Создание базы данных в MS Access

    Содержание: 

          Введение 

    

1. Создание  базы данных в MS Access
2. Создание простейшей Web-страницы
3. Проектирование системы затрат в MS Excel

    Заключение

    Список  литературы

 

     Введение.  

    На  сегодняшний день в условиях рынка  и товарно-денежных отношений постоянно  увеличивается потребность в достоверной, актуальной и оперативной информации разного характера (коммерческого, правового, делового и др.). В связи с этими непрерывно возрастающими потребностями, а также в условиях непрекращающегося научно-технического прогресса обострилась острая необходимость в развитии средств организации труда, то есть в таких средствах обработки, накопления и хранения информации, которые могли бы с наименьшими затратами и наибольшей отдачей помочь пользователю организовать свой труд. Сегодня это становится возможным благодаря повсеместному внедрению информационных технологий.

    Информационные  технологии – это совокупность методов, производственных процессов, программно-технических средств объединенных в технологическую цепочку, обеспечивающих сбор, накопление, хранение, поиск, обработку, и выдачу информации по запросу пользователя. Следует пояснить, что к программным средствам относятся специализированные пакеты прикладных программ, и их использование осуществляется посредством электронно-вычислительной техники. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

    1. Создание базы  данных в MS Access

    Access – программное приложение MS Office предназначенный для построение, хранение, обработки, анализа базы  данных. Основные возможности Access это сортировка анализ и построение  отчета по данным.

    MS Access позволяет быстро создавать  формы пользовательского интерфейса, без использования навыков программирования. Используя визуальные построители,  пользователи могут создать необходимые  отчеты для вывода данных или  результатов анализа. Библиотеки шаблонов и мастера-построители помогают убыстрить и облегчить создание профессионально оформленных интерфейсов и документов. Возможность включать графику и мультимедиа, повышает выразительность создаваемых средств. 

    Задание.  Создать базу данных, для хранения и обработки простейших наборов данных (Например, список книг в домашней библиотеке, телефонный справочник, список группы, адресная книга, и т.д.). Создать форму для создания и обработки набора данных и отчет, в котором отображаются имеющиеся данные.

    Создания  базы данной на примере «Списка преподавателей ВУЗа»

    На  этапе проектирования определяется число информационных объектов (таблиц) базы, набор их полей (атрибутов), тип  данных в этих полях, ключевые поля и связи между таблицами. Создание базы данных начинается с создания таблиц.

    

    Как бы тщательно не была спроектирована база данных, всегда возникает необходимость  корректировать, изменять, добавлять  и удалять данные, в общем, редактировать  её объекты. Для этого можно использовать традиционные в Windows - приложениях инструменты: буфер Обмена и мышь.

    Большинство данных, при редактировании которых  курсор становиться текстовым (I), могут быть скопированы в БО, а именно:

    - имена  файлов, полей, таблиц;

    - подписи,  названия типов, тексты справок. 

    При работе с БО используются команды:

    - вырезать (CTRL+X);

    - копировать (CTRL+C);

    - вставить (CTRL+V).

    Использование БО при редактировании данных не всегда является удобным, поэтому предпочтительнее в этих случаях применять мышь.

    В уже созданной таблице всегда можно переименовать название поля (столбца). Для этого надо дважды щёлкнуть мышью по имени поля и ввести новое имя.

    Ширина  строк и столбцов таблиц задана по умолчанию и для изменения  их надо установить курсор на разграничительную  линию и, нажав левую кнопку мыши, перетащить линию на нужное расстояние. Чтобы ширина столбца автоматически соответствовала длине записи надо дважды щёлкнуть мышью по разграничительной линии.

    Программа MSA использует тот же интерфейс, что и остальные Windows-приложения. Поэтому, чтобы выполнить какие-либо действия над объектами, необходимо их выделить. Для выделения столбца необходимо щёлкнуть мышью в области его заголовка. Аналогично выделяется и строки. Чтобы выделить ячейку, надо установить курсор мыши в левом верхнем углу ячейки (курсор в виде +) и щёлкнуть мышью. Если просто щёлкнуть мышью в ячейке, то будут выделены только данные.

    Для выделения блока ячеек необходимо выделить ячейку в левом верхнем  углу блока и, нажав и удерживая  левую кнопку мыши, протащить в  правый нижний угол блока. Операции копирования, вставки, перемещения, удаления ячеек аналогичны приёмам работы с ячейками в электронных таблицах Excel.

    Чтобы удалить таблицу в базе данных, надо на вкладке ТАБЛИЦЫ окна БД выделить её имя и нажать клавишу  DELETE.

    

    Заполнение  таблиц в базе данных трудоемкий и  кропотливый процесс. Для упрощения  ввода данных используются специальные  объекты – формы. Форма представляет собой некий электронный бланк, в котором имеются поля для  ввода данных. Данные в таблицы  можно вносить и без форм, но существует несколько причин, по которым форма является незаменимым средством ввода данных.

    Малоквалифицированному  персоналу нельзя предоставлять  доступ к таблицам (данным), чтобы  он не мог «испортить» или удалить  ценные данные.

    Разные  сотрудники фирмы имеют разные права доступа к информации, хранимой в БД. Например, один имеет право вводить только адреса и имена клиентов, другой расчётные счета, а третий денежные суммы на них. Сговор между ними может быть исключён тем, что для ввода данных им предоставляют разные формы, а данные из них могут поступать в одну таблицу.

    Ввод  данных в таблицу - утомительное дело и через несколько часов работы будут возникать ошибки. К тому же можно настроить управление формой так, чтобы осуществлялась первичная проверка данных при вводе.

    Информацию  в базе данных, как правило, берут  из бумажных документов (бланков, анкет, заявлений, счетов, приказов и т.д.). Экранные формы можно сделать  точной копией бумажных бланков и  благодаря этому снижается утомляемость оператора, а, следовательно, и число его ошибок.

    Формы можно создавать в MSA как вручную, так и автоматически, причём несколькими способами. Ручной способ создания форм требует знания некоторых тонкостей работы СУБД и программирования.  

    

    Система управления базой данных позволяет не только хранить какую-либо информацию, но также и обрабатывать её. Это производится с помощью запросов, которые при обращении к БД получают конкретную, выборочную информацию.

    Круг  задач, решаемых при помощи запросов, чрезвычайно широк и многообразен, но в целом все виды запросов условно можно разделить на три большие группы.

    Запросы, позволяющие производить простой  отбор каких-либо конкретных данных из таблиц.

    Запросы для модификации записей таблицы. С их помощью можно удалять  строки (записи), изменять отдельные ячейки и добавлять записи.

    Запросы для преобразования одной таблицы  в другую путём, самый простой  случай, создания новой таблицы, содержащей выборочную информацию из исходной (исходных) таблицы. В более сложных видах  запросов можно использовать так называемые вычисляемые поля (по формулам), создавать перекрёстные таблицы (сводные, итоговые), строки и столбцы которых соответствуют значениям полей исходной таблицы и т.д.

    Работа  с запросами мало чем отличается от работы с таблицами. Можно открыть запрос и просмотреть так называемый динамический набор данных в табличном режиме. На основе запроса можно создать отчёт или форму. Сведения в запросе можно сохранять, изменять с параллельным сохранением изменений в самой таблице. Гибкость запросов позволяет пользоваться ими чаще, чем таблицами. Вместо просмотра всех таблиц можно получить ограниченный набор данных по различным условиям.

    Окно  запроса состоит из двух частей: области для отображения таблиц и сетки QBE (функция графического запроса по образцу). Данная функция приемлема как для создания нового запроса, так и для редактирования имеющегося.  

      

    При работе с БД приходится часто использовать различные сведения, которые желательно иметь в виде твердой бумажной копии. Для этого в MSA есть специальный объекты – отчеты, предназначенные для вывода на печать. Отчеты могут содержать разнообразные сведения и иметь довольно привлекательный вид, содержать итоговые и промежуточные результаты.

    В отличие от форм, которые тоже можно  вывести на печать, отчет позволяет гибко расположить материал на странице (например, в колонках). В качестве источника данных для отчетов могут использоваться как таблицы, так и запросы.

    Так как отчёты предназначены для  вывода информации на принтер, поэтому  для расчёта расположения данных на печатной странице программа должна «знать» все необходимые данные о принтере. Эти данные она получает от операционной системы, соответственно принтер в системе должен быть установлен.

      
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

    2. Создание простейшей Web-страницы.

    Html-документ- это текст, состоящий из HTML-кодов  и основного текста документа.  Для форматирования текста, задания  структуры документа, встраивания  ссылок и мулитимедиа-объектов  в HTML-документах используются  специальные кодовые слова, которые называются дескрипторами разметки (тегами).

    Итак, рассмотрим основные теги, входящие в  каждый Web-документ.

    Отличительный признак HTML-документа. Одним из принципов  языка является многоуровневое вложение элементов. HTML является самым внешним, так как между его стартовым и конечным тегами должна находиться вся Web-страница.

    Область заголовка Web-страницы. Иными словами, ее первая часть. Так же как и HTML, HEAD служит только для формирования общей структуры документа. Этот элемент заключает в себе гипертекст, который определяет собственно Web-страницу. Эта та часть документа, которую разрабатывает автор страницы и которая отображается браузером. Соответственно, конечный тег этого элемента надо искать в конце HTML-файла. Внутри BODY можно использовать все элементы, предназначенные для дизайна Web-страницы. Внутри стартового тега элемента BODY можно расположить ряд атрибутов, обеспечивающих установки для всей страницы целиком.

    В первую очередь нам потребуется  создать файл с расширением "htm" или "html" и открыть его для редактирования в текстовом редакторе (работая под Windows, можно использовать стандартную программу "Блокнот").

    Текст для HTML-документа набирается в том  виде, в котором его должен показать браузер, а при выделения фрагментов, которые предназначены для разметки документа (тегов), используются угловые скобки (знаки "больше" и "меньше"), например: .

    Любой документ HTML начинается с открывающего тега и заканчивается соответствующим  ему закрывающим тегом. Закрывающий  тег отличается от открывающего наличием косой черты перед названием тега. В языке HTML нет различий между большими и малыми буквами при записи тегов, однако принято записывать открывающий тег большими буквами, а закрывающий - малыми. Часть документа, которая находится в пределах от открывающего до соответствующего ему закрывающего тега, называется контейнером (to contain - содержать что-либо). Теги, у которых есть закрывающий и открывающий варианты записи называются парными, а те, которые используются только в одном виде   называются непарными.