Информационные системы управления

Информационные потоки образуются в виде потоков массивов электронных данных, определенным образом оформленных бумажных документов, а также в виде потоков, состоящих из обоих этих типов квантов информации.

В нашем случае к такой информации относятся:

• телефонограммы и факсы;
• накладные, поступающие вместе с товаром;
• информация о поступлении и размещении продукции на складах;
• данные о транспортных тарифах, о возможных маршрутах и типах транспорта;
• изменения в динамических моделях состояния запасов;
• различная нормативно-справочная производственная информация;
• изменения в динамических моделях рынка и в его сегментировании;
• текущие сведения о поставщиках;
• изменения в динамических моделях портфеля заказов;
• текущие данные о складах;
• данные о фактическом сбыте продукции потребителям;
• данные о финансовых потоках.

Таким образом, информация, создающаяся, хранящаяся, циркулирующая и используемая в системе, может быть признана полезной, если возможно ее включение в текущие производственно-сбытовые процессы.

 

 

4.2. Входные данные  системы

Входные данные образует информация, получаемая фирмой из внешней среды: от партнеров по бизнесу (в том числе покупателей), государственных структур, конкурентов. Эта информация отражает материальные, финансовые, кадровые, сервисные потоки.

 

 

4.3. Выходные данные системы

 

 

 

Выходные данные (результаты) анализа со стороны руководства должны включать все решения и действия, относящиеся к:

а) повышению результативности системы менеджмента качества и ее процессов,

б) улучшению продукции по отношению к (относительно, с точки зрения) требованиям потребителя,

в) потребности в ресурсах.

 

4.4. Другая необходимая  документация

 

Этап 5. Разработать план внедрения данной управленческой системы

 

 

5.1. Установить  задачи по внедрению системы

 

 

Задачи по внедрению и обслуживанию комплексных информационных систем прорабатываем с учетом отраслевой и рыночной специфики деятельности предприятия

Единая корпоративная информационная система предприятия может быть создана как комплекс адаптированных под нужды предприятия типовых решений в разных сферах деятельности. Основными системными требованиями, которые должны соблюдаться при таком подходе к автоматизации, являются:

архитектура программного обеспечения "клиент\сервер", которая позволяет одновременную работу пользователей на единой базе данных;

единый подход к системе хранения данных с целью удешевления приобретения и обслуживания дорогостоящего общего программного обеспечения для управления базами данных;

открытость подсистем, которая позволяет проводить их адаптацию под изменяющиеся условия предметной области, возможность наращивания корпоративной информационной системы новыми подсистемами;

масштабируемость подсистем для безболезненного перехода к новым конфигурациям при изменении организационно-штатной структуры предприятия.

Важнейшей концепцией управления проектом является структура распределения работ, которая начинается с общего конечного результата, достижение которого желательно, и завершается индивидуальными детальными задачами. Структура распределения работ представляет собой естественное разделение конечного результата проекта от уровня к уровню, от:

1. Системы к подсистеме;
2. Подсистемы к задаче;

3.   Задачи к подзадаче;

 4.  Подзадачи к рабочим инструкциям.

 

Для успешного осуществления всех этапов и блоков работ руководству компании необходимо планировать свою деятельность, не полагаясь на то, что результат будет достигнут исключительно в результате работы подрядчика, поставщика системы. Внедрение — это серьезное изменение в характере работы организации, и без участия организации успешным быть не может. Уместно провести аналогию с получением образования. Академическая успеваемость, как известно, зависит не только от уровня преподавателей и качества учебников, но и от организованности и настроя студентов.

Перечислим в сжатом виде основные моменты, которые руководство ООО «Лотос« должно учесть в процессе подготовки и планирования проекта:

Формирование предварительных требований в процессе выбор поставщика и программно-технического решения.

Формирование подробных требований к системе, то есть техническое задание на систему (ТЗ).

Подготовка инфраструктуры.

Организационно-кадровые решения, или формирование команды проекта со стороны компании.

Политико-административные меры и система мотивации персонала к использованию новой технологии.

Расстановка приоритетов внедрения, утверждение этапов и итеративное планирование.

Распределение функций между поставщиком решения и IT-специалистами ЛПУ как для периода внедрения, так и на этапе сопровождения системы.

Успех внедрения во многом обусловлен качеством подготовки и планирования проекта. Причем речь в данном случаен следует вести не только и не столько о проектных услугах поставщика решения (исходя из предположения, что выбранный поставщик располагает командой профессионалов в области проектной деятельности), сколько о тех внутренних задачах и ресурсах, которые, как показывает опыт наиболее успешных в плане автоматизации компании, должны быть рассмотрены руководством при покупке любой промышленной системы. Детальный план, конечно, зависит от специфики конкретного решения, но многие задачи и ресурсные потребности являются типичными и будут присутствовать практически в любом крупном проекте.

Итак, основные трудозатраты при внедрении содержатся в следующих видах работ:

формирование схемы бизнес-процессов с учетом всех факторов;

настройка пользовательского интерфейса;

настройка макетов документов;

обучение пользователей;

настройка отчетов и статистики;

наполнение базы данных, информацией необходимой для работы соответствующих служб.

 

Процедура этапа управленческого консалтинга внедрения ИС начинается с диагностики системы управления, которая проводится в следующей последовательности:

1. Ознакомление с материалами компании
2. Совещание с руководителем компании, на котором уточняются

-  направления деятельности компании (продукты, рынки сбыта)

-  состояние  системы управления 

-  список ведущих  сотрудников, зоны ответственности 

-  существующие проблемы

-  график интервью  с ведущими сотрудниками компании 

3. Интервью с ведущими сотрудниками
4. Согласование результатов интервью
5. Анализ существующих документов системы управления
6. Подготовка предложений по развитию системы управления
7. Подготовка предложений по плану работы

После согласования плана работы с заказчиком, разрабатывается проект ИС, в который входят следующие документы:

1. Условия использования ИС
2. Требования к функционалу, преемственности с действующим информационным обеспечением, информационной безопасности
3. Описание финансово-юридической структуры
4. Иерархия целей, система показателей
5. Форматы отчётов
6. Форматы печатных форм
7. Структуры данных
8. Описание ролей пользователей
9. Графическое отображение бизнес-процессов, подлежащих внедрению в КИС
10. Регламенты исполнения бизнес-процессов
11. Сценарии обучения пользователей

График внедрения данной управленческой информационной системы.

 

I. Фаза изучения. 01.11.09 – 01.12.09	Задача 1. Изучение целей и проблем фирмы. 01.11.09 – 15.11.09	Подзадача 1.1. Опрос управляющих и изучение внутренней документации. Подзадача 1.2. Рассмотрение проблем управления. Подзадача 1.3. Изучение информационных проблем.
	Задача 2. Изучение ресурсов и возможностей фирмы. 15.11.09 – 01.12.09	Подзадача 2.1. Оценка ресурсов фирмы. Подзадача 2.2. Изучение потребностей рынка сбыта и тенденций изменения окружающей обстановки. Подзадача 2.3. Оценка состояния конкуренции.
	Задача 3. Изучение возможностей ЭВМ — оборудования и квалификации персонала. 15.11.09 – 01.12.09
	Задача 4. Подготовка предложения об изучении структуры управленческой информационной системы. 15.11.09 – 01.12.09
Фаза общего построения 01.12.09 – 15.01.10	Задача 1. Установление необходимых подсистем.	Подзадача 1.1. Изучение технологического потока в естественных границ группирования, классификации и потребностей в информации. Подзадача 1.2. Разработка альтернативных перечней подсистем. Подзадача 1.3. Разработка концептуальных альтернатив всеохватывающей системы на основе составленных перечней подсистем. Подзадача 1.4. Установление объема работ, которые должны быть выполнены, с учетом потребностей фирмы и наличия ресурсов, направляемых на создание управленческой информационной системы. Подзадача 1.5. Разработка опытной структуры, охватывающей ключевые аспекты системы, организационные изменения и необходимые электронно-вычислительное оборудование и средства программирования.
III. Фаза детальной разработки 15.12.09-01.05.10	Задача 1. Доведение до всех подразделении фирмы содержания предлагаемого к осуществлению проекта. 15.12.09-30.01.10
	Задача 2. Определение основных и принципиальных критериев оценки управленческой информационной системы. 25.12.09-01.02.10
	Задача 3. Более детальное построение подсистем. 01.02.10- 25.03.10	Подзадача 3.1. Составление схемы управления системами. Подзадача 3.2. Опрос управляющих и основного управленческого персонала. Подзадача 3.3. Составление схемы информационных потоков.
	Задача 4. Определение степени автоматизации, возможной для каждого вида деятельности или операций. 15.01.10- 25.03.10
	Задача 5. Создание основного массива данных. 30.01.10 - 25.03.10	Подзадача 5.1. Выявление рутинных (постоянных, повседневных) решений и характера не рутинных решений. Подзадача 5.2. Определение требующихся внутренних и внешних данных. Подзадача 5.3. Определение оптимального объема подлежащих хранению данных с точки зрения затрат, времени, перекрестных функциональных потребностей и емкости запоминающих устройств.
	Задача 6. Построение количественной модели системы. 20.12.09 - 20.01.10
	Задача 7. Разработка обеспечения электронно-вычислительной техникой. 20.01.10 -10.02.10	Подзадача 7.1. Разработка требований к аппаратурной оснастке. Подзадача 7.2. Разработка требований к средствам программирования.
	Задача 8. Установление форматов входных и выходных данных. 10.02.10 - 01.03.10	Подзадача 8.1. Разработка форматов входных и выходных данных (разработка формы). Подзадача 8.2. Разработка форматов выходных данных для лиц, ответственных за принятие решения.
	Задача 9. Проведение испытания системы. 01.03.10 - 01.04.10	Подзадача 9.1. Проведение испытания системы с, помощью разработанной ранее модели. Подзадача 9.2. Проведение испытания систем с помощью метода моделирования, используя экстремальные значения входных данных.
	Задача 10. Разработка формальной организационной структуры 30.03.10 - 30.04.10	Задача 11. Документирование всего процесса детальной разработки информационной системы.
IV. Фаза внедрения. 30.04.10 –  30.08.10	Задача 1. Планирование последовательности операций по внедрению системы. 30.04.10 – 10.05.10	Подзадача 1.1. Установление цели внедрения системы. Подзадача 1.2. Установление взаимосвязи между задачами и подзадачами. Подзадача 1.3. Разработка программы “функционирование —затраты — время”.
	Задача 2. Организация внедрения системы. 10.05.10 - 20.05.10
	Задача 3. Разработка порядка осуществления процесса внедрения. 20.05.10 - 30.05.10
	Задача 4. Организация профессионально-технической подготовки 30.05.10 - 30.05.10
	Задача 5. Приобретение аппаратурной оснастки. 10.06.10 – 30.06.10
	Задача 6. Разработка средств программирования. 10.06.10 – 30.06.10
	Задача 7. Использование форм, разработанных в ходе детальной разработки системы, или разработка таких форм, если в этом возникает необходимость. 10.06.10 – 30.07.10
	Задача 8. Сбор данных и создание основных массивов данных. 10.05.10 – 30.07.10
	Задача 9. Проведение испытания системы по частям. 30.05.10 – 15.07.10
	Задача 10. Проведение испытания всей системы в целом. 15.07.10 - 30.07.10
	Задача 11. Переход на новую управленческую информационную систему. 30.07.10 - 31.08.10
	Задача 12. Устранение неисправности в системе. 30.07.09 - 31.08.10
	Задача 13. Документирование введенной в строй управленческой информационной системы. 30.07.10 - 31.08.10
	Задача 14. Оценка системы в действии. 30.08.10 - 31.08.10

 

Среди основных рисков построения ИС можно выделить следующие:

- превышение установленного времени или стоимости;

- несоответствие качества установленным требованиям;

- игнорирование требований и претензий.

Для того чтобы по завершении проекта не было расхождений между его участниками в вопросах соответствия достигнутых и необходимых (желаемых) результатов, необходимо еще до начала проекта четко описать и формализовать цели и рабочие продукты как каждой стадии, так и всего проекта в целом. Тем самым Заказчик "застрахует" себя от случаев, когда его будут "уговаривать" принять неполноценные результаты работ по проекту, а Исполнитель, сможет без проблем сдать выполненные работы Заказчику.

 

Этап 6. Определить перспективы развития данной системы

Внедрение данной системы позволит компании управлять качеством процессов по все цепочке, включая поставки, сбыт и обслуживание. Текущий контроль за исполнением планов будет основан на управлении изменениями, а уровень формализации бизнес-процессов и прогнозирования рыночных перспектив позволит просчитывать стратегические планы и оптимизировать пути  их достижения.

В соответствии с концепцией непрерывного улучшения бизнес-процессов (BPI, Business Process Imrovement) это будет обеспечиваться за счет комплексной реализации мероприятий, направленных на совершенствование бизнес - платформ, психологии труда и информационных технологий.

Развитие бизнес-платформ предполагает реализацию мероприятий по внедрению и совершенствованию:

- методики управления качеством как целостной идеологии управления предприятием на базе стандартов ИСО серии 9000;

- методики организации операционного менеджмента;

- методики управления требованиями и конструкторскими разработками (CALS-стандарты);

методики моделирования бизнес-процессов (SADT, IDEF0, DFD, UML).

Мероприятиями по совершенствованию психологии труда могут быть следующие: устранение недостатков производственной системы, а не отдельных работников;

внедрение принципа «вовлеченности работников»  (повышение значимости инициативности каждого работника);

снятие барьеров между производственными подразделениями, организация групповой «артериальной работы»; образование так называемых плоских рабочих групп, использующих эдхократические (эдхократия - компетентная бюрократия) способы управления, опирающиеся на информационные технологии и позволяющие организовать динамическое неформальное распределение прав обязанностей сотрудников группы;

формирование корпоративной культуры и повышение эдхократии в компании