Роль информационных систем в управлении предприятиями

     Правовое  обеспечение этапов функционирования информационной системы включает:

1. статус информационной системы;
2. права, обязанности и ответственность персонала;
3. правовые положения отдельных видов процесса управления; порядок создания и использования информации и др.

 

3. Применяемые на предприятии автоматизированные средства поддержки  управленческих решений в области финансов.

     На  анализируемом предприятии применяется  автоматизированная информационная технология – система «Парус». Система построена  по модульному принципу: представляет собой набор модулей, каждый из которых  предназначен для автоматизации  одного из основных видов деятельности предприятия и может работать как в автономном режиме, так и  совместно с другими модулями комплекса, образуя единое информационно-управленческое пространство масштаба предприятия: Бухгалтерия, Реализация и склад, Комплекс, Учет договоров, Комплектование, Заработная плата, Кадры.

     Каждый  модуль может работать как самостоятельное  приложение, но в полной мере достоинства  модулей реализуются при использовании  их в качестве единого программного комплекса с общей базой данных.

     ИС  «Парус» на предприятии имеет  следующие функциональные подсистемы: подсистема финансов, логистика, управление производством и управление персоналом. В свою очередь каждая подсистема включает в себя ряд функциональных задач (рис.7). 

     Рис. 7 - Структура функциональной части системы «Парус» 

     В данной системе присутствует функциональная подсистема «Бухгалтерский учет», где  установлены информационные связи  с другими функциональными подсистемами. Информационное обеспечение предназначено  для отражения информации, характеризующей  состояние управляемого объекта  и являющейся основой для принятия управленческих решений.

     Информационная  подсистема бухгалтерского учета –  упорядоченная подсистема сбора, регистрации, обобщения и наблюдения информации в денежном выражении об имуществе  и обязательствах предприятия путем  сплошного, непрерывного и документированного учета всех хозяйственных операций. В ее основу принято включать учетные  задачи, назначение которых – получение  информации о фактическом состоянии  управляемого объекта.

     Информационная  подсистема бухгалтерского учета представляет информационные потоки и документооборот, характеризующие совокупность первичной  информации о совершении хозяйственных  операций, на основании которой выполняется  различная группировка на счетах аналитического и синтетического бухгалтерского учета с целью получения сводной  бухгалтерской отчетности, используемой для анализа хозяйственной деятельности предприятия, принятия руководством управляющих решений и предоставления вышестоящим и заинтересованным органам.

     Выделим состав комплекса бухгалтерских  задач предприятия:

     Кассовые  и расчетно-финансовые операции (операции по кассе, операции с банком, расчеты  с подотчетными лицами, многовалютный учет, расчеты с дебиторами и кредиторами, депоненты, расчеты с акционерами, учредителями, расчеты по претензиям и внебюджетным платежам, расчеты с бюджетом, расчеты за кредит).

     Учет  материально-производственных запасов (учет материалов, товаров, выпуска  готовой продукции). Интеграция с  задачами «складской учет», управление продажами, закупками, учет поступления, отпуска, остатков материальных ценностей, учет выдачи МБП, переоценка материальных ценностей, учет материалов по разным ценам; составление аналитических  ведомостей движения материальных ценностей, инвентаризация.

     Учет  труда и заработной платы. Интеграция с задачей «табельный учет», автоматические начисления и удержания заработной платы по различным системам оплаты, составление расчетно-платежной  документации, составление платежной  документации по налогам в бюджет.

     Учет  основных средств и нематериальных активов (создание электронных инвентарных  карточек, учет движения основных средств  и НМА; начисление амортизационных  отчислений, переоценка и инвентаризация ОС и НМД, списание ОС, сдача в  аренду, ввод ОС в эксплуатацию).

     Учет  выпуска, отгрузки и реализации готовой  продукции. Этот комплекс связан с функциями  управления производством, договорами на поставку готовой продукции, маркетинговыми операциями и финансовыми расчетами  с покупателями. Используется для  определения финансовых результатов.

     Учет  затрат на производство (учет расходов, издержек и затрат); информационно  связан с функцией управления производством, а также с такими комплексами  учетных задач, как учет труда  и заработной платы, учет материальных запасов, учет основных средств и  др. Комплексом обеспечивается подсчет  затрат на производство, учет затрат на изделия основного и вспомогательного производства по статьям расхода  и др.

     Финансовая  отчетность. В этом комплексе формируются  ведомости синтетического учета и составляется бухгалтерская отчетность. Имеет тесные информационные связи со всеми комплексами учетных задач.

 

4. Информационные  связи бухгалтерского учета системы  «Парус» с другими  функциональными  подсистемами

     Комплекс  бухгалтерских задач имеет сложные  внутренние и внешние информационные связи (рис.8). Внутренние связи отражают информационные взаимодействия отдельных задач, комплексов и участков бухгалтерского учета. Внешние - взаимодействие с другими подразделениями, реализующими иные функции управления, а также с внешними организациями.

     Связи бухгалтерского учета с другими  подразделениями относятся к  разновидности внешних связей. Так, при учете наличия и движения материальных ценностей могут быть задействованы специалисты склада, бухгалтерии и производства.

     Складской работник обеспечивает ведение картотеки  склада, регистрацию прихода - расхода  материальных ценностей и получение  первичных документов.

     Рис. 8 - Информационные связи функциональной подсистемы «Бухгалтерский учет»

     Бухгалтер, получив первичные документы, выполняет  бухгалтерские проводки и составляет аналитические сводки.

     Работник  производства контролирует информацию о наличии материала на складе, нормы его расхода и запасы. Контролируется также отпуск материалов в производство и возврат из него.

     Предполагается  четкое разделение функций между  специалистами различных подразделений  и бухгалтерией. Все документы, сформированные в различных подразделениях, например, при выполнении закупок материалов, продаже готовой продукции, производстве, приеме и отпуске материалов, считаются  первичными.

     Первичные документы поступают в бухгалтерию  извне на бумажных носителях, а также  формироваться автоматически на автоматизированных рабочих местах специалистов.

     Сформированные  автоматически первичные документы  по каналам связи передаются на АРМ  бухгалтера соответствующего участка  учета. Для учета хозяйственных  операций и отражения их в Главной  книге и отчетных документах, работники  бухгалтерии формируют проводки по счетам бухгалтерского учета.

     Для автоматизации формирования проводок в машине программами предусматривается  создание каталога типовых хозяйственных  операций. Каждая хозяйственная операция может выполнить одну или сразу  несколько типовых проводок по документу. База данных типовых проводок может  корректироваться и дополняться в соответствии с требованиями предприятия. Описание типовой хозяйственной операции включает в себя следующие элементы:

1. наименование хозяйственной операции;
2. корреспонденция счетов в проводках; при необходимости могут быть указаны субсчета, коды аналитического учета, структурные подразделения;
3. алгоритмы расчета суммы проводки.

     Все проводки фиксируются в журнале  хозяйственных операций - реестре, содержащем перечень хозяйственных операций за отчетный период, расположенный по датам их занесения в журнал. 

     Рис. 9 - Информационные связи с бухгалтерским учетом

     Схема взаимодействия первичных хозяйственных  документов, сформированных при решении  различных функциональных задач  с их обработкой бухгалтерским учетом, представлена на рис. 9.

     В подсистеме бухгалтерского учета предусмотрено  формирование финансовых документов, сопровождающих движение наличных денежных средств (кассовые ордера) и безналичных (платежные поручения и др.). Эти  документы могут быть связаны  с документами, созданными в различных  функциональных подсистемах. Обеспечивается возможность автоматизированного  ввода банковских выписок в виде текстовых файлов, пересылаемых модемной связью из банка, а также выполнение электронных платежей (в электронных  стандартах банков-корреспондентов).

 

5. Характеристика  средств безопасности в информационной системе.

     Для предотвращения несанкционированного доступа к информации в организации  успешно применяется сертифицированное  средство криптографической защиты информации КриптоПро CSP, используемое для формирования ключей шифрования и ключей электронной цифровой подписи, шифрования и имитозащиты данных, обеспечения целостности и подлинности информации, не содержащей сведений, составляющих государственную тайну.

     Для защиты от вирусов установлено программное  обеспечение «Антивирус Касперского».

 

6. Достоинства, недостатки и перспективы  развития ИС предприятия

     Разработка  ИС процесс дорогостоящий и трудоемкий, внедрение такого рода систем требует, как правило, значительной перестройки  бизнес-процессов, адаптации системы  бухгалтерского учета, организационных  изменений. Однако бизнес выигрывает от их внедрения ИС, независимо от того, во что это обходится.

     Все выгоды от внедрения ИС можно разделить  на прямые и косвенные. Прямые выгоды обычно связаны с уменьшением издержек, например, уменьшение работы по вводу данных вследствие электронной системы заказов, уменьшение количества бумажной работы. Косвенные результаты внедрения ИС в бизнес-процесс, в конечном счете, включают: неосязаемые выгоды могут приписываться отдельным направлениям применения информационных систем, например, системы поддержки принятия решений улучшают структуру работы пользователя; непрямые выгоды, рассматриваются как результат дальнейших инвестиций, основанных на внедрении ИС; стратегические выгоды приводят к разработке новой стратегии, более удачного позиционирования организации и др.

     Внедрение ИС на предприятии может способствовать:

1. получению более рациональных вариантов решения управленческих задач за счет внедрения математических методов и интеллектуальных систем и т.д.;
2. освобождению работников от рутинной работы за счет ее автоматизации;
3. обеспечению достоверности информации;
4. замене бумажных носителей данных на магнитные диски или ленты;
5. совершенствованию структуры потоков информации и системы документооборота в фирме;
6. уменьшению затрат на производство продуктов и услуг;
7. предоставлению потребителям уникальных услуг;
8. отысканию новых рыночных ниш;
9. привязке к фирме покупателей и поставщиков за счет предоставления им разных скидок и услуг.

     ИС  может внести свой вклад и следующими способами:

1. улучшить товары или услуги, повышая качество, уменьшая издержки или добавляя желательные свойства. Например, в производственной организации ИС может контролировать оборудование и немедленно извещать оператора при возникновении неисправностей. Результатом может оказаться продукция более высокого качества с меньшим количеством брака. В организациях, ведущих прием клиентов, ИС используются для ускорения обслуживания и т.д.
2. увеличивает эффективность и производительность. Предположим, цех испытывает недостаток сырья, даже если оно в достаточном количестве есть на складе. ИС может отслеживать количество сырья, имеющегося на производственной площадке и автоматически отправляя заказ на склад, когда это необходимо.
3. предоставляет своевременную и надежную информацию, позволяя улучшить процесс принятия решений. Так, информация о продажах может помочь обнаружить спад в продаже, давая возможность выяснить причины и принять меры.
4. улучшает коммуникации. Находясь в командировках, дома или просто в другом здании, служащие могут использовать компьютеры для входа в сеть своей компании, чтобы посылать и принимать сообщения, просматривать файлы данных компании, исследовать проблемы, готовить презентации.
5. улучшает использование знаний. Например, консалтинговые фирмы помогают своим клиентам планировать налоги, используя экспертные системы по налогообложению, в которых сконцентрированы знания лучших экспертов фирмы.