Роль и место цели в управлении

2.2. Практическое применение теории постановки цели.                Управление целями   

Для практического применения теории постановки цели необходимо учитывать следующее:

• цели должны быть репрезентативными относительно области заданий; 
• цели не должны конфликтовать между собой; 
• должна совпадать система целей и вознаграждений; 
• сотрудники хотят получать больше обратной связи от своей работы, чем они получают; 
• сотрудники хотят получать обратную связь, которая будет конструктивной и показывать отношение; 
руководители должны использовать обратную связь, и понимать, что 
это может увеличить самостоятельность работников и позволит  
проанализировать их высказывания; 
• обратная связь должна относиться не только к резуль¬татам, но и к переменным процесса. 
 
С помощью процедуры постановки цели в организациях могут использоваться разные формы управления. Принципиально можно выделить следующие формы управления: 
• управление посредством преимущества цели, которое предопределяет авторитарное установление целей; 
• управление посредством ориентации цели, что представляет менее авторитарную форму, т. к. цели рассматриваются как ориентационная помощь; 
• управление посредством согласования цели. Цель считается особым вариантом руководства, который обеспечивает успех; 
• важные аспекты теории постановки цели учитываются особенно в управлении, основанном на согласовании целей и процедуре, называемой как «общение с сотрудниками». 

Управление целями предполагает формирование условий для их реализации, как, например, поддержание командного духа, осознание потерь и качества производительности. Затем формулирование общих принципов постановки цели для саморазвития персонала. А также создание целей, которые можно достичь с использованием самоконтроля, которые предоставляют возможность сотрудникам выполнять свои обязанности и положительно влияют на производительность. 
Часто проектная команда как устойчивая группа на предприятии находится в распоряжении персонала. Она может направлять и поддерживать, например, процесс решения руководящими работниками различных проблем, а также обосновывать беседы по согласованию цели, представляющие собой существенный инструмент для управления. Сотрудники также нуждаются в устойчивом партнерстве с проектными командами, которые могут разъяснить цели, связанные с управлением, например, реструктурированием организации, сокращением штата и т. д., и противодействовать потенциальному сопротивлению еще на подготовительном этапе реализации. В дальнейшем основные пункты согласования могут помочь людям при организации бесед по вопросам согласования целей. 
 

Так, учитывая опыт ряда организаций по управлению целями, рекомендуется проводить беседы, к которым готовились бы все участники. В процессе бесед осуществляется планирование и согласование целей. Согласованные цели должны совпадать с целями на предприятии. Важным моментом является точная измеримость целей при помощи соответствующих параметров и точных формулировок. Беседы между персоналом и руководящими работниками резюмируются при подписании обоими сторонами формуляра о согласовании цели. В этом формуляре представляются различные цели, которые имеют важное значение. Чтобы при возможных отклонениях от программы можно было своевременно принять необходимые контрмеры, руководители вместе со своими работниками должны регулярно анализировать степень достижения целей и меры их согласования. 
Сроки проведения бесед по согласованию целей предусматриваются ежегодными датами планирования на предприятии. В беседах по согласованию цели учитываются эти даты. Деятельность как внутри отдела, так и между различными отделами согласовывается, и используется эффект синергии для того, чтобы результат предприятия непрерывно улучшался.  
Беседы по согласованию целей на практике часто связываются с согласованием переменной зарплаты, например, премии и проводятся, как правило, в десять этапов. 
1. Объяснение цели и хода беседы. 
2. Объяснение результатов прежнего достижения цели. 
3. Ознакомление с возможными причинами отклонения от нормы. 
4. Обсуждение возможности дополнительного вознаграждения. 
5. Обсуждение целей предприятия, сферы деятельности, отдела. 
6. Предложения персонала о новых целях. 
7. Цели руководящего работника на следующий год. 
8. Согласование цели. 
9. Согласование предпосылок и оказание необходимой помощи. 
10.Связь согласования цели и переменного вознаграждения.

2.3. Построение древа целей

Во многих организациях формирование цели представляет собой процесс, в котором сначала формируется генеральная цель - цель 0-го уровня, а затем последовательно цели более низких иерархических уровней, раскрывающие непосредственно предшествующие им цели более высокого иерархического уровня. Способ, посредством которого формируются таким образом цели, получил название метод дерева целей.

Согласно новой экономической энциклопедии1 дерево целей (tree whole) - метод стратегического планирования, представляющий собой взаимосвязь целей разных уровней. Идея метода «дерево целей» впервые была предложена У. Черчменом в связи с проблемами принятия решений в промышленности.

При использовании метода дерева целей в качестве средства принятия решений часто вводят термин «дерево решений». При применении «дерева» для выявления и уточнения функций управления говорят о «дереве целей и функций».

Метод дерева целей ориентирован на получение полной и относительно устойчивой структуры целей. Для достижения этого при построении вариантов структуры следует учитывать закономерности целеобразования.

Каждый вариант стратегии развития объекта подразумевает наличие соответствующего дерева целей. Если точно определить их составляющие и дать им количественные значения, тогда появляется возможность сопоставлять их и выявлять наилучшую альтернативу.

В сущности, дерево целей представляет собой связанный граф без циклов, вершины которого интерпретируются как цели, а ветви (ребра) - как связь между ними. Необязательно, чтобы из каждой вершины дерева исходило одинаковое число ветвей. При этом длины цепей, соединяющих главную цель (цель высшего уровня) с целями самого нижнего уровня, могут быть различными2.

Основа построения любого дерева целей - системный подход, представляющий собой образ мышления и методологию любых изменений, в том числе и на макроэкономическом уровне. При использовании системного подхода особого внимания заслуживают четыре проблемы: определение границ системы и границ внешней среды; установление целей системы и перевод их на язык задач - в результате получится график выполнения задач; определение структуры программы действий и разложение программы по элементам (матрица действий); описание управления системами.

Основной принцип построения дерева целей - полнота его разукрупнения: каждая цель верхнего уровня должна быть представлена в виде подцелей следующего уровня таким образом, чтобы полностью определить  понятие исходной цели. Построение дерева целей осуществляется сверху вниз, начиная с формулировки генеральной цели. Это правило получено вследствие того, что более общая цель не может быть получена суммированием частных целей. Для формулировки генеральной цели необходимо установить роль и место рассматриваемой проблемы в системе более высокого по иерархии уровня. В основе согласования генеральной цели данной системы с целями систем более высокого уровня должны быть изучены официальные нормативно-правовые документы. Декомпозиция генеральной цели на подцели должна осуществляться с такой степенью детализации, чтобы для целей нижнего уровня было возможно определение конкретных мероприятий по их реализации. Если нельзя определить один или систему показателей, характеризующих степень достижения цели, то формулировка этой цели теряет смысл, поскольку невозможно ответить на вопрос о ее достижении. Цели каждого уровня должны быть сопоставимы по своему масштабу и значению. Все цели и приоритеты на различных уровнях обязательны для достижения генеральной цели. Если возможны альтернативы в целях, то необходимо строить различные альтернативные деревья целей. Из вывода, что каждой альтернативе генеральной цели соответствует свой набор приоритетов и способов достижения, следует, что альтернативы в целях возможны только на уровне генеральной цели. Набор подцелей, обеспечивающих достижение генеральной цели, должен быть необходимым и достаточным. Количество уровней дерева целей рекомендуется выбирать в пределах 5 - 9. Согласно гипотезе Миллера оптимальным классификационным числом является 7. Деление на большее число элементов создает трудность восприятия и сравнительной оценки, а меньшее число элементов не дает необходимого разнообразия3.

Таким образом, конкретизируя вышеописанное, можно выделить следующие основные принципы постановки целей и формирования дерева целей:

1. Цель определяется назревшей потребностью и возможностями ее достижения. При возникновении всякой проблемы (потребности) естественным является стремление к ее решению. Однако в этом случае цель может быть выбрана столь сложной, что имеющиеся в распоряжении ресурсы не позволяют ее достичь. Для определения целей необходимо знание потребностей и анализ возможностей (ресурсов) удовлетворения этих потребностей. Цель всегда должна быть реальной.
2. Цель должна быть конкретной и конечной для исполнителей, иметь помимо формулировки количественное выражение или возможность сопоставления с некоторой базой (иметь соответствующий критерий ее достижения), задаваться на определенный период времени.
3. Постановка цели осуществляется в несколько этапов. Сначала цель ставится в соответствии с назревшими или прогнозируемыми потребностями. Затем изыскиваются ресурсы для ее достижения (системный подход). Наконец, выявив все ресурсы, которые можно привлечь, уточняют цель и период ее достижения (генетический подход). Таким образом, постановка цели идет по схеме: цель - средство ее достижения - цель.
4. Цели систем низшего уровня должны быть совместимы с целями систем высшего уровня и направлены на достижение последних, т.е. цели систем низшего уровня в совокупности образуют цель системы вышестоящего уровня. Таким образом, цель объединения может быть достигнута, если образующие ее подцели достигаются подразделениями объединения.
5. Между деревом объектов управления и деревом целей желательно достижение как можно большего соответствия. Структура системы целей должна соответствовать структуре производственной системы (объекта управления), тогда каждая цель достигается определенным подразделением. В этом случае повышается целенаправленность деятельности каждого элемента производственной системы.
6. Построение многоуровневого дерева целей может быть осуществлено по ряду признаков, перечисленных в таблице 1.

Таблица 1. Совокупность признаков целей, влияющих на процесс построения дерева целей

7. Построение дерева целей может  вестись декомпозицией (расчленением) цели нулевого уровня (главной  цели) на основные и частные  или композицией целей высших  уровней из целей низших уровней. Всегда существуют несколько  вариантов интеграции и дифференциации  целей. Предпочтительным является  вариант, который в наибольшей  степени соответствует дереву объектов управления.

Необходимо отметить, что степень полноты и детализации составляющих элементов дерева целей, по нашему мнению, зависит от масштабов и задач диагностики. Но в любом случае нижний уровень дерева целей желательно формировать из конкретных (пусть даже и очень общих и укрупненных) действий и результатов, которые формируют стратегию достижения целей.

В целом подводя итог, следует отметить, что постановка целей в процессе управления настолько важна, что было создано множество методических подходов, чтобы стимулировать менеджеров заниматься этой деятельностью. Из них на практике широкую популярность получили такие методы, как: управление по целям (УПЦ), оперативное и стратегическое управление. При этом дерево целей необходимо признать главным аналитическим инструментом, позволяющим определить и оптимизировать взаимосвязь миссии и целей любой организации со стратегиями ее реализации.

Глава III. Управление по целям: разработчики, суть метода, этапы осуществления 

3.1. Управление по целям 

Рассмотрим подробнее такой метод управления, как управление по целям (УПЦ), так как он непосредственно отражает роль цели в управлении. 
 
Составление целевых моделей – это начальный этап процесса управления по целям – концепции, широко используемой современным менеджментом.  
 
УПЦ - популярный метод управления, обладающий потенциальными возможностями объединить планирование и контроль в сложной области человеческих ресурсов, является управление по целям. Кроме того, УПЦ – ещё и способ мотивации, который помогает преодолеть некоторые отрицательные воздействия контроля на поведение работника. УПЦ – это также «ориентированная на результаты» философия управления, где выделяется значение достижений и результатов4. 
 
Управление по целям – это метод, дающий возможность улучшить результаты управленческой деятельности и в наибольшей степени подходит руководителям высшего звена управления, вместе с тем его можно успешно применять и ко всей организации, включая и низовой уровень управления.  
 
Менеджмент как целостная система управления ориентируется на достижение всей совокупности целей и задач, стоящих перед организацией. Поэтому каждый руководитель, от высшего до низшего, должен иметь чёткие цели в рамках возложенных на него обязанностей. Соответствующую целевую ориентацию работы своего подразделения он должен обеспечивать в течение планового периода времени. Цели и задачи менеджмента не только доводятся, но и согласуются (путём предварительного обсуждения) с менеджерами всех уровней, которые направляют свои усилия, ресурсы и энергию на их достижение.