Интегрированные пакеты MS Office

Министерство  образования и науки Российской Федерации

ГОУ ВПО  «Якутский государственный университет

имени М. К. Аммосова»

Горный  факультет

Кафедра ОТ и БЖД 
 

Курсовая  работа по дисциплине : «Информатика» 

На тему: «Интегрированные пакеты MS Office» 
 
 
 
 
 

Выполнил: ст. гр. БЖД-07, ГФ

Червинский  В.В.

Руководитель: Л.Л. 
 
 
 
 

Якутск-2009

Введение

    Информационные  технологии (ИТ) характеризуют уровень  развития общества, его динамику, возможность  интеграции в мировое сообщество, способность специалистов выдерживать темпы научно-технического прогресса. Именно этим определяется актуальность и необходимость освоения основ компьютерных информационных технологий. Знание компьютерных информационных технологий в настоящее время является объективно необходимым элементом подготовки кадров высшей квалификации.

     Компьютеризированные  офисы больших и малых фирм во всём мире предпочитают строить  свою работу на базе интегрированного пакета Microsoft Office. Этот пакет прошёл довольно длительную обкатку от автономных программных продуктов в среде Windows 3.1 до интегрированного пакета MS Office 2003 с тщательно сбалансированным набором инструментальных средств. В последнее время с MS Office пытаются конкурировать офисные системы других производителей, например, Borland Office, Corel Office, Lotus Smartsuite, WordPerfect Suite. Пока их удельный вес на мировом рынке офисных программ невелик. Однако отечественному пользователю выбирать не приходится - единственным почти полностью русифицированным пакетом является MS Office.

     Все входящие в состав MS Office системы огромны и по размерам, и по своим возможностям. Каждая из них является в полной мере самостоятельным пакетом и требует отдельного специального освоения и обучения. Коротко говоря, пакет программ MS Office - это комплекс программных продуктов для автоматизации делопроизводства. Процесс компьютеризации любой фирмы и организации проходит несколько этапов.  

     Разработка  офисных программ

     Продуктами Microsoft Office пользуются миллионы людей  во всем мире. Для того чтобы разрабатывать  столь массовое программное обеспечение, необходимо четко представлять себе нужды, ограничения и уровень способностей среднестатистического пользователя. С целью совершенствования разрабатываемых продуктов в Microsoft еще в 1988 году было создано специальное подразделение, Microsoft Usability Group - группа, занимающаяся выявлением и анализом проблем, с которыми сталкиваются рядовые пользователи программного продукта.

     Английский  термин usability обычно переводится как "удобство, простота использования, пригодность к эксплуатации". Однако все эти переводы не исчерпывают понятия. Уровень usability абстрактной системы определяется целым рядом параметров:

• простотой обучения;
• эффективностью использования;
• запоминаемостью;
• частотой и серьезностью ошибок;
• комфортом работы с системой.

     В силу отсутствия аналогичного термина  в русском языке часто используется калька с английского "юзабилити".

     Microsoft имеет около 30 юзабилити - лабораторий,  в которых анализируется, насколько  полезными являются продукты, на  базе ответов на три основных вопроса.

• Выполняет ли продукт свои функции в соответствии с ожиданиями пользователя?
• Могут ли пользователи выполнять свои задачи с помощью продукта?
• Насколько удобно работать с продуктом?

     Каждая  лаборатория имеет две секции: зал наблюдателей и зал участников. Из зоны наблюдения видно все, что происходит с тестируемым. Одностороннее зеркало позволяет наблюдать за тестируемым, не  отвлекая его от выполнения задания. У инженеров лаборатории имеется оборудование, которое фиксирует все действия испытуемого.

     Инженеры  имеют возможность одновременно видеть то, что происходит на экране, и выражение лица испытуемого  по мере выполнения им тех или иных действий. На экран монитора инженера можно одновременно выводить движения мыши тестируемого и показывать его лицо.

     Сотрудники  лаборатории фиксируют время, которое  пользователь затратил на то или иное задание и, анализируя перемещение  мышки, имеют возможность наблюдать, где тестируемый в первую очередь  ищет незнакомую функцию. Затем эти  данные анализируются и таким образом становится ясно, местонахождение какой кнопки интуитивно понятно, а какая находится с трудом и должна быть переименована или перенесена из одного списка меню в другой. Полученная информация используется при доводке ПО и его интерфейса.

     Для тестирования привлекаются представители  разных групп пользователей, от новичков, практически не умеющих пользоваться компьютером, до профессионалов. Существует также программа, согласно которой  специалисты Microsoft выезжают к пользователям, готовым показать, как они работают с продуктом в своей среде.

     Анализ  программного окружения и задач  конкретного пользователя позволяет  лучше понять те ожидания, которые  пользователи связывают с новыми версиями продуктов. 
 
 
 
 

     Эволюция  офисного программного обеспечения

     Основы  современных офисных программ закладывались  в 70-е годы. Прежде всего, в это  время активно разрабатывались  текстовые редакторы. До появления  текстовых редакторов процесс составления  документов часто содержал одну утомительную процедуру: фрагменты текста вырезались из напечатанных страниц и вклеивались в нужные места, а затем скомпонованные таким образом документы вновь перепечатывались. Текстовые редакторы позволили автоматизировать данный процесс, и это было поистине революционное преобразование. С тех пор документы перестали печататься каждый раз с нуля. А возможность иметь стандартные заготовки, вставляемые в текст по мере необходимости, преобразило весь процесс подготовки документов.

     В 1979 году компания Micropro International выпустила  текстовый процессор Wordstar, который оказал большое влияние на все последующие разработки в этой области.  

     

      
Рис. 1. Текстовые процессоры позволили  готовить документы без утомительного  набора текста

     В 1983 году свой первый текстовый редактор (Multi-Tool Word) представила компания Microsoft и в качестве рекламной акции выпустила около 450 тысяч дисков с демо-версией программы. В 1983 году появилась DOS-версия редактора, в 1984-м - версия для Apple Macintosh и в 1989-м - для Microsoft Windows.

     Текстовые редакторы совершенствовались, оснащались все новыми возможностями и на определенном этапе получили статус так называемых текстовых процессоров. Термин "текстовый процессор" обычно применяется для обозначения программ, которые позволяют осуществлять более сложную обработку текста, чем текстовые редакторы (использовать различные элементы оформления, осуществлять автоматическую генерацию номеров страниц, построение оглавления большого документа, проверку правописания и т.п.). Отметим, что зачастую термины "текстовый редактор" и "текстовый процессор" считают синонимами, что не совсем верно.

     Исторически текстовые редакторы - это предшественники  текстовых процессоров. Они позволяли  составлять и редактировать тексты, но не поддерживали вышеперечисленных  функций. Тем не менее для задач, не связанных с созданием документов со сложным оформлением (например, для написания текстов программ), текстовые редакторы используются и сегодня.

     Почти одновременно с первыми текстовыми редакторами появились электронные  таблицы. В 1978 году была выпущена первая электронная таблица под названием Visicalc (разработчики Дэн Бриклин и Боб Фрэнкстон), которая впоследствии определила целое направление программного обеспечения (ПО).

     Visicalc оказалась одной из программ, принесших популярность персональным компьютерам, на которых она впоследствии применялась.

     Электронная таблица позволила автоматизировать процесс обработки больших объемов  данных, которые могут быть представлены в табличной форме. Несложно заметить, что большую часть обрабатываемых в офисе данных можно представить в виде таблиц: адресные книги, картотеки, учет командировочных расходов и т.д.

     В качестве информации в таблицах могут  находиться данные самого разного формата (числа, символьные строки, даты и т.д.), но в целом, конечно же, электронные таблицы ориентированы на обработку числовых данных.

     Принцип работы электронной таблицы можно  описать следующим образом. Программа  организует данные в виде таблицы, каждая клеточка (ячейка) которой предназначена  для хранения различных значений. При этом ячейка может играть такую же роль, как переменная в математике: она имеет обозначение и может принимать разные значения. В ячейках можно хранить не только данные, но и формулы, по которым вычисляются значения в этих ячейках. Самый простой пример - подведение итоговых значений, сложение значений по столбцам и строчкам таблицы. Электронная таблица может применяться не только для расчетов, но и как инструмент для пользователей, имеющих дело с любой структурированной информацией.

     Наиболее  популярная сегодня система электронных таблиц Excel появилась в середине 80-х. В 1984 году специалисты Microsoft приступили к работе над первыми вариантами этой электронной таблицы для ПК и Macintosh, финальные версии которых вышли в 1985 году.

     В 1984 году выпускником Беркли Бобом Гаскинсом была разработана программа Power Point, предназначенная для создания слайдов для проведения презентаций. Черно-белая версия Power Point под номером 1.0 была выпущена в 1987-м для компьютера Apple Macintosh и в том же году была приобретена компанией Microsoft. В 1988 году появилась Windows-версия программы.

     В 1988 году была представлена ранняя версия интегрированного пакета Microsoft Office, который  включал текстовый и табличный  процессор, средство создания презентаций  и почтовую программу. Со временем данный набор стал фактическим стандартом для офисных приложений.

     Идея  интегрированного офисного пакета состояла в том, что набор взаимодействующих  программ может дать больше, чем  сумма не связанных между собой  приложений. Выпуск подобного комплекта программ оказался весьма востребованным: набор различных текстов, создание документов, финансовые расчеты и обмен электронной почтой - это именно тот круг задач, который приходится выполнять подавляющему большинству офисных служащих.

     Первый пакет Microsoft Office был выпущен для компьютеров Macintosh. Лишь после выхода и популяризации операционной системы Windows 3.x разработка офисного ПО для ПК стала для Microsoft приоритетным направлением. Первая версия пакета MS Office для Windows под номером 3.0 вышла в 1993 году (рис. 2.). Набор программ включал текстовый процессор Word 2.0, табличный процессор Excel 4.0, презентационное приложение PowerPoint 3.0 и почтовую программу Mail. Системы управления базами данных (СУБД) в составе Office тогда еще не было. СУБД Access, которая впоследствии стала одним из компонентов MS Office, появилась лишь в начале 90-х годов. СУБД Access ориентирована в первую очередь на пользователей Microsoft Office, имеющих потребность в создании своих баз данных и незнакомых с программированием. В принципе системы управления базами данных возникли еще на заре развития компьютерной техники. Первоначально это были разработки отдельных пользователей, написанные для осуществления доступа к собственным базам данных, а в 70-х годах появились и коммерческие версии СУБД. 

     

      
Рис. 2  История развития пакета Microsoft Office

     Идея  объединения универсальных офисных  инструментов, не привязанных к конкретному  виду делопроизводства, послужила основой  всемирной популярности пакета MS Office.

     Дело  в том, что организация делопроизводства в том или ином офисе связана  с автоматизацией конкретных функций: бухгалтерский учет, материально-технический  учет, планирование основной деятельности, управление кадрами и т.д. Для  каждого из перечисленных профилей создаются свои наборы программ, так называемые автоматизированные рабочие места (АРМ).

     АРМ представляет собой набор программных  приложений для выполнения конкретной роли на предприятии (работник склада, менеджер по запчастям, продавец магазина, кассир-бухгалтер, руководитель организации и т.д.). При этом один и тот же сотрудник может исполнять одновременно несколько ролей. Существует большое количество программ, каждая из которых соответствует одному из перечисленных автоматизированных рабочих мест и каждая привязана к специфике конкретного АРМ, что соответственно ограничивает ее область распространения, делает зависимой от национального делопроизводства, изменений законодательства, специфики предприятия и т.п.