Разработка информационной системы на MS Access

Оглавление

ВВЕДЕНИЕ

1. Теоретические основы разработки информационных систем(ИС)
1. Основные понятия БД
2. Этапы развития баз данных
3. Иерархическая модель
4. Проектирование базы данных
5. Этапы проектирования
1. Концептуальное проектирование 
2. Логическое проектирование
3. Физическое проектирование
6. Условия обеспечения целостности данных
7. Нормализация данных
8. Средства разработки
2. Разработка информационной системы
1. Цель создания ИС и решаемые задачи
2. Этапы построения базы данных
1. Создание модели базы
2. Создание необходимых таблиц
3. Нормализация базы данных
4. Создание запросов в базе данных
5. Создание форм
6. Создание главной формы
7. Создание отчётов
8. Создание макросов
3. Проверка и отладка программы
1. Внесение тестовых данных
2. Полное тестирование, поиск ошибок

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Список используемой литературы

Приложения:

 

ВВЕДЕНИЕ 

       Современный бизнес требует широкого применения информационных технологий в управлении предприятием. Жизнеспособность и развитие информационных технологий объясняется  тем, что  современный бизнес крайне чувствителен  к ошибкам в управлении. Интуиции, личного опыта руководителя и размеров капитала уже мало для того, чтобы быть первым. Для принятия любого грамотного управленческого решения в условиях неопределенности и риска необходимо постоянно держать под контролем различные аспекты финансово-хозяйственной деятельности, будь то: торговля, производство или предоставление каких либо услуг. Поэтому современный подход к управлению предполагает вложение средств в информационные технологии. И чем крупнее предприятие, тем серьезнее должны быть подобные вложения. Они являются жизненной необходимостью. Можно вполне обоснованно утверждать, что в жестокой конкурентной борьбе большие шансы на победу имеет предприятие, использующее в управлении современные информационные технологии.

       По  мере развития вычислительной техники изменялись и основные направления ее использования. Первоначально средство вычислительной техники подразумевалось использовать для выполнения различного рода математических вычислений, которые не возможно провести «вручную» за разумное время. Развитие этого направления привело к развитию разделов математики, связанных с численными методами вычислений, и к появлению алгоритмических языков, удобных для реализации алгоритмов численных методов и ориентированных на выполнение математических расчетов.

       Затем, по мере увеличения возможностей и  уменьшения стоимости вычислительных средств, получило развитие второе направление, связанное с использованием средств  вычислительной техники в автоматизированных информационных системах. Здесь вычислительные возможности компьютеров отходят на второй план – основные функции вычислительных средств в информационных системах  состоят в поддержке надежного хранения информации, выполнения специфических для данного приложения преобразований информации и вычислений, предоставлении пользователям удобного и легко осваиваемого интерфейса.

       Со  временем именно второе направление, связанное  с хранением и обработкой данных, стало доминирующим.

       Развитие  компьютерных технологий, связанных  с хранением и обработкой данных, привело к появлению специализированного программного обеспечения, получившего название систем управления базами данных (СУБД). СУБД позволяют структурировать, систематизировать и организовывать данные для их компьютерного хранения и обработки. Именно системы управления базами данных являются основой практически любой информационной системы.

      Целью данного дипломного проекта является создание и реализация приложения автоматизации учёта квитанций об оплате дополнительных услуг, оказываемых на коммерческой основе, для упрощения сбора информации и упорядочивания, а также облегчения администрирования. Приложение ориентирована на сбор, хранение, обработку информации, а также на формирование и печать отчётов.

       Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:

       - провести исследование проблемы, которая должна быть решена;

       - определить с требования к проекту;

       - определить состав и структуру данных предметной области, которые будут отвечать за обеспечение выполнения требуемой задачи;

       - определить состав и структуру информационных объектов и связи между ними;

       - провести нормализацию базы данных;

       - реализовать базу данных.

       Приложение  автоматизации учёта квитанций об оплате дополнительных услуг, оказываемых на коммерческой основе реализована с помощью СУБРД (системы управления реляционными базами данных) Microsoft Access 2003, так как для решения данной задачи это самое оптимальное программное средство.

       Термин  «реляционный» (от латинского relatio – отношение) указывает, прежде всего, на то, что такая модель хранения данных построена на взаимоотношении составляющих ее частей. В простейшем случае она представляет собой двухмерный массив или двухмерную таблицу, а при создании сложных информационных моделей составит совокупность взаимосвязанных таблиц.

       Прежде  чем приступить к работе с каким-либо программным продуктом, важно понять его возможности и типы задач, для решения которых он предназначен.

       Microsoft Access – это многогранный продукт, использование которого ограничено только воображением пользователя. Рассмотрим возможности MS Access и типы задач, которые можно решать с помощью этой СУБД. В частности:

       1. MS Access — система управления базами данных. Использование Access для хранения и поиска данных, представления информации в удобном виде и автоматизации выполнения повторяющихся задач.

       2. Разработка с помощью MS Access простых и удобных форм ввода данных, обработки данных и генерации сложных отчетов.

       3. Поддержка в MS Access механизма Запроса по образцу (Query by Example - QBE), обеспечивающая выборку, сортировку и поиск данных.

        4. Создание приложений без программирования  с использованием макросов  MS Access.

       Система управления базами данных MS Access, как и другие продукты этой категории, предназначена для хранения и поиска данных, представления информации в удобном виде и автоматизации часто повторяющихся операций (таких, как ведение счетов, учет, планирование и т.п.). С помощью MS Access можно разрабатывать простые и удобные формы ввода данных, а также осуществлять обработку данных и выдачу сложных отчетов.

       Microsoft Access обеспечивает доступ ко всем типам данных и позволяет использовать одновременно несколько таблиц базы данных. При этом можно существенно упростить структуру данных, облегчая тем самым выполнение поставленных задач. Полученные результаты можно быстро и легко связать и объединить с данными из электронных таблиц MS Excel. Работая в среде Microsoft Office, пользователь получает в свое распоряжение полностью совместимые между собой MS Access и MS Word,  MS Excel  и MS PowerPoint.

       Система MS Access — это набор инструментов для управления базами данных. В ее состав входят конструкторы таблиц, форм, запросов и отчетов. Эту систему можно рассматривать и как среду разработки приложений. Используя макросы или модули для автоматизации решения задач, можно создавать ориентированные на пользователя приложения такими же мощными, как и приложения, написанные непосредственно на языках программирования. При этом они будут включать кнопки, меню и диалоговые окна. Программируя на языке VBA, можно создавать такие мощные программы, как сама система MS Access. По сути дела, многие инструментальные средства MS Access (например, мастера и конструкторы) написаны именно на VBA.

       Первая  глава данной дипломной работы носит  теоретический характер. В ней  описаны этапы развития баз данных, этапы проектирования, правила построения логической структуры базы данных и иерархической модели, а также описаны правила создания таблиц, запросов, форм и отчетов в приложении MS Access. Вторая глава посвящена разработке базы данных. В ней дана характеристика предприятия, для которого была разработана база данных, представлены цели и задачи разработки, описаны этапы создания базы данных. В заключении подведены итоги данной работы.

  

1. Теоретические основы разработки информационных систем(ИС) 

1.1 Основные понятия БД 

       В основе решения большинства задач  лежит обработка информации. Для  облегчения обработки информации создаются  информационные системы (ИС).

       Базы  данных (БД) — это унифицированная совокупность данных, совместно используемых широким кругом пользователей, динамически изменяющаяся в процессе своего функционирования. БД является частным случаем ИС.

       Логическую  структуру, хранимых в базе данных называют моделью представления данных. К  основным моделям представления  данных (моделям данных) относятся следующие:

       - иерархическая,

       - реляционная.

       - сетевая.

       Остановимся подробнее на реляционных БД.

       Реляционная база данных представляет собой хранилище данных, содержащее набор двухмерных таблиц. Любая таблица (отношение) реляционной базы данных состоит из строк (называемых также записями или кортежами) и столбцов (называемых также полями или атрибутами).

       Строки  таблицы содержат сведения о представленных в ней фактах (или документах, или людях, одним словом, — об однотипных объектах). На пересечении столбца и строки находятся конкретные значения содержащихся в таблице данных.

       Данные  в таблицах удовлетворяют следующим  принципам:

       Каждое  значение, содержащееся на пересечении  строки и колонки, должно быть атомарным (то есть не расчленяемым на несколько значений).

       Значения  данных в одной и той же колонке  должны принадлежать к одному и тому же типу, доступному для использования  в данной СУБД. Например, в СУБД Microsoft Access используются следующие типы данных:

       текстовый — тип данных, используемый для хранения простого неформатированного текста, число символов в котором не должно превышать 255;

       поле  MEMO — специальный тип данных, применяемый для хранения больших объёмов текста (до 65 535 символов);

       числовой — тип данных для хранения чисел;

       дата/время — тип данных для хранения значений даты и времени;

       денежный — тип данных для хранения денежных значений (длина поля 8 байт);

       счётчик — специальный тип данных, используемый для автоматической нумерации записей;

       логический — для хранения логических данных, которые могут иметь одно из двух возможных значений Да или Нет;

       поле  объекта OLE — специальный тип данных, предназначенный для хранения объектов OLE (электронных таблиц Microsoft Excel, документов Microsoft Word, звукозаписей и др.);

       гиперссылка — специальное поле для хранения адресов URL Web-объектов;

       мастер  подстановок — тип данных, запускающий мастер подстановок, что позволяет выбирать данные из раскрывающегося списка, а не вводить их в поле вручную.

       Каждая  запись в таблице уникальна, то есть в таблице не существует двух записей с полностью совпадающим набором значений ее полей.

       Каждое  поле имеет уникальное имя.

       Последовательность  полей в таблице несущественна.

       Последовательность  записей также несущественна