Внедрение информационных технологий (систем) в деятельность предприятия

 

     Рассмотрим, связь между информационными  системами и  информационными  технологиями.

     Экономическая информационная система – это  совокупность внутренних и внешних  потоков прямой и обратной информационной связи экономического объекта, методов, средств, специалистов, участвующих в процессе обработки информации и выработке управленческих решений.[20]

     Автоматизированная  информационная система представляет собой совокупность информации, экономико-математических методов и моделей, технических, программных, технологических средств и специалистов, предназначенную для обработки информации и принятия управленческих решений.

     Таким образом, информационная система может  быть определена с технической точки зрения как набор взаимосвязанных компонентов, которые собирают, обрабатывают, запасают и распределяют информацию, чтобы поддержать принятие решений и управление в организации. В дополнение к поддержке принятия решений, координации и управлению информационные системы могут также помогать менеджерам проводить анализ проблемы, делают видимыми комплексные объекты и создают новые изделия.

     Информационные  системы содержат информацию о значительных людях, местах и объектах внутри организации  или в окружающей среде. Информацией мы называем данные, преобразованные в форму, которая является значимой и полезной для пользователей. Данные, напротив, являются потоками сырых фактов, представляющих результаты, встречающиеся в организациях или в физической среде прежде, чем они были организованы и преобразованы в форму, которую пользователи могут понимать и использовать.

     По  источникам поступления информацию можно разделить на внешнюю и  внутреннюю. Внешняя информация состоит  из директивных указаний вышестоящих  органов, различных материалов центральных и местных органов управления, документов, поступающих от других организаций и предприятий-смежников. Внутренняя информация отражает данные о ходе производства на предприятии, о выполнении плана, о работе цехов, участков служб, о сбыте производства.[13]

     Все виды информации, необходимой для  управления на предприятии, представляют собой информационную систему. Система  управления и система информации на любом уровне управления образует единство. Управление без информации невозможно.

     Три процесса в информационной системе  производят информацию, в которой  нуждаются организации для принятия решений, управления, анализа проблем  и создания новых изделий или  услуг, - это ввод, обработка и  вывод.

     •   ввод информации из внешних или внутренних источников;

     •   обработка входной информации и  представление ее в удобном виде;

     •   вывод информации для представления  потребителям или передачи в другую систему;

     •   обратная связь — это информация, переработанная людьми данной организации  для коррекции входной информации.

     Рис. 1. Процессы в информационной системе

       
 
 
 
 
 

       В процессе ввода фиксируются  или собираются непроверенные  сведения внутри организации  или из внешнего окружения.  В процессе обработки этот  сырой материал преобразуется  в более значимую форму. На стадии вывода обработанные данные передаются персоналу или процессам, где они будут использоваться. Информационные системы также нуждаются в обратной связи, которая является возвращаемыми обработанными данными, нужными для того, чтобы приспособить элементы организации для помощи в оценке или исправлении обработанных данных.

     Информационная  система определяется следующими свойствами:

     •   любая информационная система может  быть подвергнута анализу, построена  и управляема на основе общих принципов построения систем;

     •   информационная система является динамичной и развивающейся;

     •   при построении информационной системы  необходимо использовать системный  подход;

     •   выходной продукцией информационной системы  является информация, на основе которой принимаются решения;

     •   информационную систему следует  воспринимать как человеко-компьютерную систему обработки информации.

     Существуют  формальные и неформальные организационные  компьютерные информационные системы. Формальные системы опираются на принятые и упорядоченные данные и процедуры сбора, хранения, изготовления, распространения и использования этих данных.

     Неформальные  информационные системы (типа сплетен) основаны на неявных соглашениях  и неписаных правилах поведения. Нет никаких правил, что является информацией или как она будет накапливаться и обрабатываться. Такие системы необходимы для жизни организации. К информационным технологиям они имеют весьма отдаленное отношение.[8]

     Хотя  компьютерные информационные системы  используют компьютерные технологии, чтобы переработать непроверенные сведения в значимую информацию, существует ощутимое различие между компьютером и компьютерной программой, с одной стороны, и информационной системой – с другой. Электронные вычислительные машины и программы для них – техническое основание, инструментальные средства и материалы современных информационных систем. Компьютеры обеспечивают оборудование для хранения и изготовления информации. Компьютерные программы, или программное обеспечение, являются наборами руководств по обслуживанию, которые управляют работой компьютеров. Но компьютеры – только часть информационной системы.

     С позиции делового видения информационная система представляет собой организационные  и управленческие решения, основанные на информационных технологиях, в ответ на вызов, посылаемый окружающей средой. Понимать информационные системы – это не означает быть грамотным в использовании компьютеров, менеджер должен более широко понимать сущность организации, управления и технологий информационных систем и их возможность обеспечить решение проблем в деловой окружающей среде. [30]

     При классификации информационных систем удобно выделять системы CRM (работа с  клиентами), ERP (управление предприятием) и MPC (управление на основе финансовых показателей).

     На  отечественном рынке границы подобной классификации сильно размыты, например известная финансовая система 1C позиционируется как ERP, при этом было бы не корректно заявлять, что 1C является конкурентом такой ERP системы как Navision Axaptra.

     Первые  системы, которые были разработаны для решения задач управления на предприятии, в основном охватывали сферу складского или материального учета (IC – Inventory Control). Их появление связано с тем, что учет материалов (сырья, готовой продукции, товаров) с одной стороны является извечным источником различных проблем для руководителя предприятия, а с другой (на предприятии относительно крупного размера) одной из самых трудоемких областей, требующих к себе постоянного внимания. Основной «деятельностью» такой системы является учет материалов.

     Следующий этап усовершенствования материального  учета был ознаменован системами  планирования производственных или  материальных (в зависимости от направления  деятельности организации) ресурсов. Эти  системы, вошедшие в стандарт, а вернее два стандарта (MRP – Material Requirements Planning и MRP II – Manufacturing Requirements Planning), очень широко распространены на Западе и давно и успешно используются предприятиями, в первую очередь производственных отраслей. Основные принципы, которые легли в основу систем стандарта MRP, включают

     - описание производственной деятельности  как потока взаимосвязанных заказов;

     - учет ограничения ресурсов при  выполнении заказов;

     - минимизацию производственных циклов  и запасов;

     - формирование заказов снабжения и производства на основе заказов реализации и производственных графиков.

     Разумеется, есть и другие функции MRP: планирование цикла технологической обработки, планирование загрузки оборудования и  т.д. Следует отметить, что системы  стандарта MRP решают проблему не столько учета, сколько управления материальными ресурсами предприятия.

     Наиболее  популярным на данный момент новым  видом информацион-ных систем являются системы стандарта ERP - Enterprise Resource Planning. ERP- системы в своей функциональности охватывают не только складской учет и управление материалами, что в полном объеме предоставляют вышеописанные системы, но добавляют к этому все остальные ресурсы предприятия, прежде всего денежные. То есть ERP-системы должны охватывать все сферы предприятия, непосредственно связанные с его деятельностью. В первую очередь, здесь имеются в виду производственные предприятия. Системы данного стандарта поддерживают осуществление основных как финансовых, так и управленческих функций. Например, в системах Baan – это:

     - финансы и бухгалтерия,

     - производство,

     - сбыт (включая складской учет, торговлю  и маркетинг),

     - транспорт,

     - сервис и обслуживание оборудования,

     - управление проектами,

     - а также единая управленческая  панель – модуль Информационная  Система Руководителя, на которой руководитель может видеть все основные подразделения и производственные показатели.

     Главная задача систем ERP состоит в отслеживании текущего состояния дел на предприятии  и сигнализации руководителям обо  всех опасных изменениях в производственной деятельности.

     Информационная  система, как и любой другой инструмент, должна иметь свои характеристики и требования, в соответствии с которыми можно было бы определить ее функциональность и эффективность. Разумеется, для каждого конкретного предприятия требования к информационной системе будут различными, так как должна учитываться специфика каждой организации.

     Несмотря  на это, надлежит выделить несколько  основных требований к системе, общих  для всех «потребителей»:

     1. Локализация информационной системы.  В связи с тем, что наиболее  крупными разработчиками информационных  систем являются зарубежные компании, система должна быть приспособлена к пользованию отечественными компаниями. Причем здесь имеется в виду локализация как функциональная (учет особенностей украинского законодательства и систем расчетов), так и лингвистическая (система помощи и документация на украинском языке).

     2. Система должна обеспечивать  надежную защиту информации, для  чего необходимы парольное разграничение  доступа, многоуровневая система  защиты данных и т.д.

     3. В случае внедрения системы  на крупное предприятие со  сложной организационной структурой, необходима реализация удаленного доступа для того, чтобы информацией могли пользоваться все структурные подразделения организации.

     4. В силу влияния внешних и  внутренних факторов (изменений  направления бизнеса, изменения  в законодательстве и т.п.), система должна быть адаптивной. Применимо к Украине, это качество системы должно рассматриваться более серьезно, так как у нас в стране изменения законодательства и правил учета происходят в несколько раз чаще, чем в странах со стабильной экономикой.

     5. Необходима возможность консолидации  информации на уровне предприятий  (объединение информации филиалов, дочерних компаний и т.д.), на  уровне отдельных задач, на  уровне временных периодов.

     Эти требования являются основными, но далеко не единственными критериями выбора корпоративной информационной системы для предприятия. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     1.3. Виды информационных  систем в организации

     Так как имеются различные интересы, особенности и уровни в организации, существуют различные виды информационных систем. Никакая единственная система не может полностью обеспечивать потребности организации во всей информации. Организацию можно разделить на уровни: стратегический, управленческий, знания и эксплуатационный; и на функциональные области типа продажи и маркетинга, производства, финансов, бухгалтерского учета и человеческих ресурсов. Системы создаются, чтобы обслужить эти различные организационные интересы. Различные организационные уровни обслуживают четыре главных типа информационных систем: системы с эксплуатационным уровнем, системы уровня знания, системы уровня управления и системы со стратегическим уровнем.