Методы и средства офисной автоматизации для обработки информации

2. Открытость

       Мы  должны гарантировать, что система  аккуратно впишется в уже существующие или новые приложения, кроме того, комплекс зачастую обязан функционировать  в гетерогенных и, что особенно важно, в распределенных средах. Это требование напрямую связано с требованием масштабируемости, только оно его расширяет, так как требует одновременной поддержки множества платформ, сетевых сред и серверов баз данных. Кроме того, предлагаемое решение должно обеспечивать легкое подключение внешних приложений, а это значит, что приложение должно иметь

• открытое API
• поддержку COM (DCOM), CORBA - технологий

Также к требованию открытости системы  относится поддержка существующих стандартов в соответствующих областях, граничащих с решением задач, связанных с обработкой документов. К этим стандартам в области работы с документами относятся Shamrock и ODMA (Open Document Mangement API), в области управления деловыми процессами - WorkFlow Coalition API и т.д. Поддержка указанных стандартов позволит вам без труда переходить на новые версии приложений.

3. Модульность и  технологичность

       Не  всегда необходимо внедрять весь комплекс работы с документами на предприятии  сразу. Это может быть вызвано разными причинами: от нехватки средств в данный момент, до неспособности организации "с понедельника" резко перестроить свою работу. Поэтому система должна состоять из модулей, каждый из которых позволяет решить ту или иную задачу, причем эти модули могут без особого труда добавлены в работающую систему в произвольной последовательности. И что самое главное они по возможности должны быть независимы друг от друга, при сохранении глубокой интеграции между ними. Например, решение задачи автоматизации можно начать с решения задачи поддержки исполнения, а можно с электронного архива, но независимо от выбора, можно все равно прийти к полноценной системе. Невозможно найти систему, которая через 5 минут после инсталляции из коробки будет решать весь класс задач оптимальным образом для каждого пользователя (если, конечно, технология работы с документами в вашей компании полностью отвечают тем настройкам, которые поставляются с комплексом, что бывает крайне редко), но система должна требовать минимальное программирование и адаптацию под каждого пользователя. Выполнение данного принципа снижает цену, уменьшает время внедрения, что, естественно, повышает надежность в эксплуатации. Особое значение и важность для предприятий в настоящих условиях приобретает фактор простоты модификации настроек существующей системы силами обслуживающего персонала (Отдел разработки - это, безусловно, удобно, но довольно дорого для многих организаций), что может быть сопряжено с динамично изменяющимися внешними условиями на рынке.

       Исходя из вышеизложенного, попробуем обрисовать составные части системы, работающей с документами:

• система управления документами (СУД)
• система массового ввода бумажных документов
• функциональные блоки, интегрирующие СУД с различными источниками происхождения документов (офисные приложения, почта, факсимильные каналы, бумага, Internet и т.д.)
• система автоматизации деловых процессов

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

ЛИТЕРАТУРА 

1. Артемьев  В. Методы и средства автоматизации  учрежденческой деятельности // Материалы пленарного доклада на конференции «Офисные информационные системы 96».
2. Климов В. Концепция построения системы управления документами // Материалы пленарного доклада на конференции «Офисные информационные системы 96».
3. Острейковский В.А. Информатика: Учеб. для вузов.— М.: Высшая школа, 2000.— 511 с., ил.
4. Пакеты прикладных программ офисного назначения: Учеб. пособие/ С.В. Назаров и др.; под ред. С.В. Назарова.— М.: Финансы и статистика, 1997.
5. Практикум по пакетам прикладных программ/ В.И. Варфоломеев и др.; под ред. С.В. Назарова.— М.: Финансы и статистика, 1999.— 192 с., ил.