Сводные таблицы в Microsoft Office Excel 2007

ТИХООКЕАНСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ  ЭКОНОМИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ

РЕФЕРАТ

На тему: «Сводные таблицы в Microsoft Office Excel 2007»

Выполнила:

студентка 121 К гр.

Шарипова Е. Л.

Владивосток 2010 

В Excel предусмотрено мною инструментов анализа данных, но сводные таблицы, наверное, являются наиболее полезными и интересным! Сводные таблицы полезны для обобщения информации из баз данных, которые могут храниться как в рабочих книгах Excel, так и во внешних файлах.

Что такое сводная  таблица

Сводная таблица  — это динамическая таблица итоговых данных, извлеченных или рассчитанных на основе информации, содержащейся в базе данных. Базами данных для создания сводных таблиц могут быть данные на рабочем листе, организованные в виде таблицы, или внешние базы данные. С помощью средств сводных таблиц; можно преобразовать огромное количество малопонятных чисел в одну небольшую и удобную для анализа таблицу.

Например, сводные таблицы  позволяют создавать динамические перекрестные таблицы с легко изменяемой структурой, данные в которых обобщаются по нескольким измерениям. Кроме того, с помощью сводной таблицы можно подсчитать промежуточные итоги с любым необходимым уровнем детализации. Наверное, одним из самых впечатляющих свойств сводной таблицы является ее интерактивность. После создания сводной таблицы можно как угодно переупорядочить имеющуюся в ней информацию и даже добавить в нее специальные формулы для выполнения дополнительных расчетов. Более того, после создания сводной таблицы можно группировать ее элементы (например, можно объединить итоги по северному и западному регионам).

Единственным недостатком  сводных таблиц является то, что  в отличие от итоговых отчетов, созданных  с использованием формул, они не обновляются автоматически при  изменении исходных данных. Тем не менее с обновлением сводной  таблицы не возникает особых проблем, поскольку для этого всего  лишь нужно щелкнуть на кнопке Обновить.

Сводные таблицы впервые появились  в версии Excel 97. К сожалению, до сих пор их используют немногие пользователи, считая их слишком сложными для создания и применения. Средство создания сводных таблиц в Excel 2007 значительно усовершенствовано, теперь создавать и применять сводные таблицы стало намного проще, чем когда-либо раньше.

Пример сводной  таблицы

Лучший способ понять концепцию  сводных таблиц — увидеть их в  действии. На рис. 1 показаны

данные, на основе которых  можно создать сводную таблицу.

Приведен пример базы данных, содержащей ежедневно обновляемую информацию по счетам трех отделений банка. База данных состоит из 350 записей и позволяет отслеживать следующую информацию:

• дата открытия каждого счета;
• сумма каждого счета;
• тип счета (депозит, текущий, срочный или на предъявителя);

• сведения о том, кем был открыт счет (кассиром или уполномоченным по новым счетам);
• отделение, в котором был открыт счет;
• сведения о клиенте (новый или существующий).

В описываемой базе данных содержится довольно много информации, но вся она не систематизирована. Чтобы информация была действительно  полезной, ее надо обобщить. Подведение итогов — процесс, состоящий в основном из поиска ответов на интересующие вопросы, скрытые в имеющихся данных. Ниже перечислен ряд вопросов, которые могут интересовать правление банка.

• Какова ежедневная сумма вкладов в каждом из отделений?
• Сколько счетов было открыто в каждом из отделений и по каждому из типов счетов?
• Как распределены суммы по счетам?
• Какие типы счетов чаще всего открывают кассиры?
• Как работает центральное отделение по сравнению с двумя другими?
• В каком отделении уполномоченные открыли наибольшее количество депозитов для новых клиентов?

Сводную таблицу можно  использовать для поиска ответов  на подобные вопросы. Это займет всего  несколько секунд, причем не потребуется  вводить ни одной формулы.

На рис. 2 показана сводная  таблица, со зданная на основе базы данных. Здесь показана сумма вкладов по каждому из отделений и по каждому из типов счетов. Это всего лишь одна из многих итоговых таблиц, которые можно создать на основе этих данных.

На рис. 3 показана другая сводная  таблица, созданная на основе тех же данных. Эта Сводная таблица использует область фильтра для элемента Клиент. В этом случае в сводной таблице отображаются данные только для существующих пользователей (значение Существующий в поле Клиент). Обратите внимание на то, что изменена ориентация таблицы (значения из поля Отделение показаны в строке, а из поля Тип — в столбце).

Отбор данных для  сводных таблиц

Прежде чем углубиться в процесс создания сводных таблиц важно разобраться с данными, которые подходят для этих таблиц. Данные, по которым подводятся итоги, должны быть представлены в виде базы данных. База данных может находиться на рабочем листе (такую базу данных называют табличной или списком) либо в файле внешней базы данных. Хотя Excel может преобразовать любую базу данных в сводную таблицу, подобная операция будет иметь смысл не для любой базы данных.

Поля в табличных базах данных могут относиться к одному из двух типов.

• Данные. В полях этою типа содержатся значения (на рис.1 это поле Счет, в котором содержатся суммы по каждому счету).
• Категория. Поля этого типа описывают данные (на рис.1 это поля Дата, Тип, Открыл и Клиент, которые описывают данные поля Счет).