Организация и проведение PR-компаний на предприятии

     d) представители компании-хозяйки  отвечают на вопросы присутствующих,

     e) слово предоставляется гостям  для выступления с замечаниями,  комментариями, пожеланиями и поздравлениями.

     f) приглашенным вручаются подарки,  сувениры, рекламные листки, памятки, значки,

     g) коктейль, банкет, фуршет, а также развлекательная, менее формальная часть, предоставляющая приглашенным возможность установления контактов с представителями компании-хозяйки и друг с другом, неформального обмена информацией. Установление таких контактов для многих участников может быть одной из основных целей посещения презентации. Это следует использовать и организаторам: пригласив интересных персон, можно рассчитывать на приход ряда других нужных компании людей. Наиболее широкие возможности для контактов обеспечивает проведение приема «стоя», когда участники могут свободно перемещаться и общаться друг с другом. Прием с рассадкой ограничивает контакты участника соседом справа и слева на длительный период, что препятствует широкому и свободному общению участников. 

 

      Глава V. Речевая подготовка презентации 

     5.1 Структура информативной речи 

     Любое выступление состоит из трех основных частей: введение, основная часть и  заключение. Основная часть сообщения  имеет три элемента: центральная идея, основные мыли и подтверждающие материалы.

     Центральная идея - это основная тема речи; оратор хочет, чтобы слушатели запомнили  ее, даже если они забудут все  остальное. Любая, даже самая сложная, центральная идея должна быть ограничена одним предложением.

     После определения центральной идеи необходимо подкрепить ее в сознании слушателей. Это достигается с помощью  основных мыслей. Их должно быть несколько; для большинства речей достаточно четыре или пять.

     Как только отобраны основные мысли, нужно найти способы, чем можно подкрепить их. Среди методов поддержки чаще всего используются цитаты, примеры, аналогии и статистика.

     Манера, в которой представляется начало речи, очень сильно повлияет на первое впечатление слушателей. У введения две основные цели: установить контакт со слушателями и привлечь его внимание.

     В заключении речи следует снова коснуться  центральной идеи. Хорошее заключение показывает слушателям, что тема полностью  раскрыта.

     Такова  должна быть структура информативной  речи. 

     5.2 Структура убеждающей речи 

     Информативная речь обычно конкретная и однозначная, поэтому добиться ее восприятия слушателем не так трудно. Для оратора, старающегося убедить аудиторию, достижение восприятия его идей слушателем - задача гораздо  более сложная.

     Целенаправленная последовательность - это метод организации речи, основанный на анализе мыслительного процесса. Он состоит из 5 шагов:

     1. Привлечение внимания.

     2. Указание на потребность.

     3. Способ удовлетворения потребности.

     4. Наглядность результатов. 

     5.3 Последовательность речи 

     О сообщении, в котором мысли логически  связаны и выстроены гладко, говорят, что оно последовательное. В последовательных презентациях структура построения очевидна и, следовательно, повышается вероятность того, что слушатели  воспримут информацию. Дополнительное преимущество последовательной презентации заключается в том, что и самому оратору легче запомнить ее, потому что в ней больше точных смысловых связей.

     Перечисление  и параллелизм - это средства, с  помощью которых можно сделать презентацию более последовательной. Выступление оратора, который рассказывает своим слушателям, сколько пунктов он собирается назвать нумерует каждый из них («Моя первая мысль...») и повторяет эти пункты в заключении, запоминается лучше, чем речь того, кто обходится без подобных замечаний.

     Ораторы, которые повторяют сходную фразеологию  при передаче своих мыслей, используют параллелизм. Политический кандидат, который  говорит: «Граждане заслуживают  безопасных улиц, граждане заслуживают  хорошо оплачиваемой работы, граждане заслуживают чистой окружающей среды», - использует параллелизм.

     У параллелизма есть ритм, который легко  слушать и легко запомнить. Он делает сообщение более последовательным. 

 

      5.4Режимы донесения речи до слушателей 

     Существуют  четыре основных режима публичных выступлений:

     1) импровизация,

     2) речь «без бумажки»,

     3) речь, выученная наизусть,

     4) речь по рукописи.

     Основное  преимущество импровизации - в спонтанности; ее недостаток в том, что она, как  правило, плохо спланирована.

     Речь  «без бумажки» более формальна, чем импровизация. Здесь есть возможность планирования, и в результате речь лучше организована. Оратор постоянно опирается на заметки, но при этом читать их слушателям ни к чему. Большинство публичных выступлений произносятся именно так.

     Выученная наизусть речь позволяет представить  хорошо спланированное выражение мыслей. Однако при представлении речи по памяти ораторы часто теряют естественность, и иногда их речи звучат и выглядят не очень живо.

     Чтение  по рукописи рассчитано на более формальные ситуации.

     При чтении с рукописи можно быть очень  точным, можно контролировать каждое предложение. Но при этом создание такой  речи занимает больше времени, и часто  рукопись становится барьером между  оратором и аудиторией. 

     5.5 Качество голоса 

     С тех пор как шумовое загрязнение окружающей среды стало проблемой для общества, люди более осознанно относятся к громкости. Обращаясь к аудитории, ораторы должны регулировать громкость голоса в зависимости от таких факторов, как комнаты и посторонние шумы.

     Скорость, или темп, в котором говорит оратор также влияет на слушателей. Из-за нервозности некоторые неопытные ораторы говорят слишком быстро, и это существенно мешает аудитории понять смысл сказанного. Кроме того, слишком быстрая речь вызывает трудности в контроле дыхания, и часто все мысли произносятся с одинаковым ударением. Чрезмерное замедление речи приведет к потере внимания.

     Разнообразие - это ключ к успешному использованию  лучших качеств своего голоса. Варьируя громкость, темп и высоту оратор в  состоянии сделать так, что его будет интереснее слушать, а сообщение его будет более запоминающимся. 

 

      Глава VI. Использование наглядных пособий 

     Наглядные материалы помогают как выступающему, так и публике запомнить основные пункты выступления. Большинство формальных речей и презентаций включают в себя использование наглядных пособий.

     Они нравятся как и профессиональным ораторам поскольку помогают убедить  публику в своей точке зрения и помочь ей запомнить основные моменты, так и новичкам, поскольку отвлекают  внимание слушателей от фигуры оратора.

     Существуют  два основных типа наглядных пособий:

     Текстовые. Помогают слушателю следить за ходом  развертывания аргументов. Используют зрительную память аудитории, помогая  при этом в запоминании.

     Графические. Иллюстрируют главные пункты выступления, создают образы, влияют морально и создают более глубокое и основательное впечатление от презентации. Помогают в запоминании.

     Как текстовые, так и графические  наглядные пособия должны быть довольно просты, т. к. зрители не могут одновременно и слушать оратора и анализировать и воспринимать сложные наглядные пособия.

     Текстовые должны состоять не более чем из шести строк, не более, чем с шестью словами в строке. Они должны быть наглядны: написаны большими буквами  и с пользованием пустого пространства между ними.

     Графические обычно представляют собой диаграммы, графики, рисунки, схемы. Графические  материалы должны быть упрощенной версией  аналогичных в документах. Чтобы  помочь аудитории понять назначение материала краткий его смысл  должен быть там написан. Например, надпись под графиком: "Прибыль возросла на 15%".

     Когда представляете наглядные материалы  публике нужно, чтобы слушатели  одновременно и слушали оратора  и извлекали смысл из материалов. Как сделать это? Вот несколько  полезных советов по использованию наглядных пособий:

• Удостоверьтесь, что все видят демонстрируемые материалы.
• Дайте аудитории время, чтобы прочитать и понять смысл прежде, чем им предстоит продолжить слушать речь.
• Одно наглядное пособие должно выражать одну идею.
• Иллюстрируйте только главные пункты, а не всю презентацию.
• Не демонстрируйте то, что может конфликтовать с тем, что вы презентуете.
• Не читайте то, что написано на наглядном пособии, вместо этого перефразируйте и дополните.
• Когда вы закончили дискуссию по вопросу, который иллюстрируется, уберите материалы с глаз аудитории.

     Помните, что наглядные материалы не главное, не увлекайтесь ими, они лишь дополняют  ваши слова, а не наоборот.

     Визуальная  помощь для документов ограничена бумагой, но когда вы делаете презентацию выбор средств для визуализации ваших идей довольно широк и, благодаря техническому прогрессу, постоянно расширяется.

     Вот некоторые из них:

     1. Тексты. Даже во время презентации  полезно предоставить публике  план вашего выступления, чтобы  она следила за ходом разворачивания презентации. Тексты особенно хороши при небольшой аудитории активно участвующей в процессе. Но они могут принести и негативный эффект, т. к. вовлекают слушателей в чтение материалов, отвлекая их от вашей речи и они теряют основную идею выступления со всеми вытекающими отсюда для вас последствиями.

     2. Доски. Когда вы адресуете выступление  небольшой группе людей и хотите  нарисовать главную мысль, то  доски (для мела или маркера)  являются здесь наилучшим средством.  Но это в некоторых ситуациях не достаточно формально и отнимает время от вашего выступления.

     3. Диаграммы. Большие листы, прикрепленные  к верху доски, очень иллюстративны.  Вы можете повесить несколько  таких диаграмм: по одной на  каждый пункт вашего выступления.

     Диаграммы наиболее эффективны, когда они яркие и простые. Как общее правило: не помещайте более 4-х графиков на одну диаграмму.

     4. Проекторы. Наиболее удобное средство, поскольку позволяет богато иллюстрировать  речь. Кроме того вам не надо  гасить свет, таким образом вы  не теряете связь с аудиторией. Еще одно существенное удобство этого метода - простота в подготовке материалов: достаточно только напечатать их на обычном листе бумаги, именно поэтому проекторы получили широкое распространение.

     5. Слайды. Содержанием слайдов может быть текст, диаграммы, графики, схемы, картинки, фотографии. Если вы хотите создать формальную, профессиональную атмосферу, слайды - лучший путь для этого. Кроме того они предлагают самые широкие возможности. Из недостатков следует отметить, что на время показа слайдов вы теряете контакт с аудиторией, т. к. свет придется выключить. Перед презентацией потренируйтесь с оператором слайд-проектора к удостоверьтесь в исправности аппаратуры.