Контрольная работа по "Информатике"

5. Полное информационное содержание  базы данных представляется в  виде явных значений данных и такой метод представления является единственным. В частности, не существует каких-либо специальных "связей" или указателей, соединяющих одну таблицу с другой.

6. При выполнении операций с  таблицей ее строки и столбцы  можно обрабатывать в любом  порядке безотносительно к их  информационному содержанию. Этому  способствует наличие имен таблиц  и их столбцов, а также возможность  выделения любой их строки  или любого набора строк с  указанными признаками.

Разработаем  схему данных, (создание  связей между таблицами). Для этого:

• нажимаем по кнопку на панели инструментов (или команда Сервис, Схема данных). На экране появится окно <<Схема данных>>;
• щёлкаем по кнопке на панели инструментов (или команда Связи, Добавить таблицу);
• в появившемся окне будет выделено название одной таблицы. Щелкаем по кнопке <Добавить>, переводим выделение на имя следующей таблицы и щелкните по кнопке <Добавить>. Аналогично добавляем оставшиеся таблицы;
• закройте окно, щелкнув по кнопке <3акрыть>;
• чтобы не выполнять все вышеописанные действия, можно  просто перетащить мышкой таблицы из окна «Базы данных Таблицы» в окно «Схема данных»;
• создадим связь между таблицами Товары и Заказы. Для этого курсором мыши перетаскиваем <<Код товара>> в таблице Товары на поле <<Код товара>> в таблицу Заказы. На экране откроется окно <<Связи>>;
• устанавливаем флажок («галочку») в свойствах Обеспечение целостности данных, Каскадное обновление связанных полей и Каскадное удаление связанных записей;
• щелкаем по кнопке <Создать>. Связь будет создана;
• аналогично создаем  связи между полем <<Код сотрудника>> в таблице Сотрудники и полем <<Код сотрудника>> в таблице Заказы, и т.д. Рисунок 5 отображает полученную схему базы данных компьютерного магазина.
• закрываем окно схемы данных, ответив ДА на вопрос о сохранении макета.
5. Заполнение базы данных.

В созданной базе данных существует возможность правки, добавления, просмотра всех данных. Причем за счет связей при процессе правки одной из таблиц, будут автоматически изменяться данные в других таблицах.

Формы служат для ввода и просмотра данных в удобном для пользователя виде, который соответствует привычному для него документу. При выводе данных с помощью форм можно применять специальные средства оформления.

Для создания формы3 нужно открыть вкладку «Формы» окна базы данных и нажать кнопку «Создать»

После этого в появившемся окне следует выбрать способ создания формы «Мастер форм» и выбрать таблицу, по которой необходимо сделать форму, в нашем случае таблица «Товары».

Далее при помощи кнопок (перенести все записи) или (перенести выбранную запись) нужно выбрать поля, которые будут отражены в форме (рисунок 6). Нажимаем кнопку «Далее»

Затем нужно выбрать внешний вид формы(рисунок 7), задать имя формы и форма готова (Рисунок 8).

Если автоматическое расположение полей формы нас не устраивает, то необходимо его изменить. Перейдем в режим конструктора. Здесь можно менять расположение и размер полей формы по своему усмотрению: достаточно мышкой выделить интересующий объект. (Рисунок 9).

В нашей форме «Товары» есть поле объекта OLE для размещения изображений товаров. В свойствах этого поля, на вкладке «Макет» устанавливаем размеры: «Вписать в рамку» (Рисунок 10). Это  позволит вставлять изображения любых размеров – Access автоматически подгонит картинку под размер поля.

Теперь нужно сохранить изменения макета через меню Файл→Сохранить. На рисунке 11 можно увидеть результат преобразований формы «Товары».

 Предположим, что в базе данных накопилось довольно много товаров и вдруг срочно понадобилось найти один из них. Для этого нужно:

-  установить курсор в поле  «Наименование товара».

- выполнить команду меню Правка → Найти, или воспользоваться кнопкой панели инструментов.

Режим формы позволяет производить необходимые вычисления прямо в поле данных.

В моем проекте СУБД для компьютерного магазина в форме Товары при заполнении поля «Стоимость закупки» в поле «Стоимость продажи» автоматически вычисляется цена для продажи товара. Для автоматизации вычислений необходимо:

- щелкнуть правой кнопкой мыши  по интересующему полю (в нашем  случае это «Стоимость продажи») и выбрать пункт «Свойства.

- откроется окно «Поле: Стоимость  продажи». Выбираем вкладку данные  и вписываем в поле «Данные»  формулу для расчета (Рисунок  12). Нам необходимо, чтобы стоимость продажи на 1,5% превышала стоимость покупки.

- закрываем это окно и сохраняем изменения в таблице.

3. Оперирование данными

2.3.1 Создание запросов

Запросы позволяют выбирать данные из одной или нескольких связанных таблиц. Результатом выполнения запроса является результирующая таблица, которая наряду с другими таблицами может быть использована при обработке данных. С помощью запросов можно также обновлять, удалять или добавлять данные в таблицы. Основным назначением запросов является отбор данных по критериям поиска.

Создадим запросы на наличие и отсутствие товара.

Для создания запроса необходимо открыть вкладку «Запросы» окна базы данных, нажать кнопку создать и в появившемся окне выбрать «Простой запрос». В этом случае будет предложено указать список таблиц и их полей. Выбираем таблицу «Товары», добавляем необходимые поля (Рисунок 13), нажимаем кнопку «Далее». На основании этих данных будет создан запрос.

В следующем окне нажимаем «Далее». Теперь задаем имя запроса «Наличие товара» и отмечаем галочкой пункт «Изменить макет запроса», нажимаем «Готово». Запрос откроется в режиме конструктора. Теперь в столбце «Наличие товара» в строке «Условие отбора» задаем параметр «Истина» (Рисунок 14). Поскольку в нашей таблице поле «Наличие товара» логическое, значения может быть два: Истина и Ложь. «Истина» - товар в наличии, «Ложь» - товара нет в магазине. Запрос на отсутствующий товар создается также, только в параметрах указываем значение «Ложь». (Рисунок 15).

При выполнении запроса (значок на панели управления) появится таблица товаров в наличии или отсутствующих в зависимости от запроса (Рисунок 16).

Теперь созданные запросы можно использовать в дальнейшем для отчетов по учету товара.

Аналогично создаем запрос «Запрос на продажи». Запрос будет выдавать сведения о интересующих сотрудниках и сколько ими продано товара. В запрос добавляем поля «Фамилия», «Имя», «Телефон» из таблицы «Сотрудники» и поля «Дата размещения», «Код товара» из таблицы «Заказы». Переходим в режим конструктора.

Условия отбора задаем согласно рисунку 17.

Выполняем запрос. Появится окно с предложением ввести наименование поставщика. В следующем окне вводим код поставщика (Рисунок 18).

 Запрос будем выбирать данные  о сотрудниках по наименованию.

 

Для удобства использования запросов, для них создаются формы.

 

4. Выходные данные
1. Отчет о заказах

Отчёты предназначены для формирования выходных документов и вывода их на печать. По своим свойствам и структуре отчёты во многом подобны формам. Основное их отличие заключается в том, что в отчёте отображаются все данные и в них предусмотрена возможность группировать данные по различным критериям. Отчёты в отличие от форм могут содержать специальные элементы оформления, характерные для печати документов: колонтитулы, номера страниц и т.д.

Отчёты, так же как и формы, можно создавать с помощью конструктора или мастера отчётов. Используется также автоматическое создание отчётов.

Последовательность действий при формировании отчёта с помощью Мастера такая же, как и при создании формы. Дополнительными являются два шага: добавление уровня группировок и задание требуемого порядка сортировки. Добавление уровня группировки позволяет выводить записи, объединённые по выбранным полям. Например, при задании уровня группировки по полю Должность записи будут сгруппированы по конкретному значению этого поля. Access автоматически сортирует данные по группирующим полям, а внутри группы можно также задать сортировку по любому из полей, входящих в группу.

По каждой из групп при необходимости можно подводить итоги. Для получения итоговых значений по числовым полям необходимо после добавления уровня группировки в диалоговом окне Создание отчётов щелкнуть на кнопке Итоги, после чего для соответствующего числового поля выбрать требуемые функции. При выборе функции Sum (суммы) для какого-либо поля Access не только автоматически подсчитает сумму значений для каждой группы, но и подведёт итоги по всем записям выбранного поля. Программа предусматривает вывод как данных (записей) и итогов, так и только итогов. Если не задан уровень группировки, то кнопка «Итоги» становится недоступной.

Из режима просмотра пользователь может скопировать отчёт в виде отдельного файла текстового редактора Word или электронной таблицы Excel. Для этого необходимо щёлкнуть на кнопке «Связи с Office», расположенной на панели инструментов «Предварительный просмотр».

Для создания отчета нужно открыть вкладку «Создание» - «Мастер отчетов».

В появившемся окне указать источник данных – таблицу или запрос (в нашем случае это запрос на заказы), нажать кнопку «ОК» (Рисунок 19).

Выбрать поля для отчета из имеющихся источников как мы это делали при создании форм и запросов. Выбираем вид представления данных (Рисунок 20), нажимаем «Далее».

Добавляем уровни группировки если это необходимо (Рисунок 21), нажимаем «Далее»

 

Нажимаем «Далее». Выбираем вид макета «В столбец». В следующем окне вводим имя отчета и нажимаем «Готово» (Рисунок 22) Если расположение полей не устраивает, то их можно подкорректировать в режиме конструктора.

 

 

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

База данных – это совокупность структурированных и взаимосвязанных данных и методов, обеспечивающих добавление выборку и отображение данных. Microsoft Access позволяет управлять всеми сведениями из одного файла базы данных. В рамках этого файла используются следующие объекты:

• таблицы для сохранения данных;
• запросы для поиска и извлечения только требуемых данных;
• формы для просмотра, добавления и изменения данных в таблицах;
• отчеты для анализа и печати данных в определенном формате;

 Удачная разработка базы  данных обеспечивает простоту  ее поддержания.

Разработанная в данном курсовом проекте база данных для решения задач документооборота в компьютерном магазине,  позволяет автоматизировать весь документооборот, что позволяет разгрузить отчетный документооборот, и сократить ошибки в документации. При появлении новых производственных задач разработчик может в кратчайшие сроки реализовать их в базе данных, путем добавления строк, столбцов и целых таблиц.

Описанная в этом курсовом проекте база данных должна быть полезна при работе в данной области.

В ходе проделанной работы, нами были созданы:

• 6 таблиц.
• 4 запроса.
• 7 форм.
• 4 отчета.

Microsoft Access, обладая всеми чертами классической СУБД, предоставляет и дополнительные  возможности. Access  - это не только мощная, гибкая и простая в использовании СУБД, но и система для разработки работающих с базами данных приложений.   С помощью  Access   можно создать приложение, работающее в среде  Windows  и полностью соответствующее потребностям по управлению   данными. Используя запросы, есть возможность выбирать и обрабатывать хранящуюся в таблицах информацию. Можно создавать формы для ввода, просмотра и обновления данных, а также использовать  Access  для создания как простых, так и сложных отчетов. Формы и отчеты «наследуют» свойства  базовой таблицы или запроса, так что в большинстве случаев необходимо указать форматы, условия на значения и некоторые другие характеристики данных только один раз. К числу   наиболее мощных средств  Access   относятся средства разработки объектов  -  Мастера,  которые можно использовать для создания таблиц, запросов различных типов форм и отчетов, просто выбрав с помощью мыши нужные опции.