Анализ организационной и экономической эффективности автоматизации торгового предприятия

Содержание 

Введение  ……………………………………………………………………..3

1. Результаты исследования и оптимизация информационной системы по базовому варианту ………………………………………………..5
2. Результаты исследования и оптимизация информационной системы по альтернативному варианту ……………………………………….19
3. Технико-экономическое обоснование целесообразности внедрения информационной системы на предприятия …………………………20

Заключение …………………………………………………………………...22

Литература ……………………………………………………………………23

 

Введение 

     В настоящее время все больше технологических процессов на предприятиях функционируют с использованием автоматизированных информационных систем. До недавнего времени вопрос лицензирования программного обеспечения не являлся актуальным, вследствие чего на очень многих предприятиях не уделялось должного внимания стратегиям автоматизации, так как в основных технологиях работы использовались контрафактные программные продукты. С ужесточением законодательства в области авторского права перед руководством многих организации встает вопрос о выборе стратегии автоматизации (использование свободного ПО, покупка ПО, самостоятельная разработка или комбинации вышеперечисленных стратегий).

     В рамках данной работы будет рассмотрена  стратегия автоматизации торгового  предприятия, основной концепций которой  является автоматизация процесса управления отношениями с клиентами (это стратегия, основанная на применении новых управленческих и информационных технологий, с помощью которых компании аккумулируют знания о клиентах для выстраивания взаимовыгодных отношений с ними. Подобные отношения способствуют увеличению прибыли, т. к. привлекают новых клиентов и помогают удержать старых). Данная концепция  реализуется с помощью специального набора программного обеспечения и технологий, позволяющих автоматизировать, а значит, совершенствовать бизнес-процессы в сфере продаж, маркетинга и обслуживания клиентов. Это дает возможность компании обращаться к заказчикам услуг с интересными предложениями в наиболее удобный момент времени и по наиболее удобным каналам связи.

     Во  многих организациях отделы продаж, маркетинга и обслуживания клиентов пока еще действуют независимо друг от друга, и по этой причине их представления о заказчике зачастую противоречивы, а действия — несогласованны. Автоматизация системы продаж  облегчает координацию действий различных отделов, обеспечивая их общей платформой для взаимодействия с клиентами, и дает каждому из них доступ к полной информации о них, что способствует наилучшему удовлетворению потребностей клиентов.

     Автоматизированная  система по управлению продажами может включать в себя компоненты: автоматизации продаж; автоматизации маркетинга, автоматизации обслуживания клиентов.

     В настоящее время создание автоматизированных систем продаж является  актуальной задачей, так как способствует улучшению  качества обслуживания клиентов и, как следствие, повышение уровня продаж и способствует росту оборота торговых компаний.

     Целью данной работы является анализ стратеги автоматизации специалиста по продажам в торговой компании.

     Задачи  исследования:

     - изучение технологических процессов в работе специалистов по продажам;

     - изучение теоретических вопросов в области построения информационных систем;

     - определение постоянных и переменных  издержек при построении автоматизированной  информационной системы;

     - построение альтернативного пути автоматизации и расчет его экономической эффективности.

     Объектом  исследования является общество с ограниченной ответственностью «Виприо», г.Москва –  торговое предприятие по продаже  мебельной продукции.

     Предмет исследования – состояние работы по продажам в ООО «Виприо».

     Метод исследования – изучение текущего состояния бизнес-процессов в  сфере работы с клиентами в  ООО «Виприо», изучение литературы в области информационных технологий, CASE-систем, рынка автоматизированных систем.

 

      1. Результаты исследования и оптимизация информационной системы по базовому варианту 

     В данном разделе приведем общую характеристику предприятия, характеристики стратегий  автоматизации и расчет параметров автоматизации по базовому варианту.

     ООО «Виприо» - предприятие малого бизнеса, основанное в 2005 году. Основной вид деятельности компании – проектирование, производство и продажа готовой мебели.

     ООО «Виприо» предлагает своим клиентам большой выбор высококачественно  мебели собственного производства, а  также отечественных и зарубежных производителей.

     Компания  принимает заказы на продукцию, закупает ее у производителей, либо оптовиков  и перепродает клиентам, либо продает  продукцию собственного производства. Также ООО «Виприо» предоставляет  услуги по доставке и сборке мебели. 

     Основные  организационно-экономические параметры  предприятия приведены в таблице 1.1

Таблица 1.1

Организационно-экономические  параметры ООО «Виприо» за 2009г.

 

     В настоящее время наблюдается  рост как производственных, так и  торговых оборотов предприятия, внедряются новые технологии,  расширяется клиентская база, в связи с чем возникает вопрос оптимизации деятельности предприятия через внедрение автоматизированной системы учета.

      Организационная структура предприятия приведена  на рис.1.1

      Директор: руководитель предприятия.

      Главный бухгалтер: осуществляет организацию  бухгалтерского учета хозяйственно-финансовой деятельности предприятия и контроль над экономным использованием материальных, трудовых и финансовых ресурсов, сохранностью собственности предприятия, также формирует учетную политику, курирует вопросы оплаты труда, исполнения смет, контроль основных средств и проведение инвентаризации. Осуществляет контроль за проведением хозяйственных операций, соблюдением технологии обработки бухгалтерской информации и порядка документооборота. Подготавливает бухгалтерскую и налоговую отчетность для налоговых органов, органов ПФ и ФСС.

      Бухгалтерия подчиняется Главному бухгалтеру.

 

Рис.1.1 Организационная структура ООО  «Виприо»

 

      Зав.складом (начальник отдела складского учета) курирует вопросы логистики поставок и отгрузок продукции со складских  помещений, отвечает за ведение соответствующей  документации.

      Специалисты по складскому учету подчиняются  заведующему складом (начальнику отдела складского учета).

      Начальник отдела продаж курирует вопросы продвижения  продукции на рынок, технологий продаж как оптовых, так и розничных.

      Отдел продаж подчиняется начальнику отдела продаж.

      Такая структура предприятия типичная для предприятий малого бизнеса. Кроме того, предприятие в своей работе использует специалистов, работающих по договорам найма (IT-специалист, юрисконсульт, рабочие по сборке мебели).

     В информационной системе предприятия  используется локальная вычислительная сеть Ethernet, в которую включены:

     - 20 рабочих станций специалистов;

     - 5 сетевых принтеров;

     - 1 файловый сервер.

     Соединение  осуществляется через коммутаторы, находящиеся в помещении серверной.

     В данной работе рассматривается процесс  автоматизации деятельности специалиста по продажам продукции.

     Специалисты по продажам взаимодействуют в своей  работе с клиентами в части  предоставления информации о выпускаемой  продукции, а также занимаются непосредственно  продажами как оптовыми, так и  розничными. Производят анализ объёмов  продаж, готовят отчетность для руководства и информацию для других отделов предприятия. Описанный выше объём нагрузки специалистов предполагает автоматизацию основных  технологических функций.

     Таким образом, выделим основные функции  автоматизации, в функции которого входит:

     - ведение клиентской базы;

     - ведение базы данных, содержащей  информацию о продукции предприятия;

     - автоматизация учета продаж;

     - автоматизация складского учета;

     - формирование отчетности по запросу;

     - возможность совместного доступа  к базе данных; 

     - документооборот с информационными  базами подразделений предприятия.

     Декомпозиция  данных  процессов показана на рис.1.2 и 1.3.

Рис.1.2 Декомпозиция процессов «как есть» деятельности фирмы

Рис.1.3 Декомпозиция бизнес-процессов, возникающих в технологии продаж «как есть»

      Клиент  обращается к специалисту, делает заказ. Специалист, получивший заявку, передает её либо для оформления закупки продукции, либо для проектирования и самостоятельного производства.

      Место автоматизируемой задачи – автоматизация процесса «Работа по продажам». Входными информационными потоками являются сведения о клиентах и данные о заказах. Информация о клиенте включает в себя следующие данные: ФИО или наименование клиента, контактная информация, реквизиты. Автоматизация данного бизнес процесса является важнейшей задачей для предприятия т.к. экономическая деятельность предприятия напрямую связана с работой с клиентами, поскольку клиенты являются главным источником дохода предприятия. Автоматизация данного бизнес процесса путем внедрения автоматизированной системы позволит предприятию повысить эффективность работы предприятия в целом.  Система позволит уменьшить время обработки заказов покупателей, увеличить качество обслуживания клиентов, и в перспективе приобрести новых клиентов.

      Поставленная  задача автоматизации работы по учету  продаж включает в себя:

- непосредственную  работу с клиентами по продаже  продукции;

- создание  оптимальной организационной структуры  для оптимизации процессов продаж  продукции;

- учет  и анализ проведенных операций с целью разработки оптимальных планов по производству и продаж по видам продукции, дисконтной политики.

     Каждый  из этих процессов может быть разбит на ряд составляющих и является объектом автоматизации.

     В ходе исследования было выявлено, что в технологии работы специалистов по продажам возникает необходимость формирования отчетных форм, а также выходных документов, в которых фигурируют данные из информационной базы. Примерные расчеты приведены в таблице 1.2.