом ЛПУ следует понимать упорядоченное движение документов (документированной информации) с момента их получения (создания) и до момента завершения исполнения указанных документов (их отправки, сдачи на хранение).

Принято выделять несколько видов (групп) документов, работа с которыми обязательна для любого учреждения, а именно [10]:

• директивные, информационно-инструктивные и информационно- методические материалы государственных органов власти и управления, в том числе федеральных и местных (указы, постановления, правовые акты, инструктивные и информационные письма, методические указания, требования к статистической отчетности и др.);

• организационно - распорядительная документация;

• документы, связанные с оформлением трудовых отношений (табель явки на работу, графики отпусков, трудовые книжки сотрудников, заявления, приказы о приеме и увольнении, а также документы по оформлению отпусков, наград, поощрений, взысканий и пр.);

• деловая переписка;

• финансовая документация.

Деятельность всех учреждений фиксируется в документах разного вида. Попытка определения видов документов, в том числе и организационно-распорядительных, сделана в приложениях к Основным положениям Единой государственной системы делопроизводства, а виды распорядительных документов рассмотрены в Юридическом энциклопедическом словаре. В своей деятельности учреждения руководствуются наряду с актами органов государственной власти и государственного управления положениями, уставами, правилами. Согласно действующему законодательству органы законодательной и исполнительной власти Российской Федерации издают следующие документы: решения, указы, распоряжения, постановления, приказы, указания, инструкции. На территориях краев и областей издаются постановления, распоряжения главы администрации и его заместителей. Такие же документы издаются в районных (городских) администрациях. Органы представительной власти принимают решения.

К организационным документам относятся [10]:

Устав – это свод правил, регистрирующих деятельность организаций, учреждений, обществ и граждан, их взаимоотношения с другими организациями и гражданами, права и обязанности в определенной сфере государственной или хозяйственной деятельности.

Все государственные, муниципальные, частные предприятия, общественные объединения действуют на основе устава.

Положение – это нормативный акт, устанавливающий порядок образования, структуру, функцию, компетенцию, обязанности и организацию работы системы государственных органов, одного органа либо структурного подразделения.

Инструкция – это правовой акт, издаваемый органом государственного управления (или утверждаемый его руководителем) в целях установления правил, регулирующих организационные, научно-технические, технологические, финансовые и иные специальные стороны деятельности учреждений, организаций, предприятий (их подразделений и служб), должностных лиц и граждан.

К распорядительным документам относятся [10]:

Одна из форм исполнительно-распорядительной деятельности организаций, учреждений, предприятий – издание распорядительных документов, посредством которых решаются важнейшие вопросы управления. В соответствии с действующим законодательством и компетенцией органы управления издают следующие распорядительные документы: приказы, инструкции, указания; решения; постановления, распоряжения.

Решения, постановления и приказы издают во всех случаях, когда необходимо принять нормативный или индивидуальный акт по основным вопросам компетенции организации. Распоряжения, указания издаются по оперативным вопросам и для организации исполнения постановлений, решений и приказов.

Постановление принято определять как «правовой акт», принимаемый высшими и некоторыми центральными органами коллегиального управления в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, стоящих перед данными органами, и установления стабильных норм правил поведения.      

Распоряжение – акт управления государственного органа, имеющий властный характер, изданный в рамках присвоенной должностному лицу, государственному органу компетенции, имеющий обязательную силу для граждан и организаций, которым это распоряжение адресовано.

Решение как распорядительный документ является правовым актом, принимаемым коллегией министерства или ведомства, научным советом и т.д.

Указание – распорядительный документ, издаваемый министерствами, ведомствами, организациями преимущественно по вопросам информационно-методического характера, а также вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других актов.

Приказ–правовой акт, издаваемый руководителями министерств, ведомств, отделов, управлений, учреждений, объединений, организаций, предприятий, действующими на основе единоначалия. Приказ является самым распространенным видом распорядительного документа, применяемого в практике управления.

К документам оперативной информации относятся [10]:

Подавляющее большинство документов, создаваемых в организации и поступающих в нее извне, содержат информацию о фактическом положении дел в данной или других организациях, служащую основанием для изучения распорядительных документов. К информационно-справочным документам относятся справки, докладные и объяснительные записки, сводки, обзоры, акты, телеграммы, письма и т.д.

Справка – это документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов и событий.

Докладная записка – документ, адресованный руководителю данного или вышестоящего учреждения и информирующий его о сложившейся ситуации, имевшем место явлении или^факте, о выполненной работе, а также содержащий выводы и предложения составителя.

Объяснительная записка – это документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, отчета, проекта и т.п.) или объясняющий причины какого-либо события, факта, поступка.

Акт – документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий установленный факт, событие, действие.

Распорядительные документы главная медицинская сестра не ведет, но она работает с ними. Главная медицинская сестра является исполнителем приказов и распоряжений главного врача. В ходе работы главной медицинской сестры образуется большое количество информационно-справочных материалов [15], это:

1. протоколы конференций, совещаний, собраний и т.п.;
2. акты проверок (обходов), проводимых главной медицинской сестрой или по ее распоряжению в подразделениях ЛПУ;
3. справки (акты) по результатам проверок деятельности сестринской службы;
4. служебные, докладные, объяснительные записки, касающиеся сферы деятельности главной медицинской сестры;
5. акты уничтожения корешков бланков «Листков временной нетрудоспособности», испорченных бланков «Листков временной нетрудоспособности», сверки бланков «Листков временной нетрудоспособности»;
6. заявки на бланки, материальные ценности, требования на лекарственные препараты;
7. вторые экземпляры графиков отпусков среднего медицинского персонала (первые хранятся в кадровой службе) и др.

К планово-отчетным документам, которые должны иметься у каждой главной медицинской сестры, относятся комплексный годовой план ЛПУ, план сестринских конференций, план повышения квалификации сестринского персонала и др.

Очень ответственным разделом работы главной медицинской сестры является контроль безопасности медицинских изделий.

Контроль безопасности медицинских изделий может включать в себя не только сбор информации и расследование нежелательных реакций, но и активное выявление, изучение и предупреждение проблем безопасности, которые могут возникнуть на фоне использования изделий (управление рисками) [11].

В 2012 г. с вступлением в силу Федерального закона от 21.11.2011 №323-ФЗ «Об основах охраны здоровья граждан в Российской Федерации» были установлены законодательные требования к контролю безопасности медицинских изделий, находящихся в обращении в Российской Федерации.

Постановлением Правительства Российской Федерации от 02.05.2012 №413 «О внесении изменений в некоторые акты Правительства Российской Федерации» в связи с принятием Закона «Об основах охраны здоровья граждан в Российской Федерации» государственная функция по мониторингу безопасности медицинских изделий, находящихся в обращении на территории Российской Федерации, возложена на Федеральную службу по надзору в сфере здравоохранения.

Федеральный закон «Об основах охраны здоровья граждан в Российской Федерации» установил обязанность субъектов обращения медицинских изделий (производителей, медицинских организаций, оптовых и розничных поставщиков и др.) сообщать в Росздравнадзор обо всех случаях побочных действий, не указанных в инструкции по применению или руководстве по эксплуатации медицинских изделий, а также о нежелательных реакциях, об особенностях взаимодействия и иных фактах и обстоятельствах, создающих угрозу жизни и здоровью граждан и медицинских работников при применении медицинских изделий.