Методология экспертизы ценности электронных документов нуждается в развитии

Распределив дела по группам, можно приступать к отбору дел на постоянное хранение, |т.е. полистно просмотреть все дела постоянного  хранения в целях выявления и  изъятия из них ошибочно попавших малоценных документов. Просмотр надо начинать с дела № 1 по номенклатуре: только при такой последовательности можно получить правильное представление  о комплексе документов, отбираемых на постоянное хранение (оценка документов должна проводиться в совокупности). В определении ценности документов участвуют специалисты соответствующего профиля. 

Как определять ценность дел с отметкой ЭПК и всегда ли можно определить эту ценность сразу после окончания дела, подробно рассматривалось при анализе  статей перечней. Напомним, что при  этом дело должно быть тщательно изучено. Свои предложения по каждому такому делу следует записывать в специальную  тетрадь. 

Результатом экспертизы ценности конкретного комплекса  документов являются годовые разделы  описи дел постоянного и долговременного  хранения, а также акты о выделении  к уничтожению дел и документов данного структурного подразделения. В акты на уничтожение включаются только те дела, срок хранения которых  уже истек (на данном этапе, как правило, выделяются к уничтожению дела со сроками хранения до трех лет включительно, с учетом не переданных в ведомственный  архив за предыдущие годы). Акт утверждает руководитель учреждения (или организационно обособленного структурного подразделения) после того, как опись дел постоянного  хранения за этот год утвердит ЭПК  архивного учреждения. 

Выделение документов к уничтожению с более длительными  истекшими сроками хранения проводится на следующем этапе -- в ведомственном  архиве при отборе дел на государственное  хранение. 

Ежегодно истекают сроки хранения различных групп  дел, находящихся в архиве и структурных  подразделениях (там, где архив принимает  на хранение дела со сроками от десяти лет и выше). Сроки хранения исчисляются  с первого дня года, следующего за делопроизводственным. Например, в 1993 г. можно выделять к уничтожению  дела с истекшими сроками хранения: 

трехгодичного -- законченные  делопроизводством в 1989 г.; 

пятилетнего -- законченные  делопроизводством в 1987 г.; 

десятилетнего -- законченные  делопроизводством в 1982 г. 

Экспертиза ценности в ведомственном архиве осуществляется в процессе подготовки дел к сдаче  на государственное хранение. В связи  с этим должно быть обеспечено ее высокое  качество. При проведении экспертизы в первую очередь анализируется  организационно-распорядительная документация (постановления, приказы, решения, протоколы  совещательных органов и т.п.), а также плановая и отчетная. В  ходе изучения изымаются ошибочно оставленные  в делах черновики, дублетные  экземпляры, документы временного хранениях  Одновременно собираются сведения для  дополнения исторической справки (об изменении  структуры, подведомственности, функции  и т.д. со ссылками на распорядительные документы). 

При наличии дублетной  документации определяются- структурные  подразделения, где остается на постоянное хранение основной экземпляр. Оставление при необходимости в делах  дублетных экземпляров согласовывается  с госархивом. Ответственный момент экспертизы -- выявление документов, содержащих повторяющуюся информацию. На государственное хранение отбираются документы, обладающие наибольшей полнотой информации. Остальные по согласованию с госархивом могут включаться в  акт о выделении к уничтожению. 

В процессе экспертизы выявляются особо ценные дела и документы, категории которых определены государственной  архивной службой. Работа по экспертизе в ведомственном архиве проводится в контакте с госархивом, при его  постоянной методической помощи. При  этом используются ведомственные и  типовые перечни, перечни документов, поступающих на госхранение, другие нормативные и методические документы. 

Результаты экспертизы оформляются годовым разделом сводной  описи дел постоянного хранения, описью особо ценных дел, годовыми разделами  сводных описей дел долговременного  хранения (свыше десяти лет) и по личному составу (о составлении  описи в гл. 5), актом о выделении  к уничтожению документов, не подлежащих хранению. Все эти документы рассматриваются  на заседании ЦЭК (ЭК) одновременно, так как в них включаются, как  правило, документы одного временного периода. Одобренные ЦЭК (ЭК) описи направляются на утверждение ЭПК архивного  учреждения. После их утверждения  экспертно-проверочной комиссией  руководитель учреждения утверждает акт  на уничтожение дел с истекшими  сроками хранения. Включенные в этот акт документы сдаются в упакованном  виде на бумагоперерабатывающие фабрики  или организации, занимающиеся сбором вторсырья. Сдача оформляется приемосдаточными накладными, данные которых (дата сдачи, номер накладной, вес сданной  макулатуры) указываются в акте о  выделении к уничтожению документов. 

В учреждениях, не сдающих  документы на государственное хранение, отбор дел с истекшими сроками  хранения проводится в том же порядке: в акт о выделении к уничтожению  вносятся документы только с истекшими  сроками хранения; одновременно с  актом за тот же временной период составляются годовые разделы сводных  описей дел по личному составу (приказы, списки личного состава, карточки учета  и личные дела уволенных рабочих  и служащих, лицевые счета или  расчетные ведомости по зарплате, невостребованные трудовые книжки и  другие личные документы, акты о несчастных случаях), а также годовые разделы  сводных описей дел долговременного хранения (свыше десяти лет, но для таких организаций целесообразно включение в опись и дел со сроком хранения десять лет); акт о выделении к уничтожению вместе с описями дел по личному составу и долговременного хранения представляется на утверждение руководителю учреждения. После их утверждения выделенные к уничтожению документы сдаются в установленном порядке в местные организации, собирающие вторсырье. 
 
 
 
 

7. Организация работы  по экспертизе  ценности документов  в государственных  архивах:

Проведение экспертизы ценности документов в государственных  архивах по организации и методике работы несколько отличается от ее проведения в ведомственных архивах. Это объясняется прежде всего  тем, что государственные архивы в отличие от ведомственных хранят документы лишь постоянного хранения. Документы временного хранения, попавшие в государственные хранилища  при национализации архивов и  в 20 -- 30-е годы, были, как правило, выделены из фондов при неоднократно проводившихся архивистами экспертизах  ценности. 

Кроме того, в государственном  архиве находятся многоотраслевые  хранилища, собравшие документы  учреждений и предприятий различных  уровней всех отраслей экономики  и культуры, действующих на данной территории. В связи с этим в  государственных архивах проводится экспертиза двух видов: целевая экспертиза -- самостоятельный вид работы; попутная экспертиза -- в ходе переработкой совершенствования  описей дел. 

Цель проведения экспертизы -- освободить архивные фонды  от малоценных документов, содержащих повторяющуюся или поглощенную  информацию. Такие документы могут  быть выявлены при переработке архивных фондов в ходе составления заголовков дел, систематизации дел по структурным  подразделениям или годам, а также  в пределах названных разделов схемы  систематизации. Объем дел, выделяемых к уничтожению при проведении этих работ, может быть и невелик. Если количество документов, не подлежащих хранению (дублетные, поглощенные, не имеющие  ценности), значительно, то проводится целевая экспертиза. В большинстве  случаев в госархивах целесообразно  проводить комплексную целевую  экспертизу, при которой изучаются: фонды учреждений одной системы -- вышестоящее учреждение и ему  подведомственные (например, облздрав -- райздравы -- клинические больницы -- районные больницы -- санэпидемстанции -- бюро медицинской статистики); фонды  однородных учреждений, деятельность которых связана с определенной территорией {строительные, строительно-монтажные  управления, действующие в крае или  области); архивные фонды лиц, связанных  между собой родственными, служебными или другими отношениями. 

Осуществление комплексной  экспертизы в госархиве начинается с определения фондов, по которым  ее следует провести. Для этого  составляется список фондов с указанием  их номеров, наименований, хронологических  границ документов и объема дел, а  также очередности проведения работы с фондами. 

Прежде чем приступить к непосредственному просмотру  дел, необходимо изучить историю  фондообразователя (для фондов личного  происхождения -- биографию фондообразователя) и фонда. Это позволит правильно  определить место и значение учреждения в системе, установить его связи (как внутриотраслевые, так и межотраслевые), узнать, проводилась ли ранее по фонду экспертиза ценности документов, когда и в каких объемах, по каким категориям дел. Для такого изучения используются учетные документы (в основном дело фонда) и описи  дел, при просмотре которых изучаются  состав и содержание документов, намеченного  к экспертизе фонда. Перед экспертизой  больших по объему документов, сложных  фондов или комплексов фондов составляется рабочая инструкция, которая раскрывает особенности проведения работ по данному фонду или группе фондов, предлагает методику, а также организацию  проведения экспертизы (этапы и очередность  работы, трудовые затраты, сроки проведения и т.п.). 

В целях повышения  качества экспертизы ценности в госархивах могут составляться примерные перечни  документов, подлежащих и не подлежащих дальнейшему хранению. Такие перечни  целесообразно разрабатывать по сложным и многообъемным фондам, например издательствам, вузам, народным судам, прокуратурам. Подобные перечни  значительно упростят работу по оценке документов. 

Изучение дел при  комплексной экспертизе нужно начинать с фонда вышестоящего учреждения системы. Дела просматриваются полистно (просмотр дел только по описям не допускается). При дальнейшем просмотре дел  подведомственных организаций устанавливается  следующее: дублеты, поглощенная информация, степень ее поглощенности, разночтения  в информации руководящих и подведомственных учреждений и т.п. С учетом особенностей документов, содержащих сходную информацию, определяется фонд (или структурное  подразделение), где оставляется  на хранение документ. Предпочтение отдается подлиннику документа. На хранение могут  быть оставлены и дублетные экземпляры особо ценных документов, которые  выявляются, как правило, в ходе экспертизы, а также документы, содержащие важные для решения вопроса и последующего использования визы, резолюции, поправки текста и др. 

При проведении экспертизы необходимо соблюдать особую осторожность в оценке документов, созданных до 1945 г. включительно, так как документы  за тот период в силу ряда обстоятельств  не требуют массового выделения  к уничтожению. Определение сроков хранения тех или иных категорий  документов проводится в соответствии с действующими типовыми и ведомственными перечнями. 

Оформление результатов  экспертизы ценности документов проводится при целевой экспертизе только актом, а при попутной -- актом и описью. Документы, оформляющие результаты экспертизы, рассматриваются сначала  ЭМК госархива, а затем (в соответствии с установленным Главархивом  СССР порядком) рассматриваются и  утверждаются на ЭПК архивного органа или ЦЭПК Росархива. По утвержденным актам вносятся изменения в учетные  документы архива, а выделенные к  уничтожению документы передаются по приемосдаточной накладной на утилизацию бумагоперерабатывающим фабриками. 
 
 
 

8. Методология экспертизы  ценности электронных  документов нуждается  в развитии:

По мере движения нашего общества к современным методам  хозяйствования и управления решение  проблем формирования и хранения электронных информационных ресурсов начинает приобретать общенациональный характер. Об этом свидетельствует  принятие федеральной целевой программы  «Электронная Россия» и соответствующих  региональных программ (в частности, «Электронная Москва»), Задачи поставлены сложные: беспрецедентное развитие ИТ-отрасли, прорыв в области информационного  законодательства, создание инфраструктуры «электронных правительств» и «государственных электронных закупок», переход к  полному электронному документообороту между государственными структурами, формирование открытых всему обществу национальных информационных ресурсов и средств доступа к ним, широкомасштабная реализация образовательных программ и т. д.1 

За всем этим просматривается  желание стать вровень с мировыми лидерами в области экономики  и политики. И как уже часто  бывало в истории России, в этой гонке за лидером мы формируем, укрепляем, украшаем лишь фронтальные части  нашей «преследующей колонны», забывая  обеспечить и своевременно подтянуть  тылы. Разрабатывая программы информатизации страны, их авторы, похоже, совершенно не задумываются о том, что будет  с создаваемыми электронными информационными  ресурсами через 15-20 лет, когда полностью  обновятся аппаратные и программные  платформы компьютеров, иначе архивной службе в них отводилась бы более  значительная роль. Кто должен обеспечивать сохранность электронных документов в долгосрочной перспективе - организации  или государственные архивы, специалисты  по ИТ или архивисты? Мы уже имеем  печальный опыт долговременного  хранения баз данных и других электронных  документов, которые создавались  в 1970 - 1980-е годы в вычислительных центрах министерств и ведомств. Практически все они погибли - главным образом потому, что не были вовремя переведены на новые  технологические платформы. Некому было оценить, какие ресурсы заслуживают  долговременного хранения, а какие  нет, поскольку у сотрудников  ИТ-подразделений иные задачи, чем  у архивистов. Возможно, авторы программ рассчитывают на то, что со временем (через 10 - 15 лет) часть электронных ресурсов будет передана на хранение из организаций в государственные архивы, как это сейчас практикуется с письменными документами. Но при этом упускается из виду принципиальная разница между электронными и бумажными документами - зависимость первых от изменчивости технологической среды. Мировая практика хранения электронных документов показала, что решения о том, какие документы, где и в каких форматах постоянно хранить, когда осуществлять передачу на постоянное хранение, должны приниматься не в последний момент перед приемом-передачей, а при создании документов или, лучше, при техническим проектировании информационной системы, где они будут возникать. Сейчас наступил решающий момент в определении судьбы будущих электронных информационных ресурсов России: от того, какая модель их храпения (распределенная или централизованная) будет принята, зависят состояние и объем электронных документов, которые у нас сохранятся через два десятка лет.