Внедрение интегрированной системы менеджмента на базе торгового центра «Олимп»

     Практически все промышленно развитые страны вступили на новый этап, характеризующийся  развитием интегрированных систем менеджмента (ИСМ), основанных на системах менеджмента качества (СМК), системах экологического менеджмента (СЭМ), системах менеджмента профессиональной безопасности и здоровья (СМПБ) и др. Соответственно, современные системы менеджмента создаются на базе требований международных стандартов ИСО 9000, ИСО 14000, OHSAS 18001 и др., которые были разработаны на основе обобщения мирового теоретического и практического опыта в области менеджмента качества.

     Не  вызывает сомнений, что внедрение  группы стандартов как интегрированной  системы более экономично и эффективно по сравнению независимым внедрением нескольких стандартов на системы менеджмента. Однако, несмотря на актуальность проблемы и эффективность внедрения ИСМ, в литературе встречается крайне мало рекомендаций по этому вопросу.

     Понятие интегрированной системы менеджмента у многих отечественных предприятий ассоциируется, во-первых, со сложным процессом по объединению в одно целое каких - либо систем менеджмента, а во - вторых, с оптимальным способом существования организации в условиях глобальной конкуренции. Однако в общепризнанном понимании ИСМ - это часть системы общего менеджмента предприятия, отвечающая требованиям двух или более международных стандартов на системы менеджмента и функционирующая как единое целое.

     Но  ИСМ не следует отождествлять  с системой общего менеджмента организации, объединяющей все аспекты деятельности организации. Даже при внедрении в организации всех действующих в настоящее время международных стандартов на системы менеджмента, интегрированная система менеджмента не будет тождественна системе общего менеджмента организации, так как область ее распространения пока еще не включает финансовый менеджмент, менеджмент персонала, инновационный менеджмент, менеджмент рисков, менеджмент ценных бумаг и др.

     Организационно - методическим фундаментом для создания интегрированных систем служат стандарты ИСО серии 9000. Базовые понятия и принципы, сформулированные в этих стандартах, в наибольшей мере соответствуют понятиям и принципам общего менеджмента. При этом особую значимость представляет процессный подход, который не опосредованно (как это имеет место при функциональном подходе), а непосредственно отражает реальные процессы, осуществляемые в современном бизнесе. Немаловажно и то, что введение в действие стандартов ИСО серии 9000 в исторической ретроспективе предшествовало введению в действие других международных стандартов на системы менеджмента и во многом предопределило методологию их построения.

Схематично  интегрированную систему менеджмента  компании можно представить следующим  образом (рис.1.1)  
 

     Как видно из приведенной схемы, основными  подсистемами ИСМ являются: подсистемы менеджмента качества, экологического менеджмента, менеджмента производственной безопасности и охраны труда, социальной ответственности и менеджмента  информационной безопасности.

     Внедрение интегрированной системы менеджмента  на предприятии позволяет решить следующие проблемы, зачастую возникающие  при параллельном или последовательном независимом внедрении нескольких стандартов:

• дублирование процессов, документов, должностей и функций подразделений;
• запутанность взаимосвязей между системами управления качеством, экологией, профессиональной безопасностью и здоровьем при независимом внедрении;
• сложность целостного восприятия системы менеджмента руководством компании, и, соответственно, низкая эффективность планирования, контроля и управления в целом;
• длительный срок внедрения группы стандартов на предприятии;
• большая трудоемкость и потребность в ресурсах при независимом внедрении группы стандартов.

В результате интеграции систем менеджмента могут быть получены следующие преимущества:

• повышение технологичности их разработки, внедрения и функционирования;
• создание единой гармонизированной структуры менеджмента;
• снижение затрат на разработку, функционирование и сертификацию систем;
• совмещение ряда процессов (планирования, анализа со стороны руководства, управления документацией, обучения, внутренних аудитов и пр.)
• повышение мобильности и большей адаптации к изменяющимся условиям;
• большая привлекательность для потребителей, инвесторов и других заинтересованных сторон.

   Для создания интегрированной системы  менеджмента предприятию придется затратить немалые силы и ресурсы, но в итоге будет сформирована корпоративная система менеджмента  предприятия, нацеленная на достижение устойчивых финансовых показателей, с учетом интересов потребителей, персонала, акционеров, поставщиков и общества. Внедрение ИСМ на предприятиях следует рассматривать как важнейшую предпосылку роста их конкурентоспособности и устойчивого развития в условиях рынка.

       1.2. Технология создания интегрированной системы менеджмента

        Практическое создание интегрированных систем менеджмента осуществляется по одному из следующих вариантов [14, c.67]:                                   - создание аддитивных (от лат. additio— прибавление) моделей ИСМ, когда к системе менеджмента качества (СМК), выполняющей роль базовой системы и в необходимых случаях использующей требования ХАССП,GMP или FSC, последовательно добавляются система экологического менеджмента (СЭМ), система OHSAS (рис. 1.2.). При применении данного варианта разрыв между началом работ по внедрению одной системы и началом внедрения следующей может составлять от полугода до нескольких лет;  
 
 

       Рис. 1.2. Аддитивная модель

       - создание полностью интегрированных  моделей, когда все системы менеджмента объединяются в единый |комплекс одновременно (рис. 1.3.). Несмотря на неоспоримые организационные и экономические преимущества второго варианта создания ИСМ, он встречается еще крайне редко, что обусловлено сложностью работ по данному варианту и тем, что появление MSS происходило на протяжении длительного периода времени: стандарты ИСО серии 9000 были введены в действие в 1987 г., принципы ХАССП и GMP — в начале 90-х годов, стандарты ИСО 14000 — в 1996 г., стандарты OHSAS, ISA и FSC — в конце 90-х годов.

       Рис.1.3. Модель одновременного интегрирования

     При кажущейся простоте обеих моделей (аддитивной и полностью интегрированной  модели), существует достаточно сложная, многим схожая с проектной, методология.

     При рассмотрении вопросов полноты и глубины интеграции следует обратить особое внимание на процессный и системный принципы стандартов ИСО серии 9000, а также на принцип постоянного совершенствования систем. Из восьми принципов международных стандартов ИСО 9000:2000 важнее всего по вопросам интеграции (для развития ИСМ) указать на три, взаимосвязанных между собой принципа:

- Процессный подход – желаемые результаты достигаются эффективнее, если деятельностью компании и связанными с ней ресурсами управляют как процессом.

- Системный подход к управлению – определение, понимание и управление взаимосвязанными процессами как системой вносит значительный вклад в результативность и эффективность деятельности компании по достижению поставленных  целей.

- Постоянное совершенствование – постоянное улучшение деятельности компании следует рассматривать как постоянную ее цель.                                                                        Полноту интеграции систем менеджмента можно оценивать по полноте интеграции процессов планирования и анализа. Если во всех процессах разработки и согласования планов учтены в полном объеме задачи, которые должны решить разные системы менеджмента, следовательно, достигнута полнота интеграции процессов планирования СМК и процесса планирования других систем.

     Создание  ИСМ, что называется «с нуля», должно строиться на принципах, установленных  во всех международных стандартах менеджмента. При этом в качестве базовых должны приниматься принципы, сформулированные в стандартах ИСО серии 9000, и в  первую очередь такие, как процессный и системный подходы, лидерство руководителя и вовлечение работников. Реализация именно этих принципов позволяет наилучшим образом обеспечить интегрирование отдельных стандартов в единую систему.

     Порядок создания ИСМ может быть таким же, как и при создании СМК в соответствии с требованиями стандартов ИСО серии 9000. В общем случае этот порядок включает последовательное выполнение этапов, показанных на (рис. 1.4). [27, c.117].

       Рис. 1.4. Технология создания ИСМ

     Выполнение  всех этапов во всех системах менеджмента совпадают полностью, что предполагает их объединение в какой-либо степени в рамках действия интегрированной системы:

- Планирование и установление целей

- Аудит системы

- Сбор и анализ данных

- Анализ системы менеджмента

- Корректирующие и предупреждающие действия

     Этот  порядок включает в себя пять этапов: организация работ по созданию ИСМ, проектирование ИСМ, документирование ИСМ, внедрение ИСМ, подготовка сертификации ИСМ. На первом этапе, организация работ  по созданию ИСМ, основной задачей является создание организационных предпосылок для разработки и внедрения ИСМ.

     Особая  роль на данном этапе работ должна принадлежать высшему руководству  организации, принимающему решение  о создании ИСМ. Приступая к разработке системы, высшему руководству необходимо четко представлять себе не только явные выгоды от выполнения этой работы, но и потенциальные риски, а также масштаб, сложность и продолжительность работы. Важно оценить уровень компетентности своих менеджеров и специалистов для успешного выполнения этой работы, определить целесообразность привлечения внешних консультантов. При этом исключительно важно предпринять меры, направленные на обеспечение психологической устойчивости персонала организации.

     Как свидетельствует современная практика, длительность реорганизации менеджмента (особенно в тех случаях, когда она носит радикальный характер) и отдаленное проявление ее результатов вызывают усталость, раздражение, а иногда и полное разочарование в среде менеджеров и специалистов организации. Это в свою очередь может стать причиной снижения их творческой активности и работоспособности. В числе наиболее значимых мер, которые должны помочь преодолеть возможные негативные психологические явления в ходе работы по созданию ИСМ, участниками которых становятся все без исключения сотрудники организации, могут быть:

- проведение, прежде всего руководством организации,  широкой разъяснительной работы  в части причин, целей, характера,  сроков и последствий создания  ИСМ (при этом следует избегать  появления у сотрудников завышенных ожиданий);

- выработка  четкой стратегии создания ИСМ,  определение и выделение для  ее реализации необходимых ресурсов;

- обеспечение  благоприятных стартовых условий  для выполнения работ, в частности  путем формирования руководящих и рабочих органов, способных придать процессу создания ИСМ необходимый импульс и непрерывность (на рис. 1.5. приведен один из возможных вариантов организации работ по созданию ИСМ);

-  специальные  занятия и тренинги для членов  руководящих и рабочих органов;

- постоянная  поддержка работ со стороны  руководства, демонстрация заинтересованности  в успешном завершении работ,  проявление особого внимания  группам и отдельным сотрудникам,  от которых можно ожидать наибольшего  противодействия;

- мониторинг  и регулярный анализ хода работ, информирование о его результатах всего персонала посредством прямых контактов с сотрудниками. Выполнение указанных мер предполагает реализацию таких базовых принципов менеджмента, как лидерство руководителя и вовлеченность работников. 
 

        Рис. 1.5. Система организации работ по созданию ИСМ 
 

         Подробное описание системы организации работ по созданию интегрированной системы менеджмента представлено на рис. 1.5.

     На  втором этапе проектируется ИСМ  и создается организационная  структура ИСМ. Это очень трудоемкий и длительный процесс, но, тем не менее, он является одним из самых  важных, определяющих успех всей системы  интегрирующего менеджмента, этапом.