Обмен данными в MS Office

 

       2.2.Автозаполнение.

       Одной из возможностей табличного процессора Excel является автозаполнение. Во многих задачах может потребоваться заполнить некоторый диапазон ячеек арифметической последовательностью чисел или дат. Для автоматического создания таких последовательностей можно воспользоваться одним из следующих способов:

• Ввести данные в первые две ячейки ряда и выделить их. Далее протянуть маркер заполнения (маленький черный квадрат, расположенный в нижнем правом углу выделенной области) по всему ряду. После того, как мышь будет отпущена, ряд заполнится данными.
• Ввести данные в первую ячейку ряда. Протянуть маркер заполнения по всему ряду. Удерживая при этом нажатой клавишу <Ctrl>. Образуемая при этом последовательность чисел будет всегда иметь приращение 1.
• Ввести данные в первую ячейку ряда. Выделить все ячейки, которые должны быть заполнены данными. Задать команду Правка> Заполнить и указать параметр Прогрессия. Далее задать тип заполняемого ряда (как правило, тип определяется автоматически), в поле Шаг указать приращение.

       В ряде случаев в таблице необходимо несколько раз использовать повторяющиеся последовательности значений. Excel предоставляет возможность применять готовые списки или создавать собственные списки автозаполнения для ввода данных. 

       2.3. Работа с диаграммами.

       Диаграммы позволяют графически представлять зависимости одной величины от другой. С помощью диаграмм взаимосвязь между данными становится более наглядной.

       Создается диаграмма с помощью Мастера  диаграмм. Для этого необходимо выделить диапазон ячеек, содержащих данные для построения диаграммы, в том числе метки, которые должны быть использованы в диаграмме. Используемые данные могут быть и несмежными ячейками таблицы. Затем щелкнуть по кнопке Мастер диаграмм стандартной панели, выбрать тип и вид диаграммы и нажать кнопку Далее>. Далее подтвердить или переопределить диапазон ячеек, выбранный для построения диаграммы. При помощи параметра Ряды можно поменять местами колонки и строки и нажать кнопку Далее>.

       В следующем диалоговом окне в соответствующих  вкладках можно задать необходимые  параметры диаграммы: текст легенд, заголовок для диаграммы и осей, подписи данных, линии сетки и таблицу данных. Нажать кнопку Деле>. Определить место размещения диаграммы: на отдельном листе или на листе с таблицей данных. Нажать кнопку Готово.

       Создание  диаграммы возможно с помощью панели инструментов Диаграммы. Для этого нужно выделить диапазон ячеек, содержащих данные для построения диаграммы, в том числе метки, которые должны быть использованы в диаграмме. Щелкнуть по кнопке Тип диаграммы на панели диаграмм, а затем щелкнуть по рисунку с нужным типом диаграммы. На панели диаграммы имеются также следующие кнопки:

• Кнопка Легенда,
• Кнопка Таблица данных,
• Кнопка по строкам,
• Кнопка по столбцам,
• Кнопка Формат рядов данных.

 

2.4. Использование встроенных  функций Excel.

       Поставляемые  вместе с Excel 5.0 встроенные функции призваны значительно облегчить работу пользователя, поскольку сокращают написание формул. Для вызова функции автосуммирования используется кнопка Автосумма. Для задания округления используется способ написания на строке формул следующей конструкции: =ОКРУГЛ(АДРЕС; ТОЧНОСТЬ).

       В принципе аналогичным же способом любая  функция может быть вручную введена  в ячейку. Ввод любой функции начинается со знака равенства (=), за которым  следует ее название, а затем без  интервалов должны идти круглые скобки, в которых через символ точки с запятой (;) перечисляются аргументы функции. Даже если аргументы отсутствуют (как у функции =СЕГОДНЯ()), круглые скобки должны присутствовать . Ручной способ ввода не является наилучшим, поскольку требует от пользователя довольно длительного и тщательного набора. Поэтому для задания функции используют следующие правила.

       Прежде  всего следует установить курсор в ячейку, которая должна содержать  результат выполнения функции. Далее  можно выполнить одно из следующих действий:

• Нажать клавиши <Shift><F3>;
• Задать команду Вставка> Функция;
• Нажать кнопку Вставка функции на стандартной панели.

       Далее следует выбрать категорию функции  и саму функцию в правой части. Для выполнения пошаговой подстановки  аргументов с помощью Мастера функций нажать кнопку ОК. На следующих шагах следует указать адреса (имена) ячеек, значения которых будут использованы в качестве аргументов функции. 

       2.5. Операции над рабочими листами.

       Взаимосвязанные таблицы удобно размещать на отдельных  листах одной рабочей книги. При этом устраняется потребность запоминания имен многочисленных файлов, более упорядоченными и упрощенными становятся операции над таблицами.

       Каждая  создаваемая новая рабочая книга  состоит из определенного числа  рабочих листов. Их количество изменяется в зависимости от установки по команде Сервис> Параметры, вкладка Общие.

       Рабочие листы можно удалять, добавлять  или просто не заполнять.

       При работе с листами обычно используются их ярлыки, расположенные внизу в  левой части горизонтальной линейки прокрутки.

       Для перехода от одного рабочего листа  к другому применяются следующие  действия:

• К определенному листу – щелчок по его ярлычку;
• К Первову листу – нажатие 1-й кнопки линейки прокрутки;
• К последнему листу – нажатие 4-й кнопки прокрутки;
• К следующему листу – нажатие 3-й кнопки линейки прокрутки;
• К предыдущему листу – нажатие 2-й кнопки линейки прокрутки.

       Для присвоения нового имени рабочему листу (его переименованию) следует выполнить  щелчок правой кнопкой мыши по ярлычку  нужного рабочего листа, задать команду Переименовать и ввести новое имя.

       Для удаления рабочего листа выполнить  щелчок правой кнопкой мыши по его  ярлычку, задать команду Удалить и нажатием кнопки ОК подтвердить согласие на удаление.

       Для вставки нового рабочего листа щелкнуть правой кнопкой по ярлычку того листа, перед которым будет вставляться новый, и задать команду Добавить. Выбрать параметр Лист во вкладке Общие и нажать ОК.

       Для перемещения рабочего листа в  другую позицию в этой же рабочей  книге щелкнуть правой кнопкой мыши по ярлычку перемещаемого листа, задать команду Переместить> Скопировать и указать, перед каким листом он должен быть помещен. По этой же команде рабочий лист может быть помещен в другую рабочую книгу, если она в данный момент открыта. Аналогичным образом выполняется операция копирования рабочих листов.

       В ряде случаев требуется ввести одни и те же данные в несколько рабочих  листов или одинаково отформатировать  определенные диапазоны ячеек. При  этом эффективным оказывается предварительное  выделение этих рабочих листов. Для выделения всех листов рабочей книги поместить указатель мыши на ярлычок любого листа, щелкнуть правой кнопкой и задать команду Выделить все листы. Для выделения нескольких смежных листов щелкнуть левой кнопкой мыши по ярлычку первого выделяемого листа, а затем, удерживая в нажатом состоянии клавишу <Shift>, щелкнуть левой кнопкой по ярлычку последнего выделяемого листа. При выделении нескольких несмежных листов выполнять щелчки по ярлычкам соответствующих листов, удерживая нажатой клавишу <Ctrl>.

       Для отмены выделения листов щелкнуть правой кнопкой мыши по ярлычку одного из них и задать команду Разгруппировать  листы либо щелкнуть левой кнопкой  по любому листу.

       После выделения группы листов можно приступать к вводу данных в ячейки активного листа. Все вводимые данные появятся в таких же ячейках выделенных листов. Аналогичным образом будут действовать операции по форматированию ячеек.

       В Excel существует возможность связывания рабочих листов. С ее помощью можно свести воедино значения разных таблиц на одном рабочем листе.

       Данные, расположенные в различных областях одного рабочего листа, на разных рабочих  листах или в разных рабочих книгах, могут быть сведены вместе путем  консолидации.

       В Microsoft Excel существуют следующие методы консолидации данных :

• По расположению, если данные во всех сводимых областях располагаются на разных листах, но в таблицах с одинаковой структурой.
• По категориям (именам), если сводимые области отличаются по структуре и расположению, но имеют одинаковые категории.

       Чтобы консолидировать данные, сначала необходимо определить область местоназначения для размещения результатов консолидации информации. Область местоназначения может быть выбрана на любом рабочем листе или в любой рабочей книге. 
 
 
 

      Глава 3. Практическая часть

1. Постановка  задачи

       В течение текущего дня в салоне сотовой связи проданы мобильные телефоны, код, модель и цена которых указаны в таблице на рис.1. В таблице на рис.2 указан код и количество проданных телефонов различных моделей.

       В итоговой таблице обеспечить автоматическое заполнение данными столбцов «Модель мобильного телефона», «Цена, руб.», «Продано, шт.»,  используя исходные данные таблиц на рис.1 и 2, а также функции ЕСЛИ(), ПРОСМОТР. Рассчитать сумму, полученную от продаж мобильных телефонов на текущую дату.

       Сформировать  ведомость продаж мобильных телефонов  на текущую дату.

       Представить графически данные о продаже мобильных  телефонов за текущий день. 
 

                                                                            Рис.1 Модели и цены 

                                                                 Рис.2 список продаж 

 

       3.2 Обоснование выбора ППК. Возможности  Excel

       Для решения поставленной задачи я использовала табличный процессор МС Excel 2003.

       Табличный процессор Excel 2003 является на сегодняшний день наиболее популярным из пакетов прикладных программ. Он обладает мощными вычислительными возможностями, средствами деловой графики, обработки текстов, введения баз данных.

       При решении задачи я использовала такие возможности Excel, как использование встроенных функций, связывание рабочих листов книги, подведение промежуточных итогов. Для графического представления данных рабочего листа применяла диаграммы. Осуществляла обмен данными с другими приложениями. 

       3.3 Описание алгоритма  решения.

       Для автоматического заполнения данных столбцов ведомости продаж (рис.3) использовала функцию ПРОСМОТР. Для расчета итоговой суммы по колонкам «Цена, руб.», «Продано, шт.», «Сумма, руб.» я использовала функцию СУММА, для вычисления данных по всем строкам колонки «Сумма, руб.» использовала функцию умножения колонки «Цена, руб.» и колонки «Продано, шт.»