МВД РОССИИ

Санкт-Петербургский  университет

Кафедра информационной безопасности и математических методов 
 
 
 
 
 
 

КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА 

по дисциплине:

Защита  и обработка конфиденциальных документов

на тему:

Подготовка  конфиденциальных документов для архивного хранения и уничтожения 
 
 
 
 

Выполнил: слушатель 4 курса

Группы 224 ЗИ

Факультета  заочного обучения

Специальности: «Организация и технология защиты информации»

капитан милиции

Кудряшов  А.А.

«____»_______ 2010г. Подпись____________ 

Проверил: _____________________________ 

«____»_______ 2010г. Подпись____________ 
 
 
 
 

г. Санкт-Петербург

2010 год

Оглавление 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Введение

 

Трое  способны хранить тайну,  
если двое из них мертвы.  
Бенджамин Франклин 

    С развитием информационного общества все большее значение приобретают проблемы, связанные с защитой конфиденциальной информации. В настоящее время в российском законодательстве данные вопросы полно и системно не решены. Данная статья является попыткой анализа наиболее острых проблем, связанных с определением понятия и видов конфиденциальной информации.

    В процессе развития научной мысли  в понятие "информация" вкладывалось разное значение. Для целей настоящего исследования будем использовать легальное определение этого понятия¹. Информация - сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления. Также необходимо указать и на понятие "документированная информация (документ)" - зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать².

    С точки зрения этимологии, слово "конфиденциальный" происходит от латинского confidentia - доверие  и в современном русском языке означает "доверительный, не подлежащий огласке, секретный. Слово "секрет", которое также необходимо рассмотреть, заимствовано из французского secret - "тайна". Интересно, что в знаменитом словаре В. Даля также названы аналогичные значения : "конфиденциальная" - "откровенная, по особой доверенности, неоглашаемая, задушевная; "тайна" - "кто чего не знает, то для него тайна, все сокрытое, неизвестное, неведомое. Таким образом, можно сделать вывод о равнозначности понятий конфиденциальная информация, тайна и секрет.

    Однако, как уже отмечалось, понятие тайны в правовой науке не совсем совпадает с понятием конфиденциальной информации, так как тайна означает ещё и правовой режим информации. В соответствии со ст.2 ФЗ "Об информации ..." и ст.2 ФЗ "Об участии в международном информационном обмене", конфиденциальная информация - документированная информация, доступ к которой ограничивается в соответствии с законодательством Российской Федерации. В целом данное определение следует признать правильным, за исключением, может быть, того момента, что не всегда информация с ограниченным доступом является документированной, например сведения, составляющие личную и семейную тайну, не обязательно зафиксированы на материальном носителе, если не понимать под последним человеческий мозг.

    При анализе видов конфиденциальной информации возникают большие сложности, связанные с противоречивостью и недостатками отечественного законодательства.

    Во-первых, как отмечает А. И. Алексенцев, понятия "секретный", "конфиденциальный", тайна" равнозначны, в результате получается парадокс - секретная информация (государственная тайна) исключена из сферы секретной. Правда, данное разделение информации оговорено фразой "по условиям ее правового режима", который действительно различается у сведений, составляющих государственную тайну, и у других сведений³. Но все равно в данном случае эта норма закона противоречит определению конфиденциальной информации. Исключение государственной тайны из состава конфиденциальной информации не согласуется и с международными актами.

    Документы, содержащие информацию,  составляющие коммерческую и служебную тайну, принято называть конфиденциальными, а процесса их изготовления и организацию  работы с ними конфиденциальным делопроизводством. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Организация  и технология конфиденциального  делопроизводства

    Организация  и технология конфиденциального  делопроизводства не регламентированы государственными нормативными актами. Их должен  определять  обладатель  конфиденциальных документов,  учитывая  специфику  деятельности предприятия.  Однако при  этом ему  необходимую  руководствоваться   определенными нормами и правилам и работы с конфиденциальным и документами, обеспечивающими  нужный  уровень   функционирования   предприятия,  сохранность  документов   и  конфиденциальность   содержащейся в них информации.

    В данной случае на основе требований к защите коммерческой и служебной  тайны  и опыта работы  области конфиденциального делопроизводства раскрываются все вопросы,  связанные с  созданием  и  обработкой конфиденциальных  документов,  изготовленных на естественном языке, на различных бумажных носителях. Вместе с тем излагаются и необходимые методы и мероприятия по обеспечению ограниченного доступа к документам.

    Структура книги отражает последовательность этапов работы с конфиденциальными  документами. Изложенные в книге положения базируются на рациональной технологии делопроизводства, оптимизации видов учета и минимизации состава учетных  форм документов,   соблюдении  персональной   ответственности   за  сохранность  документов  и  обеспечении  конфиденциальности  содержащихся в них сведений.

    Важно отметить, что книг а рассчитана как на сотрудников подразделений  конфиденциального  делопроизводства,  так  и  на  исполнителей  и пользователей  конфиденциальных  документов,  поскольку  многие  аспекты защиты  документированной  информации не только имею т отношение к исполнителям и пользователям конфиденциальных документов, но и должны решаться ими.

    Для начала надо вспомнить что же такое  разглашение сведений Разглашением сведений, составляющих конфиденциальную информацию, признается не вызванное интересами предприятия, умышленное или неосторожное действие либо сообщение, в результате которого такие сведения стали известны посторонним лицам.

    И что такое утрата информации. Под утратой документов, содержащих сведения конфиденциальную информацию понимается  выход (в том числе и временный) документов из владения ответственного за их сохранность лица, которому они были доверены по работе, являющийся результатом нарушения установленных правил обращения с ними, вследствие чего эти документы стали или могут стать достоянием посторонних лиц. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Система доступа к конфиденциальным документам

    Система доступа к конфиденциальным документам – это совокупность установленных положений, обеспечивающих обоснованный и правомерный доступ исполнителей к необходимому им для производственной деятельности объему документов, сведений, содержащих конфиденциальную информацию.

    В этом разделе следует описать  цели допуска сотрудников к существующим грифам конфиденциальности. Должны быть перечислены сотрудники Вашего предприятия, имеющие право давать разрешение на доступ к конфиденциальной информации. Так же следует описать технологию оформления разрешения на доступ к конфиденциальной информации. И ещё  описать порядок доступа на совещания по вопросам, содержащим конфиденциальные сведения. Самое главное следует не забывать что  совещания с участием представителей других организаций проводятся с разрешения руководителя предприятия. На совещания или переговоры допускаются только те сотрудники, которые имеют непосредственное отношение к обсуждаемым вопросам и участие которых вызывается служебной необходимостью. Обсуждение конфиденциальных вопросов может производиться только в помещении, специально выделенном для этих целей. Ответственность за сохранение конфиденциальной информации несет руководитель, организовавший данное совещание или переговоры. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Работа  с конфиденциальными  документами

    Конфиденциальными называются документы, содержащие сведения, известные только определенному кругу лиц, не подлежащие огласке, доступ к которым ограничен.

    К конфиденциальным относятся документы, имеющие гриф ограничения доступа: «конфиденциально», «коммерческая тайна», «для служебного пользования».

    Законодательством РФ предусмотрена ответственность  за несанкционированный доступ, разглашение или продажу сведений, имеющих подобные грифы.

    Сотрудники, допущенные к конфиденциальным документам, должны пройти инструктаж и ознакомиться с инструкцией по работе с конфиденциальными документами.

    Организация делопроизводства, обеспечивающего сохранность и учет конфиденциальных документов, предусматривает:

• назначение должностного лица, ответственного за их учет, хранение и использование;
• порядок подготовки и размножения документов;
• отдельную регистрацию документов;
• формирование дел;
• организацию выдачи и хранения документов;
• проверку наличия документов;
• архивное  хранение и порядок уничтожения.

    Отпечатанные  и подписанные документы передаются для регистрации должностному лицу, ответственному за их учет. Черновики, варианты документа, файлы уничтожаются с подтверждением факта уничтожения записью на копии документа.

    Размножение конфиденциальных документов производится:

    - с разрешения руководства предприятия;

    - с ограниченным количеством копий;

    - в специально выделенном помещении;

    - в присутствии должностного лица, ответственного за документ;

    - с немедленным уничтожением бракованных  копий.

    Конфиденциальные  документы должны регистрироваться отдельно от остальной документации в «Журнале регистрации конфиденциальных документов».

    Листы журналов регистрации нумеруются, прошиваются, опечатываются, указывается их общее количество (цифрами и прописью) в заверительном листе.

    Все поступающие конфиденциальные документы  принимаются и вскрываются специально назначенным должностным лицом.

    При поступлении проверяется: количество листов; количество экземпляров; наличие приложений к документу.

    Конфиденциальные  документы формируются в отдельное  дело, которое должно иметь: гриф ограничения доступа; список сотрудников, имеющих право пользоваться этим делом; нумерацию листов; внутреннюю опись документов; заверительный лист.

    Хранение  дел с конфиденциальными документами производится в опечатываемом сейфе, в специально отведенном помещении, оснащенном средствами охраны.

    Выдача  и возврат конфиденциальных документов должны отражаться в «Журнале учета выдачи конфиденциальных документов».

    При выдаче документа сверяется номер  документа с номером в журнале; сверяется количество листов; ставится подпись получателя документа и дата.

    При возврате документа сверяется номер  документа с номером в журнале; сверяется количество листов; ставится отметка о возврате; ставится подпись получателя документа и дата возврата.

    Запрещается: 

    - изъятие конфиденциальных документов из дел;