Назначение средств оргтехники

Назначение  средств оргтехники

Осуществление документных процессов связано  с созданием, хранением, передачей  и использованием больших массивов документационной информации. Сокращение трудозатрат связанных с этими  процессами и повышением качества работы с документационной информации достигаются внедрением в деятельность офиса технических средств в том числе и средств организационной техники. Применение технических средств должно быть направлено на то что бы документационная информация обладала свойствами полноты, достоверности и максимально отвечала запросам пользователей. Деловому человеку важно знать о возможностях информационной техники, уметь ее выбирать и ею пользоваться.

Оргтехника –  это технические средства, применяемые  для механизации и автоматизации  управленческих и инженерно – технических работ, а управление – это процесс целенаправленной информации.

К оргтехнике, в  широком смысле можно отнести  любые приборы, устройства, технические  инструменты и приспособления, начиная  от карандашей и точилок для них и кончая вычислительными машинами и системами. Средства оргтехники, применяемые на конкретной рабочем месте называют малой оргтехникой.

По современной  классификации к таким средствам  можно отнести персональные компьютеры и их периферийные устройства, копировальную технику индивидуального использования, телефон, телефакс.

К информационной технике следует отнести более  узкий круг средств, а именно: средства, используемые для работы с бумажной и электронной информации. Во всех ее видах и проявлениях слабое использование информационной техники в управлении приводит к снижению производительности труда и эффективности работы управления персонала, к недопустимым задержкам при решении оперативных вопросов, а часто и к неверным их решениям в виду отсутствия необходимой информации и другим не менее важным отрицательным последствиям.

Офисная информационная техника – это все технические  средства, используемые для хранения, поиска, передачи и обработки информации в условиях современного офиса.

Современная номенклатура средств организации техники предполагает ее определение классификации в соответствии с выбранным признаком. Наиболее распространенным признаком является классификацией по функциональным признакам, которые связывают процедуры технологического процесса обработки документов в офисе с техническими характеристиками и возможностью средств оргтехники. Испытываемые затруднения при выборе соответствующей модели различных групп предназначения для реализации процессов обработки документов в офисе для оптимизации процессов выбора технических средств офиса необходимо учесть целый ряд факторов влияющих на процедуру выбора:

1. Объем документного оборота.
2. Возможные характеристики документопотоков
3. Объем документов передаваемых и принимаемых по техническим каналам связи
4. Способ организации эксплуатации технических средств
5. Объем копируемых документов, копируемых первично так и вторично
6. Технологические и эксплуатационные характеристики оборудования
7. Фирма-производитель данной техники
8. Стоимость техники
9. Стоимость расходных материалов, частота их замены
10. Стоимость эксплуатации.

Классификация номенклатуры средств по функциональным признакам заключена в соответствующем  ГОСТе.

Технические средства составления 

И изготовления документов.

Пишущая машинка. Еще недавно незаменимый вид конторского оборудования все более вытеснил ПК, оснащенный принтером. Однако, они еще широко применяются при изготовлении документов из-за существенно меньшей стоимости по сравнению с ПК. Современные ПМ весьма разнообразны, они делятся:

1. По принципу действия – механические, электрические, электронные. Механические ПМ самые простые в дешевые, но и самые не удобные в работе. Электрические ПМ требуют от машинистки минимум усилий при нажатии клавиш, обеспечивая в то же время большое количество копий (до 12 штук). Утомляемость на Электрической машинке снижается, а производительность труда увеличивается. Электронные ПМ обладают всеми достоинствами электрических, обладают еще и памятью. Печатающаяся информация записывается в память для дальнейшего анализа и использования.
2. По конструкции шрифтоносителя – рычажная, шаровая, дисковая. Печатающие механизмы у ПМ бывают рычажные и без рычажные. Рычажные имеют шрифтоносители, так называемые литерные рычаги, которые используются только в механических ПМ. Шрифтоносители у без рычажных ПМ могут быть: сферические сегменты, шаровые головки, литерные диски.
3. По назначению – дорожная, канцелярская, специализированная. Дорожная – это переносные портативные ПМ индивидуального пользования. Канцелярские – настольные труднопереносимые. Среди них есть и механические и электрические, и электронные. К специальным ПМ, в зависимости от назначения, относятся: ПМ с шрифтом для слепых, для подготовки форм последующего тиражирования, стенографические, плоскопечатающие (для впечатывания текстов в паспорта и бланки (Эрика 70) и для нанесения надписей на чертежи (МПК- 1, Рот-Ринг).
4. По конструкции каретки – со съемной или не съемной, с узкой (для печати на бумаге шириной 240 мм) или широкой (более 300 мм).

Конструкция ПМ в зависимости от колеса и типа во много подобны – любая ПМ имеет корпус с крышкой, клавиатуру, печатающий механизм с шрифтоносителем, каретку для транспортировки бумажного листа, бумагопроводящий механизм с бумагоопорным валиком и пружинными роликами, лентопроводящий механизм, обеспечивающий продвижение и размещение красящей ленты.

Пишущие автоматы. Пишущие автоматы (организационные автоматы) - это агрегатированный комплекс электромеханических и электронных устройств, предназначенных для автоматизации процесса составления, редактирования и изготовления текстовых и табличных документов. Пишущие автоматы включают в себя быстродействующие печатающие устройства, различные запоминающие устройства, микровпроцессоры или иные устройства управления, дисплеи и др.

      Функциональные  возможности пишущих автоматов шире, нежели у электронных ПМ:

      * большие объемы оперативной памяти (до 1000 стр. текста);

      * емкая внешняя память (несколько  мгб);

      * более удобное редактирование, приближающееся  к возможностям 

          компьютерных  редакторов.

      *Широко  известны такие автоматы, как Оргтекст Д, Оптима 528, Роботрон 6908, и др.

      В настоящее время пишущие автоматы практически вытеснены персональными компьютерами, оснащенными принтерами, - стоимости их соизмеримы, но компьютер представляет существенно более широкие сервисные возможности.

Диктофонная техника. Диктофоны и магнитофоны широко используются для записи докладов, деловых писем, телефонных переговоров, устных указаний и распоряжений с целью последующего их перепечатывания на пишущей машинке или компьютере. Эта техника используется в качестве промежуточного звена регистрации информации при создании машинописных документов. Статистика показывает, что затраты труда на составление документа с промежуточной диктовкой текста на диктофон и последующей печатью с диктофона в 2-3 раза меньше, чем при рукописной подготовке и последующей печати с черновика. При больших объемах регулярных машинописных работ в организациях целесообразно создавать диктофонно-машинописные бюро.

Диктофон - это, по существу миниатюрный магнитофон, позволяющий записывать звуковую информацию и воспроизводить ее как в режиме обычного прослушивания через наушники и/или внешний усилитель с громкоговорителем, так и в режиме диктовки, предназначенном для перепечатывания информации на пишущей машинке или переписывания от руки.

Основными техническими характеристиками диктофонов являются:

      * тип используемого магнитного  носителя записи;

      * скорость движения магнитного  носителя при записи и 

   воспроизведении  звука и возможность ее плавного  регулирования;

      * диапазон воспроизводимых  частот, во многом определяющий

   качество  записи и воспроизведения звуковой  информации;

      * емкость магнитного носителя  и время воспроизведения одной  записи;

      * возможность записи от встроенного  микрофона  и от внешнего

      микрофона

      * наличие дистанционного управления, в том числе и управления голосом (автоматическое включение при появлении звука и  выключение при длительном его отсутствии);

* бесшумность  работы;* тип источника питания (аккумулятор, батарейка и/или от сети) и продолжительность непрерывной работы при питании от внутреннего источника;

* внешние габариты  и потребляемая мощность.

Наиболее перспективными можно считать  два класса диктофонов:

- диктофоны, работающие с микрокассетой  (Pearlcorder),

- диктофоны,  работающие со стандартными мини-кассетами

(Recorder).

Типовой микрокассетный диктофон имеет габариты порядка 20*60*20

мм и кассету  с временем записи на одну сторону  до 1 часа.

Диктофонно-компьютерные технологии создания документов

      Последней новинкой являются питающиеся от сети диктофоны с записью информации на магнитный диск, обеспечивающие высококачественную многочасовую запись информации. Примером может служить цифровой диктофон Philips Speech Pad, записывающий информацию на диск Speech Card,.. информация с которого в формате звукового файла может быть переписана в компьютер.

      Формат  записи звукового файла поддерживается программным приложением для обработки фонограмм, в дальнейшем возможен перевод звуковых файлов в текст под управлением текстовых процессоров Word, Word Perfect и др.

Говоря о диктофонно-компьютерных технологиях, в настоящее время еще не следует иметь в виду автоматическое распознавание речи. Полностью эта проблема пока не решена ни для английского,  ни для немецкого, ни для русского языков. Имеются лишь некоторые положительные результаты,  вселяющие надежду, что окончательное решение проблемы не за горами. Так продаются коммерческие программы, распознающие:

      * типовые фразы из определенного  заранее  заданного их набора,

      * речь "усредненного" человека при проценте ее распознавания 80-90, что явно недостаточно для серьезных автоматических систем.

      Но  тем не менее системы диктофонно-компьютерного  документирования речевых сообщений интенсивно развиваются и у на и за рубежом.

Средства хранения, поиска и транспортирования документов

Средства хранения и поиска документов

При наличии  больших объемов документов вопрос о рациональном способе их хранения становится весьма актуальным. Основными  требованиями к системе хранения документов являются:

      * удобство и простота организации, пополнения и замены документов,

      * удобство и простота поиска  документов,

      * максимальная вместимость и минимальный  размер занимаемой площади,

      * невысокая стоимость. 

В зависимости  от конструкции средства хранения и  поиска документов могут быть ручными, механизированными и автоматизированными, а в зависимости от носителей информации их можно разделить на две группы:

      * средства хранения и поиска  бумажных документов произвольной  формы;

      * средства хранения и поиска  стандартных  информационных карточек.

Средства хранения и поиска бумажных документов произвольной формы. Для хранения документов: текстовых и графических - используются различные средства: конверты, альбомы, футляры, папки, секционированные полки, стеллажи, шкафы-регистратуры, сейфы и др.

Остановимся на двух наиболее распространенных видах  этих средств.

Папки. Широко используются для хранения документов произвольной формы папки разнообразных конструкций. В зависимости от имеющихся внутри папок приспособлений для закрепления документов папки можно подразделить на:

      * папки без закрепляющих приспособлений;

      * папки с завязками;

      * папки с зажимами;

      * папки - сшиватели и т.д.

Обычно с целью  ускорения поиска нужного документа  один из краев папки снабжается индикатором, характеризующим содержание информации в папке. Индикаторы на папке располагаются ступенчато, что повышает их обозримость.