Реферативный обзор системы электронного документооборота «LanDocs»

Министерство образования и науки Российской Федерации

Байкальский государственный университет экономики и права

Факультет организации рынка

Кафедра экономики и управления инвестициями и недвижимостью

 

 

 

 

 

 

ОТЧЕТ

о прохождении учебной  практики

 

 

 

 

 

Студент
Руководитель практики от кафедры	к.ф.м.н., профессор Деренко Николай Васильевич

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Иркутск, 2015

 

Содержание

 

 

 

 

1.Реферативный обзор системы электронного документооборота «LanDocs»

1.1.Общие сведения о системе «LanDocs»

 

LanDocs — программная платформа построения корпоративных систем электронного документооборота и систем управления контентом (СЭД/ECM).

Как специализированная для решения задач ECM/СЭД программа, LanDocs позволяет строить полный спектр систем электронного документооборота — от самых простых до систем высокой сложности. Сочетание функциональности с открытостью, позволяет при внедрении СЭДО настроить создаваемую систему в соответствии с нормативной базой и практикой работы с документами конкретного предприятия, ведомства или учреждения. Достигнут высокий уровень масштабируемости решений: в контур документооборота могут быть включены как пользователи вычислительной сети главного офиса, так и сотрудники удаленных подразделений. Платформа включает в себя ПО высокой степени готовности — автоматизация стандартных широко распространенных бизнес-процессов сводится к настройкам платформы и, как правило, не требует программирования. Наряду с этим, LanDocs предоставляет развитые инструментальные средства, с помощью которых могут быть автоматизированы бизнес-процессы специфичные для данного предприятия или предметной области.

1.2. Примеры бизнес-решений, реализуемых на программной платформе «LanDocs»

• согласование документов в электронной форме;
• организация оперативной обработки внешних обращений;
• контроль исполнения документов и заданий;
• подготовка наглядной отчетности по движению документов;
• организация согласованного документооборота в системе территориально-распределенных офисов;
• организация защищенного корпоративного архива электронных документов;
• поддержка процессов управления качеством.

 

LanDocs является собственной разработкой компании «ЛАНИТ». Заказчику проекта системы документооборота предоставляется полный комплекс услуг по созданию автоматизированной системы: от обследования состояния документационного обеспечения управления на объекте автоматизации до гарантийного и постгарантийного сервиса технической поддержки.

Программное обеспечение LanDocs сертифицировано на соответствие российским государственным стандартам ГОСТ Р (сертификат № РОСС RU.МЕ20.Н01957).

 

1.3. Задачи,решаемые при внедрении электронного документооорота

 

Задача увеличения темпа документооборота до необходимого предприятию уровня:

 

LanDocs – это широкое внедрение электронных взаимодействий исполнителей (предполагающих передачу электронных данных взамен физического перемещения документов).

 

Задача достижения необходимого уровня исполнительской дисциплины:

 

LanDocs – это внедрение автоматизированных форм контроля действий исполнителей и подготовки специализированной отчетности.

 

Задача повышения качества управленческих решений на разных уровнях управления:

 

LanDocs – это отбор и своевременная доставка необходимых для принятия решения документов на рабочие места лиц, принимающих решение, представление массы документов в наиболее удобном виде.

 

Задача достижения необходимого уровня автоматизма и безошибочности при работе исполнителей с документами:

 

LanDocs – это использование предопределенных маршрутных технологий обработки документов (Workflow), продуманная организация автоматических и персональных (с участием человека) функций контроля.

 

Задача организации эффективного и безопасного доступа сотрудников к знаниям, накопленным в виде массы корпоративных документов:

 

LanDocs – систематизация документных фондов, заведение содержательных корпоративных классификаторов, широкое применение современных методов поиска и защиты электронных данных.

 

Задача выстраивания надежной системы защиты корпоративных документов от различных видов несанкционированного доступа:

 

LanDocs – интегрированное использование технологий электронно-цифровой подписи и криптозащиты.

 

Задача организации целостного согласованного документооборота в системе территориально-распределенных подразделений:

 

LanDocs – специализированные компоненты системы отвечают за межофисные обмены и синхронизацию данных, размещенных на разнесенных площадках.

 

1.4. Функциональные возможности «LanDocs»

 

Функциональность системы LanDocs полностью отвечает потребностям организаций различных отраслей и форм собственности в части задач автоматизации документационного обеспечения управления.      

LanDocs как технологическая платформа позволяет строить полный спектр систем электронного документооборота — от самых простых до систем высокой сложности.      

LanDocs обеспечивает комплексную поддержку офисных деловых процессов, максимально используя накопленные навыки персонала и сложившуюся коммуникационную и сетевую инфраструктуру. Особенностью LanDocs является сочетание богатой функциональности с гибкостью, позволяющей при внедрении системы электронного документооборота (СЭД) тонко настроить продукт в соответствии с нормативной базой и практикой документооборота конкретного предприятия, ведомства или учреждения.

 

 

1.5. Назначение и область применение системы «LanDocs»

 

Область применения системы LanDocs – автоматизация делопроизводства и построение корпоративных архивов электронных документов. Цель внедрения системы заключается создание на объекте автоматизации современной унифицированной системно-технической среды поддержки коллективной работы персонала с электронными документами, обеспечивающей при наличии соответствующего программного обеспечения системы и отработанной технологии работы с системой автоматизацию следующих направлений делопроизводственной деятельности:

• создание и ведение централизованной структурированной базы документной информации с многопользовательским доступом;
• создание и ведение централизованных хранилищ электронных документов (оперативный и долговременный архив) и работа с текстами электронных документов;
• учет делопроизводственных операций и ведение истории работы с документом;
• автоматизированный поиск по реквизитам документа и по тексту документа;
• автоматизированная рассылка документа и контроль исполнения документов и поручений;
• обеспечение разграничения доступа пользователей к функциональным правам и правам на документы;
• подписание электронных документов электронной цифровой подписью;
• интеграция с корпоративной электронной почтой.

 Использование системы  предполагает использование технологии  работы с документами в автоматизированной  среде делопроизводства, по этому используемые в данном руководстве термины, понятийно могут не всегда полностью совпадать с понятием традиционного («бумажного») делопроизводства.

1.6. Основные функции системы «LanDocs»

 

 Система LanDocs: ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО позволяет выполнять следующие основные функции:

• регистрация документов;
• ввод текстов документов и поддержка функций работы с файлами ;
• обмен документами и сообщениями, направление заданий на исполнение;
• контроль исполнения документов и заданий;
• работа в режиме замещения исполнителя;
• отслеживание делопроизводственных связей между документами, формирование сложноструктурированных папок;
• навигация и поиск документов;
• отчетность по документообороту;
• сканирование бумажных документов, работа с изображениями документов (средствами LAN Image);
• интеграция с офисными приложениями для работы с электронными документами;
• интеграция с внешними Windows-приложениями;
• рассылка заданий и извещений пользователям электронной почты;
• применение электронной подписи выполнение и контроль делопроизводственных операций над документами;
• работа через Интернет;
• ведение справочников.

 

2. Реестр документов ФГБОУ ВПО  «БГУЭП», регламентирующих образовательную  деятельность по программе бакалавриата «Управление инвестициоонно-строительным бизнесом и недвижимостью»

2.1. Документы, регламентирующие прием

К документам по организации приема в ФГБОУ ВПО «Байкальский Государственный Университет Экономики и Права» относятся – правила приема, перечень образовательных программ, план приема, информация о сроках проведения приема и т.д.

2.2. Информация об образовательной  программе бакалавриата

В образовательной программе бакалавриата можно посмотреть аккредитацию специальности, лицензию и свидетельство о государственной регистрации. Во вкладке Студентам → Стипендии можно найти информацию о назначении академической или социальной государственной стипендии, а также о надбавках для старост. Во вкладке платных образовательных услуг мы можем найти: Основное положение о платных образовательных услугах, Положение о дополнительных платных услугах, Стоимость обучения на 2014-2015 учебный год и Правила оплаты с реквизитами и полным пояснением.

Основными документами являются Федеральный государственный образовательный стандарт и Закон № 273-ФЗ «Об образовании в Российской Федерации».

По поводу обеспечения образовательного процесса необходимо просмотреть основную образовательную программу и учебный план. Важным элементом организации учебной деятельности университета является Устав.  При учебной деятельности необходимо изучить Локальные нормативные документы, то есть - порядок оформления зачетных книжек, политика обработки персональных данных и т.д. Также обязательно знать Правила внутреннего распорядка, Правила пропускного режима, Правила поведения в кризисных ситуациях. Взаимоотношения на территории университета прописаны в Кодексе корпоративной этики.

А также можно ознакомиться с Педагогическим составом и просмотреть Справка о кадровом обеспечении образовательного процесса.

2.3. Основная информация для студентов

На главной странице сайта БГУЭП, на вкладке Студентам, мы можем узнать об учебном  процессе. Познакомиться с расписанием занятий, расписанием сессий. Войти в личный кабинет с помощью паспортных данных или с помощью номера пропуска и пароля. А также можно скачать учебно-методические материалы.

2.4. Электронный университет

Наибольший перечень документов можно увидеть, пройдя по вкладке Электронный университет. В нем представлен наибольший список необходимых документов, лекций, бланков, служебных записок и просто полезной информации для любого человека, имеющего отношении к университету.

2.5. Документы на сайте кафедры

Один из основных элементов учебной деятельности можно считать сайт нашей кафедры.

На нем  мы можем узнать о методических указаниях от преподавателей, а именно, документах, регламентирующих преддипломную, производственную и учебную практику. Пройдя по вкладкам Главная → Студентам → Студентам от преподавателей → Астафьев С.А.

Во вкладке Методические материалы кафедры представлены методические указания и рекомендации по выполнению дипломной работы, требования к написанию дипломной работы, а также программы производственной и преддипломной практики.

 

3. Анализ организации электронного  документооборота

по обеспечению образовательной деятельности бакалавриата

 

Чтобы проанализировать сайт нашего университета, мы решили для сравнения взять несколько анологичных сайтов Высших Учебных Заведений г. Иркутска. А именно, НИ ИрГТУ и ИГУ. Для этого мы вывели несколько критериев, оценивая каждый по пятибальной шкале. Результаты анализа приведены ниже, в таблице 1.1.

Таблица 1.1.

Сравнительный анализ сайтов ВУЗов г.Иркутска

№	Название	БГУЭП	Баллы	НИ ИрГТУ	Баллы	ИГУ	Баллы
1	Поисковая строка	Нет	0	Есть	5	Есть	5
2	Просмотр сайта на иностранных языках	Немецкий Китайский Французский Английский Русский	5	Русский Английский Китайский	4	Русский Английский	3
3	Скорость поиска информации по вкладкам	Вкладки открываются быстро наведением курсора	5	Вкладки открываются быстро наведением курсора	5	Вкладки открываются только нажатием	3
4	Карта сайта	Нет	0	Есть	5	Есть	5
5	Вход в личный кабинет	Есть, но требуется переход по вкладкам	4	Есть, на главной странице	5	Нет	0
6	Связь с социальными сетями	Есть	5	Есть	5	Есть	5
7	Просмотр расписания занятий	На главной странице, но не сразу заметеен	4	На главной странице, заметен сразу	5	Нет	0
8	Электронная библиотека (учебные ресурсы)	Есть, сразу заметна	5	Есть, сразу заметна	5	Есть, но не сразу заметна	4
9	Мобильная версия	Нет	0	Нет	0	Нет, но удобный просмотр с мобильного	3
10	Вопрос/Ответ	Есть	5	Есть	5	Есть, но только для абитуриентов	4
	Итого		33		44		32