Отчет по практике в ОАО «Петропавловский Хлебокомбинат»

Финансово-экономический  отдел занимается планированием  и бюджетированием, а также анализирует  финансовую деятельность предприятия.

Отдел информационных технологий призван обеспечивать нормальный технологический  процесс предприятия в части  работы компьютерной и офисной техники, средств связи, производственных установок  и механизмов.

Отдел кадров осуществляет формирование кадрового состава, подготовку проектов актов, связанных с поступлением, увольнением, переводом сотрудников, заключение трудовых договоров, проверку правильности оформления должностных  инструкций; ведение и хранение личных дел, трудовых книжек работников; консультирование работников по трудовому законодательству.

Отдел автоматизации и  обработки занимается сбором и структуризацией  исходных информационных материалов, производит их ввод в базу данных.

Документооборот является важным звеном в организации делопроизводства ОАО  так как он определяет не только инстанции движения документов, но и скорость движения документов. В делопроизводстве документооборот  рассматривается как информационное обеспечение деятельности аппарата управления, его документирования, хранения и использования ранее  созданных документов.³

  Основными правилами  организации документооборота  являются:

1. оперативное прохождение документа, с наименьшими затратами времени;
2. максимальное сокращение инстанций прохождения документа (каждое перемещение документа должно быть оправданным, необходимо исключить или ограничить возвратные перемещения документов);
3. порядок прохождения и процесс обработки основных видов документов должны быть единообразными.

Выделяют три основных типа документов, составляющих централизованный документооборот:

- Входящие

- Исходящие

- Внутренние

Входящий документ - документ, поступивший в учреждение. Большинство  входящих документов должны порождать  соответствующие исходящие, в установленные  сроки. Сроки могут быть установлены  нормативными актами, предписывающими  то или иное время ответа на соответствующий  входящий документ или могут быть указанные непосредственно во входящем документе.

 Исходящий документ - официальный документ, отправляемый  из учреждения. Большинство исходящих  документов являются ответом  организации на входящие документы.  Некоторая часть исходящих документов  готовится на основе внутренних  документов организации. Небольшое  число исходящих документов может  требовать поступления входящих  документов (например запросы в  другие организации).

 Внутренний документ - официальный документ, не выходящий  за пределы подготовившей его  организации. Данные документы  используются для организации  работы ОАО «Петропавловский  Хлебокомбинат» так как они  обеспечивают целенаправленное  решение управленческих задач  в пределах одной организации.  К внутренним документам относятся  организационно-правовые, организационно-распорядительные  документы. Самостоятельные группы  внутреннего документооборота составляют  протоколы и акты, плановые и  отчетные документы, документы  по учету материальных и денежных  средств, оборудования, внутренняя  служебная переписка (докладные,  объяснительная записка), личного  состава и т.д.

Становление и развитие демократического, правового, социального российского  государства должно сопровождаться созданием условий, обеспечивающих достойную жизнь и свободное  развитие человека. И прежде всего - его права на труд, на получение  возможности зарабатывать себе на жизнь  трудом, который он свободно выбирает или на который свободно соглашается.⁴

Трудовые отношения работника  и работодателя регулируются ТК РФ. Для оформления (документирования) трудовых отношений предназначена  кадровая документация.

Квалифицированное ведение  документации по личному составу  относится к числу необходимых  профессиональных навыков работника  кадровой службы.

Кадровая документация имеет  свои особенности, т.к. она связана  не только с деятельностью организации, но и со многими фактами деятельности общества в целом. Одной из наиболее важных функций кадровой службы организации  является документирование трудовых правоотношений. В состав документации, оформляемой  в кадровой службе, входят документы  различного функционального назначения: первичные учетные документы, распорядительные, личные и т.д. Служба кадров обрабатывает и использует огромное количество важных документов, поэтому работникам необходимо знать правильность их оформления, которая регламентируется различными законодательными  и нормативными актами  Российской Федерации (Трудовой кодекс РФ).

Организационные документы (иногда их называют организационно-правовыми) необходимы для того, чтобы создать  организацию, установить ее структуру, определить штатную численность  и состав работников по должностям, определить функции структурных  подразделений, установить режим работы, осуществить организацию труда  и распределение обязанностей между работниками, определить порядок организации и ликвидации органов.

В ходе практики я ознакомился  со следующими организационными документами:

- устав предприятия 

- структура и  штатная  численность

- должностная инструкция  работника отдела кадров

Распорядительные документы  необходимы для того, чтобы регулировать деятельность, с помощью которой  осуществляется реализация функций  и задач, поставленных перед организацией, независимо от характера и содержания деятельности организации, ее организационно-правовой формы и других факторов.

 С помощью распорядительных  документов совершенствуется организационная  структура организации, содержание, способы и средства осуществления  основной деятельности.

К распорядительным документам относятся:

• постановление;

• решение;

• приказ;

• распоряжение;

Приказы по основной  деятельности.

Являются важными документами  предприятия – это нормативный  документ, издаваемый   руководством предприятия  для   решения  каких – либо задач (производственных, по персоналу предприятия). Приказ оформляется  на бланке предприятия для внутренних документов. Приказ должен иметь название вида документа, номер и дату.  Датой приказа является дата его  подписания руководством. Приказы  по  основной  деятельности  нумеруются  и ведутся  отдельно  от  приказов  по  личному составу.

Приказ по личному составу - оформляются  приём на работу, увольнение и перевод  сотрудников  предприятия.  Заключение  трудового  контракта  не исключает  издания  приказа  по  личному  составу  о  его  зачислении  на работу. Приказ по личному  составу  включается  в  отдельное  дело,  и имеют самостоятельную  нумерацию  с добавлением  индекса  « л/с», например: №1л/с. Приказы по личному  составу  оформляются  на бланках  предприятия для внутренних  документов.  Приказы  по  личному  составу  объявляются  сотруднику под расписку. Приказ  по личному  составу  хранится 75 лет.

 Приказ (распоряжение) о  приеме на работу является  одной из унифицированных форм  первичной учетной документации, применение которых с 1 января 1999 г. является обязательным для  предприятий всех организационно-правовых  форм и форм собственности.

 Приказы по личному  составу являются важнейшим документом, составляемым в процессе документирования  функций кадровой службы ОАО  «Петропавловский Хлебокомбинат». Приказами оформляются прием,  перевод и увольнение работников; предоставление им отпусков и  командирование; изменение условий  и оплаты труда, присвоение  разрядов и изменение анкетно-биографических  данных; поощрения и наложения  взысканий и др.

 Для оформления приказов  по личному составу необходимо  письменное обоснование, в качестве  которого могут выступать: личное  заявление работника, контракт, докладная  записка руководителя подразделения  (например, о переводе работника  или о направлении его в  командировку), акт (например, о нарушении  трудовой дисциплины), свидетельство  о браке, отражающее изменение  фамилии работника и др. Личное  заявление работника о приеме, переводе или увольнении пишется,  как правило, от руки, в произвольной  форме. В заявлении указываются:  наименование структурного подразделения,  наименование вида документа,  дата, адресат (должность, фамилия,  инициалы руководителя предприятия), текст, личная подпись, расшифровка подписи. В дальнейшем на заявлении проставляется резолюция руководителя и отметка об исполнении документа и направлении его в дело. Приказы по личному составу оформляются и ведутся строго отдельно от приказов по основной деятельности.

Постоянной информацией  для любого кадрового приказа  является указание распорядительного  действия (уволить, премировать, перевести), фамилии и инициалы работника (имени  и отчества полностью – при  приеме на работу), должности и структурного подразделения, дата вступления в силу данного пункта приказа. Состав других сведений в пунктах приказа по личному составу определяется спецификой распорядительного действия.

При приеме на работу обязательно  устанавливается размер оплаты труда (оклад, надбавка, индексация) и, при  необходимости, условия приема: временно (с…по…), с испытательным сроком (его продолжительность) и п.д.

При переводе на другую работу – новая должность и подразделение, вид перевода (для временных переводов  – с указанием продолжительности), причина перевода (в полном соответствии с ТК РФ), изменение оплаты труда (если оно возникает).

При увольнении причина увольнения, согласно статьям ТК РФ. При предоставлении отпуска – его вид, продолжительность, дата начала и окончания.

При командировании – дата и продолжительность командировок, место направления, наименование предприятия.