Бухгалтерская ИС в комплексной системе управления предприятием

     Для ИСУП характерны развитые внутренние и внешние информационные связи. Внутренние информационные связи существуют между задачами внутри отдельных комплексов, а также между самими комплексами. Так, например, задачи учета затрат и сводного учета базируются на информации, которая является результатом решения задач комплексов учета основных средств, материальных ценностей, труда и заработной платы и др. А задачи этих комплексов, в свою очередь, используют первичную информацию оперативного учета. Внешние информационные связи АИС проявляются в использовании данных, поступающих от внешних организаций.

     Комплексы и состав входящих в них задач, внешние и внутренние информационные связи задач составляют функциональную модель ИСУП. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

2. Понятие комплексной системы  управлением предприятием

     Комплексная система управлением предприятием представляет собой информационную систему, в которой оперативно накапливаются и обрабатываются данные о текущей финансово-хозяйственной деятельности предприятия. Эти системы часто так и называются – корпоративная информационная система (КИС).

     Это связано с тем, что общее направление развития информационных технологий во всем мире связано именно с такими системами. Необходимо отметить, что в понятия «информационная система управления предприятием» (ИСУП) и «комплексная информационная система управления» современная наука об информационных технологиях вкладывает разный смысл. Несмотря на кажущуюся тождественность этих понятий, необходимо их отличать.

     Основные  отличия КИС от ИСУП заключаются в следующем :

1. КИС, в отличие от ИСУП, нельзя выбирать, ее можно только проектировать или строить.
2. КИС всегда уникальна, поскольку отражает стиль управления и предпочтения высшего руководства предприятия, в то время как ИСУП вполне может быть тиражируемым решением.
3. ИСУП — фундамент КИС, поэтому КИС невозможна без ИСУП.
4. ИСУП отвечает за оперативный учет, КИС — за полный спектр управленческих действий (от учетных операций до стратегического планирования).
5. ИСУП имеет ярко выраженную отраслевую направленность, в то время как КИС носит более абстрактный характер.
6. КИС более редки, чем ИСУП, поскольку их построить существенно труднее.

     С некоторым опозданием, по сравнению  с Западом, к российским менеджерам приходит понимание всей важности комплексного подхода в автоматизации предприятий.

     Эффективность автоматизации в первую очередь  зависит от того, насколько широко она охватывает все сферы деятельности юридического лица. Отчасти именно поэтому в последнее время стала столь популярной идея построения корпоративных (комплексных) информационных систем. И хотя понятие корпоративности подразумевает наличие довольно крупной, территориально-распределенной информационной системы, все же вполне правомерно присовокупить сюда системы любых предприятий, вне зависимости от их масштаба, формы собственности или отраслевой принадлежности.

     По большому счету, любая фирма, организация или государственное учреждение, имея сегодня в своем активе сеть с одним сервером и десятком компьютеров, по всем правилам развития, может или даже должна существенно расшириться завтра. Кроме того все без исключения информационные системы начинают создаваться с какого-либо одного подразделения, реализующего некоторый самодостаточный, но не обязательно самый главный, цикл деятельности, и это ничуть не мешает проверять действенность комплексного подхода автоматизации.

     Наиболее существенной чертой комплексной информационной системы должно стать расширение контура автоматизации для получения замкнутой, саморегулирующейся системы, способной гибко и оперативно перестраивать принципы своего функционирования. Хотя последнее осуществить совсем непросто.

     Очевидно, что в состав КИС должны войти средства для документационного обеспечения управления, информационной поддержки предметных областей, коммуникационное программное обеспечение, средства организации коллективной работы сотрудников и другие вспомогательные (технологические) продукты. Из этого, в частности, следует, что обязательным требованием к КИС является интеграция большого числа программных продуктов (зачастую — разных разработчиков).

     Подобная  широкопрофильная система должна в  максимально допустимой степени удовлетворить все подразделения организации, по возможности сохранить существующие бизнес-процессы, а также методы и структуру управления. Без внедрения и использования автоматизированных информационных систем практически невозможно контролировать постоянно меняющиеся бизнес-процессы и их объективное наполнение.

     Наполнение  предметной части КИС может существенно  изменяться в зависимости от профиля деятельности предприятия, включая, например, программное обеспечение для финансового анализа, складскую программу либо систему бухгалтерского учета.

     Некоторая часть КИС определяется такими характеристиками, как масштаб организации и объемы информационных работ. С их увеличением становится актуальным внедрение специализированных модулей делопроизводства и архивного хранения, которые способны поддерживать крупные электронные архивы смешанной документации с обеспечением необходимого уровня надежности и безопасности хранения информации.

     Наиболее  органичным и эффективным способом построения КИС, при котором были бы выполнены все вышеперечисленные функции и требования к технологичности, является использование в качестве ядра всего информационного комплекса системы автоматизации именно управленческих процессов. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

3. Задачи  и подходы к  созданию КИС

     При создании комплексной системы автоматизации  управления предприятием должны быть решены следующие основные задачи:

1. создание или оптимизация единой системы планирования деятельности предприятия, основанной на учетных процедурах и дополненной эффективным механизмом управления:
2. постановка или оптимизация внутренней учетной политики предприятия с детализацией, обеспечивающей управленческий учет и объективный анализ результатов финансово-хозяйственной деятельности;
3. поддержка принятия решений на всех уровнях управления на основе совершенствования процессов сбора и обработки различных видов информации;

     Частные задачи, решаемые КИС, во многом определяются областью деятельности, структурой и  другими особенностями конкретных предприятий.

     Необходимо  выявить примерный перечень задач, которые должна решать КИС на различных уровнях управления предприятием.

Руководство предприятия:

1. обеспечение достоверной информацией о финансовом состоянии компании на текущий момент и прогнозе на будущее;
2. обеспечение контроля сверху донизу за работой предприятия, желательно с возможностью выявления конкретного лица, допустившего ошибку;
3. обеспечение четкой координации работ и ресурсов;
4. предоставление оперативной информации о негативных тенденциях, их причинах и возможных мерах по исправлению ситуации;
5. формирование полной картины себестоимости конечного продукта (услуги) по компонентам затрат;
6. устранение случаев «переплаты» налогов, связанных с ошибками или особенностями учета;

Финансово-бухгалтерские  службы:

1. полный контроль за движением средств;
2. реализация необходимой учетной политики;
3. оперативное определение дебиторской и кредиторской задолженности;
4. контроль за выполнением договоров, смет и планов;
5. контроль за финансовой дисциплиной;
6. отслеживание товарно-материальных потоков;
7. оперативное получение набора документов финансовой отчетности (бухгалтерской и др.);
8. налоговое и бюджетное планирование;

Управление  производством:

1. контроль за выполнением производственных заказов;
2. формирование информации о состоянии производственных мощностей;
3. контроль за технологической дисциплиной;
4. ведение документов для сопровождения производственных заказов (например, заборные карты, маршрутные карты и др.);
5. определение фактической себестоимости производственных заказов;

Службы маркетинга и рекламы:

1. работа с существующими и потенциальными заказчиками (клиентами);
2. ведение статистики продаж;
3. информационная поддержка политики цен и скидок;
4. использование базы стандартных писем для рассылки, с сохранением даты и типа письма каждого отправления;
5. контроль за выполнением поставок заказчику в нужные сроки, при сбережении затрат на транспортировку;

Службы сбыта  и снабжения:

1. ведение баз данных товаров, продукции, услуг;
2. планирование сроков поставки и затрат на транспортировку;
3. оптимизация транспортных маршрутов и способов транспортировки;
4. ведение контрактов (в том числе со сложными платежами и сроками поставок);

Службы складского учета:

1. управление многозвенной структурой складов;
2. оперативный поиск товара (продукции) по складам;
3. оптимальное размещение на складах с учетом условий хранения;
4. управление поступлениями с учетом контроля качества;
5. инвентаризация;

     Создание  полномасштабной комплексной системы  управления – сложный, во многих случаях длительный и дорогостоящий процесс, требующий:

1. изменения управленческих технологий в связи с новыми возможностями обработки и обмена информацией, а зачастую и перестройки существующих бизнес-процессов компании, с созданием новых бизнес-процессов и уничтожением старых;
2. развертывания и поддержки современных программно-технических средств;
3. настройки программных систем на всю совокупность информации, взаимосвязей, управленческих механизмов, алгоритмов обработки данных, отражающих специфику предприятия;
4. обучения персонала новым технологиям;
5. преодоления влияний человеческого фактора в процессе внедрения системы;

     В настоящее время  существуют различные подходы к  построению КИС, отличающиеся признаками, положенными в основу классификации. С практической точки зрения представляется целесообразным взять за основу классификации этих подходов признак использования тиражируемых программных средств. Полученная таким образом схема классификации подходов к построению КИС приведена на рис. 1.1.

     Рисунок 1.1 – Подходы к построению КИС

     В соответствии с этой схемой при выборе подхода к построению КИС решается вопрос о возможности использования  существующих на рынке тиражируемых систем или необходимости создавать уникальную систему, полностью ориентированную только на задачи конкретного предприятия. После принятия соответствующего решения рассматриваются варианты реализации системы в рамках выбранного направления.

     Разумеется, эта схема, как впрочем, и любая другая классификация, в определенной степени условна, поскольку реальная жизнь, как правило, не укладывается в формальные схемы. Можно представить себе некоторые промежуточные варианты подходов к построению КИС, не отраженные этой классификацией. Тем не менее, приведенная схема позволяет, выделить основные особенности существующих на сегодня подходов к построению КИС. 
 
 
 
 

4. Особенности и структура бухгалтерских  ИС

     Бухгалтерские информационные системы (БУИС) отражают отраслевые особенности деятельности предприятий. Такие системы используются для целей управления на уровне отдельного предприятия или отраслевом уровне. Для автоматизированного решения задач требуется наличие ряда компонентов, являющихся базовыми для любой компьютерной ИС: