Организация бюджетного учета операций по расходам бюджета

Записи в первичных учетных документах производятся способом, обеспечивающим сохранность записей: чернилами, при помощи пишущих машин и средств автоматизации. Свободные строки в первичных учетных документах прочеркиваются. В первичных учетных документах (как в текстовой части, так и в цифровых данных) подчистки не допускаются. Исправление ошибки в первичном учетном документе должно быть оговорено надписью "Исправлено" и подтверждено письменно лицами, подписавшими документ, с указанием даты исправления.

В кассовых и банковских документах исправления не допускаются. За достоверность содержащихся в документах данных, а также за своевременное и надлежащее составление первичных документов несут ответственность лица, подписавшие эти документы.

Поступившие в бухгалтерию первичные учетные документы обязательно подвергаются проверке как по форме (полнота и правильность оформления первичных учетных документов, заполнения реквизитов), так и по содержанию (законность документируемых операций, логическая увязка отдельных показателей).

В документах на приобретение материальных ценностей должна быть расписка материально ответственного лица, получившего эти ценности, а в документах, подтверждающих факт выполнения работы, - подписи о принятии результата работы ответственными лицами.

Все структурные подразделения бюджетного учреждения, а также учреждения, обслуживаемые централизованными бухгалтериями, обязаны своевременно передавать в бухгалтерию необходимые для бухгалтерского учета и контроля документы (копии выписок из приказов и распоряжений, относящиеся непосредственно к исполнению сметы доходов и расходов, а также всякого рода договоры, акты выполненных работ и др.).

Представление первичных учетных документов в бухгалтерию регламентируется графиком документооборота, составленным главным бухгалтером и утвержденным руководителем учреждения. Выписки из графика документооборота вручаются материально ответственным и другим должностным лицам, которые обязаны представлять в бухгалтерию первичные учетные документы.

Инструкция по бухгалтерскому учету устанавливает следующие правила хранения первичных оправдательных документов и регистров бухгалтерского учета. По истечении каждого отчетного месяца все мемориальные ордера, накопительные ведомости вместе с относящимися к ним первичным документами должны быть подобраны в хронологическом порядке и сброшюрованы. При незначительном количестве документов брошюровку можно производить за два-три месяца и более в одну папку. На обложке надписываются:

– наименование учреждения;

– название и порядковый номер папки;

– отчетный период - год и месяц;

– начальный и последний номера мемориальных ордеров;

– количество листов в деле.

Сроки хранения документов определены Перечнем типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций и предприятий с указанием сроков их хранения.

Сроки хранения, согласно Единой государственной системе делопроизводства, исчисляются с 1 января года, следующего за годом окончания материалов делопроизводства. По истечении сроков хранения дела в установленном порядке сдаются в соответствующий государственный архив. Документы, удостоверяющие сдачу дел в архив, хранятся постоянно в бухгалтерии.

Первичные учетные документы брошюруются по участкам учета в хронологическом порядке по номерам пачек за месяц. Выходные формы документов хранятся отдельно по каждому разделу учета и соответствующему субсчету. Первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерские отчеты и балансы до передачи их в архив должны храниться в бухгалтерии в специальных помещениях. Ответственность за организацию хранения первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности несет руководитель учреждения.

Изъятие первичных учетных документов может производиться только органами дознания, предварительного следствия, прокуратуры и судами, налоговыми инспекциями и налоговой полицией на основании постановлений в соответствии с действующим законодательством. Изъятие оформляется протоколом, копия которого вручается под расписку соответствующему должностному лицу учреждения.

С разрешения и в присутствии представителей органов, производящих изъятие, соответствующие должностные лица учреждения могут снять копии с изымаемых документов с указанием оснований и даты их изъятия. Если же изымаются тома документов, не оформленные надлежащим образом (неподшитые, непронумерованные), то дооформить их должностные лица могут их с разрешения и в присутствии представителей органов, производящих дознание. При пропаже или уничтожении первичных учетных документов руководитель учреждения назначает приказом комиссию по расследованию причин их пропажи или уничтожения. В необходимых случаях для участия в работе комиссии приглашаются представители следственных органов и др. Результаты работы комиссии оформляются актом, подписанным руководителем учреждения. Копия акта направляется в вышестоящую организацию.

Наряду с первичными документами, определенными Инструкцией по бюджетному учету, учреждение должно применять формы документов, определенные нормативными актами Банка России, а также ведомственными нормативными правовыми актами.

Как возможный вариант учреждение вправе применять формы, предложенные контрагентами (поставщиками, подрядчиками, заказчиками, покупателями и др.).

Однако данные формы должны быть проверены на предмет содержания в них вышеуказанных обязательных реквизитов.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2. Унифицированные формы первичных учетных документов

Согласно пункту 1 статьи 9 Закона о бухгалтерском учете все хозяйственные операции, проводимые бюджетными учреждениями, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский (бюджетный) учет.

Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации. Бюджетные учреждения для оформления финансово-хозяйственных операций применяют унифицированные формы первичных учетных документов, которые приведены в приложении № 2 к Инструкции по бюджетному учету.

Бюджетными учреждениями применяются унифицированные формы первичных учетных документов классов 03 "Унифицированная система первичной учетной документации" и 05 "Унифицированная система бюджетной финансовой, учетной и отчетной документации" Общероссийского классификатора управленческой документации (ОКУД), который утвержден постановлением Госстандарта России от 30.12.1993 № 299 (в редакции от 27.12.2007).

Первичные учетные документы класса 03 ОКУД утверждены Госкомстатом России (Росстатом), и их формы и указания по применению в Инструкции не приведены. Используемые бюджетными учреждениями формы документов указанного выше класса ОКУД, а также указания по их применению утверждены документами, приведенными в таблице 1.

Таблица 1

Документы, относящиеся к первичным учетным

№ п/п	Номер формы	Код формы	Наименование формы	Документ, утвердивший форму
1	2	3	4	5
1	ОС-1	0306001	Акт о приеме-передаче объекта основных средств (кроме зданий, сооружений)	Постановление Госкомстата России от 21.01.2003 № 7
2	ОС-3	0306002	Акт о приеме-сдаче отремонтированных, реконструированных, модернизированных объектов основных средств
3	ОС-4	0306003	Акт о списании объекта основных средств (кроме автотранспортных средств)
4	ОС-4а	0306004	Акт о списании автотранспортных средств
5	ОС-1а	0306030	Акт о приеме-передаче здания (сооружения)
6	ОС-1б	0306031	Акт о приеме-передаче групп объектов основных средств (кроме зданий, сооружений)
7	ОС-2	0306032	Накладная на внутреннее перемещение объектов основных средств
8	ОС-4б	0306033	Акт о списании групп объектов основных средств (кроме автотранспортных средств)
9	КО-1	0310001	Приходный кассовый ордер	Постановление Госкомстата России от 18.08.1998 № 88
10	КО-2	0310002	Расходный кассовый ордер
11	КО-3	0310003	Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов
12	М-7	0315004	Акт о приемке материалов	Постановление Госкомстата России от 30.10.1997 № 71а
13	М-11	0315006	Требование-накладная
14	М-15	0315007	Накладная на отпуск материалов на сторону
15	ЭСМ-2	0340002	Путевой лист строительной машины	Постановление Госкомстата России от 28.11.1997 № 78
16	3	0345001	Путевой лист легкового автомобиля
17	3 спец.	0345002	Путевой лист специального автомобиля
18	4-С	0345004	Путевой лист грузового автомобиля
19	4-П	0345005	Путевой лист грузового автомобиля
20	6 спец.	0345007	Путевой лист автобуса необщего пользования

 

Итоговые показатели операций за день и показатели остатка на конец дня должны формироваться раздельно по денежным средствам (в рублях, в иностранной валюте (по видам валют)) и по денежным документам. При этом в листах кассовой книги, содержащих данные о движении денежных документов, строки "В том числе на заработную плату" и "Общий остаток денежных средств в кассе на конец дня" не заполняются.

Записи в журналы операций производятся по мере совершения операций, но не позднее следующего дня после получения первичного учетного документа. Журналы операций подписываются главным бухгалтером и бухгалтером, составившим журнал. По истечении месяца данные оборотов по счетам из журналов операций должны быть перенесены в Главную книгу, а первичные учетные документы, относящиеся к соответствующим журналам операций, должны быть подобраны в хронологическом порядке и сброшюрованы. При незначительном количестве документов брошюровку можно производить за несколько месяцев в одну папку (дело).

Отдельные министерства и ведомства вправе самостоятельно утверждать формы документов, которыми могут оформляться отдельные финансово-хозяйственные операции. В частности, в Минобороны России дополнительно используются формы документов, определенные приказом от 28.03.2008 № 139 "О формах документов, используемых в финансово-хозяйственной деятельности Вооруженных Сил Российской Федерации" (включая регистры учета) (таблица 2).

Таблица 2

Формы первичных документов, используемые Минобороны России

№ п/п	Номер формы		Код формы		Наименование формы
1	2		3		4
I. Финансово-плановые  документы
1	1		6001001		Бюджетная заявка
2	2		6001002		Бюджетная смета
3	3		6001003		Смета доходов и расходов по приносящей доход деятельности
4	68		6001006		План распределения бюджетных ассигнований
5	69		6001007		Уведомление о бюджетных ассигнованиях из федерального бюджета
6	70		6001008		Донесение об уменьшении (изменении) бюджетных ассигнований из федерального бюджета
II. Основные  средства, нематериальные и непроизведенные  активы
7	6		6002101		Акт о разборке (разделке, демонтаже) объекта основных средств (автотранспортных средств, групп объектов основных средств)
8	7		6002102		Книга суммарного учета библиотечного фонда
9	11		6002103		Инвентарная книга учета библиотечного фонда
10	12		6002104		Книга учета документов, принятых от пользователей библиотеки взамен утерянных
11	20		6002105		Акт о списании исключенных из библиотечного фонда утерянных пользователями библиотеки документов и приеме в фонд документов, признанных равноценными
12	23		6002106		Акт о приеме документов в библиотеку
13	24		6002107		Акт о поступлении периодических изданий в библиотеку
14	19		6002108		Карточка учета затрат на научно-исследовательскую (опытно-конструкторскую) работу
15	67		6002109		Карточка учета затрат в объекты основных средств (кроме зданий, сооружений)
III. Материальные  запасы
16	28		6002201		Журнал регистрации выданных доверенностей
17	29		6002202		Личная карточка учета выдачи средств индивидуальной защиты
18	8		6002203		Раздаточная (сдаточная) ведомость материальных ценностей
19	9		6002204		Раздаточно-сдаточная ведомость боеприпасов (ракет)на складе
20	9а		6002205		Раздаточно-сдаточная ведомость боеприпасов на пункте боевого питания
21	10		6002206		Акт закладки (обновления) материальных ценностей
22	15		6002207		Акт приемки изготовленной продукции
23	16		6002208		Путевой лист легкового автомобиля
24	16а		6002209		Путевой лист
25	17		6002210		Рабочий лист агрегата
26	21		6002211		Аттестат военнослужащего
27	22		6002212		Раскладка-накладная на выдачу продуктов для приготовления пищи
28	25		6002213		Книга регистрации первичных учетных документов по движению нефинансовых активов
29	36		6002214		Книга учета ремонта (обслуживания, обработки) вооружения, техники и иных материальных ценностей
30	37		6002215		Книга учета материальных ценностей, выданных во временное пользование
31	38		6002216		Книга учета работы машин, расхода горючего и смазочных материалов
32	39		6002217		Книга учета оборудования и расхода топлива в котельной
33	42		6002218		Книга учета движения питающихся
34	45		6002219		Карточка учета материальных ценностей личного пользования
35	46		6002220		Карточка некомплектности материальных ценностей
36	49		6002221		Книга учета лекарственных средств и изделий медицинского назначения
37	50		6002222		Требование на получение лекарственных средств и изделий медицинского назначения
38	55		6002223		Акт отбора проб для анализов (испытаний)
39	59		6002224		Квитанция на прием собственных вещей от граждан, пребывающих в запасе и призванных на учебные сборы
40	62		6002225		Сопроводительный лист на перевозку материальных ценностей
41	64		6002226		Стеллажный (штабельный) ярлык
42	65		6002227		Опись материальных ценностей
43	66		6002228		Раскладка продуктов
44	73		6002229		Полетный лист
45	76		6002230		Книга учета работы агрегата и расхода материальных запасов
46	77		6002231		Книга учета работы воздушных судов и расхода топлива
47	31		6002232		Расшифровка о расходе масел, смазок и специальных жидкостей
48	33		6002233		Расшифровка о расходе охлаждающей жидкости
49	63		6002234		Расшифровка о расходе горючего и смазочных материалов
50	72		6002235		Задание на полет
IV. Капитальное  строительство
51	34		6002301		Карточка учета капитальных вложений
V. Средства  воинских частей
52	35		6002401		Карточка учета объемов бюджетных ассигнований, лимитов бюджетных обязательств и объемов финансирования расходов главного распорядителя (распорядителя) средств
53	40		6002402		Карточка учета объемов бюджетных ассигнований, лимитов бюджетных обязательств и объемов финансирования расходов, кассовых и фактических расходов получателя средств
54	41		6002403		Карточка учета поступления и выбытия наличных денежных средств
55	30		6002404		Заявление на выдачу аванса
56	47		6002405		Книга учета наличных денежных средств, денежных документов и ценностей, принадлежащих больным, находящимся на лечении
VI. Расчеты
57	13		6002501		Расчетно-платежная ведомость на выплату денежного довольствия военнослужащим, проходящим военную службу по контракту
58	14		6002502		Расчетно-платежная ведомость на выплату денежного довольствия военнослужащим, проходящим военную службу по призыву, и иных выплат военнослужащим
59	18		6002503		Карточка лицевого счета военнослужащего
60	32		6002504		Авансовая тетрадь
VII. Инвентаризация
61	61		6002601		Ведомость замера горючего в баках машин
62	43		6002602		Ведомость измерений количества горючего и смазочных материалов при снятии остатков
63	44		6002603		Ведомость взвешивания тарных материальных запасов
64	52		6002604		Акт ревизии наличных денежных средств, ценных бумаг и других ценностей, хранящихся в кассе
VIII. Иные  документы
65	53		6002701		Книга учета недостач
66	48		6002702		Книга учета распорядителей (получателей) средств, состоящих на финансовом обеспечении
67	54		6002703		Справка о наличии денежных средств при проверке кассы
68	56		6002704		Реестр закупок товаров, работ и услуг
69	57		6002705		Журнал регистрации выдачи разрешений на открытие лицевых счетов по учету средств, полученных от приносящей доход деятельности
70	58		6002706		Акт о списании ущерба, причиненного недостачей матери-альных ценностей, нематериальных активов и иного имущества
71	60		6002707		Акт о списании дебиторской задолженности
IX. Журналы  операций
72		6002801			Журнал операций № 8 расчетов по недостачам
73		6002801			Журнал операций № 9 по учету централизованного снабжения и расчетов между воинскими частями
74		6002801			Журнал операций № 10 по учету санкционирования расходов
75		6002801			Журнал операций № 11 по учету на забалансовых счетах
X. Документы  по назначению пенсий, пособий, компенсаций  военнослужащим, уволенным с военной  службы, и членам их семей
76	78			6003001	Расчет выслуги лет военнослужащего на пенсию
77	79			6003002	Расчет общего трудового стажа на пенсию
78	80			6003003	Расчет на пенсию за выслугу лет (по инвалидности)
79	81			6003004	Расчет на пенсию по случаю потери кормильца
80	82			6003005	Реестр пенсионных дел
81	83			6003006	Пенсионное удостоверение
82	84			6003007	Разрешение на выплату пенсии
83	86			6003008	Поручение на единовременную выплату

В сфере сельского хозяйства (операции подсобного хозяйства и др.) представляется возможным использование форм первичных учетных документов, утвержденных постановлением Госкомстата России от 29.09.1997 № 68 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету сельскохозяйственной продукции и сырья", а в сфере общественного питания (операции столовых, кафе, ресторанов и т. п.) – формы, утвержденные постановлением Госкомстата России от 25.12.1998 № 132 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету торговых операций".

Наряду с первичными документами, определенными Инструкцией по бюджетному учету, учреждение должно применять формы документов, определенные нормативными актами Банка России, а также ведомственными нормативными правовыми актами.

В случае необходимости бюджетное учреждение вправе самостоятельно разработать формы документов, не предусмотренные Инструкцией по бюджетному учету и (или) другими нормативными правовыми актами. При этом самостоятельно разработанные формы должны содержать следующие обязательные реквизиты, предусмотренные пунктом 2 статьи 9 Закона о бухгалтерском учете:

• наименование документа;

• дату составления документа;

• наименование организации, от имени которой составлен документ;

• содержание хозяйственной операции;

• измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;

• наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

• личные подписи указанных лиц.

Как следует из пункта 3 статьи 6 Закона о бухгалтерском учете, формы первичных учетных документов, применяемые для оформления хозяйственных операций, по которым не предусмотрены типовые формы первичных учетных документов, должны быть утверждены учетной политикой организации. Перечень используемых бюджетным учреждением прочих форм первичных учетных документов может быть также утвержден отдельным приказом (распоряжением) руководителя.

Как возможный вариант учреждение вправе применять формы, предложенные контрагентами (поставщиками, подрядчиками, заказчиками, покупателями и др.).

Однако данные формы должны быть проверены на предмет содержания в них вышеуказанных обязательных реквизитов.

Согласно пункту 265 Инструкции по бюджетному учету в обязательном порядке первичные документы поставщика при осуществлении поставок в рамках централизованного снабжения бюджетных учреждений должны содержать следующие обязательные реквизиты: