Между записями двух таблиц могут быть установлены следующие основные виды связей:

• один к одному - эта связь предполагает, что в каждый момент времени одному экземпляру информационного объекта А соответствует не более одного экземпляра информационного объекта В и наоборот; например, начальник курса - курс;

• один к многим - эта связь предполагает, что одному экземпляру информационного объекта А соответствует 0, 1, 2 или более экземпляров объекта В, но каждый экземпляр объекта В связан не более чем с 1 экземпляром объекта А, например, начальник курса - курсант;

• многие к многим - эта связь предполагает, что в каждый момент времени одному экземпляру информационного объекта А соответствует 0, 1, 2 или более экземпляров объекта В и наоборот, например, учебная дисциплина - курсант.

Одни и те же данные могут группироваться в таблицы различными способами, т.е. возможна различная форма наборов отношений взаимосвязанных информационных объектов. При этом должен выполняться принцип нормализации:

• в одной и той же таблице не может находиться повторяющихся полей;

• в каждой таблице ключ должен однозначно определять запись из множества записей;

• значению ключа должно соответствовать исчерпывающая информация об объекте таблицы;

• изменение значения любого не ключевого поля не должно влиять на информацию в других полях.

    В последние годы подавляющее большинство баз данных являются реляционными и практически все СУБД ориентированы на такое представление информации. Рассмотрим реляционную СУБД Access, которая входит в пакет MS Office.

     

               2.1. Основные понятия СУБД Microsoft Access и команды для

выполнения типовых операций

      Microsoft Access создана на основе реляционной модели базы данных и предназначена для создания быстрых, эффективных баз данных, применяемых в быту и бизнесе. Кроме того, она способна подключаться к другим базам данных, создавая для вас широкий фронт работы с данными, независимо от того, где они находятся.

    Рассмотрим основные элементы окна Access и команды для выполнения типовых операций, которые во многом повторяют уже знакомые вам команды Word и Excel.

     При работе с СУБД Access на экран выводятся типовое окно WINDOWS-приложения, состоящее из рабочего поля и панели управления. Панель управления при этом включает меню, вспомогательную область управления и строку подсказки. Расположение этих областей на экране может быть произвольным и зависит от особенностей конкретной программы.

   Строка меню содержит основные режимы программы. Выбрав один из них, вы получаете доступ к ниспадающему подменю, содержащему перечень входящих в него команд. В результате выбора некоторых команд ниспадающего меню появляются дополнительные подменю.

    Вспомогательная область управления включает:

• строку состояния;

• панели инструментов;

• линейки прокрутки.

    В строке состояния (статусной строке) вы найдете сведения о текущем режиме работы программы, имени файла текущей базы данных и т.п. Панель инструментов (пиктографическое меню) содержит определенное количество кнопок (пиктограмм), предназначенных для быстрой активизации выполнения определенных команд меню и функций программы. Чтобы представить на экране области таблицы базы данных, форм или отчетов, которые на нем в настоящий момент не отображены, используют вертикальную и горизонтальную линейки прокрутки.

Строка подсказки предназначена для выдачи сообщений пользователю относительно его возможных действий в данный момент. Важная особенность СУБД Access использование буфера обмена при выполнении ряда операций. Буфер используется при выполнении команд копирования и перемещения для временного хранения копируемых или перемещаемых данных, после чего они направляются по новому адресу. При удалении данных они также помещаются в буфер. Содержимое буфера сохраняется до тех пор, пока не будет записана новая порция данных. СУБД Access имеет достаточное количество команд, у каждой из которых возможны различные параметры (опции). Выбор определенной команды из меню производится либо наведением курсора на выбранную в меню команду при помощи клавиш управления курсором и нажатием клавиши ввода, либо вводом с клавиатуры первой буквы выбранной команды. Получить дополнительную информацию о командах, составляющих меню СУБД Access, и их использовании можно, войдя в режим помощи.

          2.2 Команды для выполнения типовых операций 

    Совокупность команд, предоставляемых в ваше распоряжение СУБД Access, может быть условно разбита на следующие типовые группы:

• команды для работы с файлами;

• команды редактирования;

• команды форматирования;

• команды для работы с окнами;

• команды для работы в основных режимах СУБД (таблица, форма, запрос, отчет);

• получение справочной информации.

     Команды для работы с файлами.

   При работе с файлами программа дает возможность пользователю:

• создавать новые объекты базы данных;

• сохранять и переименовывать ранее созданные объекты;

• открывать уже существующие базы данных;

• закрывать ранее открытые объекты;

• выводить на принтер объекты базы данных.

    Процесс печати начинается с выбора драйвера принтера. Для каждого типа принтера необходим свой драйвер. Следующий шаг состоит в задании параметров страницы, формировании колонтитулов, а также в выборе вида или номера печатаемых страниц документов. Команда предварительного просмотра позволяет получить представление об общем виде выводимой на принтер информации еще до печати. Размещение информации на странице может быть оптимально приспособлено к ее выбранным параметрам посредством масштабирования и центрирования. Кроме того, в СУБД Access возможен обмен данными и присоединение таблиц, созданных другими программными средствами.

      Команды редактирования.

    Ввод данных и изменение содержимого любых молей таблиц БД, компонентов экранных форм и отчетов осуществляется с помощью группы команд редактирования, главными из которых являются перемещение, копирование и удаление. Наряду с вышеуказанными операциями СУБД Access обладает возможностями вставки диаграммы, рисунка и т.п., включая объекты, созданные в других программных средах, установление связей между объектами. Среди команд редактирования особое место занимают команды нахождения и замены определенного пользователем контекста в рамках всего документа или выделенной его части, а также отмена последней введенной команды (отказа).

         Команды форматирования.

   Важное значение имеет визуальное представление данных при выводе. СУБД Access предоставляет в распоряжение пользователя большое число команд, связанных с оформлением выводимой информации. При помощи этих команд пользователь может варьировать направление выравнивания данных, виды шрифта, толщину и расположение линий, высоту букв, цвет фона и т.п. При выполнении любой команды форматирования следует выделить область, на которую распространяется действие команды. Если этого не сделать, то новые параметры форматирования будут определены только для активного компонента. Выбор формата и направления выравнивания производится автоматически, в зависимости от характера вводимых данных. Данные, интерпретируемые программой как текст, выравниваются по левому краю, а числа по правому. Автоматический выбор формата и способа выравнивания производится только в том случае, если для заполняемых ячеек пользователем предварительно не заданы другие параметры.

     Команды для работы с окнами.

    СУБД Access дает возможность открывать одновременно множество окон, организуя тем самым «многооконный режим» работы. При этом некоторые окна будут видны на экране, другие - находиться под ними. Открыв несколько окон, вы можете сразу работать с несколькими таблицами, быстро перемещаясь от одной к другой. Существуют специальные команды, позволяющие открывать новое окно, переходить в другое окно, изменять взаимное расположение и размеры окон на экране. Кроме того, у пользователя имеется возможность разделить окно на две части для одновременного просмотра различных частей экрана при перемещении курсора в дальние части таблицы.

     Система получения справочной информации.

   Access имеет в своем составе электронные справочники, предоставляющие пользователю инструкции о возможностях выполнения основных операций, информацию по конкретным командам меню и другие справочные данные. Особенностью получения справочной информации с помощью электронного справочника является то, что она выдает информацию в зависимости от ситуации, в которой оказался пользователь. Так, если в меню вами была выбрана определенная команда, то после обращения к справочной системе (обычно инициируется клавишей <F1>) на экране будет представлена страница справочника, содержащая информацию о выделенной команде.

       2.3 Технология работы в Microsoft Access

   Работая с Access можно решать следующие задачи:

• вводить, изменять и находить нужные данные;

• разбивать данные на логически связанные части;

• находить подмножества данных по задаваемым условиям;

• создавать формы и отчеты;

• автоматизировать выполнение стандартных задач;

• графически устанавливать связи между данными;

• вставлять рисунки в формы и отчеты;

• создавать собственные, готовые к работе с базой данных программы, содержащие меню, диалоговые окна и командные кнопки.

   Основным элементом Access является контейнер базы данных. Контейнер базы данных - это именно то, как он звучит - хранилище объектов базы данных. База данных - это файл, включающий набор объектов, определенных в следующем списке:

  Таблица - это фундаментальная структура базы данных, где они сохраняются в виде записей (рядов) и полей (столбцов). Запрос используется для изменения, просмотра и анализа данных. Объекты - формы и отчеты часто используют запросы как источник записей. Форма используется для различных целей, и не обязательно для представления данных из таблицы или запроса. Форму можно использовать для вывода данных как средство перемещения по элементам данных или как окно диалога для приема информации от пользователя. Отчет - это способ представления данных в печатной форме и виде, определяемом пользователем. Отчеты полностью настраиваемы. Однако можно воспользоваться предопределенными отчетами, предоставляемыми Access.

Страницы - объекты, обеспечивающие доступ к информации базы данных из сети Интернет. Каждая страница представляет HTML-файл, с помощью которого пользователь Интернет получает доступ к базе данных. Макросы создаются для автоматизации процедур. Чаще всего содержат наборы операторов, выполняющих конкретную задачу, например, открыть форму или отчет. Модуль - набор процедур, функций, объявлений и констант языка Visual Basic For Applications, которые управляют базами данных Access. Создаются для организации более функционального управления процессами, нежели макросы. Каждый из этих объектов может представлять собой набор других объектов (например, в таблице содержится набор объектов - полей). Access располагает двумя удобными методами создания баз данных. Наиболее «дружелюбный» из них - это мастер Database Wizard, который создаст таблицы, формы и отчеты для базы данных того типа, который вы укажете. Другой, более трудоемкий метод, - это создать пустую базу данных и затем добавить отдельно формы, таблицы и отчеты. Этот метод более гибок для разработчика, однако он предполагает, что каждый элемент должен быть определен самим разработчиком. В любом случае, однажды созданная база данных может быть всегда расширена или модифицирована.

         2.4 Создание структуры таблиц базы данных Access.

      После того, как закончено проектирование и создание базы данных, следующий шаг - создание таблицы для хранения данных. Таблицы - основа базы данных. Все другие объекты: запросы, формы и отчеты - зависят от таблиц.  При формировании новой таблицы базы данных работа с СУБД начинается с создания структуры таблиц. Этот процесс выполняется с помощью конструктора таблиц и включает в себя определение перечня полей, из которых состоит каждая запись таблицы, а также типов и размеров полей.

   СУБД Access использует данные следующих типов: