Анализ делопроизводства Брянский филиал ОАО «СОГАЗ» и выбор автоматизированной системы, которая интегрируется с «1С: Предприятие» версии 8.1.

      ,      (14)

     где C- годовая экономия эксплуатационных расходов от использования приложения «Делопроизводство» системы «DocsVision» по сравнению с существующими программами, руб.;

     К - стоимость всего дополнительного технического оснащения (в данном случае - это стоимость внедряемого ПО), руб.;

     Ен - нормативный коэффициент экономической эффективности капитальных вложений (Ен = 0,25).

     Стоимость дополнительных технических средств  составит стоимость комплекса приложения «Делопроизводство» системы «DocsVision» - 217 080 руб.

     По  формуле (14) рассчитаем величину общего экономического эффекта при использовании  приложения «Делопроизводство» системы «DocsVision»:

     Э=310 604,02-217 080 * 0,25 = 310 604,04 – 54 270 = 256 334,02

     Основная  сумма экономического эффекта получена за счёт снижения трудоёмкости работы основных пользователей системы  и уменьшения затрат машинного времени  на решение задач делопроизводства.

     Расчетный коэффициент экономической эффективности и срок окупаемости затрат на решение задач определяются по формулам:

      ,           (15)

     Ер - расчетный коэффициент экономической эффективности капитальных затрат.

     Ер =

     Расчетный коэффициент экономической эффективности капитальных затрат определяет долю окупаемости дополнительных капитальных затрат за год.

      ,          (16)

     1,43 0,25

      ,         (17)

     Т=

     где Ен - нормативный коэффициент эффективности затрат;

     К - затраты на дополнительное техническое оснащение (компьютер, сетевое оборудование и т.д.).

     Все показатели, используемые и получаемые в представленных выше расчетах, показаны в таблице 2 (приложение 8).

Анализируя  полученные результаты можно сделать вывод, что при внедрении приложения «Делопроизводство» системы «DocsVision» величина общего экономического эффекта должна составить 256 334,02 руб., а период возврата капитальных вложений - 0,70 года 9 месяцев.

Основными источниками экономической эффективности  приложения «Делопроизводство» системы «DocsVision» являются:

• экономия производственных ресурсов (трудовых, материальных, 
  энергетических);
• рост производительности труда работников;
• повышение качества выполняемых работ.

 
 
 

     Вывод по главе 3

     Затраты на внедрение приложения окупаются  в короткие сроки, а ежемесячная  экономия составляет 3 192 рубля для службы делопроизводства               Брянского филиала ОАО «СОГАЗ».

     Процесс внедрения системы на предприятии должен быть регламентирован. Персонал должен ознакомиться с соответствующей документацией и пройти обучение. Инструкции, руководства, положения, рекомендации позволят повысить качество работы системы, исключить ошибки в пользовании системой, создать единые правила работы персонала с  системой и документами. В результате повышается эффективность и совершенствуется процесс ДОУ.

      Одним из важных документов по организации  работы в системе является Инструкция. С ней должны ознакомиться все  пользователи системы.

      Пример  инструкции приведен в Приложении 7.

     Заключение

     В данной выпускной квалификационной работе в качестве объекта исследования выступала ведущая компания в городе Брянске по минимизации рисков и предоставлению клиентам Брянска и Брянской области высококачественной страховой защиты в любой точке мира - Брянский филиал ОАО «СОГАЗ». Исследовался процесс делопроизводства компании, в ходе которого была выявлена основная проблема – неграмотная и неэффективная организация автоматизации делопроизводства в системе «1С: Предприятие» версии 8.1.

     В результате была определена основная цель исследования - выбор автоматизированной системы, которая интегрируется с «1С: Предприятие»    версии 8.1. и автоматизирует процесс делопроизводства.

     В первой главе была дана характеристика структуры и системы управления компанией, особенностей организации делопроизводства, внедренной в Брянском филиале ОАО «СОГАЗ» автоматизированной системы «1С: Предприятие версии 8.1» и разрабатываемого модуля «Управление документацией». Были выявлены основные недостатки: модуль разрабатывается медленно; процесс разработки не регламентирован; в работе с модулем возникают регулярные ошибки, что приводит к возврату на начальные этапы разработки; происходит дублирование операций  с документами – ведение журналов регистрации в электронном и бумажном виде; модуль не обеспечивает организацию делопроизводства в соответствии с традиционными и типовыми правилами делопроизводства.

     Были  разработаны предложения по организации  процесса разработки модуля «Управление документацией» и предложен альтернативный вариант решения проблемы автоматизации делопроизводства Брянского филиала ОАО «СОГАЗ» - выбор и внедрение уже разработанного приложения существующих на российском рынке автоматизированных систем делопроизводства.

     Также были описаны функциональные и системно-технические требования, заданы критерии, которым должна соответствовать автоматизированная система. Из десятка систем были выбраны следующие: «ДЕЛО» («Электронные офисные системы»), «DIRECTUM» (НПО «Компьютер», компания «DIRECTUM»), «DocsVision» (фирма «Digital Design»), «Управление делами» (компания «КИНТ»).

     Для того чтобы выбрать наиболее оптимальную  систему, был проведен сравнительный  анализ по методике компании Sputnik Labs, т. е. проводилась экспертная оценка систем по выбранной шкале баллов, в результате наиболее подходящими для внедрения в Брянский филиал ОАО «СОГАЗ» оказались системы «DIRECTUM» и «DocsVision», так как соответствуют предъявляемым требованиям.

     Результатом проведения сравнительной оценки затрат на данные системы была почти одинаковая стоимость приложений по организации автоматизированного делопроизводства. Но основную задачу исследования позволяет решить система «DocsVision», которая имеет шлюз к системе «1С: Предприятие», следовательно, значительно упрощает и ускоряет процесс внедрения, к тому же позволит не менять существующие настройки.

           Во второй главе была дана характеристика приложения «Делопроизводство» «DocsVision», а в третьей рассчитана ежемесячная экономия от внедрения приложения для делопроизводства, она составляет 3192 рубля. Таким образом, затраты на внедрение готового разработанного приложения окупаются в кратчайшие сроки.

     Таким образом, были выполнены основные задачи исследования и достигнута поставленная цель.

     В ходе выполнения данной выпускной квалификационной работы были разработаны следующие  документы: алгоритм обработки распоряжения и инструкция делопроизводителя по работе в системе «1С: Предприятие» в приложении «DocsVision.Делопроизводство».

     Алгоритм необходим на начальном этапе разработки автоматизированной системы, так как позволяет упорядочить документооборот, разрабатывать правила создания и обработки документов, вносить необходимые сведения об исполнителях, создавать связи между заданиями и регистрационными карточками документов.

     Инструкция регламентирует работу с системой, организует процесс автоматизированного делопроизводства, содержит необходимую информацию о приложении и о правилах работы, содержит демонстрационный материал, что позволяет ускорить процесс обучения персонала, избежать ошибок и сбоев в программе.

     Разработанные предложения и рекомендации могут иметь практическое применение в оптимизации деятельности Брянском филиале ОАО «СОГАЗ». 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     Список  источников и литературы

      

     1. Нормативно-правовые  акты

1. Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и защите информации» от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ.
2. Федеральный закон «Об электронной цифровой подписи» от 10 января 2002 г. № 1-ФЗ.
3. ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.

 

     2. Методические пособия  и рекомендации

4. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. М. ВНИИДАД. 1991.
5. Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации: зарегистрирована Минюстом России  от 05 августа 1993 №321.
6. Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти: зарегистрирована Минюстом России от 26 декабря 2000 г. № 2508.
7. Нормы времени на работы по автоматизированной архивной технологии и документационному обеспечению органов управления: утверждены Постановлением Минтруда от 10 сентября 1993 № 152.
8. Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по документационному обеспечению управления: утверждены постановлением Минтруда от 25 ноября 1994 № 72.
9. Рекомендации по выбору автоматизированных систем документационного обеспечения управления в организациях. М: Россархив, ВНИИДАД, 2003.
10. Сравнительный анализ программных систем делопроизводства и документооборота для автоматизации российских органов государственной власти, предприятий и учреждений. Методическое пособие/ под ред. А.А. Пестрецова. М, 1998.
11. Корпоративная система электронного документооборота «DIRECTUM». Руководство пользователя и администратора – DIRECTUM, 2004.

3.Документы предприятия

12. Стандарт  компании 01.02.2009 (Управление документацией в подразделении.
13. Стандарт компании 01.08.2009.Управление документацией внешнего происхождения.
14. Должностная инструкция делопроизводителя Брянского филиала ОАО «СОГАЗ».

 

4.Справочные и периодические издания

15. А. П.Савельев. Почему системы электронного документооборота мало распространены в России?// Справочник секретаря и офис-менеджера. 2003, №2.
16. М. П. Бобылева. Теория и практика электронного документооборота // Журнал «Делопроизводство».2003, №2, № 3, с. 15-18.
17. Ю. В. Химич. Документооборот в территориально-распределенных подразделениях журнале // Журнал «Делопроизводство и документооборот» 2006, № 9, с. 10-13. 2007, № 7, с. 14-17.

 

     5. Сайты в Интернет

     19. www.DIRECTUM.ru

     20. www.delo.ru

     21. www.ud.ru

     Приложения 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

 

 

Стоимость системы DIRECTUM