Организация проведения выставки

                    ГОУ ВПО “Санкт-Петербургский государственный

                         университет сервиса и экономики” 
 
 
 
 
 

 

                              Контрольная работа.

                      По дисциплине Выставочное дело.

                 Планирование участия в выставке.

                 
 
 
 
 

                                                                                         Выполнила студентка

                                                                                            группы 2308 у

                                                                                         Алексеева Виктория 

                                       
 
 

                                    
 
 
 
 
 

                              Санкт-Петербург 2010 год

1. Введение…………………………………………………….3
2. Планирование участия в выставке………………………...4
3. Список литературы………………………………………..12

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     Введение.

     В каждой отрасли ежегодно проходит множество  выставок международных, региональных, городских. Существуют также узкоспециализированные, межотраслевые и массовые мероприятия. На какой выставке, конференции, конгрессе и т.д. остановить свой выбор? Где стать участником, а какие стоит лишь посетить либо вообще проигнорировать? 

     Эти и другие вопросы мучают маркетолога каждой компании, когда верстается план внешних мероприятий. Существуют ли неоспоримые причины участия в той или иной выставке или приходится руководствоваться чистой интуицией? Конечно, критерии отбора существуют. И они, в первую, очередь, напрямую зависят от задач, которые ставит перед собой компания, собираясь включится в выставочно-ярмарочную и конгрессную деятельность. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     Планирование  участия в выставке 

     Перед тем как принять решение об участии в выставке, ответьте на следующие вопросы:

     Какое значение придается  выставке в Вашей  маркетинговой политике? 

         * Хотите ли Вы увеличить объем  продаж существующих товаров  или услуг на существующих  рынках

         * Предложить новые товары или  услуги на существующие рынки

         * Предложить существующие товары или услуги на новые рынки

         * Предложить новые товары или  услуги на новые рынки 

     Выбрав  один из вариантов, Вы можете определить более точно...

     Почему  Вам необходимо участвовать в  этой выставке? 

     Другими словами, определить какие Ваши цели?

     Среди целей фирмы могут быть выделены следующие: 

         * прямые продажи; увеличение объема  продаж

         * ознакомление с рынком; исследование  рынка

         * получение деловых связей; формирование  сети дилеров или дистрибьюторов

         * заключение перспективных контрактов;

         * решение ПР-задач - улучшение  имиджа вашей фирмы, воздействие  на целевую группу ваших клиентов 

     Мы  сознательно не стали ранжировать  эти вопросы по уровню их значимости, потому что все они так или  иначе решаются в ходе выставки, и каждый из них может быть основным в конкретном случае. Критерии отбора мы будем обсуждать, исходя из этого.

     Прямые  продажи.

     Если  стоит задача увеличить во время  выставки продажи своего товара конкретным лицам (как экспонентам, так и  посетителям), то стоит ориентироваться  на массовость. Вторым критерием становится специализированность. Но здесь нужно учитывать уникальность предложения. Если это товар массового потребления с невысокой ценой, то подойдет любая выставка с высоким посещением. Если у Вас эксклюзивное предложение для конкретной аудитории, то нужно ориентироваться на число участников данной категории. Есть и третий путь. Как показывает практика, хорошие продажи могут осуществляться на специализированных выставках в отсутствии конкурентной среды. 

     Встает  вопрос: как определить такую выставку? Во-первых, нужно ориентироваться на статистику прошлых лет: учитывать качественный и количественный состав участников и посетителей; их географию; число заключенных контрактов; отзывы участников и посетителей (информация предоставляется организаторами). Во-вторых, необходимо проанализировать рекламную политику организаторов. Она должна соответствовать Вашим задачам. В-третьих, обратите внимание на местоположение выставочных павильонов, их доступность для посещения и, конечно, регион, который Вас интересует. 

     Кстати, что касается последнего. В каждом регионе сложилась своя специфика  выставочной деятельности (мало того, у каждого организатора тоже, но это отдельный разговор). Например, две выставки по одной и той  же теме, допустим, в Москве и в Санкт-Петербурге будут очень различаться по результатам участников. В одном случае следует готовиться к активным продажам прямо на стенде, а в другом - к заключению долгосрочных крупных контрактов в перспективе. Поэтому вполне логичным действием при подготовке к выставке становится посещение интересующей выставки за год до участия и самостоятельный опрос (можно и телефонный) ее экспонентов об эффективности их участия. 

     Ознакомление  с рынком. 

     Для решения этой задачи массовость тоже, конечно, представляет немалый интерес. Но все-таки, представительность стоит на первом плане. При большом числе участников и посетителей хорошо проводить анкетирование и потом делать тщательный анализ результатов. Зато в малом тоже есть свои плюсы. Основной из них - возможность непосредственного общения с профессионалами. Представьте себе, что Вам нужно выяснить спрос на новый товар. На крупной выставке необходимо будет, как минимум, представить его промышленную версию. А специализированная экспозиция позволит Вам обсудить этот вопрос с коллегами на уровне проекта. 

     К тому же у такой выставки есть еще  одно преимущество: здесь не будет  лишних людей. Кстати, поэтому и посещение  ее тоже будет весьма эффективным. 

     Для решения этой задачи массовость тоже, конечно, представляет немалый интерес. Но все-таки, представительность стоит на первом плане. При большом числе участников и посетителей хорошо проводить анкетирование и потом делать тщательный анализ результатов. Зато в малом тоже есть свои плюсы. Основной из них - возможность непосредственного общения с профессионалами. Представьте себе, что Вам нужно выяснить спрос на новый товар. На крупной выставке необходимо будет, как минимум, представить его промышленную версию. А специализированная экспозиция позволит Вам обсудить этот вопрос с коллегами на уровне проекта.

     К тому же у такой выставки есть еще  одно преимущество: здесь не будет  лишних людей. Кстати, поэтому и посещение  ее тоже будет весьма эффективным.

     Получение деловых связей и заключение перспективных  контрактов 

     Удовлетворение  Ваших амбиций по этим пунктам  зависит от размера самих амбиций. Дать гарантию того, что Вы вернетесь  с какой-либо выставки с полным карманом подписанных договоров, никто дать не может. На что же следует обратить внимание, выбирая выставку для решения такой задачи? В первую очередь, на характер мероприятия. Если в рамках выставки проходят конгрессы, конференции, семинары и круглые столы нужной тематики, то это указывает на ее деловитость. В таком случае весьма важным становится выяснение у организаторов состава участников этих мероприятий и тщательная подготовка ко встрече с ними. Нелишним будет и проведение презентации Вашей фирмы или ее товаров в рамках конгресса. А также, выступление с докладом по интересной и волнующей всех участников отрасли теме. 

     Наличие деловой программы почти наверняка  привлечет на выставку руководителей  и топ-менеджеров интересующих Вас  фирм. К тому же это придает "вес" самому мероприятию и Вашему участию  в нем. 

     Что касается объема экспонентов и посетителей, то тут тоже количество не гарантирует качества. Например, выставки, посвященные Госзаказу, редко вызывают большой ажиотаж в массах, но привлекают госслужащих и вероятных инвесторов. 

     Кстати, если среди организаторов выставки вписаны крупные отраслевые организации  или органы власти, то как минимум, на ее открытии будет ряд очень важных персон (VIP), которые могут пройти и мимо Вашего стенда. (Зачастую их маршрут оговаривается с экспо-оператором заранее). 

     Решение PR-задач 

     В этом случае опять оговоримся о постановке самой задачи. Если в Ваши планы входит "себя показать" большому числу людей, то нужно ориентироваться на выставку с массовым посещением и участием. А если нужна избирательность, то выбирать узко специализированную выставку. 

     Только  в данном пункте есть одна небольшая деталь - PR самой выставки автоматически отразится на Вашем в случае участия в ней. И второй нюанс. Если во всех предыдущих случаях можно было не быть экспонентом, то для решения PR-задач это становится необходимым. Точнее, нужно либо выбирать участие в престижном мероприятии, либо отказаться от этого вовсе, если нет возможности ярко о себе заявить.

     Здесь тоже нужно обратить внимание на рекламу  выставки и связи ее организаторов  с прессой. Если многие СМИ опубликовали информацию о выставке, то почти наверняка их представители будут на ней присутствовать. И если Вы хорошо подготовитесь и устроите интересную экспозицию, то они не обойдут Вас своим вниманием. 

     Кстати, чем более специализированной будет  выставка, тем больше гарантий грамотности  присутствующих на ней посетителей, в том числе и представителей прессы.

     Каковы  бы цели Вашего участия не были, они  должны удовлетворять следующим  требованиям: 

         * должны быть сформулированы  так, чтобы можно было оценить  количественные и качественные  характеристики ожидаемых результатов

         * должны быть измеримы

         * должны быть достижимы

         * должны быть реалистичны

         * должны иметь временные рамки  и обязательно фиксировать конечную  дату. 

     Пример: Установить 50 (количество) контактов  с новыми потенциальными (качество) покупателями, интересующимися продуктом (таким то); это должно привести к 10 продажам (качество) к такому-то сроку (время) 

     Определив цели, Вы поймете - что Вы хотите на ней  показать?

     Определив, какие товары и услуги Вы хотите выставить на стенде, готовьте экспозицию так, чтобы она привлекала внимание именно к ним. 

     Ошибка: Часто фирмы, выпускающие несколько  видов товаров выставляют весь ассортимент  на стенде. Посетитель не в состоянии  понять с первого взгляда, чем  вы конкретно можете быть для них полезными.

     Кто входит в Вашу целевую группу (т.е. кто те люди, которым Вы хотите продемонстрировать свой товар)? 

         * существующие потребители

         * специализированные потребители

         * фирмы-поставщики

         * фирмы - смежники

         * покупатели потребительских товаров

         * производственные фирмы

         * другие 

     Какая площадь стенда Вам  понадобиться? 

     Определяется, в первую очередь, Вашими целями и  бюджетом. Не забудьте о месте для  персонала и для зрителей.